Logica pianificazione

Pianificazione e contabilità in un unico file

Lo stesso file contiene sia i dati della contabilità, che quelli della pianificazione. Si può partire con un file predisposto per tenere la contabilità e poi aggiungere la pianificazione successivamente, oppure si può partire con un file per tenere la pianificazione e poi gestire anche la contabilità.

Pianificazione e contabilità condividono gli stessi elementi:

  • I dati base della contabilità
    Intestazione, moneta, periodo contabile,  indirizzo, altri parametri.
  • Tabella Conti e Categorie
    Dove si imposta il piano dei conti con i conti e i gruppi di totalizzazione. 
    • Saldi iniziali
      Si inseriscono nella tabella Conti e sono usati come situazione iniziale sia per la contabilità (valori correnti) sia per le previsioni.
    • Dati budget Annuale (solo se non c'é la tabella Preventivo)
      Se non c'é la tabella Preventivo i dati di budget sono inseriti nella colonna Preventivo della tabella Conti e Categorie. In sede di previsione il programma crea il valore mensile, dividendo il valore annuale per il numero di mesi del periodo contabile.
  • Le altre tabelle
    • Tabella Codici IVA
    • Tabella Cambi

I dati della pianificazione e della contabilità sono inseriti in tabelle diverse che però usano lo stesso linguaggio contabile:

  • La tabella Registrazioni
    Vi sono registrati i movimenti del passato (storici).
    La tabella Registrazione è sempre presente nel file della contabilità. Se non la si usa si può rendere la tabella non visibile.
  • La tabella Preventivo
    Si inseriscono i movimenti futuri, di pianificazione.
    Il metodo è lo stesso della tabella Registrazioni, ci sono le medesime colonne, più altre specifiche per la pianificazione.
    Movimenti riferiti al futuro, inseriti nella tabella di Preventivo
    • Valori statici (come nella tabella Registrazioni).
    • Che usano formule di calcolo, che il programma risolve al momento del calcolo della previsione.
    • Movimenti ripetitivi, che il programma usa per quando per creare previsioni in automatico.
      Possono anche contenere formule di calcolo.

Metodo contabile

Per inserire registrazioni o movimenti fi preventivo si usa il metodo contabile che si è scelto per la contabilità.

  • Metodo delle entrate e uscite (Libro Cassa, contabilità Entrate e uscite)
  • Metodo della partita doppia (Contabilità in partita doppia e multi-moneta).

Internamente, per i calcoli, il programma utilizza sempre il metodo della partita doppia. Per i diversi tipi i risultati e la reportistica sono simili.

Periodo contabile, quello di pianificazione e di previsione

La contabilità o la previsione è sempre attinente a un periodo. Si distinguono i seguenti periodi:

  • Periodo contabile
    È quello definite nelle proprietà file, con data inizio e fine. 
    Generalmente è uguale all'anno solare, ma può avere qualsiasi data di inizio e di fine.
    • Periodo di pianificazione
      È il periodo per cui si inseriscono i dati della pianificazione. 
      • Il programma non richiede che si imposti un periodo di pianificazione.
      • Generalmente si presume che sia uguale al periodo contabile .
      • Il periodo di pianificazione può essere diverso da quello contabile.
        Nella tabella Preventivo si inseriscono righe che hanno effetto oltre il periodo contabile.
        • Operazioni con date fuori dal periodo contabile.
        • Operazioni ripetitive senza data fine o con una data fine che vanno oltre la data del periodo contabile.
    • Periodo di previsione
      È il periodo usato dal programma per calcolare la previsione.
      • Viene indicato al momento in cui si richiede una stampa.
        • Usa come valore predefinito il periodo contabile.
        • Può essere impostato liberamente e in questo modo si possono ottenere previsioni per più anni e anche per più decenni. 
      • Il periodo contabile è usato come Periodo di previsione per il calcolo del contenuto della colonna Totale nella tabella Preventivo e della colonna Budget delle tabelle Conti e Categorie.
        • Questi valori sono quindi riferiti al periodo contabile definito nelle proprietà file.
        • Se si cambia la data inizio e fine della contabilità, le previsioni sono ricalcolate.

    Valori Correnti e di Preventivo

    Contabilità e pianificazione sono integrate nello stesso file. Il programma calcola e mette a disposizione i seguenti valori:

    • I valori Correnti  (passati, effettivo)
      Quelli della contabilità, calcolati tenendo conto dei
      • Saldi iniziali (tabella Conti).
      • I movimenti della tabella Registrazione
    • I valori di Preventivo
      Calcolati tenendo conto
      • Dei saldi iniziali (tabella Conti)
      • Dei movimenti della tabella Preventivo (se esistente).
      • Se non esiste la tabella Preventivo, usando il valore contenuto nella colonna Budget della tabella Conti o Categorie.
    • I valori di confronto
      Differenza fra i valori di preventivo e corrente (effettivo, consuntivo).
    • Le proiezioni (a partire da una certa data)
      Il valore a una certa data futura calcolato nel modo seguente:
      • Fino alla data di inizio indicata sulla base dei valori correnti.
      • A partire dalla data indicata sui valori di preventivo.

    In sede di stampa puoi scegliere quali valori visualizzare. Puoi impostare delle stampe solo per i valori passati (corrente), solo per i valori futuri (preventivo) o con tutte e due i valori e gli scostamenti.
    Le proiezioni sono invece disponibili solo tramite gli script e il web server.

    Il giornale di calcolo (temporaneo)

    La base per tutte le elaborazioni contabili e di preventivo è il giornale di calcolo. Per preparare Bilancio, Conto Economico, Schede conti, Rendiconti IVA, il programma crea una struttura dati  interna:

    • Viene creata partendo dai dati inseriti dall'utente.
    • Per ogni movimento finanziario, compreso anche i saldi d'apertura, vi è una riga, dove gli elementi principali sono:
      • Origine
        Indica se l'operazione è relativa alla contabilità (corrente) o alla pianificazione (preventivo).
      • Tipo operazione
        Saldo d'apertura, movimento, riporto, compensazione fattura.
      • Data (la data di competenza)
      • Descrizione
      • Conto
      • Tipo Conto
        Indica se si tratta di un conto normale o un un centro di costo o profitto.
      • Importo (moneta base della contabilità)
        I valori in positivo indicano un aumento (dare), mentre quelli negativi una diminuzione (avere)
      • Importo in moneta del conto
      • Altre colonne
        • Tutte quelle che sono presenti nella tabella Registrazioni.
        • Diverse altre che servono per i calcoli.

    Il giornale di calcolo viene svuotato tutte le volte che viene effettuato il ricalcolo e poi sono aggiunte:

    • Le righe dei movimenti correnti (relativi alla contabilità effettiva).
    • Le righe dei movimenti di preventivo.

    Le righe dei valori correnti (effettivo)

    Le righe per i valori correnti sono aggiunte al giornale temporaneo partendo dai:

    • Saldi iniziali contenuti nella tabella Conti
      Per ogni conto con un saldo, viene creata una riga.
      • Data è la data dell'inizio della contabilità.
      • Conto è il conto.
      • L'importo è il saldo d'apertura.
    • Movimenti contabili, provenienti dalla tabella registrazioni.
      Se il movimento ha più conti, conto dare, conto avere, conto IVA, centro di costo, viene generato una riga per ogni conto con il relativo importo in positivo o negativo.

    Le righe dei valori di preventivo

    Le righe per i valori di preventivo sono aggiunte al giornale temporaneo partendo dai:

    • Saldi iniziali contenuti nella tabella Conti
      Come per i valori contabili, per ogni conto con un saldo, viene creata una riga di preventivo.
    • Movimenti di pianificazione (con la tabella Preventivo)
      Come per la contabilità, per ogni movimento sul conto, vengono create delle righe partendo dalla tabella Preventivo.
      • Quelli statici, con tutti i valori impostati.
      • Movimenti ripetuti
        • Per tutto il periodo di proiezione definito, sulla base del codice di ripetizione, il programma crea dei duplicati delle righe  di preventivo e imposta la data.
        • Il programma genera le righe ripetute in base al contenuto delle colonne Data inizio, Data fine e Ripetizione.
        • Se il periodo di proiezione è l'anno solare e a gennaio vi è la registrazione dell'affitto con ripetizione mensile, il programma crea dei duplicati per gli 11 mesi successivi.
        • Se la registrazione è al 31 gennaio, per i mesi che non hanno 31 giorni, il giorno sarà l'ultimo del mese.
        • Se la prima registrazione è al 28 di marzo e il codice di ripetizione è indicato come fine mese, nei mesi successivi il giorno diventerà l'ultimo del mese. 
      • Come per i movimenti contabili, se sulla riga di preventivo ci sono più conti, viene generata una riga per ogni conto.
    • Movimenti partendo dal Budget annuale (se non c'é la tabella Preventivo)
      Se non c'é la tabella Preventivo, le righe di preventivo sono creati partendo dal contenuto della colonna Budget della tabella Conti e Categorie:
      • Viene calcolato quanti mesi ci sono nel periodo contabile.
      • Viene creata una riga per ogni mese.
      • L'importo contenuto nella colonna Budget viene diviso per il numero di mesi.
      • Se vi è una differenza d'arrotondamento, viene creata una riga supplementare per il mese finale.

    Terminata la creazione, le righe sono ordinate in ordine crescente.

    Calcolo colonna Importo

    Una volta creato il giornale di calcolo viene ricalcolato il contenuto della colonna importo di tutte le righe di preventivo, che contengono una formula o una quantità o prezzo unitario.

    Risoluzione delle formule in Javascript:

    • Creazione interprete Javascript
      Tutte le volte che viene creato il giornale di calcolo, viene anche creato un'istanza di un'interprete Javascript, specifica per la risoluzione delle formule di Preventivo.
    • Inizializzazione interprete Javascript
      L'interprete Javascript viene inizializzato eseguendo degli script .
      • Gli script predefiniti di Banana Contabilità. 
      • Il contenuto del file _budget.js eventualmente presente nella tabella Documenti.
        In questo modo l'utente può inizializzare delle variabili o creare delle proprie funzioni di calcolo.
    • Risoluzione delle formule
      • Le formule contenute nelle righe del giornale temporaneo sono risolte una dopo l'altra nella sequenza progressiva di data.
      • Lo stato dell'interprete Javascript è mantenuto dopo ogni operazione, pertanto la formula può fare riferimento a variabili definite in una riga con una data precedente.
      • Le formule contenute nelle righe di ripetizione sono anche eseguite in ordine di data, per cui il risultato varia a seconda di quando viene eseguita.

    La sequenza di calcolo è la seguente

    • Le righe di preventivo sono quindi elaborate in ordine di data (se hanno la medesima data nell'ordine di immissione).
    • Viene calcolato l'importo della registrazione, con questa priorità:
      • Se c'é una formula risolvendola
      • Se è presente la quantità e il prezzo, moltiplicandoli
      • Altrimenti viene mantenuto il valore contenuto nella colonna importo. .
    • Per la contabilità multi-moneta viene prima eseguita la formula importo in moneta e poi la formula importo in moneta base.
      Se non vi è una formula importo in moneta base, il programma riprende il cambio storico e calcola il controvalore in moneta base.
    • Per la contabilità con IVA viene ricalcolata l'IVA in base all'importo della registrazione.
    • Le righe elaborate in precedenza servono per i calcoli delle righe successive.
      • Il saldo dei conti, alla data della riga di preventivo, comprenderà solo gli importi elaborati in precedenza.
      • Se in una registrazione di febbraio si usa una formula per il calcolo del saldo per tutto l'anno, si avrà comunque solo il saldo fino a febbraio. 

    Calcolo del valore corrente, previsione e confronto

    Un volta generato il Giornale di calcolo, questo viene usato per calcolare bilancio e tutte le altre elaborazioni necessarie per la contabilità.

    Per i periodi definiti nel report il programma calcola:

    • Il valore corrente (basati sulle Registrazioni).
    • I valori di Preventivo.

    Per i dati correnti e quelli di preventivo sono calcolati i seguenti valori:

    • Saldo all'inizio del periodo.
    • Movimento dare
    • Movimento avere
    • Movimento (Totale)
    • Saldo alla fine del periodo (Inizio + Movimento)

    Sono poi calcolati anche i confronti fra Corrente e Preventivo:

    • Variazione assoluta (Preventivo - Corrente).
    • Variazione in percentuale

    Ricalcolo automatico e manuale

    I valori di preventivo sono ricalcolati automaticamente:

    • Se c'é una modifica nella tabella Preventivo.
    • Se viene modificata la data di inizio o di fine della contabilità.
    • Se viene modificata la tabella Conti.
    • Quando si richiede un report ed è stata modificata la tabella Registrazioni.

    Dopo ogni ricalcolo il programma aggiorna in automatico:

    • La colonna Preventivo nella tabella Conti e Categorie.
    • La colonna Totale nella tabella Preventivo.

    Se si modifica la tabella IVA o il file _budget.js o altri file Javascript che si usano nel calcolo delle formule, si deve effettuare un ricalcolo manualmente (Comando ricontrolla e ricalcola contabilità).

    La velocità di calcolo è dipendente da:

    • Numero di conti e gruppi nella tabella Conti e Categorie
    • Numero di righe inserite nella tabella Preventivo.
    • Numero di righe con ripetizione.
    • Presenza di formule.
    • Periodo di pianificazione impostato. Più è lungo è il periodo, maggiore sarà il numero di righe di ripetizione.

    Ricalcolo Manuale

    Se il calcolo richiede diverso tempo, può risultare difficile inserire dati nella tabella Preventivo. Si può passare al ricalcolo manuale togliere il visto all'opzione Ricalcolo automatico conti nella Proprietà del file (dal menu File).
    Per avere i valori aggiornati si dovrà quindi usare il comando Ricalcola Totali.

     

     

     

     

     

     

     

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