​Banana Boekhouding werd - en wordt - ontwikkeld rekening houdend met en gericht op de wensen en de verwachtingen van zijn gebruikers.
We streven ernaar professioneel, begrijpelijk, makkelijk te gebruiken en snel boekhoudgereedschap te maken.
Om dit doel te bereiken hebben we 10 heuristische regels voor interface ontwerp (Engelstalig), in 1990 ontwikkeld door Jackob Nielsen, gebruikt als referentie. Deze regels zijn nog steeds geldig, zelfs in de tegenwoordige internet-wereld, en dienen als een referentie voor ontwikkelaars van programma's, apps en websites.

1. Zichtbaarheid van de toestand van het systeem

“Het systeem moet gebruikers altijd op de hoogte houden van wat er gaande is, door passende terugkoppeling binnen een redelijke tijd.”

• Als u een regel toevoegt of verwijdert, de opmaak verandert, of de kleur, ziet u onmiddelijk het resultaat van de bewerking.
• Als u waar verder gaat met boekhouden, of als u werd onderbroken door een telefoontje, kunt u onmiddelijk zien wat de laatste boeking was.
• De berekeningen (rekening saldi en andere resultaten) worden meteen bijgewerkt en zijn meteen zichtbaar.
• Meerdere vensters kunnen tegelijk weergegeven worden.
• Het Voorbeeldvenster blokkeert het gebruik van het programma niet, het kan tegelijkertijd opengehouden worden.
• In het Informatievenster onderaan het scherm vindt u aanvullende informatie over de transactie, rekening of andere onderwerpen waar u mee bezig bent.
• In het Grafiekenvenster kunt u de ontwikkeling van het saldo zien van de rekening waar u mee bezig bent. Als het saldo onder nul daalt zult u dit onmiddelijk op kunnen merken.

2. Overeenkomst tussen het systeem en de werkelijkheid

“Het systeem moet de taal van de gebruiker spreken, met woorden, zinnen en concepten die bekend zijn bij de gebruiker, in tegenstelling tot systeemgerichte termen. Volg conventies uit de echte wereld, waardoor informatie wordt weergegeven in een natuurlijke en logische volgored.”

De spreadsheet kwam voort uit de wereld van de boekhouding. De tabel is de natuurlijke manier van boekhouden (kasboek, rekeningschema).

• Het invoeren van gegevens in de tabel leidt tot een onmiddelijke verandering van status. Alles wordt onmiddelijk overeenkomstig bijgewerkt.
• De Transactiestabel bevat alle boekingen, precies zoals in de boekhouding tot uitdrukking komt.
• De Rekeningentabel bevat de Balans en de Winst- en Verliesrekening, en geeft deze weer, met rekeningen en groepen, en de bijbehorende bijgewerkte bedragen, compleet met saldi, boekingen, begrotingen en afwijkingen.

3. Gebruikerscontrole en vrijheid

“Gebruikers kiezen vaak per vergissing systeemfuncties en hebben een duidelijk gemarkeerde "nooduitgang" nodig om de ongewenste toestand te verlaten zonder door een ingewikkelde dialoog te moeten gaan. Ondersteun 'ongedaan maken' en 'opnieuw uitvoeren'.”

Binnen Banana Boekhouding heeft de gebruiker volledige controle en vrijheid:

• U bent vrij om de volgorde te kiezen waarin u wilt werken.
  • U wordt nooit geblokkeerd door het systeem en kunt veranderen of onderbreken wanneer u maar wilt.
  • U kunt vrij door de tabel bewegen en informatie toevoegen of veranderen.
  • U kunt van de ene naar de andere tabel gaan.
  • U kunt van het ene naar het andere bestand gaan..
• Bewerkingen kunnen worden geannuleerd of ongedaan gemaakt; u kunt ook besluiten het bestand niet op te slaan als u denkt dat het gedane werk u niet bevalt.
• Elke dialoog en procedure kan worden onderbroken met de Esc toets.
• U kunt uw gegevens beveiligen:
  • Beveilig elke rij tegen modificaties.
  • Blokkeer de rijen van de Transactiestabel met blockchain.
    Dit voldoet aan de eisen voor het opslaan van boekhoudinggegevens en voorkomt dat mensen met verkeerde bedoelingen uw rekeningen manupileren zonder dat u dat weet.
• Bepaal zelf waar u uw bestanden opslaat.
  Alle boekhoudgegevens worden opgeslagen in een bestand met een door u gegeven naam dat kan worden gecopieerd, verplaatst, verstuurd per email, opgeslagen op een netwerk- of een clouddrive, precies zoals het u het beste uitkomt.

4. Consistentie en standaarden

“Gebruikers zouden zich niet af moeten vragen of verschillende woorden, situaties of acties hetzelfde betekenen. Volg de conventies van het platform.”

Banana Boekhouding streeft naar consistentie door:

• De manier waarop spreadsheets worden gebruikt is consistent gehouden.
• De interface en de commando's zijn overeenkomstig Microsoft Excel en Office en gelijkwaardige programma's op administratief gebied.
  Als u bekend bent met die software voelt u zich onmiddelijk op uw gemak bij Banana Boekhouding; de hoofdcommando's en manier van werken lijkt er zo veel mogelijk op.
• In dialogen en andere interacties worden afbeeldingen en logica die specifiek zijn voor het gebruikte operating systeem gehanteerd.
• Met "Composities" kunt u instellingen op een standaardmanier opslaan en gebruiken.
• We streven naar continuïteit van de ene naar de volgende versie. Nieuwe ontwerpen worden alleen gebruikt als deze beschouwd worden als effectief en verbeteringen opleveren.

5. Foutpreventie

“Beter dan een goede foutmelding is een zorgvuldig ontwerp dat allereerst voorkomt dat een probleem optreedt.”

Banana Boekhouding verbindt de gegevensstructuur en de weergave functies en er is hulp beschikbaar bij het invoeren van rijen:

• Kolommen en Rijen maken duidelijk welke informatie ingevoerd moet worden.
• In edit modus doet het programma suggesties om invoerfouten te voorkomen.
  • Als men alleen de dag invoert, bij het invoeren van de datum in de datum kolom, geeft het programma suggesties voor de datum van de maand en het jaar, gebaseerd op de vorige boeking.
  • In de document kolom geeft het programma het volgende nummer ongeacht het gebruikte nummeringssysteem.
  • In de kolom rekening of code worden bestaande rekeningen weergegeven en kunt u zoeken door het invoeren van de beschrijving.
  • De kolom beschrijving toont teksten die al gebruikt zijn, die hergebruikt kunnen worden samen met de rest van de transactie.

6. Herkenning inplaats van Herinnering

“Minimaliseer de belasting van het geheugen van de gebruiker door objecten, acties en opties zichtbaar te maken. De gebruiker zou zich in het ene gedeelte van de dialoog geen informatie hoeven te herinneren van het  ander gedeelte van de dialoog. Instructies over het gebruik van het systeem zouden zichtbaar moeten zijn of eenvoudig op te zoeken indien nodig.”

Zoals bij spreadsheets is het bij Banana Boekhouding heel duidelijk wat er door u gedaan moet worden en hoe u verder moet gaan.

• Bij het toevoegen van een transactie, een rekening of een groep wordt automatisch een rij toegevoegd.
• Door de rij te verwijderen wordt een transactie, een rekening of een groep verwijderd.
• Om gegevens op te maken, te kleuren of te knippen en plakken, selecteert u eerst het gebied en voert u daarna het commando uit.
• Alle commando's zijn zichtbaar in het contekstmenu, de menu-regel of de werkbalk.
• Rekeningnummers of andere waarden die ingevoerd moeten worden, worden voorgesteld als u in edit modus bent. (zie toelichting bij de vorige regel).

7. Flexibiliteit en efficiënt in het gebruik

“Sneltoetsen - niet gezien door de beginnende gebruiker - kunnen vaak de snelheid van interactie verhogen voor de ervaren gebruiker. Daardoor kunnen zowel onervaren als ervaren gebruikers omgaan met het systeem. Maak het gebruikers mogelijk vaak uitgevoerde acties op maat te maken.”

Er zijn diverse opties voor ervaren gebruikers om sneller te werken:

• U kunt sneltoetsen gebruiken.
• Er zijn contekst gerelateerde commando's die een aantal bewerkingen automatiseren (zoals het omkeren van de toekenning van debet- en creditrekeningen).
• U kunt de commando's (zoals copiëren, plakken, verwijderen, opmaken) toepassen op een heel geselecteerd gebied. Andere boekhoudprogramma's laten u meestal alleen toe op één regel tegelijk te werken.
• U kunt rijen van terugkerende transacties gebruiken.
• U kunt rijen instellen voor terugkerende transacties.
• U kunt "composities" gebruiken om instellingen vast te leggen voor overzichten en andere commando's.

8. Esthetisch en minimalistisch ontwerp

“Dialogen moeten geen informatie bevatten die niet relevant is, of zelden gebruikt. Iedere extra informatie eenheid in een dialoog concureert met de relevante eenheden van informatie en maakt deze relatief minder zichtbaar.”

Banana Boekhouding werd ontworpen en wordt onderhouden om boekhoudbestanden aan te maken die voldoen aan wettelijke eisen en die alleen de strikt noodzakelijke gegevens bevatten.

• Uw boekhouding kan aangemaakt worden met de minimaal vereiste opties. Functies zoals BTW, vreemde valuta, winst- en verliescentra en segmenten zijn niet aanwezig als ze niet nodig zijn, maar ze kunnen selectief worden geactiveerd als ze nodig zijn.
• Uw werkblad kan aangepast worden. U kunt kolommen die u niet nodig heeft verbergen.
• U kunt verschillende weergaven aanmaken van de kolommen zodat u ze kunt gebruiken wanneer en hoe het u het beste uitkomt.

9. Help gebruikers bij het herkennen, onderzoeken en herstellen van fouten

“Foutmeldingen moeten worden gegeven in heldere taal (geen codes), het probleem nauwkeurig aangeven en een constructieve oplossing geven.”

Banana Boekhouding kan de gebruiker op verscheidene manieren opmerkzaam maken op fouten of problemen:

• Duidelijke foutmeldingen wanneer u een verkeerde bewerking begint of bewerkstelligt.
• De rij waarin foutmeldingen of waarschuwingen voorkomen wordt gemarkeerd in kleur.
• Uitleg van de fout in het Informatie venster.
• "Boekhouding controleren" commando om alle ingevoerde gegevens opnieuw te controleren en herberekenen en fouten of problemen aan te geven.
• Venster dat alle berichten toont waarmee u de rij kunt vinden waar de fout optrad.

10. Help en documentatie

“Ook al is het beter wanneer het systeem gebruikt kan worden zonder documentatie kan het nodig zijn hulp en documentatie te leveren. Deze documentatie moet makkelijk doorzoekbaar zijn, gericht op de taak die de gebruiker uitvoert, concrete stappen om uit te voeren laten zien en niet te groot zijn."

• Iedere foutmelding heeft zijn eigen documentatiepagina, bereikbaar met een muisklik, compleet met oorzaken, oplossingen en verwijzingen naar informatiepagina's die u helpen het probleem op te lossen.
• Als u een tabel aan het gebruiken bent leidt het help commando u direct naar de bijbehorende Help pagina van de toepassing en de gegevens tabel.
• Iedere dialoog heeft een help knop die leidt naar de specifieke help pagina.
• De documentatie is compleet en heel goed begrijpelijk, gestructureerd volgens de programma logica en met verwijzingen naar alle bijbehorende onderwerpen.
• Naast deze documentatie is er een index waarmee u de structuur kunt begrijpen en eenvoudig in de documentatie kunt navigeren.
• Dialogen weergegeven door programmauitbreidingen geschreven in Javascript bevatten ook verwijzingen naar specifieke help pagina's

Over 30% of small companies still use Excel to do simple accounting. Banana Accounting software is an optimal compromise solution between Excel and accounting softwares, because they take from both the most useful and suitable features for accounting. They don't replace Excel, but they enhance and complement it.

Easy, fast and secure data entering

Banana Accounting has the typical Excel interface, which allows you to enter data very quickly and makes the work very intuitive. The user doesn't have to make any complicated setup. The big advantage compared to Excel is that Banana Accounting is ready to use, with the formulas already integrated.  When you create a new file you have the table for entering the chart of accounts, for entering the accounting and forecasting transactions, with all the columns already configured.

It is also possible to import bank or credit card transactions, also linking them to digital receipts.
You can modify and cancel transactions at any time. When you have finished and verified the transactions you have the possibility to protect the movements with the blockchain, so that the accounting data complies with regulations.

Financial forecasting and accounting

Banana Accounting allows you to manage financial forecasts (generally made with Excel) and accounting (generally made with accounting softwares). Having "all in one", the management is simpler, faster and you have a more effective control of your business.

Instant results

Banana Accounting is made up of several tables, already linked together. This synergy allows, when entering data, to have automatically the updated results. For example, when you enter transactions, in the Accounts table you can immediately see the new actual or forecast balances. The instant results allow you to have everything under control at any times and to take effective decisions about your financial situation.

Comprehensive and professional reports

Banana Accounting automatically provide several professional accounting reports with accounting data, forecast data or both together. They include for example the balance sheet, income statement, journal, account cards, liquidity plan, invoices and VAT statements.

Om een activiteit tot een succesvol einde te brengen moet u deze allereerst plannen, dan uitvoeren en voortdurend de voortgang controleren en de noodzakelijke correcties maken. Deze methode wordt gebruikt voor allerlei soorten projectbeheer alsook bedrijfsbeheer voor elk bedrijf dat wil uitbreiden, nieuwe ruimte moet huren, personeel moet aannemen, materiaal moet kopen en nog veel meer. Al deze activiteiten vereisen planning, uitvoeringsplannen en voortdurend toezicht op de voortgang.

​

With Banana Accounting, getting started is really easy because you just have to choose the template: when you open it, the accounting is already set up with what you need. Generally, it's enough to slightly adapt the chart of accounts to start entering the transactions right away. Balance sheet, income statement, and many other reports are instantly ready.

The creation of templates designed to meet different types of users is possible only because Banana Accounting is a modular financial management software. This means you can create customized accounting setups by combining components as needed, with a high level of detail.

This major difference from other ERPs on the market allows Banana Accounting, for example, to set up accounting using either the double-entry method or the income and expense method. You can include VAT management, multi-currency, etc.

Start from a predefined template

The predefined templates in Banana Accounting are created by our specialists and designed for specific uses. Banana Accounting includes a wide range of ready-to-use templates, developed for various fields and compliant with the regulations of different countries.
You can view and search the available templates:

• From the File menu > New command
  See the list of all templates divided by type of accounting and region.
• In the Template Section on the Banana Accounting website.

You can start right away by choosing the template that best suits your needs: you can always adapt it by adding new features or removing those you don't need.

Double-entry or Income/Expense accounting

Like all professional accounting software, Banana Accounting is also based on the double-entry accounting system, which is the global standard and suitable for use in any context.

However, Banana Accounting also offers the option to use Income and Expense accounting, which is more intuitive for those without accounting knowledge. This method replaces the concepts of Debit and Credit with the more familiar terms of Income and Expenses. It is simply a more visual and easier approach, but the internal calculation engine remains the same, allowing you to generate professional reports and results similar to those of double-entry accounting.

Suitable for every need

In Banana Accounting, the data for each fiscal year of an activity is contained in a single file: you can manage an unlimited number of accounting files, each configured for different needs. This way, you can manage business accounting, personal finances, or act as a treasurer for your association. Or, if you're a professional, you can manage the accounts of several clients with a single subscription.

The modularity of Banana Accounting is the key element that makes it extremely easy to use, and that sets it apart from monolithic accounting software, designed only for large companies and packed with mandatory bundled features.

The modularity of the software results in its great flexibility, characterized primarily by the ability to adapt the chart of accounts and the grouping system. You can manage accounting for businesses, non-profit organizations, public entities, individuals, projects, etc.

The software can easily be adapted for use in different countries. When creating an accounting file, you can choose the language, the number of decimal places, and of course the currency.

Multiple application fields

Banana Accounting is a software similar to Excel, designed for individual use, where the user has maximum operational freedom. You can manage as many accounting files as you want, but it is not possible for multiple people to work simultaneously on the same file. Its use is therefore particularly suitable for situations where one or a few people manage the accounting. It is ideal for:

• Managing cash book and monitoring cash and bank accounts

• Small businesses and entrepreneurial activities

• Associations and non-profit organizations

• Individuals

• Accounting training

Thanks to its modularity and flexibility, it also proves to be a very useful tool for:

• Offshore accounting
  Management of entities in different jurisdictions, multi-currency and multi-file; allows for maintaining separate and secure accounting records, with customizable reports and no extra costs for each entity.

• Forensic accounting
  Investigative analysis of records and transactions; allows you to import data, verify imbalances, and easily reconstruct flows, with the transparency of the spreadsheet format.

• Real estate accounting
  Management of multiple properties and units; allows you to create separate accounts for each property and obtain immediate reports on profitability, expenses, and condominium statements.

• Pension fund or financial entity accounting with securities
  Monitoring of investments and assets; allows you to manage multi-currency portfolios and value financial instruments with great flexibility.

• Project accounting
  Allows project managers to collect transactions and prepare budgets, with more detail and greater control.

• Cost and departmental accounting
  Allows department managers to collect transactions and prepare budgets with more detail and greater control. The data can then be consolidated into the central system.

• Small distributed accounting systems integrated into a central system
  Branches, local associations, or remote offices; allows local accounts to be managed independently and then easily integrated into consolidated financial statements.

Available components

Banana Accounting offers various modular functions:

• Choice of accounting method, double-entry or income and expense
  Simpler for beginners or more formal for those familiar with double-entry.
• With or without VAT management
  You can work without VAT or activate it and manage registers, rates, and declarations.
• With or without multi-currency accounts
  Manage multiple currencies in parallel, useful for businesses with foreign clients or suppliers.
• Accounting decimals
  You can go up to 20 decimals: ideal for cryptocurrencies and minimal currency fractions.
• Choice of accounting period
  Freely set the fiscal year or custom periods for your business.
• Accounting language
  Choose the accounting language independently from the interface language.
• Add new columns and change table views
  Customize tables and views by adding columns, filters, and layouts as needed.
• Chart of accounts and grouping setup
  Adapt your chart of accounts and structure the groupings as you prefer.
• Customizable reports
  Generate custom financial statements and reports with configurable filters and settings.
• Balance sheet reclassification
  Create alternative balance sheet layouts for different financial analyses.
• Cost and profit centers
  Track expenses and income by projects, departments, or specific activities.
• Segments
  Add extra levels of analysis to better detail accounts and transactions.
• Customer management
  Organize deadlines, receivables, and outstanding invoices for each customer.
• Supplier management
  Monitor payables and payments to your suppliers.
• Transactions table with quantities and prices
  Link quantities and prices to each transaction, useful for small sales or inventory.
• Items table
  Manage a list of items with descriptions, prices, and codes, ready for invoicing.
• Budget, financial and liquidity planning
  Set annual or monthly budgets and compare them with actuals to plan income and expenses and monitor cash flow evolution.
• Invoices from transactions
  Automatically generate invoices from accounting transactions.
• Securities management
  Record and monitor investments, stocks, bonds, or other financial instruments.
• Certification and transaction locking
  Certify and lock transactions to ensure legal data validity.
• Extensions
  Add extra features (electronic invoicing, reports, printouts) via dedicated extensions.

Different types of components

From a technical point of view, the ability to create customized accounting by choosing its elements is achieved through different technical approaches.
The standard and recommended approach is to start from a predefined template and eventually adapt it.
Of course, it is also possible to start from a completely empty accounting file, but this is rarely done.

Choosing the accounting application

When creating a new accounting file, the first step is to choose the accounting application, among:

• Cash Manager (Cash Book with or without VAT)
• Income / Expense Accounting (with or without VAT)
• Double-entry Accounting (with or without VAT)
• Double-entry Accounting with multi-currency (with or without VAT)

If instead you choose to start from an empty accounting file, you will need to specify:

• The number of decimals for amounts in base and foreign currencies
• The rounding method
• The accounting language

This is a fundamental choice, because these settings cannot be changed later. If the settings of a template are not suitable, or if you want to switch to a different type of accounting, you can use the Tools menu > Convert file to new.

• This command creates a new accounting file with the desired settings.
• All data from the original file is transferred.
  However, caution is needed: for example, if you convert an accounting file with VAT to one without VAT, all VAT data will be deleted.

Customizing the chart of accounts

Banana Accounting allows you to customize the chart of accounts by adding numeric or text-based accounts.
Usually, you start from the existing structure and then add the necessary accounts and remove the unnecessary ones. This adjustment can be made at any time.

The Accounts table also includes groups, with a multi-level grouping system that allows you to create any type of balance sheet and income statement structure.

Templates specific to a country usually also include a predefined VAT Codes table, which can also be customized.

The Exchange Rates table can also be customized with the desired currencies.

Using predefined but hidden features

When accounting files are created, there are included features that are normally not visible.
You usually need to make the columns visible using the Data > Columns setup menu command, in order to enter the desired values.

• Cost and profit centers
• Segments
• Notes, Exchange Rate Date columns
• Linking to external documents
• Customer and Supplier management – relevant accounts and groups need to be set in the chart of accounts.
• Invoice printing – Allows printing invoices directly from transaction rows. You must first set up the group and customer accounts.

With the Columns setup command, you can view all the available columns in the table and add new ones to enter additional information.

Possibility to Add New Features

With the Tools > Add/Remove functionalities menu command, you can activate other features. These commands usually add columns or tables already configured for a specific purpose.

• Address columns in the Accounts table
  To use accounts also for customers and suppliers, print invoices, or other purposes.
• Budget table
  For managing financial planning.
• Item, quantity, and price columns in transactions
  To manage quantities, useful for handling invoices and securities.
• Items table
  To manage a list of items, useful when issuing invoices.
  Also used for integrated securities management.
• Simple table
  Customizable, useful for managing notes, projects, or others.
• Documents table
  Allows adding image files (e.g., for logos) or Javascript and CSS files used in extension development or invoice customization.

Extensions

Extensions (or Plug-ins) are Javascript programs that extend the functionality of Banana Accounting.

Extensions are often used together with other customizations. For example, the "Cash Report for ETS" extension requires the chart of accounts to be set with specific groupings. The "Donors" report requires specific cost centers to be used. The Securities Management extension requires the Items table to be present.

Extensions are divided into:

• General extensions – For report creation and input of additional data.
• Data import extensions for accounting – For example, to import bank CSV statements.
• Invoice printing extensions – Scripts for printing invoices.

Extensions must first be installed:

• Extensions available on the Banana Accounting website
  From the Extensions menu > Manage extensions command, you can view all the extensions already prepared for different uses.
  • Extensions usually must be installed manually.
  • Some extensions, however, are already linked to specific templates and are installed automatically when the file is opened.
  • Extensions are updated automatically when new versions are available.
• Extensions developed directly
  • Embedded Extension – The Javascript code is saved within the Documents table.
  • Local Extensions – Stored locally.
  • Packaged Extensions – Packages that contain a set of features. Generally, the extensions available in the store are packages.

Banana Accounting is one of the easiest professional accounting software to get started with: an intuitive and flexible tool that adapts to your needs and grows with your business.
But it’s also the kind of software that, should you one day need a more structured solution, allows you to migrate without difficulty. With Banana, you’re never locked in: you can start worry-free and stay free to choose.

Many users gratefully tell us how Banana Accounting helped them start and manage their business in the early years. We are proud to have contributed to the success of so many businesses and individuals, and we’re happy to see them grow and reach even more ambitious goals.

Easy migration from Banana

There are several reasons why switching from Banana Accounting to another program is simple. Here are the main ones:

• Your data always stays with you
  With Banana Accounting Plus, all your accounting data belongs to you and remains in your possession at all times. The files for the accounting(s) you manage—both for the current year and all previous years, including receipts and other information—are saved on your local devices or your cloud (OneDrive, iCloud, Google Drive, DropBox, etc.). Even when your Banana Accounting Plus subscription ends, everything remains in your possession, with no special actions needed.
  With cloud-based accounting software, the situation is very different: as soon as you stop paying the subscription, you lose access to your data. To comply with data retention obligations, you need to download everything. This makes switching to other solutions much more difficult.
• Software always accessible, even after the subscription ends
  Thanks to the Free plan of Banana Accounting Plus, available to everyone, you can always open your accounting files and view the chart of accounts, transactions entered, etc. (any printouts will have a watermark). Your access to data is always guaranteed.
• Easy export
  You can easily transfer data from Banana Accounting Plus to the new software, either by simply copying and pasting from the chart of accounts or transactions, or by exporting the data in various formats, including Excel.
• Knowledge that stays with you
  Banana Accounting Plus is a professional software that helps you understand the logic of accounting programs, especially double-entry accounting. This makes it much easier to switch to other solutions, since they all follow the same method.
• Structured chart of accounts
  With Banana Accounting, you can immediately set up a chart of accounts tailored to your company’s accounting and tax needs. If you switch to another solution in the future, you can directly import this structure (if supported), or at least you will already have a clear model of your requirements—an important advantage for making onboarding with the new software faster and easier.
• You can start using the other software
  With Banana Accounting Plus, you can easily use another software alongside it. You can export the data to test it in the new program while continuing to work in Banana. When you're ready to fully transition, you just need to export the updated data again.

Things to consider when changing software

Switching accounting software always requires some effort and a period of training. Here are some helpful points:

• The right time to transition
  You can switch software at any time, but it’s usually easier at the beginning of the year: close the current fiscal year with your current software and start the new year in the chosen one.
• Transition period
  Plan for a period of overlap. If you transition during the year, continue keeping accounts with your current software until you're sure the new system provides all necessary printouts (financial statements, VAT Report, management control reports).
• Check the features
  Before switching, check if Banana Accounting already offers what you think is missing—you might avoid migrating altogether.
• Move towards double-entry accounting
  If you're using Income and Expense accounting and your needs are growing, consider switching to double-entry accounting as a first step.
• Don’t take anything for granted
  Banana Accounting is flexible and fast—don’t assume other software will have the same functions. Make sure the new program covers both what you’re missing and what you’re used to. Identify the features truly critical to your business and test them before making the final switch.
   

In Banana Boekhouding Plus kunt u verschillende handige functies gebruiken om de volgende bewerkingen te versnellen en te automatiseren:

• Invoeren en aanpassen van gegevens
• Controleren op fouten

Dit zijn de meest gebruikte functies voor het snel invoeren van gegevens:

Kopiëren, Knippen en Plakken

Gebruik deze functies om gegevens te kopiëren, knippen of plakken van de ene naar de andere cel, van de ene rij naar de andere, van de ene tabel naar een andere, van Excel naar Banana, etc. Zie de functies in het menu Bewerken.

Tekst, rekeningen en bedragen automatisch aanvullen

Automatisch aanvullen maakt gegevensinvoer veel makkelijker en sneller. Zodra u de eerste karakters intypt geeft het programma suggesties welke tekst er volgt gebaseerd op al bestaande gegevens (rekeningen, BTW codes, data of teksten die u al ingevoerd heeft).
In het menu Extra → Programma Opties → Editor → Rijbeperking in Smart fill, kunt u het aantal waardes dat gesuggereerd wordt beperken of de functie zelfs deactiveren.
U kunt een van de volgende toetsen gebruiken om de voorgestelde waarde te accepteren:

• Enter, accepteer de keuze en ga naar de volgende bewerkbare cel, naar rechts of naar beneden afhankelijk van de gekozen instellingen.
• Ctrl+ pijltje naar beneden, accepteer de gekozen waarde en ga naar de cel eronder.
• Tab, accepteer en ga naar de cel rechts.
• Shift+Tab, accepteer en ga naar de cel links.
• F6 (of Cmd+6 voor Mac) accepteer de tekst en voer het bijbehorende commando uit (zie uitleg hierna).

Belangrijk:

Om het automatisch aanvullen vanuit het vorige jaar uit te schakelen moet Smart fill met transacties van vorig jaar worden gedeactiveerd vanuit het menu Bestand → Bestand en boekhoudingseigenschappen → Opties.  

Sneltoetsen gebruiken bij invoer

U kunt uw gegevensinvoer versnellen met diverse sneltoetsen of door de punt '.' die verschillende functies heeft afhankelijk van de kolom waarin u zich bevindt.

Dit zijn de meest voorkomende:

• In een Datum kolom voert u met de punt de datum van vandaag in.
• In een Tijd kolom voert u met de punt de huidige tijd in (bijvoorbeeld Time Sheet).
• F4 toets (of Cmd+4 op Apple computers): kopieert gegevens van de cel erboven.

U kunt de complete lijst met sneltoetsen vinden in het menu Help → Sneltoetsen.

Terugkerende transacties

Heeft u transacties die zich blijven herhalen of elke maand bijna hetzelfde zijn? U kunt ze opnemen in de Terugkerende transacties tabel en automatisch oproepen in de transactietabel wanneer u ze nodig heeft.

Zie hoe Terugkerende transacties ingevoerd worden.

Banktransacties inporteren

Voer automatisch gegevens in van bank, credit card, of PayPal transacties.

Zie alle beschikbare mogelijkheden.

Geïntegreerde rekenmachine

U kent makkelijk formules invoeren in niet beveiligde cellen en dan op Enter drukken. Het programma voert de berekening uit en vult het eindresultaat in. Met deze functie kunt u snel berekeningen maken bijvoorbeeld wanneer u een waarde van een papieren document overneemt of een percentage moet berekenen. De geïntegreerde rekenmachine is te gebruiken in alle tabellen en in alle kolommen van het type bedrag.

Opdracht uitvoeren (F6 toets)

Bij sommige kolommen kunnen bewerkingen uitgevoerd worden met het menu Bewerken → Opdracht uitvoeren of met de bijbehorende toets (F6 of Cmd+6 op Apple computers) die aangegeven wordt in het informatie venster. Met deze functie kunnen gegevens of rijen snel ingevoerd worden zonder de inhoud opnieuw in te typen. Voorbeelden van bewerkingen:

• Doc kolom: ophalen van terugkerende transacties of invoeren van het volgnummer.
• Beschrijving kolom: ophalen van gelijksoortige rijgegevens.

Wrap textTekst terugloop

Wanneer de tekst voor een cel erg lang is kunt u met het commando Rijhoogte berekenen van het menu Opmaak ervoor zorgen dat de tekst helemaal zichtbaar wordt doordat de hoogte van de rij aangepast wordt. Voor meer informatie zie de pagina Menu Opmaak.
 

Dit zijn de functies die het meest gebruikt worden voor het controleren op mogelijke fouten:

De kolom Saldo

Vanaf Banana Accounting Plus kunt u in de transactietabel de kolom Saldo activeren die voortdurend het verschil tussen de debet- en creditrekeningen bijhoudt en meteen verschillen laat zien.

Watch the Balance Column Video (Engelstalig)
De Saldo kolom pagina

Boekhouding controleren en opnieuw berekenen

Het commando Boekhouding controleren en opnieuw berekenen van het menu Acties, controleert alle transacties opnieuw en rapporteert direct fouten of verschillen.

Totalen tabel

De Totalen tabel geeft u een beknopt overzicht hoe het gaat met uw bedrijf omdat deze de totalen van de hoofdgroepen laat zien en gebruikt kan worden om het saldo van de rekeningen te controleren. Zie ook de pagina met uitleg over de Totalen tabel.

 Tijdelijk filter & rijen sorteren

Met deze dubbele functie kunt u rijen tijdelijk filteren en sorteren. Deze functie sorteert en filtert tijdelijk tabelrijen zonder de inhoud of volgorde blijvend te veranderen. Dit zijn erg handige functies om snel naar gegevens, zowel tekst als bedragen, te zoeken.
Zodra het sorteren of filteren is opgeheven gaan de tabelrijen terug in hun originele volgorde. Meer informatie...