Associations à but non lucratif et ONG (universel)
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Free Excel Standard INPAS Template
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INPAS key accounting documents
This page is dedicated to the chart of accounts template that conforms to the INPAS standard. The INPAS standard is designed to improve the transparency and accuracy of nonprofit associations' financial statements. It is also possible to download a complete Excel template that facilitates the compilation of all the documents required to comply with the standard.
The chart of accounts has been designed and interpreted based on the INPAS drafts and may require adjustments once the final guidance is published in 2025.
The compliance of the accounting with the INPAS standard always depends on the accountant and the auditor working on the accounts.
Updates may be possible following the final publication of INPAS in 2025.
Statement of Financial Position
The balance sheet is an essential document that provides a detailed view of your organization's financial health, clearly showing assets, liabilities and net worth. Because of the flexibility of the INPAS standard, you can present the financial statements either vertically or horizontally, tailoring them to the specific needs of your nonprofit.
This document can be generated easily using Banana Accounting+ template.
Statement of Income and Expenses
This document shows your organization's income and expenses during a period. Proper management of the income statement is crucial to demonstrate how resources were used to achieve missionary goals.
This document can be generated easily using Banana Accounting+ template.
Statement of Changes in Net Assets
This document is critical to understanding the changes that have occurred in net assets during the fiscal year. The INPAS standard provides a sequence of elements that transparently reflects the changes, making clear the impact of financial activities on the organization's assets.
Statement of Cash Flows
The cash flow statement, which shows cash flows, is essential for monitoring your organization's liquidity and ability to fund its activities. With our INPAS template, you can present this information in a clear and accessible way, improving transparency to donors and board members.
Explanatory notes
Explanatory notes offer crucial details to fully understand the numbers presented in other accounting documents. They provide a clear description of adopted accounting policies and significant changes, contributing to a deeper and more accurate analysis of the institution's financial position.
Excel template to download
To facilitate the accounting management of associations, a complete Excel template can be downloaded to provide all the necessary documents according to the INPAS standard. In fact, this versatile and easy-to-use tool also allows you to create the Statement of Changes in Net Assets, Statement of Cash flows and Explanatory notes, completing the documentation with the Balance Sheet and Statement of Income and Expenses you can easily obtaine through Banana Accounting+.
Download the INPAS Excel Template
Statement of Financial Position
This document can be generated easily using Banana Accounting+ template. Here is what the statement of financial position must contain.
Current and non-current assets
Assets should be distinguished into current and non-current. Current assets are those that are expected to be converted to cash or used within one year. They include accounts such as cash and cash equivalents, short-term receivables, and inventories. Non-current assets, on the other hand, are those that are expected to be held for periods longer than one year and may include tangible assets, intangible assets, and long-term investments.
Current and non-current liabilities
Liabilities must also be classified into current and noncurrent. Current liabilities are payables and obligations that are expected to be settled within one year, such as accounts payable, accrued expenses, and other short-term liabilities. Non-current liabilities represent long-term commitments that the organization does not expect to settle within the next year, such as long-term debts and mortgages.
Shareholders' Net Assets
Net Assets represents the difference between the organization's total assets and total liabilities. In financial statements according to the INPAS standard, net assets should be divided into three main categories:
- Unrestricted funds: resources available for general use and not subject to specific restrictions. These funds may be used at the discretion of the organization to fund any activity or operational need.
- Restricted funds:
- Temporarily restricted funds: resources subject to restrictions imposed by donors or temporary conditions. These funds may be used only for specific purposes and for a specified period, after which, if conditions are met, they may be reclassified as unrestricted funds.
- Permanently restricted funds: resources that must be kept intact indefinitely, often to ensure a continuous source of income for the organization. These funds are typically associated with permanently restricted donations.
Statement of Income and Expenses
This document can be generated easily using Banana Accounting+ template. Here is what the statement of activities must contain.
Revenue
Income should be divided between restricted and unrestricted to reflect donor or regulatory restrictions. This distinction is crucial to understanding the organization's flexibility in the use of funds received.
- Restricted income: funds earmarked for specific purposes, such as particular projects or specific periods. These funds may come from donations, grants, or funding with donor-imposed conditions limiting their use.
- Unrestricted income: funds that can be used at the discretion of the organization for any operational need. These include general donations, proceeds from nonspecific fundraising events, and other income that has no special restrictions.
Expenses
Expenses should be broken down into major categories to give a clear view of how resources are allocated. This breakdown helps to better understand the organization's priorities and efficiency in managing funds.
- Programmatic expenses: costs directly associated with the implementation of the organization's core programs and activities. These include salaries of operational staff, costs of materials and equipment used in projects, and other expenses directly related to the organization's missions.
- Fundraising expenses: costs incurred for fundraising activities, including events, marketing campaigns, and salaries of dedicated fundraising staff. This category highlights the investment made to secure future financial resources.
- Administrative expenses: general costs of running and administering the organization. These include administrative staff salaries, office rent, consulting fees, and other overhead costs necessary for the day-to-day operation of the organization.
Changes in shareholders' Net Assets
The income and expenses statement should report changes in net worth during the reporting period, broken down by fund category:
- Unrestricted funds: changes resulting from the use or appropriation of unrestricted revenues and non-programmatic expenditures.
- Restricted funds:
- Temporarily restricted funds: changes due to the use of restricted funds according to donor-imposed conditions and their eventual transfer to unrestricted funds once conditions are met.
- Permanently restricted funds: changes related to new permanently restricted gifts or changes in the investment policies of permanent assets.
Statement of Changes in Net Assets
Here is what the statement of changes in net assets must contain.
Changes in shareholders' Net Assets by period
The statement should report all changes in net assets broken down by period, clearly showing increases and decreases in the various funds.
- Increases in net assets: these may result from new donations, contributions, grants received, or other sources of income. Each increase should be specified in terms of restricted and unrestricted funds to highlight restrictions on the use of funds.
- Decreases in net assets: decreases may result from the use of funds to cover programmatic, fundraising, and administrative expenses. Again, it is important to specify whether the decreases involve restricted or unrestricted funds.
Details on contributions, donations and other sources of funding
The statement should include a detailed description of all funding sources received during the period, broken down by type and restriction.
- Contributions and donations: specify donations received, indicating whether they are restricted or unrestricted, and describe any conditions or restrictions imposed by donors.
- Grants and funding: detail grants obtained, including conditions of use and periods of application.
- Other income: include any other sources of funding, such as income from fundraising activities, investment income, or income from ancillary activities, detailing any applicable restrictions.
Use of funds under restrictions
The statement should clearly show how funds have been used according to donor or regulatory restrictions, ensuring transparency and compliance.
- Restricted funds:
- Temporarily restricted funds: describe how these funds were used for specific projects or programs, and whether any restrictions were met, allowing the funds to be reclassified as unrestricted.
- Permanently restricted funds: highlight the use of income generated by these funds to support the organization's activities, keeping the principal capital intact according to the conditions set by the donors.
- Unrestricted funds: indicate how these funds have been allocated for general operating expenses and other needs without specific restrictions.
Mandatory elements of the statement of changes in Net Assets
- Beginning balances
- The beginning balances of each component of net assets at the beginning of the accounting period must be reported.
- Example: share capital, reserves, retained earnings.
- Changes for each component
- Detail all changes for each component of net assets during the accounting period.
- These changes may include:
- Profits or losses for the year.
- Increases in capital stock.
- Reductions in capital stock.
- Dividend distributions (if applicable).
- Contributions and distributions from owners
- If applicable, indicate contributions made by owners and distributions made to owners.
- Reserves
- Any changes in reserves, such as legal reserves, extraordinary reserves, revaluation reserves, etc.
- Ending balance
- Report the ending balances of each component of net assets at the end of the accounting period.
Steps to implement the statement of changes in Net Assets
- Identification of the components of shareholders' Net Assets
- Determine all components of net assets that should be reported in the statement, such as share capital, reserves, and retained earnings.
- Collection of initial data
- Collect the beginning balances of all components of net assets from the last closed financial statements.
- Recording of changes
- Record all changes that have occurred during the accounting period, such as capital increases, recorded gains or losses, dividend distributions, and other changes in reserves.
- Calculating ending balances
- Calculate the ending balances of each component of net assets taking into account the changes recorded.
- Preparation of schedule
- Compile the statement of changes in net worth with all the information collected, making sure that the totals are correct and that all changes are adequately explained.
Statement of changes in funds
The Statement of Changes in Funds is a crucial accounting document that illustrates the changes in an organization's funds during an accounting period. According to the INPAG standard, the Statement of Changes in Funds must include a detailed set of information to ensure transparency and accuracy in reporting.
Here are the required elements of the statement of changes in funds.
- Initial balances of funds
- The initial balances of each fund at the beginning of the accounting period must be reported.
- Revenue by fund
- Detail the income received for each fund during the accounting period.
- Expenditures by fund
- Detail the expenditures made for each fund during the accounting period.
- Transfers between funds
- Information on any transfers of resources between different funds.
- Ending fund balances
- Indication of the ending balance of each fund at the end of the accounting period.
- Variations in funds with restrictions
- Specific details on changes in time-restricted or donor-restricted funds.
Statement of Cash Flows
Here is what the cash flow statement must contain.
Cash flows from operating activities
This section reports cash flows generated or used by the daily operations of the organization. It must include:
- Income from donations and grants: cash flows from donations, grants, and other funding sources not specifically tied to investments or financing.
- Payments for operating expenses: cash flows used to cover programmatic, fundraising, and administrative expenses, including salaries, supplies, and other operating costs.
- Receivables collections and payables payments: cash flows associated with the management of short-term receivables and payables.
Cash flows from investing activities
This section covers cash flows related to the purchase and sale of long-term assets and other investments. It must include:
- Purchases of fixed assets: cash flows used to purchase tangible fixed assets, such as buildings, equipment, and intangible fixed assets.
- Income from sales of fixed assets: cash flows generated from the sale of long-term assets.
- Financial investments: cash flows related to acquisitions or disposals of financial investments, such as securities and other investment instruments.
Cash flows from financing activities
This section reports cash flows associated with the organization's financing activities, including changes in restricted and unrestricted funds. It must include:
- Receipts from long-term restricted loans and donations: cash flows from donations and loans restricted specifically for long-term purposes.
- Repayment of long-term debts: cash flows used to repay long-term debts and obligations.
- Interest payments and other financing costs: cash flows related to interest payments and other financing-related costs.
Reconciliation of net income to net cash flow from operating activities
This section is critical to linking net income with actual cash flows from operations. It must include:
- Net income: the net economic result of the organization for the period.
- Adjustments for nonmonetary items: for example, depreciation and amortization.
- Changes in financial statement balances: changes in accounts receivable, accounts payable, inventories and other operating items.
- Extraordinary items: any extraordinary non-recurring cash inflows or outflows.
Explanatory notes
Explanatory notes should include detailed information regarding the accounting policies adopted, explanations of major items in the financial statements, and details of material subsequent events that could affect the understanding of the financial statements.
Here is what the explanatory notes must contain.
Information on accounting policies adopted
The notes to the financial statements should provide a detailed description of the accounting policies followed by the organization. This information helps users of financial statements understand the principles on which the figures reported are based.
- Principles of recognition and measurement: description of the criteria used to recognize and measure assets, liabilities, income, and expenses.
- Depreciation methods: explanation of the methods used to depreciate tangible and intangible assets.
- Valuation policies: information on valuation policies for inventories, receivables, and liabilities.
- Revenue recognition: criteria adopted for revenue recognition, including restricted and unrestricted donations.
Additional details on items in the balance sheet and income statement
Explanatory notes should provide additional details that help to better understand the items presented in the balance sheet and income statement.
- Analysis of principal items: detailed explanation of major items of assets, liabilities, income, and expenses. For example, a breakdown of fixed assets, long-term debt, and major revenue categories.
- Significant transactions: description of significant transactions that occurred during the period, such as acquisitions, sales of fixed assets, or extraordinary events.
- Significant changes: explanation of significant changes from previous periods, providing a context for understanding changes in financial data.
Information on possible risks and uncertainties
Explanatory notes should include information on any risks and uncertainties that could affect the organization. This information helps assess the financial strength and risk management of the institution.
- Financial risks: description of key financial risks, such as credit risk, liquidity risk, and market risk, and the policies adopted to manage them.
- Contingencies and contingent liabilities: information on legal contingencies, contingent liabilities, or other uncertain events that could have a significant financial impact.
- Risk management: details of the risk management strategies and policies implemented by the organization to mitigate the effects of such risks.
Segment reporting if applicable
If the organization operates in different industries or geographic areas, the explanatory notes should include segment reporting information to provide a more detailed view of financial and operational performance.
- Information by segment: details on revenues, expenses, assets, and liabilities for each operating or geographic segment.
- Aggregation criteria: explanation of the criteria used to aggregate data for different segments.
- Performance by segment: analysis of the financial and operational performance of each segment, highlighting differences and relative contributions to the overall performance of the organization.
Accrual accounting requirement
The INPAG standard requires that all transactions be recorded on an accrual basis. This means that transactions must be recognized in the period in which they occur, regardless of actual cash flows. Adopting accrual accounting provides a more accurate and realistic view of an organization's financial position and performance, improving the transparency and reliability of financial information.
Examples for Income from donations
When a donation is promised but has not yet been received insert:
- in Debtor Account column the account Debtors from donations.
- in Creditor Account column the account Income from donations.
- in the Amount column the promised amount.
This record recognizes the income as a debt, reflecting the promise of the donation, even though the money has not yet been received.
When the donation is actually received insert:
- in the Debtor Account column the account Bank.
- in the Creditor Account column the account Donation debtor.
- in the Amount column the received amount.
This recording adjusts the accounts once the money is actually received, eliminating the previously recorded debt.
Examples for project expenses
When an invoice for project services is received but not yet paid insert:
- in the Debtor Account column the account Project expenses.
- in the Creditor Account column the account Creditors.
- in the Amount column the invoice total amount.
This entry recognizes the expense when the invoice is received, regardless of whether it has been paid or not.
When the invoice is actually paid insert:
- in the Debtor Account column the account Creditors.
- in the Creditor Account column the account Bank.
- in the Amount column the paid invoice total amount.
This entry reduces creditors once the invoice has been paid, reflecting actual cash flow.
Benefits of accrual accounting
Adopting accrual accounting, as required by the INPAG standard, ensures that revenues and expenses are recorded in the correct period. This approach provides a more accurate view of the organization's financial activities, facilitating better resource management and more accurate planning. Nonprofit organizations that follow these accounting practices can demonstrate greater transparency and accountability, increasing the trust of donors, board members and other stakeholders.
Accounting for restricted grants and donations
INPAG requires that funds be distinguished between restricted and unrestricted funds. This distinction should be visible in the financial statements or notes.
Accounting for grant and donation income according to the INPAG standard requires a specific structure to ensure proper recording and recognition. The accounting process includes the following steps:
- Identify whether there is an enforceable agreement that confers rights and obligations.
- Identify the enforceable obligations in the agreement.
- Determine the amount of the transaction.
- Allocate the transaction amount to the enforceable obligations.
- Recognize the revenue when (or while) the enforceable obligation is satisfied.
- These steps ensure that revenue is recognized appropriately, accurately reflecting the economic activity of the organization.
Example of accounting transactions for restricted donations
Receipt of a grant for a specific project with implementing obligations.
When you receive the amount insert:
- in the Debtor Account column the account Cash/Bank or Donation debtor if the donation was promised.
- in the Creditor Account column the account Liabilities for grants.
- in the Amount column the amount received.
At this stage the amount received is recorded as a liability because the organization has an obligation to meet the conditions of the grant.
When you fulfill the executive obligation insert:
- in the Debtor Account column the account Expense1.
- in the Creditor Account column the account Bank.
- in the Amount column the paid amount.
The second transaction must be insert:
- in the Debtor Account column the account Liabilities from grants.
- in the Creditor Account column the account Income from grants.
- in the Amount column the paid amount.
Once the enforceable obligation is fulfilled, the liability is reduced and the amount is recognized as revenue, reflecting the completion of the project or condition fulfilled.
Accounting for unrestricted donations
Unrestricted donations, which do not impose specific obligations on the organization, follow a simpler accounting process than donations with enforceable obligations. These receipts can be recognized immediately upon receipt.
Example of an unrestricted donation
When you receive the amount insert:
- in the Debtor Account column the account Cash/Bank or Donation debtor if the donation was promised.
- in the Creditor Account column the account Income from donations.
- in the Amount column the received amount.
In this case the amount is immediately recognized as income since there are no specific obligations to be met.
Foreign currency conversion
Managing foreign currency transactions is an essential part of accounting, especially for nonprofit organizations that receive international grants and donations. The INPAS standard establishes precise rules for managing these transactions, including disclosure of foreign exchange gains and losses and retranslation of foreign currency monetary assets and liabilities related to grant agreements.
Foreign currency transactions must be translated into the functional currency using the exchange rate in effect on the date of the transaction. Monetary items, such as debtors and creditors, must be retranslated at the balance sheet date to reflect current exchange rates.
Example of transactions for foreign currency conversion
Receipt of 10'000$ grant when the exchange rate is 1$ = 0.90€.
Initial acknowledgement:
- in the Debtor Account column the account Cash/Bank.
- in the Creditor Account column the account Liabilities for grants.
- in the Amount column the amount 9'000€ (10'000$ * 0.90€ = 9'000€).
In this case the grant is recorded in euros at the exchange rate in effect at the time of the transaction.
Retranslation on the balance sheet date with the exchange rate 1$ = 0.85€.
- in the Debtor Account column the account Loss on exchange.
- in the Creditor Account column the account Cash/Bank.
- in the Amount column the lost amount 500€.
At the balance sheet date the grant must be retranslated at the new exchange rate. The difference between the initial value and the retranslated value is recorded as an exchange loss.
Treatment of exchange rate changes on grants
Exchange rate differences on monetary items related to grants should be treated in a manner consistent with the nature of the transaction. For example, if a grant received is to be spent on a specific project and the exchange rate varies, the amount to be reimbursed could differ due to exchange rate fluctuations.
For example a grant received of 10'000$ must be spent on a specific project. If the exchange rate varies and the grant must be partially repaid due to exchange rate differences.
No INPAS adoption for certain transactions
When an organization chooses not to apply INPAS standard for certain transactions, it is essential to provide a clear explanation and details of the accounting management adopted. The INPAS standard requires disclosure of the following information to maintain transparency and understandability in financial statements.
Mandatory disclosures in the case of no INPAS adoption
- Disclosure of transactions not compliant with INPAS
- The organization must specify which transactions do not follow INPAS standards.
- Example: “Donations in kind were not accounted for in accordance with INPAS standards.”
- Accounting treatment adopted
- The alternative accounting treatment used for these transactions must be described.
- Example: “In-kind donations were recorded at appraised value rather than market value according to INPAS guidelines.”
- Rationale for non adoption of INPAS
- It is necessary to explain the reasons why INPAS standards were not applied.
- Example: “Valuation of in-kind donations according to INPAS standards required specialized skills that the organization does not currently possess.”
- Impact on budgets
- It must be indicated how the financial statements would differ if INPAS requirements had been applied.
- Example: “If in-kind donations had been valued according to INPAS, the total value of income would have increased by €10,000.”
- Quantification of differences
- Where possible differences between the accounting treatment adopted and that provided by INPAS should be quantified, without excessive costs.
- Example: “Donations in kind were recorded at €5,000, while according to INPAS the correct value would have been €15,000, resulting in a difference of €10,000.”
References
- International Financial Reporting For Non Profit Organisations: www.ifr4npo.org
International Non-Profit Accounting Guidance - INPAS Standard Template
International Non-Profit Accounting Guidance - INPAS Standard Template[This page is currently being updated]
The INPAS International template for associations provides a comprehensive framework for organizing financial transactions and reporting for associations adhering to international standards.
This chart of accounts template is designed to streamline accounting processes, ensure consistency in financial reporting and facilitate compliance with regulatory requirements. With a user-friendly format and customizable accounts name, associations can efficiently track income, expenses, assets and liabilities, enabling clear and transparent financial management. Whether managing donations, membership dues or program expenditures, this template offers flexibility and adaptability to suit the unique needs of diverse associations while promoting transparency and accountability in financial operations.
The chart of accounts has been designed and interpreted based on the INPAS drafts and may require adjustments once the final guidance is published in 2025.
The compliance of the accounting with the INPAS standard always depends on the accountant and the auditor working on the accounts.
Updates may be possible following the final publication of INPAS in 2025.
Using Banana Accounting Plus you can manage the balance sheet and the income statement. All other documents are easily obtained thanks to the Excel template.
Create your file
- Create a new file, starting from this template (Template ID +11255), using one of the methods explained.
- With the command File → File properties, set the period, the association name and the basic currency.
- With the command File → Save as, save the file. Enter the association name and year in the file name.
For example "no-profit-2024.ac2".
See also Organize accounting files locally, online or in the cloud
Customize the Accounts table
Once you have entered the transactions, you can check the Accounts table. You will have an overview of your assets, liabilities, income and expenses, which allows you to keep your balance under control.
Customize the Accounts table to suit your needs: you can add, delete and edit accounts, groups or descriptions.
Enter Opening Balances
In the Opening column enter the opening balances of the Accounts. Negative asset account amounts are entered with a minus sign in front.
Enter the balances of the previous year
If you are creating a new accounting and you want the amounts of the previous year to appear in the statements to be printed, you must insert the values in the appropriate column. Go to the Previous view and in the Previous Year column enter the values.
Enter the Transactions
Register the accounting transactions in the journal. Enter the date, the document number and the description. Enter the destination account into the Debit account column, and the account of origin in the Credit account. Then add the amount.
You can modify the journal at any time.
Manage funds, grants and donations, project and operating expenses
Manage funds in the Balance Sheet divided by project.
Manage grants and donations in the Income Statement.
Manage projects expenses and operating expenses in the Income Statement.
Get the Statement of Financial Position and the Income Statement
At any time of the year you can create your Balance sheet, which is a financial report of your assets, liabilities and equity and the Profit and Loss statement, which includes income and expenses. You will achieve optimal reports because you can always modify the data until they are perfect. You have the possibility to print out your statements or save them in PDF format.
Complete the documentation using the Excel Template
When you get the balance sheet and the income statement, complete the Excel template to get all the documents needed to comply with the INPAG standard.
Income & Expenses: INPAS Standard Template
Income & Expenses: INPAS Standard Template[This page is currently being updated]
The chart of accounts has been designed and interpreted based on the INPAS drafts and may require adjustments once the final guidance is published in 2025.
The compliance of the accounting with the INPAS standard always depends on the accountant and the auditor working on the accounts.
Updates may be possible following the final publication of INPAS in 2025.
Free Excel Standard INPAS Template
Free Excel Standard INPAS Template timoComptabilité Cash Manager pour Associations
Comptabilité Cash Manager pour AssociationsCe modèle fournit un plan comptable simplifié avec des comptes descriptifs qui facilitent la saisie des données. Obtenez rapidement le Compte de Résultat, gérez les membres et les projets.
Pour des informations plus détaillées sur les solutions destinées aux associations, consultez la page Comptabilité pour les Associations.
Créer un nouveau fichier
- Créez un nouveau fichier à partir de ce modèle (Template ID +11138) en utilisant l'une des méthodes expliquées.
- Avec la commande Fichier → Propriétés fichier (Données de base), définissez la période, le nom de l'association et la devise de base (vous pouvez faire le budget et la comptabilité dans la devise de votre choix).
- Avec la commande Fichier → Enregistrer sous..., enregistrez le fichier. Il est utile d'indiquer dans le nom du fichier, le nom de famille et l'année. Par exemple "Association-xx-2022.ac2".
Voir aussi Organiser les fichiers et le cloud.
Enregistrer les écritures
Enregistrez les écritures de liquidité dans le journal. Saisissez la date, le numéro du document et la description. Indiquez ensuite le compte de destination, la catégorie et le montant.
Vous pouvez modifier le journal à tout moment.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les écritures.
Vérifier et personnaliser le Tableau Comptes
Après avoir saisi les écritures, vous pouvez vérifier le Tableau Comptes. Vous aurez un aperçu de votre actif, de votre passif, de vos recettes et de vos dépenses; cela vous permettra de contrôler votre solde.
Compte de Résultat
À tout moment de l'année, vous pouvez créer compte de résultat, qui comprend les recettes et les dépenses. Vous pourrez obtenir des rapports optimaux grâce à la possibilité de modifier les données jusqu'à ce qu'elles soient parfaites. Vous avez la possibilité d'imprimer vos bilans ou de les enregistrer au format PDF
Comptabilité Dépenses et Recettes pour Associations
Comptabilité Dépenses et Recettes pour AssociationsCe modèle fournit un plan comptable simplifié avec des comptes descriptifs qui facilitent la saisie des données. Obtenez rapidement le Compte de Résultat, gérez les membres et les projets.
Pour des informations plus détaillées sur les solutions destinées aux associations, consultez la page Comptabilité pour les Associations.
Créer un nouveau fichier
- Créez un nouveau fichier à partir de ce modèle (Template ID +11137) en utilisant l'une des méthodes expliquées.
- Avec la commande Fichier → Propriétés fichier (Données de base), définissez la période, le nom de l'association et la devise de base (vous pouvez faire le budget et la comptabilité dans la devise de votre choix).
- Avec la commande Fichier → Enregistrer sous..., enregistrez le fichier. Il est utile d'indiquer dans le nom du fichier, le nom de famille et l'année. Par exemple "Association-xx-2022.ac2".
Voir aussi Organiser les fichiers et le cloud.
Enregistrer les écritures
Enregistrez les écritures de liquidité dans le journal. Saisissez la date, le numéro du document et la description. Indiquez ensuite le compte de destination, la catégorie et le montant.
Vous pouvez modifier le journal à tout moment.
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Vérifier et personnaliser le Tableau Comptes
Après avoir saisi les écritures, vous pouvez vérifier le Tableau Comptes. Vous aurez un aperçu de votre actif, de votre passif, de vos recettes et de vos dépenses; cela vous permettra de contrôler votre solde.
Compte de Résultat
À tout moment de l'année, vous pouvez créer compte de résultat, qui comprend les recettes et les dépenses. Vous pourrez obtenir des rapports optimaux grâce à la possibilité de modifier les données jusqu'à ce qu'elles soient parfaites. Vous avez la possibilité d'imprimer vos bilans ou de les enregistrer au format PDF.
Comptabilité en partie double pour Associations
Comptabilité en partie double pour AssociationsCe modèle fournit un plan comptable simplifié avec des comptes descriptifs qui facilitent la saisie des données. Obtenez rapidement le Compte de Résultat et le Bilan, gérez les membres et les projets.
Pour des informations plus détaillées sur les solutions destinées aux associations, consultez la page Comptabilité pour les Associations.
Créer un nouveau fichier
- Créez un nouveau fichier à partir de ce modèle (Template ID +11135) en utilisant l'une des méthodes expliquées.
- Avec la commande Fichier → Propriétés fichier (Données de base), définissez la période, le nom de l'association et la devise de base (vous pouvez faire le budget et la comptabilité dans la devise de votre choix).
- Avec la commande Fichier → Enregistrer sous..., enregistrez le fichier. Il est utile d'indiquer dans le nom du fichier, le nom de famille et l'année. Par exemple "Association-xx-2022.ac2".
Voir aussi Organiser les fichiers et le cloud.
Enregistrer les écritures
Enregistrez les écritures de liquidité dans le journal. Saisissez la date, le numéro du document et la description. Indiquez le compte de destination dans la colonne Compte de Débit, et le compte d'originedans la colonne Compte de Crédit. Ajoutez ensuite le montant.
Vous pouvez modifier le journal à tout moment.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les écritures.
Vérifier et personnaliser le Tableau Comptes
Après avoir saisi les écritures, vous pouvez vérifier le Tableau Comptes. Vous aurez un aperçu de votre actif, de votre passif, de vos recettes et de vos dépenses; cela vous permettra de contrôler votre solde.
Saisir les soldes d'ouverture
Dans la colonne Ouverture, entrez les soldes d'ouverture des comptes. Les montants négatifs des comptes d'actifs sont saisis avec un signe moins devant.
Insérer les soldes de l'année précédente
Si vous commencez une nouvelle comptabilité, en reprenant une comptabilité existante, et que vous désiriez que sur les rapports imprimés figurent aussi les valeurs de l'année précédente, il faut insérer dans le tableau Comptes, Vue précédente, colonne Année précédente, les soldes finaux de l'année précédente.
Bilan et Compte de Résultat
À tout moment de l'année, vous pouvez créer votre bilan, qui est un rapport financier de vos actifs, passifs et capitaux propres, et le compte de résultat, qui comprend les recettes et les dépenses. Vous pourrez obtenir des rapports optimaux grâce à la possibilité de modifier les données jusqu'à ce qu'elles soient parfaites. Vous avez la possibilité d'imprimer vos bilans ou de les enregistrer au format PDF.
Comptabilité multidevises pour Associations
Comptabilité multidevises pour AssociationsCe modèle fournit un plan comptable simplifié avec des comptes descriptifs qui facilitent la saisie des données. Obtenez rapidement le Compte de Résultat et le Bilan, gérez les membres et les projets.
Pour des informations plus détaillées sur les solutions destinées aux associations, consultez la page Comptabilité pour les Associations.
Créer un nouveau fichier
- Créez un nouveau fichier à partir de ce modèle (Template ID +11136) en utilisant l'une des méthodes expliquées.
- Avec la commande Fichier → Propriétés fichier (Données de base), définissez la période, le nom de l'association et la devise de base (vous pouvez faire le budget et la comptabilité dans la devise de votre choix).
- Avec la commande Fichier → Enregistrer sous..., enregistrez le fichier. Il est utile d'indiquer dans le nom du fichier, le nom de famille et l'année. Par exemple "Association-xx-2022.ac2".
Voir aussi Organiser les fichiers et le cloud.
Enregistrer les écritures
Enregistrez les écritures de liquidité dans le journal. Saisissez la date, le numéro du document et la description. Indiquez le compte de destination dans la colonne Compte de Débit, et le compte d'origine dans la colonne Compte de Crédit. Ajoutez ensuite le montant et spécifiez la devise.
Vous pouvez modifier le journal à tout moment.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les écritures.
Vérifier et personnaliser le Tableau Comptes
Après avoir saisi les écritures, vous pouvez vérifier le Tableau Comptes. Vous aurez un aperçu de votre actif, de votre passif, de vos recettes et de vos dépenses; cela vous permettra de contrôler votre solde.
Bilan et Compte de Résultat
À tout moment de l'année, vous pouvez créer votre Bilan, qui est un rapport financier de vos actifs, passifs et capitaux propres, et le Compte de Résultat, qui comprend les recettes et les dépenses. Vous pouvez également comparer votre situation actuelle avec le budget pour comprendre si et où vous dépensez excessivement d'argent.
非营利组织
非营利组织 fei非营利组织会计
非营利组织会计 feiModèles universels Organisations religieuses
Comptabilité Dépenses et Recettes pour Organisation religieuse
Comptabilité Dépenses et Recettes pour Organisation religieuse anneliesParoisses
ParoissesCe modèle se base sur la comptabilité Dépenses / Recettes et présente les comptes types pour gérer les dépenses et les recettes d'une Paroisse.
Dans le Tableau des Comptes se trouvent les comptes patrimoniaux, alors que dans le Tableau Catégories se trouvent les coûts et les gains
Les coûts et les gains sont sous-divisés en plusieurs sous-groupes et dans le Tableau Catégories il y a deux types de centres de coûts qui permettent de gérer séparément le dépenses de la paroisse et celle de l'Oratoire.
Les comptes et les catégories peuvent être personnalisés selon les propres exigences.
Comptabilité en partie double pour Organisation religieuse
Comptabilité en partie double pour Organisation religieuse anneliesComptabilité multidevise pour Organisation religieuse
Comptabilité multidevise pour Organisation religieuse annelies非营利协会或组织会计
非营利协会或组织会计 feiCertificat de don pour les Associations (Banana+) [BETA]
Certificat de don pour les Associations (Banana+) [BETA]Un certificat de don atteste d'un donation volontaire à une association. Normalement, toutes les associations impriment des attestations de dons pour leurs membres et bénévoles, car ceux-ci sont souvent déductibles des impôts.
L'extension présentée ci-dessous permet de créer un certificat de don pour les donateurs enregistrés dans Banana Comptabilité (tableau Comptes).
Il est indispensable que les membres/donateurs soient configurés avec des centres de coût, en utilisant le centre de coût CC3.
Conditions préalables
Pour utiliser cette extension, il faut
- Télécharger et installer Banana Comptabilité+ (version 10.1.7 ou suivante).
- Avoir le Plan Professionnel ou le Plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
Version bêta
L'extension est actuellement disponible en version bêta. Cela signifie que certains détails peuvent être modifiés sans préavis.
Installation et utilisation de l'extension
- Installez le Banana Comptabilité+.
- Installez l'extension Certificat de don pour Associations (Banana Plus). Visitez la documentation Gérer Extensions.
- Une fois installée, l'extension sera visible dans le menu Extensions où elle peut être exécutée.
Créer une attestation de don
- Saissisez les données de l'Association dans la section Adresse du fichier comptable.
- Dans le menu Extensions, sélectionnez l'extension Certificat de don pour Associations (Banana Plus).
- Introduisez la période dans la boîte de dialogue.
- Complétez les champs de la boîte de dialogue et cliquez sur OK.
Dialogue de configuration
Lancez l'extension à partir du menu Extensions > Certificat de don pour Associations (Banana Plus).
Après avoir sélectionné la période, le dialogue Paramètres de l'extension s'ouvre. A partir de là, vous pouvez définir les informations nécessaires pour créer l'impression de l'attestation de don.
Pour la saisie des données, cliquez dans le champ de la colonne Valeur.
Les paramètres sont répartis dans les groupes suivants :
- Sélectionner les adresses à imprimer
- Définissez les comptes des membres pour lesquels l'attestation de don doit être créée.
- Début
- Définissez le logo pour l'en-tête, l'emplacement et la date.
- Imprimer le texte
- Définissez le texte à utiliser et décidez d'inclure ou non les écritures de dons.
- Signature
- Définissez le texte et l'image de la signature.
- Textes
- Définissez jusqu'à quatre textes différents ou prenez un texte dans le tableau Documents.
- Styles
- Définissez le type et la taille de la police pour les textes des lettres.
Les données saisies sont utilisées pour générer le rapport, que vous pouvez ensuite enregistrer et imprimer.
Sélectionner les adresses à imprimer
Ici, vous pouvez décider pour quels membres, définis avec les centres de coûts CC3, créer l'attestation de don.
- Saisir le compte du membre (vide = imprimer tout)
- Saisir un seul compte (par exemple "10001").
- Saisissez plusieurs comptes divisés par un "," (par exemple "10001,10002,10005").
- Si vous n'entrez rien, les certificats seront imprimés pour tous les membres inscrits.
- Montant minimum du don
- Les comptes dont le solde est inférieur au montant indiqué ne sont pas pris en compte. La valeur par défaut est '1.00' (par exemple, les comptes avec un solde nul sont exclus).
- Saisissez '0.00' pour inclure les comptes dont le solde est nul.
- Utiliser le tableau Extraire
- Utiliser les comptes extraits dans la table d'extraction.
- Vous devez d'abord utiliser la commande Données > Extraire et trier lignes pour extraire les lignes contenant les comptes que vous souhaitez utiliser.
Début
Vous définissez ici le logo pour l'en-tête, le lieu et la date.
- Logo
- Inclure un logo dans l'en-tête. Le logo est défini via la commande Fichier → Configuration logo
- Logo nom
- Entrez le nom de la personnalisation du logo à utiliser.
- Lieu et date
- Saisissez le lieu et la date.
Imprimer le texte
Vous pouvez ici choisir le texte à utiliser parmi ceux que vous avez saisis et décider d'inclure ou non les écritures de dons.
- Sélectionner le texte
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez utiliser dans la liste.
- Pour la saisie du texte, voir ci-dessous.
- Utiliser Markdown
- Le texte sélectionné est interprété comme un texte Markdown (nécessite le plan Banana Comptabilité Plus Advanced).
- Inclure les écritures de dons
- En cochant la case, vous pouvez inclure un tableau récapitulatif avec les détails des dons tirés du tableau des Ecritures.
- Inclure la colonne Libellé
- Si vous avez préalablement activé l'option "Inclure les écritures de dons", il sera alors possible, en cochant cette option, d'inclure également la colonne de la description de l'écriture dans le certificat.
Signature
Vous définissez ici le texte et l'image pour la signature de l'attestation de don.
- Texte de signature
- Saissisez le nom et le prénom de la personne qui délivre l'attestation
- Signature digitale
- Utilisez une image comme signature.
- Image avec signature
- Entrez l'image à utiliser. Vous avez deux possibilités :
- documents:<nom_id>: pour utiliser une image enregistrée dans le Tableau Documents, où <nom_id> représente le nom saisi dans la colonne ID du tableau (par exemple "documents:signature").
- file:document/<image> : pour utiliser une image enregistrée en dehors de Banana, mais dans le même dossier que le fichier .ac2. Indiquer aussi l'extension de l'image .png ou .jpg (par exemple "file:document/signature.png").
- Entrez l'image à utiliser. Vous avez deux possibilités :
Textes
Vous définissez ici les textes de l'attestation de don. Vous pouvez saisir jusqu'à quatre textes différents ou prendre un texte dans le tableau Documents.
- Texte 1, Texte 2, Texte 3, Texte 4
- Saisissez le texte que vous souhaitez afficher dans l'impression. Le texte peut également figurer sur plusieurs lignes.
- Les textes peuvent être de type texte ou de type Markdown.
- Vous pouvez saisir jusqu'à quatre textes différents, puis choisir celui que vous souhaitez utiliser.
- Le champ Texte 1 contient le texte par défaut. Vous pouvez le modifier.
- Texte tableau Documents (.txt /.md)
- Pour utiliser les textes saisis dans le Tableau Documents.
- Saisissez l'identifiant (Id) du document (par exemple, "Letter.txt", "Letter", "Letter.md", etc.)
- Les textes peuvent être de type texte ou de type Markdown.
- Pour les textes de type Markdown, l' Id identifiant dans le tableau Documents doit se terminer par ".md" et le nom complet, y compris le ".md" final (par exemple "Lettre.md"), doit être saisi ici.
Styles
Vous définissez ici le type et la taille de la police pour les textes des lettres.
- Type de police
- Définissez le type de police.
- La police par défaut est "Helvetica".
- Taille de police :
- Définissez la taille de la police.
- La taille de police par défaut est '10'.
- CSS
- Facultatif.
- Vous pouvez modifier l'apparence de l'impression (formatage du texte, positionnement de l'adresse, etc.) en entrant du code CSS pour personnaliser le style.
CSS prédéfinis
/* Donation Statement (Banana+) predefined CSS */
@page {
margin-top: 0.0cm;
margin-bottom: 0.0cm;
margin-left: 0.0cm;
margin-right: 0.0cm;
}
body {
font-family: $font_family;
font-size: $font_size;
}
.bold {
font-weight: bold;
}
.right {
text-align: right;
}
.center {
text-align: center;
}
.header_address_row_1 {
font-family: $font_family;
font-size: $font_size_header;
}
.header_address_row_2_to_5 {
font-family: $font_family;
font-size: $font_size;
}
.header_text {
margin-top: 1.2cm;
margin-left: 1.2cm;
margin-right: 1.2cm;
text-align: right;
position: absolute;
}
.logo {
margin-top: 1.2cm;
margin-left: 1.34cm;
margin-right: 1.2cm;
position: absolute;
}
.address {
top: 4.5cm;
left: 12.3cm;
width: 7.5cm;
position: absolute;
}
.date {
margin-top: 4.6cm;
margin-left: 1.5cm;
position: absolute;
}
.text {
margin-top: 8.5cm;
margin-left: 1.5cm;
margin-right: 1.0cm;
}
.transactions_details {
margin-top: 0.5cm;
margin-left: 1.65cm;
}
.transactions_rows {
border-bottom:thin solid black;
}
.transactions_total {
font-weight: bold;
border-top:thin solid black;
border-bottom:thin solid black;
}
.signature {
margin-top: 1.5cm;
margin-left: 12.3cm;
}
.image-signature {
height: 15mm;
margin-left: 12.3cm;
}Tableau Extraire (commande Extraire lignes)
La fonctionnalité Extraire et trier lignes peut être utilisée pour sélectionner les comptes des membres pour lesquels l' attestation doit être créé. Ceci est utile lorsque, par exemple, vous ne souhaitez imprimer le relevé de dons que pour certains membres, sans devoir introduire la liste des comptes directement dans les paramètres de l'extension.
Si, par exemple, vous regroupez les membres en différents groupes (tableau Comptes), vous pouvez ensuite utiliser la commande Données > Extraire et trier lignes pour extraire les lignes des membres appartenant uniquement à certains groupes (dans l'exemple, les membres appartenant aux groupes S1 et S3).
Pour utiliser les lignes extraites
- Extraire les lignes avec la commande Données > Extraire et trier les lignes.
- Lancez l'extension et dans la boîte de dialogue des paramètres, section Sélectionnez les adresses à imprimer, cochez la case Utiliser tableau Extraire
- Si les lignes n'ont pas été extraites avant le début de l'impression, un message d'avertissement s'affiche et tous les comptes membres enregistrés sont utilisés.
Texte de l'attestation de don (texte normal)
Il existe deux possibilités pour saisir et utiliser du texte normal :
- Saisir le texte dans la boîte de dialogue des paramètres.
- Saisir le texte dans les champs Texte 1, Texte 2, Texte 3 ou Texte 4.
Il est possible d'ajouter jusqu'à quatre textes. - Sous Imprimer texte > Sélectionner texte, sélectionnez le texte à utiliser.
- Sous Imprimer texte, ne sélectionnez PAS l'option Utilisez Markdown.
- Saisir le texte dans les champs Texte 1, Texte 2, Texte 3 ou Texte 4.
- Saisissez le texte dans le tableau Documents.
- Ajoutez un document en sélectionnant le type Texte normal (text/plain).
Il n'y a pas de limite, vous pouvez ajouter autant de texte que vous le souhaitez.
- Dans le dialogue Paramètres :
- Sous Imprimer le texte > Sélectionner le texte, sélectionnez l'option Texte tableau Documents (.txt / .md).
- Sous Textes > Texte Tableau Documents (.txt / .md), entrez l' ld identifiant du texte saisi dans le tableau Documents (par exemple 'text.txt').
- Ajoutez un document en sélectionnant le type Texte normal (text/plain).
Pour tous les textes :
- Avec une annotation spécifique, vous pouvez appliquer le style gras aux textes. Pour ce faire, insérez les textes souhaités entre les doubles astérisques ** .
Exemples :- **texte** = texte
- **texteA texteB** texteC = texteA texteB texteC
- Si les valeurs suivantes (en anglais) sont saisies dans les lignes de texte, elles seront remplacées par les valeurs correspondantes :
- <Period>: période sélectionnée
- <Account>: compte du membre
- <NamePrefix> : préfixe du membre
- <FirstName>: prénom du membre
- <FamilyName>: nom du membre
- <OrganisationName> : organizzazione del socio
- <Address>: adresse du membre
- <AddressExtra> : adresse supplémentaire
- <Region> : région/état ou province
- <Country> : nation
- <StartDate>: date de début de la période sélectionnée
- <EndDate>: date de fin de la période sélectionnée
- <Currency>: devise
- <Amount>: montant des dons
Texte certificat de don (texte Markdown)
Markdown est un langage qui permet de créer du texte formaté à l'aide d'un éditeur de texte standard et d'une syntaxe facile à écrire et à lire.
Pour utiliser Markdown, le Plan Advanced de Banana Comptabilité Plus est nécessaire.
Il existe deux façons de saisir et d'utiliser du texte Markdown.
- Saisir le texte dans les dialogue paramètres
- Saisissez le texte dans les champs Texte 1, Texte 2, Texte 3 ou Texte 4.
Il est possible d'ajouter jusqu'à quatre textes. - Sous Imprimer texte > Sélectionner texte, sélectionnez le texte à utiliser.
- Sous Imprimer texte, affichez l'option Utiliser Markdown.
- Saisissez le texte dans les champs Texte 1, Texte 2, Texte 3 ou Texte 4.
- Saisissez le texte dans le tableau Documents.
- Utilisez l'éditeur Markdown pour ajouter un document, en sélectionnant le type Texte formaté Markdown (text/markdown)..
Il n'y a pas de limites, vous pouvez ajouter autant de texte que vous le souhaitez. - Le nom du fichier dans la colonne Id doit se terminer par ".md" (par exemple "texte.md").
- Utilisez l'éditeur Markdown pour ajouter un document, en sélectionnant le type Texte formaté Markdown (text/markdown)..
-
- Dans le dialogue Paramètres :
- Sous Imprimer texte > Sélectionner texte, sélectionnez l'option Texte tableau Documents (.txt / .md).
- Sous Textes > Tableau de texte Documents (.txt / .md), entrez l Id 'identifiant du texte markdown saisi dans le tableau Documents (par exemple, "texte.md").
- Dans le dialogue Paramètres :
Pour tous les textes :
- Si les valeurs suivantes (en anglais) sont saisies dans les lignes de texte, elles seront remplacées par les valeurs correspondantes :
- {{Period}} : période sélectionnée
- {{Account}} : compte du membre
- {{NamePrefix}} : préfixe du membre
- {{FirstName}} : prénom du membre
- {{FamilyName}} : nom de famille du membre
- {{OrganisationName}} : organisation du membre
- {{Address}} : adresse du membre
- {{AddressExtra}} : adresse supplémentaire
- {{Region}} : région/état/province
- {{Country}} : nation
- {{StartDate}} : date de début de la période sélectionnée
- {{EndDate}} : date de fin de la période sélectionnée
- {{Currency}} : devise
- {{Amount}} : montant total des dons
Exemples d'impression
Attestation de don avec détails écritures
Attestation de don pour les Associations (Banana 9)
Attestation de don pour les Associations (Banana 9)Une attestation de don certifie un don volontaire à une association. En général, toutes les associations impriment des certificats de dons pour leurs membres et leurs bénévoles, car ceux-ci sont souvent déductibles des impôts.
L'extension présentée ci-dessous vous permet de créer un certificat de don pour les donateurs enregistrés dans Banana Comptabilité (tableau Comptes).
Il est essentiel que les membres/donateurs soient configurés avec des centres de coûts, en utilisant le centre de coûts CC3.
Installation et utilisation de l'extension
- Installez Banana Comptabilité (version 9.0.5 ou supérieure).
- Installez l'extension pour l'Attestation de don pour les associations (voir la documentation Menu Extensions).
- Une fois installée, l'application sera visible dans le menu Extensions où elle peut être exécutée.
Créer un certificat de don
- Inscrivez les données de l'Association dans la fiche d'adresse du fichier comptable.
- Dans le menu Extensions, sélectionnez l'App Attestation de dons aux Associations.
- Saisissez la période dans la boîte de dialogue
- Remplissez les champs de dialogue et cliquez sur Ok
Dialogue Paramètres
Pour saisir les données, faites un double clique dans le champ 'Valeur'.
- Entrer le compte du membre (vide = imprimer tout)
- Insérer un compte individuel (e.g. "10001").
- Insérer plusieurs comptes séparés par une virgule "," (e.g. "10001,10002,10005").
- Laisser vide pour imprimer un certificat de don pour tous les membres inscrits.
- Montant minimum du don: les comptes avec un solde inférieur à ce montant ne sont pas inclus. La valeur par défaut est "1.00" (par ex. les comptes avec solde zéro sont exclus). Insérer "0.00" pour inclure les comptes avec solde zéro.
- Textes
- Utiliser des textes standard: cochez la case pour utiliser les textes par défaut (tout texte personnel sera écrasé).
- Titre (optionnel): insérer l'objet de la lettre.
- Texte 1 (optionnel): insérer le texte du premier paragraph
- Texte 2 (optionnel): insérer le texte du deuxième paragraph
- Texte 3 (optionnel): insérer le texte du troisième paragraph
- Texte 4 (optionnel): insérer le texte du quatrième paragraph
- Inclure les détails du don: cochez la case pour inclure un tableau récapitulatif des dons.
Pour tous les textes :
Vous pouvez marquer un ou plusieurs mots ou même le texte complet en gras.
Pour obtenir le mot désiré en gras, saisissez-le en double astérisque (par ex. **mot**).
Pour obtenir le texte complet en gras, insérez deux astérisques au début du texte (par ex. **texte....).
Si les valeurs suivantes (en anglais) sont insérées dans les lignes de texte, elles seront remplacées par les valeurs correspondantes (ex. <Account> est remplacé par 10001) :
<Period>: période sélectionnée
<Account>: compte du membre
<FirstName>: prénom du membre
<FamilyName>: nom du membre
<Address>: adresse du membre
<StartDate>: date de début de la période sélectionnée
<EndDate>: date de fin de la période sélectionnée
<Currency>: devise
<Amount>: montant des dons
- Signature: insérer le nom et le prénom de la personne qui délivre la déclaration.
- Lieu et date : insérer le lieu et la date d'émission du certificat
- Signature avec image: cochez la case pour utiliser une image comme signature.
- Image: insérer l'image à utiliser. Il y a deux façons possibles de le faire :
- documents:<id_name>: utiliser une image enregistrée dans le tableau Documents, où <id_name> représente le nom entré dans la colonne ID du tableau (ex. : "documents:signature") ; ou
- fichier:document/<image_name>: utiliser une image enregistrée en dehors de Banana, mais dans le même dossier que le fichier *.ac2. Indiquez également l'extension de l'image .png ou.jpg (e.g. "fichier:document/signature.png").
- Hauteur de l'image (mm): modifier la hauteur de l'image pour la redimensionner. La hauteur est en millimètres.
- Styles
- Logo: inclure le logo dans l'en-tête. Le logo est défini avec la commande File → Configuration Logo.
- Nom du logo: entrez le nom de la personnalisation du logo.
- Type de police: définis le type de police. Le type par défaut est "Helvetica".
- Taille de police: définis la taille de la police. La taille par défaut est "10".
Les données saisies sont utilisées pour générer le rapport, que vous pouvez ensuite sauvegarder et imprimer.
Exemple de dialogue:
Exemple d'attestation:
Exemple d'attestation avec détails:
非营利协会或组织会计
非营利协会或组织会计 feiComment la méthode Agile peut aider les projets des ONG
[Cette page a été traduite automatiquement.]
Découvrez ce qu’est la méthodologie Agile et comment elle peut conduire à une mise en œuvre efficace et dynamique de projets liés aux ONG et à la coopération internationale.
De nos jours, au sein d’une ONG, il est courant de voir une gestion de projet qui suit des modèles très définis et rigides. Mais quels sont les effets de l’Agile appliqué dans le domaine de la coopération ? Banana Comptabilité offre un exemple complet de la façon dont Agile, lentement intégré dans un projet à but non lucratif, peut simplifier sa gestion. En conséquence, vous pouvez également obtenir plus de flexibilité, d’adaptabilité et d’efficacité.
Découvrez les nombreux avantages de l’intégration Agile avec nous. Notre expérience dans le but d’offrir une formation en comptabilité à tous les jeunes étudiants au Congo, montre comment Agile peut être efficace aussi pour les projets d’ONG.
Introduction
Très certainement, vous avez déjà entendu parler de la méthodologie Agile, souvent opposée aux modèles de gestion de projet rigides. En particulier, les entreprises principalement axées sur la réalisation de profits préfèrent appliquer ce modèle. Mais la plupart du temps, les start-ups et les sociétés de développement de logiciels ne peuvent pas renoncer à Agile pour ses nombreux avantages.
Et que pensent les organisations non gouvernementales d’une gestion de projet agile ? Malheureusement, pour le moment, ils semblent manquer de confiance dans cette méthode innovante. En outre, les institutions qui soutiennent financièrement les projets continuent d’adopter la méthodologie traditionnelle. En conséquence, il devient difficile d’obtenir de l’argent qui est utilisé, comme c’est le cas dans les start-ups, pour expérimenter des procédures de méthode à petite et grande échelle.
Pourtant, la méthodologie Agile pourrait être une solution pour simplifier les projets de coopération internationale, qui ont généralement une gestion compliquée. En fait, ils opèrent souvent dans des contextes très difficiles, avec des situations logistiques précaires, des ressources financières limitées et dans des cultures et des environnements très différents. Le manque de prévisibilité est similaire à celui que l’on retrouve dans les domaines dynamiques et innovants, tels que le développement de logiciels et les start-ups. Mais Agile pourrait être intégré aux modèles actuels des ONG pour conduire à une gestion fluide et à une plus grande flexibilité.
La méthodologie agile est appliquée depuis les années 1990, mais différentes organisations à but non lucratif sont réticentes ou peu familières avec cette option qui pourrait être combinée avec des modèles traditionnels sans perturber le système de gestion actuel, conduisant ainsi à de meilleures réalisations de projets.
Avec ce dossier Agile, nous souhaitons vous présenter un projet dans lequel Banana.ch joue un rôle pertinent. Étant une entreprise qui développe des logiciels, nous appliquons toujours la méthode Agile dans nos projets. Grâce à elle, nous avons obtenu un succès continu. Mais à un moment donné, nous nous sommes demandés :
« Et si on appliquait le même modèle, petit à petit, dans une industrie où les modèles rigides sont la norme ? ».
En 2017, nous avons commencé une collaboration en tant que partenaires technologiques avec le ministère de l’Éducation de la République démocratique du Congo, dans le but d’améliorer l’enseignement de la comptabilité. Cet objectif était clairement très différent de ceux que nous nous étions habituellement fixés. Mais, même dans ce cas, nous avons décidé d’utiliser la méthodologie Agile, avec l’approbation du client qui, bien que peu familier, était ouvert à la possibilité d’une gestion dynamique. Avec la méthodologie Agile, nous avons progressé, surmonté plusieurs difficultés et obtenu des résultats importants, malgré les difficultés en termes de logistique et de ressources disponibles. En général, nous avons atteint plusieurs objectifs sur le projet de formation des comptables, géré par le ministère de l’Enseignement primaire, secondaire et professionnel du Congo.
La méthode s’est avérée très adaptée à ce projet de coopération, qui opère dans des situations complexes nécessitant une grande flexibilité et adaptabilité. Le projet éducatif n’a pas été stoppé par les différences culturelles, la distance entre les différentes parties prenantes, des ressources très limitées, des événements imprévus et un financement limité. Et cela est dû, en grande partie, à l’adoption d’une méthodologie peu connue dans le domaine à but non lucratif. Agile n’a pas été imposé et l’application a été progressive afin que le commissaire puisse se familiariser sans se méfier de ce modèle de gestion alternatif. Après avoir surmonté la méfiance initiale, en partie grâce à l’enthousiasme du ministère de l’Éducation, nous travaillions avec la direction presque sur la base d’Agile.
Notre parcours dans la méthodologie Agile pour les ONG et les organisations à but non lucratif commencera par expliquer les principes et l’histoire. Ensuite, nous passerons au projet de formation en comptabilité au Congo. Vous découvrirez avec nous comment Agile peut être la solution pour une gestion efficace, flexible et optimale des projets dans le secteur à but non lucratif, ceci au profit de toutes les parties prenantes impliquées, mais surtout à toutes les personnes qui verront une amélioration dans leur vie.
Il est bon de souligner qu’Agile n’a pas besoin d’être largement appliqué au secteur des ONG. Il peut être utilisé pour gérer certains projets, ou à côté de modèles traditionnels et il n’a certainement pas à perturber les cadres de coopération actuels. Cependant, en utilisant la méthode Agile ici et là, vous découvrirez lentement les avantages et les fonctionnalités également pour le secteur à but non lucratif.
Comme vous le verrez dans notre exemple, l’ouverture progressive à de nouvelles possibilités de gestion peut vous aider à atteindre certains objectifs sans changements majeurs.
Nous commencerons notre voyage dans la méthodologie Agile pour les ONG et les organisations à but non lucratif en expliquant les principes et l’histoire. Ensuite, nous passerons au projet de formation comptable au Congo. Vous découvrirez avec nous comment Agile peut être la solution pour une gestion de projet efficace, flexible et optimale dans le secteur à but non lucratif, au bénéfice de toutes les parties prenantes impliquées, et surtout pour les personnes qui en bénéficieront.
La méthodologie agile : naissance et caractéristiques
Un manifeste anarchique d’informaticiens
Vous pouvez gérer des projets au sein d’entreprises à but lucratif et à but non lucratif en suivant différentes méthodologies.
Le modèle que nous allons explorer en profondeur provient de l’industrie du développement de logiciels. La méthodologie Agile a été développée depuis les années 90 grâce au mouvement Agile initié par un groupe d’informaticiens.
La méthode Agile contraste avec la méthode Waterfall, l’un des modèles classiques de gestion de projet. Jetons un coup d’œil à un exemple réel de cascade: une construction de maison. Dans un premier temps, l’architecte prépare les dessins détaillés. Ensuite, l’entreprise obtiendra un devis, planifiera toutes les phases de travail et livrera la maison, comme prévu. La planification suit une série d’étapes claires: elle commencera par la préparation du site, se poursuivra avec l’excavation et la création du sous-sol et de la toiture. Les intérieurs seront construits et les systèmes techniques, les luminaires et les accessoires seront installés dans un ordre bien défini et avec un état de progression qui est prédit avec précision. Ce modèle, cependant, a de grandes limites, par exemple un changement majeur dans les progrès est problématique et conduit à une forte augmentation des coûts. De plus, la maison restera la même pendant des années.
Ce modèle en cascade était la norme dans le domaine du développement de logiciels. Jusqu’à ce que, en 2001, certains développeurs « anarchistes » décident de faire un grand changement dans l’industrie du logiciel en publiant le Manifeste Agile. Leur but est de créer des modèles organisationnels « basés sur les personnes, la collaboration et la construction de communautés dans lesquelles nous aimerions travailler ».
Les fondements de l’Agile
Actuellement, les quatre principes de la méthodologie Agile sont appliqués en dehors du monde de l’informatique. Jetons un coup d’œil à ces valeurs:
- Individus et interactions sur les processus et les outils
La méthode Agile encourage la communication directe entre les personnes, afin de réduire les éventuels malentendus. Il doit y avoir une réduction des étapes et des obstacles entre les différents membres travaillant sur le projet. - Un produit satisfaisant sur une documentation détaillée
Le principal indicateur de réussite du projet est lorsque le produit répond aux besoins du client. La documentation de la procédure et des étapes est pertinente, mais le produit est plus important. - Collaboration avec les clients sur la négociation de contrats
Les clients connaissent généralement leurs besoins mieux que le développeur de logiciels ou tout autre produit. Par conséquent, la collaboration est essentielle pour déterminer les prochaines étapes du développement de produits. Ce point est au cœur de la méthodologie Agile. - Répondre au changement plutôt que de suivre un plan
Les mises à jour et les changements sont inévitables et encouragés. À chaque série de commentaires, le produit sera plus réactif aux besoins des clients. Vous devez d’abord être flexible et réactif, le plan est secondaire.
Dans la méthode Agile , vous définissez un objectif, mais les exigences sont énoncées et mises en œuvre étape par étape. Le développement se déroule en plusieurs cycles appelés « sprints », dans lesquels les changements de produits se produisent rapidement. Cela contraste évidemment avec un projet qui montre la solution complète tout de suite.
Habituellement, les projets liés au monde numérique n’ont pas de séquence prédéfinie et le produit n’est souvent pas physique, donc Agile est une méthode idéale. Au départ, ce qui compte, c’est un produit minimum viable, qui est une première version du produit avec des exigences minimales. Le client interagit ensuite avec les développeurs, fournit des commentaires, signale les problèmes et établit des priorités. Le résultat final provient de toutes les interactions et changements qui se produisent dans les différents cycles.
Un exemple concret : la conception de sites web
Évidemment, Agile nécessite une organisation minutieuse du projet. Vous devez le diviser en différentes phases et trouver un ordre logique pour les mettre en œuvre. De cette façon, vous pouvez passer du produit de travail minimum au produit final.
Pour mieux comprendre le fonctionnement de la méthodologie, prenons comme exemple une entreprise qui veut son propre site web.
- Pour créer une présence en ligne, l’entreprise décide de ne pas demander à l’entreprise de conception de site Web de livrer le produit final. Au lieu de cela, en suivant le modèle Agile, l’entreprise commencera par définir ses besoins et ressources clés. Le choix se portera probablement sur la création de pages de présentation d’entreprise avec un contenu minimal.
- Dans très peu de temps, l’entreprise disposera d’un produit fonctionnel (c’est-à-dire un site Web) et commencera à collecter des données sur les utilisateurs.
- Ces statistiques seront ensuite utilisées pour déterminer, en étroite collaboration avec le client, le développement ultérieur. En évaluant les besoins, les capacités et les ressources, il sera possible de définir ce qu’il faut réaliser dans le prochain « sprint ». Par exemple, la priorité est donnée à la création de contenu technique, ou à la présentation vidéo, ou à une boutique en ligne ou à l’intégration avec le système de gestion.
- Le résultat peut sembler complètement différent de ce que vous aviez initialement imaginé, et les prochaines améliorations du site Web se poursuivront ensuite en utilisant Agile.
Une méthodologie qui aide toutes les start-up
La méthodologie Agile est également très appropriée pour aborder des problèmes complexes, où il n’y a pas encore de solution finale claire. Après avoir été appliqué dans l’industrie du logiciel, Agile est devenu la méthode de gestion de projet préférée des start-ups et a également été adopté par les grandes entreprises pour gérer des projets dans des domaines très innovants.
Les start-ups doivent être très flexibles, de sorte qu’elles ne mettent généralement jamais en œuvre leurs projets en réparant tout de manière rigide dès le début. En fait, ces jeunes entreprises procèdent étape par étape, en mettant en place un prototype de produit pour voir si la technologie fonctionne. Ensuite, ils passent à la création du MVP pour comprendre s’il peut répondre aux besoins des clients. Plus tard, la start-up améliorera le produit, le mettra sur le marché à un moment donné, etc.
En règle générale, les start-ups travaillent avec peu de ressources, vous vérifiez donc constamment si vous suivez le bon chemin et investissez aux bons endroits. Grâce à la méthode Agile, si vous n’atteignez pas les résultats escomptés ou si vous faites face à des problèmes inattendus, il sera assez facile de s’adapter à une approche différente. L’expérience et les résultats des différents cycles de projet aideront à fixer de nouveaux objectifs, à planifier les prochaines étapes et à décider des investissements à faire.
Financement progressif
Parmi ses nombreux avantages, Agile utilise les financements d’une manière qui s’adapte bien au monde des start-up, souvent confronté à une grande variabilité et imprévisibilité, en maintenant toujours les risques au minimum. Une entreprise innovante comme une start-up ne reçoit pas de financement pour mener à bien le projet en une seule fois, mais en une série de tours.
- Cela commence par le financement d’un prototype. Si le prototype répond aux attentes, un MVP (Minimum Viable Product) est financé. La solution peut désormais être sur le marché et la start-up vérifie l’intérêt et la réponse des premiers clients.
- Vous passez au tour suivant, où vous améliorez le produit et, grâce à une stratégie marketing, augmentez le nombre de clients. Les montants initiaux sont limités et sont généralement disponibles sans procédures spéciales. L’idée, son potentiel et les capacités de l’équipe de start-up sont maintenant évalués. Il arrive souvent que la start-up décide d’explorer des produits ou des marchés différents de ceux initialement imaginés.
- Dans les cycles suivants, il y a une augmentation des financements, mais seulement si les tours précédents ont été couronnés de succès. Si la start-up ne réalise pas le prototype ou si le produit trouve peu d’intérêts de la part des clients, les investissements sont suspendus.
Utilisation de la méthodologie Agile dans les organisations à but non lucratif
Nous avons vu que la méthodologie Agile est efficace non seulement pour les entreprises de développement de logiciels, mais aussi pour le monde des start-ups et dans les grandes entreprises. Deux décennies après la publication du Manifeste Agile, ce modèle a conduit au succès de nombreuses entreprises et a été largement utilisé par toutes sortes d’organisations à but lucratif.
Malheureusement, à l’heure actuelle, Agile n’est pas bien connu des organisations à but non lucratif. Dans ce contexte, la méthodologie Agile et d’autres méthodologies qui utilisent des concepts similaires tels que le Design Thinking peuvent être facilement adoptées et apporter des avantages importants.
Dans le contexte de la coopération internationale , la question est plus compliquée, car il y a des acteurs publics, des lois, des références et d’autres qui sont difficiles à adapter. Il y a une forte nature statique et en outre, contrairement à l’environnement des affaires, la communication entre les différents niveaux: ONG, bailleurs de fonds, partenaires locaux et bénéficiaires de projets, est beaucoup plus compliquée et ne peut pas être facilement simplifiée et accélérée. Cependant, il y a aussi des tentatives d’introduire de nouvelles méthodologies dans ce domaine, dont l’une est l’adaptation du développement. Normalement, les normes de travail établies telles que la méthodologie du cadre logique et la théorie du changement sont utilisées dans le contexte de la coopération. Afin d’assurer un résultat positif, il est important de définir les phases avec autant de détails que possible et de mettre en place des systèmes de surveillance et de contrôle à l’avance. Cependant, cela conduit à des projets de plus en plus complexes, plus coûteux et moins capables de s’adapter aux circonstances réelles,
Dans le domaine de la coopération internationale, il est peu probable qu’Agile puisse supplanter les méthodes existantes. Cependant, la méthodologie Agile peut certainement être très utile en complément, pour gérer certaines phases de projets. La méthode Agile pourrait aider à :
- Aller de l’avant de manière progressive
- Recueillez constamment des commentaires
- Planifier les objectifs et les approches de manière plus éclairée
- Faites face aux problèmes et aux événements inattendus de manière rapide et flexible.
Introduire plus de dynamisme à certaines étapes des projets contribuerait également à améliorer la transparence, la communication et la confiance entre les différentes parties concernées.
Nous voulons maintenant vous présenter un cas détaillé d’un projet Banana créé et mis en œuvre en collaboration avec une ONG.
Des « projets à but lucratif » aux ONG : l’affaire Banana
Heureusement, au cours des dernières années, la volonté de gérer des projets « agiles » est également apparue au sein de certaines organisations à but non lucratif. Ils prennent l’expérience des entreprises qui utilisent la méthodologie Agile comme exemple, et ils ont remarqué que de petits changements peuvent apporter des avantages. Même une application partielle du modèle Agile donne la capacité de réagir efficacement à l’incertitude des situations d’urgence.
La méthodologie agile pourrait apporter de nombreux avantages aux ONG et, plus généralement, elle permet une grande flexibilité opérationnelle.
- Vous obtenez des commentaires importants sur chaque cycle pour ajuster l’intégrité du programme
- Identifier de nouveaux modes opératoires qui permettent de mieux atteindre les objectifs humanitaires
- Comprendre quels pourraient être les développements futurs et réagir rapidement
- Capacité à faire des erreurs sans regret et à en tirer des leçons pour améliorer la stratégie
- Une administration et une comptabilité qui s’adaptent rapidement au changement
- Entretenir la confiance entre les différentes parties prenantes impliquées dans le projet grâce à une transparence et une communication accrues
Parmi les nombreux projets Banana.ch, nous avons également un exemple fort sur la façon dont le modèle Agile s’applique presque parfaitement à un projet lié à des organisations à but non lucratif.
En 2017, Babana.ch a participé à un projet en tant que partenaire technologique en République démocratique du Congo.
Avant d’expliquer les détails et les développements, nous allons commencer par vous donner un contexte dans lequel Banana.ch deviez l’adapter.
Le Congo et l’éducation des étudiants dans le monde numérique
La République démocratique du Congo (RDC) est une nation avec un vaste territoire situé au centre de l’Afrique et elle compte plus de 100 millions d’habitants. Comme d’autres pays d’Afrique subsaharienne, la RDC est confrontée à un grand nombre de difficultés, notamment des problèmes logistiques, financiers et sanitaires. La population est très jeune et l’un des principaux défis est de renforcer le système éducatif et de l’adapter à la transformation numérique, afin de réduire le fossé technologique existant.
Au Congo, les écoles sont gérées et financées par les comtés. D’autre part, le Ministère de l’enseignement primaire, secondaire et professionnel (MEPST), basé dans la capitale Kinshasa, est responsable de la coordination de l’éducation dans tout le pays et est chargé de définir les programmes et le matériel pédagogique.
Après avoir rejoint l’Organisation pour l’harmonisation du droit africain des affaires (OHADA) en 2012, le CDR a adopté les règles comptables communes et le ministère de l’Éducation a modifié les programmes de formation conformément aux nouvelles modalités. Compte tenu du fait que la plupart des entreprises congolaises tiennent ou conserveront leurs comptes numériquement, le MEPST a décidé de revoir la formation comptable dans les écoles professionnelles. Pour cette raison, ils ont introduit l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de productivité (feuilles de calcul telles qu’Excel, traitements de texte) et de programmes de comptabilité.
Malheureusement, avec le système actuel, il n’est pas possible de résoudre la fracture numérique. Actuellement, les étudiants n’apprennent que des concepts théoriques. Cela signifie qu’une fois qu’ils commencent à travailler, ils doivent être formés à l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels. Au lieu de cela, les étudiants devraient recevoir une formation complète sur certains outils informatiques. Cela faciliterait non seulement l’accès dans la vie professionnelle, mais les étudiants eux-mêmes pourraient devenir les promoteurs de la modernisation numérique dans les entreprises et les organismes publics congolais.
Le plan des Cellules face à une limitation majeure
Afin de combler la fracture numérique, le ministère de l’Éducation a confié en 2015 aux Cellules des Branches Commerciales de la Direction des Programmes Scolaires et Matériel Didactique (aussi appelées Cellules) la mise en œuvre d’un plan d’amélioration des compétences numériques dans plus de 4 000 écoles. Ce projet s’inscrit dans le cadre de la stratégie plus large du Ministère visant à promouvoir la numérisation, qui concerne également les secteurs primaire, secondaire et professionnel.
Malheureusement, il y avait une limite majeure : un grand nombre d’écoles n’avaient pas de salles de classe d’informatique. En outre, le gouvernement de la RDC, ainsi que ses provinces, disposent de ressources financières limitées, et la gratuité de l’éducation pour les élèves est déjà un grand défi. Cependant, il reste essentiel que les écoles soient équipées d’ordinateurs, surtout si les élèves veulent se familiariser avec certains logiciels.
Comptabilité au Congo : le système OHADA
Parmi les différentes étapes du projet éducatif, les Cellules ont dû sélectionner un logiciel de comptabilité, conforme à la réglementation OHADA et également adapté à l’enseignement. Ainsi, en 2017, ils ont contacté notre société Banana Comptabilité.
Notre logiciel a attiré leur attention car il convient aux petites entreprises, il est utilisé dans plusieurs pays et a obtenu des références très importantes dans le domaine de la comptabilité. En plus de cela, le logiciel Banana est également disponible en Français, la langue officielle du Congo, et offre une licence gratuite à des fins éducatives. Les Cellules se sont rendu compte que le logiciel Banana Comptabilité était bien adapté à l’enseignement dans les écoles congolaises.
Un autre aspect essentiel de la sélection était la compatibilité avec le système comptable, de sorte que le programme doit être aligné sur le plan comptable et les rapports utilisés par l’OHADA. Ce système est utilisé par les grandes entreprises, a une numérotation spécifique et comprend également des schémas fixes pour la présentation du bilan, le compte de profits et pertes et le compte de flux de capitaux. Au cours des phases préliminaires, les Cellules ont sollicité la collaboration du Conseil Permanent de Comptabilité au Congo (CPCC). Dès lors, le projet de la Banane de former les étudiants sur notre logiciel de comptabilité a commencé.
Le début du projet et les premières difficultés rencontrées avec Agile
Dans des situations normales, nous organisons des rencontres entre les différentes parties prenantes et les développeurs. De cette façon, nous pouvons définir clairement les fonctionnalités du projet
Mais le projet avec la Cellule n’a pas démarré en douceur. Domenico Zucchetti, PDG et fondateur de Banana.ch s’est rendu à Nairobi (Kenya) pour une brève session de formation, mais après il n’était plus possible de se rencontrer en personne. Les autres moyens de communication étant très limités, il n’était pas facile de collaborer et de mener à bien efficacement le projet. Par conséquent, nous avons proposé l’intégration d’une solution alternative.
Dans Banana.ch nous avons toujours appliqué la méthodologie Agile pour n’importe quel projet, il est normal pour nous de suivre un processus progressif, en abordant un problème à la fois. Nous sommes conscients qu’il est essentiel d’aller pas à pas, avec une interaction étroite entre les parties prenantes pour travailler à distance et avec des contextes culturels et opérationnels très différents. C’est pourquoi nous avons décidé de proposer une nouvelle méthode pour le projet au Congo, et nous avons convaincu les Cellules d’appliquer Agile.
Grâce à la modélisation Agile, Banana.ch et les Cellules du ministre de l’Éducation ont pu faire face à la voie difficile du projet. Lentement, cette méthodologie a été appliquée à chaque phase du projet.
En ce qui concerne la première phase, c’est-à-dire le développement d’un logiciel conforme aux règles comptables d’OHADA, nous avons résolu les différents problèmes grâce à Agile.
- COMMUNICATION
Comme contact principal, Zucchetti s’est tourné vers Didier Kinano, le directeur des cellules. Les directives étaient généralement signalées par courriel et par téléphone. À son tour, le PDG de Banana Comptabilité a expliqué les fonctionnalités de Banana pour obtenir certains résultats, puis il a donné des instructions à son équipe de développement logiciel. - LES PREMIÈRES ÉTAPES CRITIQUES
Même s’il y avait une bonne collaboration, la répartition des tâches était trop complexe et les possibilités de communication n’étaient pas pleinement exploitées. De plus, nous avons dû faire face à des progressions de travail limitées. Après de nombreuses itérations, le plan comptable a finalement été complété avec les impressions de bilan et le compte de résultat correspondants. - LA PHASE COMPLEXE
Banana.ch s’est ensuite attaqué à la partie la plus complexe, à savoir la création du compte des flux de capitaux, avec la révision connexe du plan comptable. M. Kinano a donné des instructions et a ensuite vérifié l’exactitude des résultats. - UN SYSTÈME DE VÉRIFICATION FLEXIBLE
Avoir un test fiable est un élément important de la méthodologie Agile. Dans le cas du projet avec les Cellules, nos développeurs ont eu des difficultés car ils ne connaissaient pas le système OHADA et ne savaient pas comment tester les fonctionnalités. Par conséquent, Kinano a dû préparer des comptes qui ont été utilisés comme tests. Cela a facilité une progression rapide car les développeurs ont pu éviter les régressions, sans être en contact tout le temps. - UN NOUVEAU DÉVELOPPEUR
Banana.ch a également pu faire des progrès au niveau de la communication des flux de capitaux. Plus tard, nous avons commencé une collaboration avec un développeur basé à Kinshasa, qui a reçu des instructions directement de Kinano et s’est tourné vers Banana.ch pour la partie programmation. - LES DERNIÈRES ÉTAPES
Enfin, Banana.ch a pu réaliser d’autres rapports et mettre en œuvre la partie gestion et impression du relevé de TVA selon les modèles requis par les autorités fiscales locales.
Agile : gagner la collaboration pour le projet de comptabilité au Congo
L’utilisation de la méthode Agile pour mettre en œuvre le projet comptable au Congo s’est avérée être un choix gagnant.
Notre rôle s’est limité à l’assistance technique pour l’installation et l’utilisation de Banana Comptabilité, ainsi qu’à l’adaptation au système OHADA. De plus, n’étant pas sur place, nous avions une vision très limitée de ce qui se passait et nous n’étions pas particulièrement familiers avec le système éducatif du Congo. Bien que nous n’ayons pas eu une vision claire de la gestion (le ministère était en charge), la méthode Agile nous a permis d’atteindre nos objectifs.
Didier Kinano était devenu notre personne de référence. Les discussions étaient axées sur les aspects techniques, mais parfois nous avons discuté du projet d’une manière plus large. Petit à petit, Domenico Zucchetti a eu une meilleure vision des différentes parties prenantes, du contexte dans lequel elles opéraient et de leurs ressources disponibles. À un moment donné, nous pourrions commencer par la mise en œuvre du nouveau système de comptabilité numérique au Congo.
La mise en place du système de comptabilité numérique au Congo
Dans un premier temps, le plan du Ministère était de fournir aux écoles des ordinateurs, puis d’installer le logiciel et de former les enseignants et les élèves. Cependant, la plupart des écoles n’avaient pas de salles informatiques, et certaines n’avaient même pas d’électricité!
Les ressources disponibles étaient très limitées et il n’était pas possible d’en demander plus au Gouvernement congolais, car il était déjà occupé à assurer la gratuité de l’éducation de base. Le soutien de tiers était également peu probable, de sorte que la perspective d’avoir plus d’ordinateurs semblait à distance. Il y avait beaucoup d’inquiétude sur la réalisation du projet. Mais avec la suggestion de Zucchetti, quelque chose a commencé à changer:
« La situation ne me semblait pas si mauvaise. En fait, le Ministère était dans la même situation que de nombreuses start-ups, où l’on trouve des idées très ambitieuses et transformatrices, unies par une grande motivation et capacité, mais avec de nombreux obstacles et des ressources financières très limitées. J’ai dit qu’il serait probablement très bénéfique que le ministère adopte des modes de fonctionnement de type start-up, qui visent à tirer le meilleur parti des ressources existantes. »
De façon inattendue, cette remarque a suscité beaucoup d’intérêt, ce qui est assez rare dans les ministères qui ont des modes de fonctionnement très différents de ceux des start-ups. Au lieu de cela, lors des réunions suivantes, le Ministère s’est ouvert à aborder les problèmes d’une manière différente.
L’une des raisons de cette acceptation de l’Agile réside peut-être dans le niveau différent de prévisibilité entre l’Europe et l’Afrique. En Europe, le degré d’imprévisibilité est très faible et, surtout, il y a peu de flexibilité dans l’administration publique. Au contraire, en Afrique, la population et les fonctionnaires sont confrontés à une grande imprévisibilité. Des difficultés imprévues les obligent à trouver de nouvelles solutions. En substance, Banana.ch vu qu’au Congo, les gens sont plus disposés à adopter et à utiliser la méthodologie Agile.
Exploiter les ressources disponibles pour obtenir d’excellents résultats
L’étape suivante du projet consistait à définir le chemin de mise en œuvre à l’aide des ressources existantes.
La République démocratique du Congo dispose d’un vaste territoire, même si la plupart des écoles ne disposaient pas d’infrastructures appropriées, quelques-unes d’entre elles disposaient de salles de classe informatiques. Comme on pouvait s’y attendre, il n’y avait pas la prochaine génération d’ordinateurs, mais ils étaient parfaitement adaptés à l’installation et à l’utilisation de Banana Comptabilité.
Nous avons ensuite fourni le logiciel dans certaines écoles de la capitale Kinshasa. Les professeurs de comptabilité ont montré un grand intérêt et ont demandé une formation afin de se familiariser avec Banana Comptabilité. Les Cellules ont préparé le matériel d’information, étant très compétentes dans leur rôle. Ainsi, en peu de temps, ils ont mis en place une formation de 13 jours, tant pour le logiciel que pour le système OHADA. Les enseignants qui ont assisté au cours étaient très satisfaits, de sorte que le Ministère a établi un plan pour former davantage d’enseignants avec les ressources existantes.
Grâce au changement progressif de méthodologie vers Agile, le projet a progressé sans hoquet majeur. Nous n’avons pas eu à attendre que toutes les écoles soient équipées d’ordinateurs. Avec le temps, Banana Comptabilité a été installé dans plusieurs ordinateurs et le nombre d’enseignants formés augmentait également. Nous sommes ensuite passés à la phase d’enseignement aux étudiants, avec un succès considérable. La formation à l’installation et aux logiciels s’est étendue à d’autres provinces, toujours avec beaucoup d’intérêt.
De nouveaux problèmes sont apparus régulièrement, mais en appliquant la méthodologie Agile, le Ministère a pu les résoudre rapidement. Nous avons développé des solutions à petite échelle, en effectuant des ajustements rapidement, puis en les mettant en œuvre dans d’autres écoles. Par exemple, le programme du Congo impliquait l’utilisation de l’écriture manuscrite pour les examens. Le Ministère a ensuite introduit la possibilité d’avoir des examens avec ordinateur dans les écoles avec des salles de classe appropriées. Cette expérience a ensuite servi de base à la résolution de problèmes nouveaux ou similaires, à l’amélioration du système et à son introduction dans d’autres écoles. La stratégie a été constamment améliorée sprint après sprint, réduisant les problèmes imprévus et faisant le meilleur usage des ressources disponibles.
Des petits objectifs à une vision à long terme
Habituellement, Agile aide à obtenir des résultats à court terme, mais il est également extrêmement efficace pour une vision à long terme.
En gardant à l’esprit que le développement technologique évolue rapidement, nous sommes conscients que certaines solutions peuvent devenir obsolètes en un rien de temps. Par conséquent, il est très important de mettre à jour la vision du projet à long terme et de vérifier si nous allons dans la bonne direction.
Dans les projets d’envergure comme la comptabilité au Congo, l’une des tâches les plus importantes du partenaire technologique (Banana.ch) est de trouver des solutions durables pour intégrer les nouvelles technologies. Dans ce cas, comme on l’a vu plus haut, le principal problème était la difficulté d’équiper toutes les écoles congolaises de salles d’informatique.
Comment résoudre le problème des salles de classe informatiques
Banana.ch fournit ses logiciels aux écoles suisses depuis de nombreuses années. Cependant, en Suisse, la pénurie de salles informatiques n’est pas du tout un problème; de plus, tous les étudiants des écoles professionnelles ont déjà un ordinateur portable. Ainsi, en Suisse, les écoles adoptent le modèle BYOD (Bring Your Own Device) et n’investissent plus dans les salles de classe informatiques. D’autre part, au Congo, la situation est différente car le pouvoir d’achat est plus faible et les enseignants et les étudiants ne peuvent pas se permettre un ordinateur portable.
En travaillant en étroite collaboration avec les représentants du ministère, nous avons élaboré un scénario alternatif. En RDC, tous les enseignants et étudiants des écoles professionnelles ont un téléphone portable. Grâce aux progrès technologiques, nous avons prédit que les étudiants auront bientôt des smartphones. Nous nous sommes donc adaptés à leur situation actuelle et nous nous sommes concentrés sur :
- Améliorations de Banana Comptabilité sur les systèmes d’exploitation mobiles (Android et iOS) jusqu’à ce qu’il soit presque conforme à la version de bureau.
- Possibilité, également sur mobile, de tenir la comptabilité sans se connecter à Internet, car au Congo les connexions ne sont pas toujours rapides et ont des coûts importants.
Garder des comptes sur un téléphone portable n’est certainement pas la solution idéale. Mais sachant que les apprenants auront un smartphone, nous sommes sûrs qu’ils tiendront leurs comptes en utilisant les fonctions ERP (logiciel de planification des ressources d’entreprise), même sans se connecter à Internet. Par conséquent, au moment où les étudiants trouveront un emploi, ils seront déjà prêts à utiliser un logiciel de comptabilité.
Nous avons remarqué une augmentation de l’utilisation de la version mobile de Banana.ch au Congo, signe que la stratégie fonctionne.
Adaptation aux nouvelles technologies : le modèle BYOD dans les écoles congolaises
À l’heure actuelle, nous constatons une convergence entre l’utilisation de logiciels mobiles et de bureau. Le ministère de l’Education nationale du Congo a présenté une nouvelle technologie disponible, pour l’instant, sur les smartphones haut de gamme. Les enseignants peuvent activer le mode bureau Android en connectant un moniteur et un clavier au smartphone de dernière génération. Le petit appareil se transforme ainsi en un véritable ordinateur.
Dans les années à venir, grâce aux progrès technologiques, cette fonctionnalité sera certainement disponible également pour les smartphones moins chers. Même les étudiants congolais auront la chance d’utiliser un téléphone qui devient un ordinateur. De cette façon, le modèle BYOD peut être adopté et nous éliminerons le problème des salles de classe informatiques.
Ce scénario semble de plus en plus réaliste, et le Ministère est à la recherche d’un nouveau plan pour former les enseignants avec les nouvelles modalités. À l’avenir, lorsque le mode bureau sera possible sur les téléphones intelligents, les fonctionnaires du ministère devraient être prêts à offrir une formation adaptée à cette nouvelle technologie.
L’eurodéputé a déjà mis en place un plan de formation de plusieurs personnes dans les différentes provinces, qui à leur tour formeront les enseignants au système comptable OHADA et à l’utilisation de Banana Accounting.
Avec le temps, la méthodologie Agile est devenue partie intégrante de la collaboration avec les différentes parties prenantes, mais nous l’avons également utilisée pour expérimenter de nouvelles technologies et de nouvelles solutions intéressantes. Vous n’avez pas besoin de changer le système de gestion de projet actuel des ONG pour voir des résultats avec Agile, mais dans notre cas, une large application a rendu la réalisation de nombreux objectifs beaucoup plus facile.
Financement du projet au Congo
Dans le cas du financement du projet éducatif au Congo, le ministère n’avait pas beaucoup d’argent. Ensuite, il y a eu la pandémie de COVID en 2020, qui a mis à genoux les finances de nombreux États, y compris la RDC. Nous devions trouver d’autres moyens, nous avons donc décidé de présenter le projet à d’éventuelles entités de financement. Suivant la méthode Agile, nous développons une structure de documentation et de collecte de fonds en commençant par un financement très limité, nécessaire pour offrir la formation et trouver de nouvelles solutions. Ensuite, dans les étapes ultérieures, ces solutions peuvent éventuellement être appliquées à plus grande échelle. Nous avons divisé le projet d’extension de la formation dans de nouvelles provinces en blocs, ce qui a rendu les chiffres abordables pour de nombreuses fondations et organisations.
| Budget indicatif pour le séminaire dans les provinces |
| Coût | des activités |
|---|---|
| Hébergement pour 2 éducateurs (13 nuits) | 800 $ |
| Restauration pour 2 éducateurs | 400 $ |
| Pause déjeuner pour 52 participants (12 jours) | 6 000 $ |
| Rémunération 2 éducateurs (14 jours) | $ 4.000 |
| Aller-retour 2 éducateurs | 1.500 $ |
| Investissement total pour 1 séminaire | 12.700 $ |
| Investissement total pour les 37 provinces | 427.000 $ |
| Collecte de fonds (50 % des coûts) * |
223 500 $ |
Cependant, nous avons rencontré une limitation majeure : la méthodologie Agile n’est pas bien connue dans le secteur de la coopération internationale, et le financement est généralement accordé pour des projets complets, avec des processus décisionnels plutôt complexes et bureaucratiques.
Dans notre cas, toutes les parties prenantes ont pu voir que le projet géré avec Agile était valide et adapté. En effet, les différentes phases ont permis la consolidation du système scolaire existant. L’impact positif du projet est évident parce que les bénéficiaires, ou les nouvelles générations d’étudiants, seront mieux préparés à leur travail et auront plus de chances de trouver un emploi.
Malgré les résultats, pour le moment, nous n’avons pas encore trouvé de soutien auprès de financements étrangers. Les montants requis sont faibles, mais malheureusement, dans le monde de la coopération, il est encore compliqué et coûteux de développer des stratégies de financement, car la planification ne se fait qu’avec la méthode en cascade. Contrairement au monde des start-up, il n’y a pas encore de prédisposition à accorder un soutien de manière progressive, ouverte au développement de nouvelles solutions.
Une perspective vers une utilisation généralisée de l’agilité dans les ONG
La gestion de projet réussie de la comptabilité numérique au Congo n’est qu’un des exemples qui montrent l’efficacité et la pertinence d’Agile dans le domaine à but non lucratif. Nous n’en sommes pas encore là, mais jusqu’à présent, nous avons considérablement progressé dans un contexte difficile. Ce modèle a permis de tirer le meilleur parti des ressources, des compétences et des organisations disponibles qui sont déjà bien structurées et largement présentes dans la région.
L’agilité appliquée aux ONG ouvre des perspectives impensables il y a quelques années. Certes, l’intégration de cette méthode sera très utile aux projets de coopération internationale, tous caractérisés, plus ou moins, par un degré élevé de difficulté, de variabilité et d’imprévisibilité. Agile peut devenir une option de gestion de projet, sans affecter les méthodologies à but non lucratif actuellement utilisées.
Nous espérons que ce projet dans lequel nous sommes impliqués vous a démontré le fort potentiel de la méthodologie Agile. Les ONG pourraient envisager de l’appliquer pour améliorer l’efficacité des interventions et faciliter l’octroi de petits montants pour des projets humanitaires.
Dans l’espoir qu’Agile sera intégré dans de nombreux projets à but non lucratif, nous vous invitons à nous contacter si vous avez des questions sur le projet de comptabilité éducative au Congo ou sur l’utilisation d’Agile dans le secteur de la coopération.
Références
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Manifeste pour le développement logiciel agile. (2001). Manifeste Agile. https://agilemanifesto.org/
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Terbeche, M., Carrier, M. (2019, 26 marzo). Un « Manifeste Agile » pour les projets humanitaires et de développement. Groupe URD. https://www.urd.org/en/review-hem/an-agile-manifesto-for-humanitarian-and-development-projects/.
(2018, 2-4 ottobre). Aide humanitaire en mouvement n° 20. [Relazione a convegno]. Groupe URD. École d’automne sur l’aide humanitaire. https://www.urd.org/fr/review-hem/humanitarian-aid-on-the-move-n20/.
Shafiq, M., & Soratana, K. (2019). Paradigmes Lean et Agile dans la logistique et la gestion de la chaîne d’approvisionnement des organisations humanitaires. LogForum, 15 (1).
Trish. ( s.d.). Agile pour les organisations à but non lucratif: une méthode de gestion de projet. Printemps. https://www.springly.org/en-us/blog/agile-method-project-management-method-nonprofit/.