Beheer boekhoudbestanden lokaal, online of in de cloud

Met Banana Boekhouding bepaalt u waar u uw gegevens opslaat. Het is echter handig om een duidelijk systeem te hebben waarmee u makkelijk uw gegevens op kunt halen en digitale boekhouddocumenten kunt beheren.

U kunt uw boekhouding ook in de cloud beheren met Dropbox, iCloud, Ondedrive, GoogleDrive of elk ander systeem om gegevens te delen. U kunt deze systemen ook gebruiken om de gegevens met uw accountant te delen.

Gegevens opgeslagen in één enkel bestand

Boekhoudgegevens worden opgeslagen in één bestand.

• Gegevens voor iedere boekhouding worden opgeslagen in één bestand.
  In de regel wordt een bestand gebruikt per boekjaar.
• U kunt het bestand de naam geven die u wilt.
  Over het algemeen wordt de bestandsnaam samengesteld uit de bedrijfsnaam en het boekjaar, gevolgd door de extensie, "bedrijf-2020.ac2".
• U kunt het bestand opslaan in de folder die u wenst.
  • Een lokale map.
  • Een netwerk map.
• Banana Boekhouding is als Excel, er kan één persoon tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken.
  U moet opletten dat er geen andere mensen aan hetzelfde bestand aan het werk zijn.
  Als u in een lokaal Windows netwerk werkt en het bestand is in gebruik, krijgt u een melding dat het bestand alleen beschikbaar is in "alleen lezen" modus.
  Voor andere operating systemen zijn er geen meldingen. Let op als u werkt met meerdere mensen. De persoon die de gegevens opslaat overschrijft de vorige opgeslagen gegevens.

Maak een mappenstructuur

Met een geschikte mappenstructuur kunt u makkelijker uw boekhoudbestanden en gekoppelde digitale documenten beheren en deze delen met anderen.
Om mappen aan te maken moet u de functies gebruiken die in uw operating systeem van toepassing zijn.

De volgende overwegingen zijn handig bij het organiseren van uw bestanden:

• Als u meerdere boekhoudingen beheert is het aan te raden een map voor ieder bedrijf aan te maken.
• Als u naast de boekhoudbestanden ook digitale documenten gebruikt is het aan te bevelen om een aparte map voor ieder boekjaar aan te maken.
• Iedere boeking kan gekoppeld worden aan een bestand dat bij het digitale boekhouddocument hoort.
  De boekhouding van het jaar kan beter worden opgeslagen in een sub-map van het huidige jaar zodat het programma relatieve koppelingen aanmaakt die ook werken als u gesynchroniseerde bestanden gebruikt op verschillende computers.
• Basis documenten die hun waarde blijven behouden worden bij voorkeur opgeslagen in hun eigen map.

De mappenstructuur kan als volgt zijn:

• [Bedrijfsnaam] "Bedrijf"
  Maak de mappen voor de verschillende boekjaren aan in deze map.
  • Basis
    Sub-map waar bestanden of gedigitaliseerde documenten die hun waarde nooit verliezen worden bewaard, zoals huurcontracten en verzekeringen.
    U kunt deze map ook gebruiken om het vaste activa register op te slaan.
  • 2022
    Sub-map waar het boekhoudbestand van het huidige jaar (bedrijf-2020.ac2) bewaard moet worden en andere documenten die bij het huidige jaar horen en het pdf bestand, met het overzicht, aan het eind van het jaar.
    • Ondersteunende documenten.
      Sub-map waar u de bestanden opslaat van documenten die u heeft ontvangen of opgehaald in elektronische vorm, of die u heeft gescand.
  • 2023
    Sub-map waar u het bestand opslaat van het volgende jaar.
    • Ondersteunende documenten.

Werken in een lokaal netwerk

Als uw bedrijf een lokaal netwerk gebruikt kunt u de mappenstructuur in uw lokale netwerk aanmaken zodat deze toegankelijk is voor meerdere mensen.

In een lokaal netwerk kunt u in het algemeen toegangsrechten toekennen en daarmee het aantal mensen beperken die toegang hebben tot de boekhoudgegevens.

Werken met systemen in de cloud

Als u Dropbox, iCloud, OneDrive, GoogleDrive of een andere gelijkwaardige service gebruikt wordt er een map aangemaakt op uw computer die de gegevens bevat die worden gesynchroniseerd.

Om op meerdere computers te kunnen werken is alles wat u moet doen een sub-map aanmaken met de bedrijfsgegevens in de gesynchroniseerde map met de structuur zoals aangegeven in de vorige paragraaf. De boekhoudbestanden en de ondersteunende documenten worden automatisch gesynchroniseerd tussen de verschillende systemen.

Deel gegevens met uw accountant

Met cloud systemen kunt u gegevens delen met anderen. U moet de mappenstructuur zoals hierboven aangegeven aanmaken binnen de map die wordt gesynchroniseerd. Gebruik het Dropbox commando (of een gelijkwaardig commando in een ander cloud systeem) om de map met uw accountant te delen en hij kan dan uw bestanden bekijken en aanpassen.