Come iniziare un Cash Manager

In questo articolo

Creare una contabilità partendo da un modello

Come procedere:

  1. Menu File, comando Nuovo
  2. Selezionare la Regione, la Categoria e il tipo di contabilità
  3. Dalla lista dei modelli che appare, scegliere quello che più si avvicina alle proprie esigenze
  4. Cliccare sul bottone Crea.

Nella casella Cerca inserendo una parola chiave, il programma visualizza i modelli contententi la parola chiave immessa.

È anche possibile iniziare da un file vuoto, attivando l'opzione Crea file vuoto. In ogni caso, per facilitare l'inizio ed evitare errori di raggruppamenti, consigliamo di iniziare sempre da un modello esistente.

Maggiori informazioni per creare un nuovo file sono disponibili alla pagina Crea nuovo file.

Impostare le Proprietà file

Impostare i propri dati nelle Proprietà file (Dati base) e salvare il file con nome.

Salvare su disco

Con il comando File Salva con nome, salvi i dati e assegni anche un mome al file. Appare il dialogo di salvataggio tipico del tuo sistema operativo.

  • Si consiglia di usare il nome del della ditta seguita dall'anno "ditta-2020.ac2" per distinguerlo da altri file di contabilità.
  • Puoi tenere quante contabilità ti servono, ciascuna avrà quindi il proprio nome.
  • Puoi scegliere il percorso e il supporto (salvare su disco, chiavetta o cloud).
    Se prevedi di avere anche dei documenti collegati alla contabilità dell'anno in corso si suggerisce di creare una directory separata per ogni anno contabile dover raggruppare tutti i file.

Inserire il saldo iniziale del conto

Nel Libro cassa, nella tabella Conti, si inserisce il conto da gestire e nella colonna Apertura, inserire il saldo iniziale. Con il passaggio al nuovo anno con il comando Crea nuovo anno dal menu Conta2, il saldo di apertura viene riportato in automatico.
Non è possibile inserire più di un conto.

Personalizzare la tabella Categorie

Nella tabella Categorie personalizzare le categorie di entrata e di uscita, secondo le proprie necessità. È possibile:

  • cambiare i numeri di categoria
  • cambiare la descrizione
  • eliminare delle categorie
  • aggiungere delle categorie
  • inserire dei sottogruppi
  • Eliminare dei sottogruppi

Tutti i saldi delle categorie determinano il risultato d'esercizio (guadagno o perdita) e per questo motivo a inizio anno non devono avere alcun saldo.

Aggiungere nuove categorie

Se si ha la necessità di aggiungere delle nuove categorie in un gruppo già esistente, procedere come segue:

  • Inserire delle righe vuote (menu Modifica, comando Inserisci Righe vuote) prima della riga del Gruppo di totalizzazione
  • Inserire nella colonna Categoria il numero o sigla della categoria
  • Inserire la descrizione per identificare la categoria
  • Inserire nella colonna GR, lo stesso Gr delle altre categorie, appartenenti allo stesso Gruppo di totalizzazione.

Aggiungere dei sottogruppi

Per aggiungere dei nouvi sottogruppi, procedere come segue:

  • Inserire delle righe vuote (menu Modifica, comando Inserisci righe vuote) nella zona dove si desidera inserire il nuovo sottogruppo
  • Nell'ultima riga vuota inserire nella colonna Gruppo un numero o sigla per la totalizzazione (nell'esempio 31 - Altre entrate)
  • Inserire la descrizione per identificare il nuovo sottogruppo
  • Inserire nella colonna GR il Gruppo di totalizzazione (nell'esempio 3 - Totale entrate).

Eliminare delle categorie e dei sottogruppi

Per eliminare delle categorie o dei sottogruppi occorre selezionare le righe con le categorie e il sottogruppo da eliminare e impartire il comando Elimina righe dal menu Modifica.

Registrazioni

Nella tabella Registrazioni si inseriscono le entrate e le uscite, indicando la categoria a cui è attribuita l'uscita o l'entrata.

Velocizzare l'inserimento delle Registrazioni

Per velocizzare l'inserimento delle registrazioni si utilizza:

Registrazioni con IVA

Per poter registrare delle operazioni con IVA occorre:

  • Dal menu File, comando Nuovo scegliere come Tipo il Cash Manager con IVA
  • Scegliere uno dei Modelli già predisposti secondo la nazione.
    Per le registrazioni con IVA, consultare la pagina Registrazioni.

La scheda Categoria o Gruppo

La scheda categoria o gruppo permette di avere un elenco completo dei movimenti contabili che riguardano la stessa categoria oppure lo stesso gruppo.

  • Per aprire una scheda categoria o gruppo si clicca sulla cella dove figura il numero di conto, categoria o gruppo e ancora un clic sul piccolo simbolo blu che figura in alto a destra della cella.
  • Per aprire più schede categoria o gruppo occorre selezionare il comando Schede conto dal menu Conta1.
  • Per aggiornare le schede categoria o gruppo in seguito a delle modifiche nella tabella Registrazioni, occorre cliccare sul simbolo blu, delle due frecce circolari, che si trova in alto a destra della scheda.

Schede categoria per periodo

Per visualizzare le schede categoria con i saldi riferiti ad un determinato periodo, occorre cliccare sul menu Conta1, comando Schede conto/categoria e nella sezione Periodo attivare Specificato, inserendo la data di inizio e di fine periodo.

Per maggiori informazioni consultare la pagina Periodo.

Stampare le schede categoria

Per stampare una scheda categoria, basta visualizzare la scheda da qualsiasi tabella (Conti o Registrazioni) e lanciare la stampa dal menu File.

Per stampare diverse o tutte le schede conto, cliccare sul menu Conta1, comando Schede conto/categoria e selezionare le schede conto/categoria da stampare. Tramite il filtro presente nella finestra, si può eseguire una selezione in automatico di tutte le categorie, i centri di costo, i segmenti, i gruppi, ecc..

Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina Scheda conto.

Rendiconto Abbellito

Per visualizzare il Rendiconto abbellito e il Rendiconto abbellito con gruppi, cliccare sul menu Conta1 e poi sul comando Rendiconto abbellito o Rendiconto abbellito con gruppi. Sono anche possibili dei rendiconti anche per periodo.

Archiaviazione dati in PDF

A fine anno, quando tutta la contabilità è stata completata, corretta e revisionata, si possono archiviare tutti i dati contabili con il comando Crea dossier in PDF, dal menu File.

Il Preventivo

Prima di iniziare un anno contabile, si possono preventivare le spese e ipotizzare le entrate, in modo da avere sotto controllo la situazione economica e finanziaria.

Il preventivo può essere impostato in due modi differenti:

  1. Nella tabella Categorie, colonna Preventivo. Per ogni categoria viene indicato l'importo di preventivo annuale.
    In questo caso, quando si elabora il Preventivo dal menu Conta1, comando Rendiconto abbellito per gruppi, la colonna del Preventivo riporta gli importi che si riferiscono all'intero anno.
  2.  Nella tabella Preventivo, che si attiva dal menu Strumenti, comando Aggiungi nuove funzionalitàAggiungi tabella Preventivo.
    In questa tabella si registrano tutti i preventivi di spesa e di entrata con delle registrazioni. Nel caso che si attivi questa tabella, la colonna Preventivo della tabella Conti viene disattivata automaticamente.
    In questo caso si può impostare un preventivo dettagliato che tenga conto delle possibili variazioni durante l'anno e nei diversi periodi dell'anno.

Questa documentazione è superata

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