Banana Buchhaltung stellt einen bereits gebrauchsfertigen Musterkontenplan mit den notwendigen Einstellungen für die Buchführung von Vereinen und gemeinnützigen Organisationen zur Verfügung. Dieser basiert auf dem von swissaccounting.ch (vormals veb.ch) veröffentlichten spezifischen Kontenplan.

Nachdem die Buchhaltungsdatei erstellt wurde, kann der Kontenplan an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden, indem Konten und Gruppen hinzugefügt oder gelöscht werden.

Verfügbare Dateivorlagen

Die vollständige Liste der für Schweizer Vereine verfügbaren Dateivorlagen finden Sie auf unserer Webseite unter Vorlagen.

Doppelte Buchhaltung

Komplette und professionelle Buchhaltungsart.

• Kontenplan für Vereine - komplett
  Ideal für einen strukturierten Verein, der seine Buchhaltung umfassend und professionell wie ein Unternehmen führen möchte. Der Kontenplan enthält alle Konten gemäss dem Standard.
  Die vorgeschlagene Vorlage dient auch als Referenz, falls zusätzliche Konten hinzugefügt werden müssen.
• Kontenplan für Vereine - reduziert
  Ideal für kleinere Vereine mit normaler Geschäftstätigkeit. Diese Vorlage enthält nur die Hauptgruppen und wesentlichen Konten.
• Vereine mit MwSt
  Vereine, die eine gewerbliche Tätigkeit ausüben und der MWST-Pflicht unterliegen, können diese Vorlage verwenden. Sie enthält alle notwendigen Funktionen und Berechnungsparameter zur Verwaltung der Mehrwertsteuer.
  • Diese Dateivorlage ist bereits für die MWST-Verwaltung vorbereitet.
  • Weitere Informationen: Eidgenössichen Steuerverwaltung (ESTV)
• Vereine mit Fremdwährungen

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Für die Buchhaltung nach der Einnahmen-Ausgaben-Methode, inklusive Bilanz und einer Prognose der Einnahmen und Ausgaben.

Cash Manager (Kassenbuch)

Für die einfache Verwaltung einer Buchhaltung nach der Einnahmen-Ausgaben-Methode, mit Bilanz und Prognose der Einnahmen und Ausgaben.

Struktur der Kontenpläne

Der Kontenplan für Vereine in Banana Buchhaltung basiert auf dem Schweizer Kontenplan für KMU, der von swissaccounting.ch (vormals veb.ch) gefördert und entwickelt wurde.

Den vollständigen Kontenplan für Vereine - komplett können Sie auf unserer Webseite herunterladen.

Struktur der Bilanz

• Die Aktiven sind wie folgt unterteilt:
  • Umlaufvermögen (10)
  • Anlagevermögen (14).
• Die Passiven sind wie folgt unterteilt:
  • Kurzfristiges Fremdkapital (20)
    Langfristiges Fremdkapital (24)
  • Fondskapital (27)
  • Eigenkapital (28).

Erfolgsrechnung

Die Erfolgsrechnung ist in Ertrag und Aufwand unterteilt.

•  Die Erträge sind wie folgt unterteilt:
  • Mitgliederbeiträge (300)
  • Erhaltene Zuwendungen (310)
  • Erlöse aus Aktivitäten und Leistungen (330)
  • Übrige Erlöse (360)
• Die Kosten sind wie folgt unterteilt:
  • Aufwand für Aktivitäten und Leistungen (4)
  • Personalaufwand (5)
  • Übriger und administrativer Vereinsaufwand (6)
  • Abschreibungen und Wertberichtigungen (68)
  • Finanzaufwand und Finanzertrag (69)
  • Direkte Steuern (89)

Kosten- und Profitstellen sowie Segmente

Die Kontenpläne von Banana Buchhaltung enthalten Kosten- und Profitstellen, um die Buchhaltung gezielt zu strukturieren.

• Mit der Kostenstelle KS3 (;) werden die Mitglieder verwaltet.
  • Sie ermöglicht die Erfassung von Mitgliederadressen sowie die Nachverfolgung geleisteter Zahlungen.
  • Die spezifische Banana-Erweiterung "Spendenbescheinigung im Verein" ermöglicht das Erstellen und Drucken von Spendenbescheinigungen.
• Mit der Kostenstelle KS1 (.) werden Projekte verwaltet.
• Segmente (:) ermöglichen eine detaillierte Verwaltung verschiedener Sektoren innerhalb des Vereins.

Referenzen

Der Kontenplan basiert auf dem von swissaccounting.ch (vormals veb.ch) veröffentlichten Schema. SwissAccounting ist der grösste Schweizer Verband im Bereich der Rechnungslegung und hat den Schweizer Kontenrahmen KMU entwickelt, der als Standard für Unternehmen in der Schweiz gilt.

• Broschüre für Vereine und Struktur des Musterkontenplans
  Ein umfassendes Dokument für Vereinsverantwortliche (verfügbar nur auf Deutsch).

Unterteilung nach Sektionen

Vereine, die eine separate Berichterstattung nach Sektionen benötigen, können die Segment-Funktion nutzen.

Liste der Konten und Gruppen

Nachfolgend werden alle im Modell enthaltenen Konten und Gruppen zu Referenzzwecken angezeigt.

Les plans comptables que nous proposons sont configurés selon le modèle des ONG, publié dans le manuel PDF de la FGC (Fédération genevoise de coopération), où les normes SWISS GAAP RPC sont présentées et la bonne tenue de la comptabilité est expliquée.

Les fichiers d'exemple suivants sont disponibles pour commencer :

• Comptabilité dépenses/recettes pour associations en Suisse
• Comptabilité en partie double pour associations en Suisse

Banana Comptabilité permet de configurer la liste des membres avec les données des adresses et une série d'autres paramètres qui permettent d'obtenir automatiquement :

• Liste de membres
• Factures aux membre (utilisation de la facturation intégrée)
• Fiches de compte des membres avec tous les mouvements et le solde
• Attestation de dons
• Lettres aux membres / Contributions sociales (publipostage avec Word) 

Ci-dessous est expliqué comment configurer la liste des membres comme des centres de coût (comptabilité sur les encaissements).

Dans l'un des paragraphes suivants, il est indiqué comment configurer la liste des membres avec des comptes actifs, dans le cas où l'on enregistre selon le principe de trésorerie.

Configurer les comptes des membres - comptabilité selon le principe de trésorerie

Les associations qui gèrent la comptabilité selon le principe trésorerie doivent configurer les comptes des membres avec le centre de coût CC3 (;). La cotisation sociale est ainsi enregistrée comme un revenu au moment du versement. Le code du membre est enregistré comme une information supplémentaire à celle de la comptabilité. La liste des membres est ajoutée dans le Tableau Comptes, à la fin du plan comptable : 

• Dans la colonne Section, ajoutez une astérisque (*) pour le changement de section.
• Dans la colonne Section de la ligne suivante, inscrivez 04 comme revenus. 
• Utilisez le centre de coût CC3 (;) pour chaque compte des membres.

Dans la colonne Section, ajoutez une astérisque (*) pour le changement de section. 

Dans la colonne Section de la ligne suivante, inscrivez 04 comme revenus.Utilisez le centre de coût CC3 (;) pour chaque compte des associés.

Insérer les données d'adresse

Les données des membres, telles que l'adresse, le téléphone, l'e-mail, sont insérées dans les colonnes appropriées, qui sont visibles dans la vue Adresses. Si la vue Adresses n'est pas visible, ajoutez-la depuis le menu Outils > Ajouter/Supprimer une fonction > Ajouter les colonnes d'adresses dans le Tableau Comptes.

Ecritures des cotisations sociales sur CC3

Les versements et autres mouvements liés aux membres sont enregistrés dans le tableau Ecritures. Si les membres ont été configurés avec le centre de coût CC3, enregistrez comme suit :

• Insérer la date et le numéro de document. 
• Insérer la description. 
• Dans la colonne Débit, inscrire le compte bancaire, et dans la colonne Crédit, inscrire le compte de revenu Don. 
• Dans la colonne "CC3", insérer le compte associé sans ponctuation.

Si la colonne CC3 n'est pas visible, cliquez sur le menu Données > Organiser colonnes... > CC3, en activant visible dans la petite case en bas de la fenêtre de dialogue. 

 Les mouvements et le solde de chaque associé sont visibles via la fiche de compte, en cliquant sur la petite icône bleue de la cellule, ou bien depuis le menu Rapports → Fiches de compte. Les mouvements et le solde de chaque membre sont visibles via la fiche de compte, en cliquant sur la petite icône bleue de la cellule, ou bien depuis le menu Rapports → Fiches compte/catégorie.

Factures pour le paiement des cotisations sociales

Avec les enregistrements saisis, que ce soit en présence du centre de coût CC3 ou du grand livre, il est possible de créer les factures pour le paiement des cotisations sociales :

• Depuis le menu Rapports > Clients > Imprimer Factures, vous accédez à la fenêtre de dialogue pour la personnalisation et l'impression des factures.

Pour plus d'informations, veuillez consulter le tutoriel sur les factures pour le paiement des cotisations sociales. 

Attestation de don aux membres

Si les recettes sont enregistrées avec les informations relatives au membre, il est alors possible d'utiliser l'extension pour imprimer les certificats de don.
Cela prépare automatiquement une lettre avec les versements aux membres.

Impression de la liste des membres
 

Pour imprimer la liste des membres :

• Sélectionnez dans le tableau des Comptes les lignes des membres que vous souhaitez imprimer.
• Allez sur Fichier > Imprimer et cochez Imprimer la sélection.

Vous pouvez également utiliser la commande Extraire lignes pour sélectionner les comptes à extraire, puis imprimer le tableau avec la liste affichée.

Exporter les données des membres

Si vous avez besoin d'une sélection spécifique de données pour envoyer des communications spécifiques telles que des e-mails, vous pouvez suivre ces étapes :

• Utilisez la commande Extraire lignes.
• Copiez et collez les données des cellules de Banana Comptabilité dans Excel.
• Exportez les données au format CSV ou Excel. 

Configurer les comptes des membres - comptabilité sur le chiffre d'affaires

Les associations qui gèrent la comptabilité sur le chiffre d'affaires peuvent enregistrer les comptes des membres soit comme des comptes ordinaires dans le bilan, directement dans les comptes actifs, soit comme des comptes du Registre Clients à la fin du plan comptable.

La cotisation sociale est ainsi enregistrée comme un revenu au moment où la facture est émise (ou au début de la période comptable), avec le compte de membre débité. Lors du paiement, le compte de membre est crédité.

Les informations détaillées sur la manière d'insérer les comptes des membres dans ce cas sont identiques à celles pour configurer le Registre Clients. 

 Enregistrement et facturation des cotisations sociales avec le Registre des membres.

Lorsque les membres sont configurés avec le Registre, pour enregistrer les cotisations sociales dans le tableau des enregistrements, procédez comme suit :

• Saisissez la date et le numéro du document
• Saisissez la description et le numéro de facture
• Dans la colonne Debit, inscrivez le compte du membre et dans la colonne Crédit, inscrivez le compte de revenu Don.

Documents associés

• Associations
• Gestion de projets
• Cotisations associatives (fusion avec Word) 

Banana Comptabilité Plus vous permet de créer des factures à code QR pour la Suisse, y compris les lettres à envoyer aux membres.

Pour plus d'informations, consultez le lien :

• Factures aux membres pour les cotisations.
• Lettre avec bulletin QR Suisse 
• Factures en série QR à partir d'une liste de données dans Excel - seulement avec le plan Advanced

Avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus, vous pouvez créer plus de personnalisations et bénéficier d'un support gratuit jusqu'à 3 cas par an.

Banana Comptabilité vous permet d'exporter des données et de créer avec elles des documents dans Word. Par exemple, vous pouvez créer des lettres demandant le versement des frais d'adhésion dans lesquelles les adresses sont saisies à l'aide de la commande publipostage avec Word.

Supposons que vous vouliez écrire une lettre à envoyer à chaque membre : le corps de la lettre sera le même pour tous, l'adresse sera plutôt différente pour chaque lettre. Pour éviter de changer manuellement toutes les adresses, nous pouvons utiliser la fonction de Publipostage avec Word.

Voici une explication sur l'utilisation de la fonction sous Windows. Pour Mac, veuillez vous référer à la documentation correspondante de Word.

Les étapes à suivre sont les suivantes :

• Créez dans Banana Comptabilité une liste des membres avec leurs adresses (fichiers comptables recettes/dépenses ou fichier comptable partie double).
• Exporter les lignes d'adresse de Banana Comptabilité au format HTML.
• Utilisez la fonction Publipostage en Word.

Documentation de référence

• Documentation Microsoft sur le Publipostage de Word
• Utilisez le publipostage pour envoyer des courriels en masse.

Exporter les lignes d'adresse de Banana Comptabilité au format HTML

La première étape consiste à exporter les adresses de Banana Comptabilité au format html, afin que Word puisse les lire et les utiliser :

1. Sélectionnez le tableau Comptes, puis la vue Adresse.
2. Sélectionnez les lignes des adresses que vous souhaitez exporter
    

3. Choisissez le menu Données > Exporter lignes > Exporter lignes Html.... (voir Exportation vers Html).
4. Dans la boîte de dialogue :

• Saisissez le nom du fichier.
• Cliquez sur Parcourir.... pour sélectionner l'emplacement d'enregistrement du fichier.
• Saisissez un texte dans la zone En-tête 1, les autres zones sont facultatives.
• Assurez-vous que l'option Exporter uniquement la zone sélectionnée soit activée.

• Ouvrez la section Options Html et assurez-vous que les options sont vues comme dans l'image suivante.

  
   

1. Cliquez sur OK pour terminer l'exportation des lignes au format html.
    

Utilisation de la fonction publipostage de Word

Après avoir exporté les adresses au format html, vous pouvez commencer à travailler avec Word et utiliser la fonction de publipostage.
La procédure à suivre est décrite ci-dessous, mais nous vous recommandons de consulter la page Microsoft: 

• Utiliser le publipostage afin de personnaliser les lettres pour un courrier en nombre.
   

1. Creez la lettre:
   • lancez Microsoft Word
   • sélectionnez l'onglet Lettres
   • sélectionnez Démarrer l'impression publipostage
   • Choisir des Lettres
     
     
   • Tapez le corps de la lettre dans Word, en insérant le texte qui sera répété pour chaque document.
      
2. Liez les adresses exportées du fichier HTML au document Word :
   • dans l'onglet Lettres, sélectionnez Sélectionner les destinataires
   • sélectionnez Utiliser liste existante

• 
  • sélectionnez le fichier avec l'extension .html exporté de Banana
  • confirmer avec OK dans la fenêtre qui apparaît
    
    
     

1. Ajouter des adresses :

• Dans le document Word, placez le curseur à l'endroit où vous voulez que l'adresse soit saisie (par exemple, en haut de la page).
• Sélectionnez l'onglet Lettres, puis Insérer un champ de publipostage.
  
  
   
• Sélectionnez un par un les champs d'adresse que vous voulez ajouter
  
  
• Vérifier avec Aperçu des résultats avec les fléchettes en avant et en arrière
  
  

1. Imprimez les lettres :
   1. sélectionnez Achever la fusion > Imprimer les documents... pour imprimer toutes les lettres
   2. sélectionnez Achever la fusion > Modifier des documents individuels... et puis Tout pour éventuellement modifier et sauvegarder les lettres.
       
   3. 
5. Envoyer des messages par email :
   En alternative au point 4, vous pouvez choisir d'envoyer les lettres par email.
   
   Pour chaque membre, l'adresse email spécifiée dans la vue des adresses dans Banana Comptabilité Plus sera utilisée. Si aucune adresse email n'est présente, il est nécessaire de les ajouter et éventuellement d'exporter à nouveau les lignes d'adresses au format HTML, afin que le fichier exporté contienne également les adresses email.
   De plus, il est nécessaire d'installer et d'utiliser le programme de messagerie Outlook. Il n'est pas possible d'utiliser la version web. Pour plus d'informations, veuillez consulter le lien :
   Utiliser le publipostage pour envoyer des messages électroniques en masse :
   
   Pour envoyer des courriels :
    
6. Sélectionnez Terminer et fusionner > Envoyer des messages...
   
   
   
    
7. Dans le champ "A", sélectionnez Email_travail (la colonne utilisée dans Banana Comptabilité Plus pour l'insertion de l'adresse email).
8. Dans le champ "Objet", insérez le texte de l'objet de l'email.
9. Dans le champ "Format", sélectionnez HTML (paramètre par défaut).
10. Sélectionnez Tous pour envoyer l'email à tous les membres présents dans les adresses exportées de Banana Comptabilité Plus.
11. Confirmez en cliquant sur OK.
    
    

L'extension permet de créer une lettre en texte libre pour les membres enregistrés dans Banana Comptabilité Plus (tableau Comptes).

Pour de plus amples informations, voir:

• Lettre en texte libre