Clienti e Fornitori
Le funzioni dedicate a clienti, fornitori e fatturazione di Banana Contabilità ti permettono di gestire in modo completo l’attività commerciale direttamente all’interno della contabilità.
Puoi controllare saldi, scadenze, movimenti e documenti, mantenendo tutto sincronizzato con le registrazioni contabili.
Grazie a queste funzioni puoi:
- Gestire clienti e fornitori in modo integrato con la contabilità;
- Creare e registrare fatture senza doppio lavoro o rischi di errore;
- Monitorare in tempo reale scadenze, crediti e debiti;
- Velocizzare la compilazione delle fatture con l’uso della tabella Articoli;
- Ottenere report chiari e aggiornati per un controllo completo delle relazioni commerciali;
- Lavorare in modo più organizzato e risparmiare tempo nella gestione amministrativa.
Clienti
La gestione Clienti ti consente di tenere sotto controllo i crediti, le scadenze e i movimenti di ogni cliente.
Puoi registrare le fatture emesse, i pagamenti ricevuti e generare automaticamente schede e report per ciascun cliente.
In questo modo hai sempre una visione aggiornata delle entrate, puoi monitorare facilmente chi ha pagato e chi no, e mantenere la contabilità clienti perfettamente allineata con il libro mastro.
Fornitori
Con la funzione Fornitori puoi gestire i debiti verso chi ti fornisce beni o servizi.
Ogni pagamento registrato viene collegato automaticamente alla fattura corrispondente, così puoi sapere in ogni momento quanto devi, a chi e per quali scadenze.
Puoi anche generare liste di pagamenti e report dettagliati per una visione completa della situazione fornitori.
Gestione Clienti
La gestione Clienti di Banana Contabilità Plus consente di registrare, organizzare, gestire le informazioni dei clienti e permette di tenere traccia delle transazioni e dei pagamenti dei clienti, delle scadenze di pagamento e delle informazioni di contatto. Puoi monitorare i pagamenti dei clienti, con l'aggiornamento dello stato del pagamento delle fatture emesse nonché inserire e stampare fatture.
La gestione Clienti è una delle funzionalità di Banana Contabilità Plus disponibile in tutti gli applicativi contabili, ma principalmente usata nella contabilità in partita doppia.
Guarda anche la gestione dei Fornitori.
Registrare i movimenti dei clienti
La tabella Registrazioni è il fulcro di Banana Contabilità e viene usata per registrare tutte le operazioni, incluse i movimenti dei clienti, semplicemente indicando il conto del cliente. Lavori velocemente perché puoi selezionare, copiare e incollare i movimenti dei clienti già inseriti in precedenza. Se fai degli errori puoi correggere quindi è facile registrare:
Ci sono colonne dove inserire varie informazioni, ovvero:
- La data dell'operazione, di scadenza, di aspettativa e di pagamento.
- Il numero fattura.
- Il Conto Dare e Avere dove indicare il conto cliente e la contropartita.
- L'importo.
- I codici IVA per il calcolo automatico dell'IVA.
- Collegamenti a documenti digitali (per esempio la fattura emessa al cliente, o delle annotazioni in pdf).
Conti clienti
I conti dei clienti sono utilizzati per registrare tutti i movimenti relativi ai clienti di un'azienda.
Le funzioni principali dei conti clienti sono le seguenti:
- Creare un conto per ogni clienti e tenere traccia di tutte le transazioni effettuate.
- Registrare le fatture emesse per ogni cliente.
- Registrare i pagamenti dei clienti e associarli alle fatture emesse.
In Banana Contabilità:
- I conti dei clienti e gli indirizzi (nome, cognome, nome società, indirizzo, lingua del cliente, partita IVA, ecc..) vengono impostati nella tabella Conti.
- I movimenti contabili sui conti vengono inseriti nella tabella Registrazioni.
- Dopo ogni registrazione, tutti i saldi dei conti clienti (tabella Conti) vengono automaticamente aggiornati e hai immediatamente una visione d'insieme dei saldi ancora da incassare.
Registrazioni fatture emesse
La fattura viene utilizzata per fini contabili e fiscali, poiché consente di registrare in modo accurato i ricavi e le spese dell'azienda, e di calcolare le imposte sulle vendite o sull'acquisto.
Se emetti le fatture in Word, Excel o altri programmi, puoi registrare l'avvenuta emissione in contabilità in modo da sapere qual è il dovuto del cliente ed eventualmente inviare richiami.
In Banana Contabilità le fatture vengono contabilizzate nella tabella Registrazioni:
- Inserendo la data e la descrizione
- Inserendo un numero di fattura
- Registrando nel conto Dare il conto del cliente e nel conto Avere il ricavo
- Indicando il codice IVA per le vendite o i servizi. I calcoli e gli importi IVA vengono inseriti in automatico.
Con la contabilizzazione della fattura, il programma in automatico crea la fattura e la stampa.
Creazione e stampa fatture
Direttamente nella tabella Registrazione, puoi anche inserire dei movimenti per creare fatture come semplici registrazioni nella tabella Registrazioni.
Inserendo il conto Dare e Avere, oltre che alla stampa della fattura, in contemporanea hai la contabilizzazione della stessa nel file della contabilità.
Dal Menu Report > Clienti > Stampa fattura, è possibile:
- Visualizzare la fattura in anteprima e stamparla.
- Scegliere il Layout di stampa e impostare altre informazioni che servono a personalizzare la stampa, come il Codice QR.
Sono possibili maggiori personalizzazioni con il piano Advanced.
Registrazioni incassi
In Banana contabilità gli incassi si registrano nella Tabella Registrazioni con una delle seguenti modalità:
- Registrazione manuale:
- Si registra la data e la descrizione
- Quando nella colonna Fattura viene inserito il conto del cliente, compare un menu a tendina con l'elenco delle fatture ancora aperte. È sufficiente selezionare la fattura pagata dall’elenco e premere il tasto Invio. Il programma completerà automaticamente il conto cliente nella colonna Avere e l'importo della fattura. Successivamente, è necessario solo inserire il conto della liquidità nella colonna Dare per completare la registrazione.
- Importazione dei dati dagli estratti conto con le Regole:
- Il programma importa i dati dagli estratti conto in formato ISO 20022 e, grazie all’utilizzo delle Regole, compila automaticamente l’intera registrazione, inserendo tutti i dati necessari senza interventi manuali.
Importante: Come descritto nella pagina Operazioni diverse clienti, è fondamentale, in caso di incasso, inserire lo stesso numero di fattura già utilizzato al momento della registrazione della fattura (oppure nessuno, nel caso in cui non fosse stato indicato alcun numero in precedenza). Questa informazione è necessaria affinché determinati automatismi del programma funzionino correttamente, ad esempio:
- per la creazione dei diversi report
- e per la compensazione automatica dell’importo nel conto del cliente, non appena la fattura viene saldata.
Fatture aperte
Le fatture aperte per cliente sono fatture emesse che rimangono aperte o in sospeso perché il cliente deve ancora effettuare il pagamento completo.
Le fatture aperte per cliente possono essere gestite tramite un registro contabile che tiene traccia delle fatture emesse, delle scadenze di pagamento e dei pagamenti ricevuti. In questo modo, il venditore può monitorare la situazione finanziaria di ogni cliente e inviare dei solleciti di pagamento nel caso in cui le fatture rimangano aperte per troppo tempo.
È importante notare che le fatture aperte per cliente possono influire sulla liquidità dell'azienda del venditore, in quanto il denaro legato a queste fatture non è ancora stato incassato.
Banana Contabilità genera in automatico il report delle fatture aperte dove puoi verificare immediatamente quali fatture sono ancora da incassare e di quale cliente, nonché l'ammontare totale delle fatture scoperte.
Ci sono due tipi di report:
- Fatture aperte per cliente, dove vengono elencate tutte le fatture aperte per ogni cliente.
- Fatture aperte per scadenza, dove vengono elencate le fatture aperte in ordine di scadenza.
La data di scadenza di una fattura può essere impostata in modi diversi. Maggiori informazioni sono disponibili alla seguente pagina Scadenze e termini di pagamento.
Scheda conto
Le schede conto sono documenti utilizzati in contabilità che riportano le transazioni finanziarie di un'azienda. Ogni scheda rappresenta un conto specifico nel registro contabile generale dell'azienda e contiene informazioni dettagliate sulle transazioni che riguardano quel conto, come la data dell'operazione finanziaria, il tipo di operazione, l'importo e la descrizione dell'operazione.
In Banana contabilità, sulla base dei dati inseriti nella tabella Registrazioni, il programma in automatico elabora la Scheda conto per ogni cliente, dove vengono riportati il saldo di apertura, tutti i movimenti e relativo saldo finale. Puoi avere la scheda conto anche per periodo.
Richiami
I richiami di pagamento sono utilizzati per richiedere ai clienti il pagamento delle fatture scadute o in sospeso.
Attraverso la funzione dei richiami di pagamento si accelera il processo di pagamento dai clienti, riducendo i ritardi, e allo stesso tempo si gestisce efficacemente il flusso di cassa.
Banana Contabilità mette a disposizione delle funzioni per:
- Identificare le fatture scadute o in sospeso.
- Generare il richiamo di pagamento.
- Personalizzare i richiami di pagamento.
In Banana Contabilità Plus puoi stampare i richiami in due modalità diverse:
- Con i Layout Richiami
- Stampa riepilogo richiami (lista fatture scadute).
- Stampa senza bollettino di pagamento QR.
- Personalizzazioni limitate.
- Funzione disponibile in Banana Contabilità Plus - qualsiasi piano (escluse limitazioni piano Free).
- Con il layout Fattura
- Stampa con bollettino di pagamento QR.
- Personalizzazioni previste dai layout.
- Richiede la versione di Banana Contabilità Plus Dev-Channel e il piano Advanced.
Note di credito
La nota di credito è un documento contabile utilizzato per correggere o annullare una fattura già emessa. Può essere emessa per una serie di motivi:
- Rimborso di un pagamento in eccesso
- Riduzione del prezzo di un prodotto o servizio
- Reso di un prodotto
- Correzione di un errore di fatturazione
In Banana Contabilità contabilizzi le note di credito nella tabella Registrazioni, inserendo nel conto Dare il conto del ricavo e nel conto Avere il conto del cliente; il codice IVA deve essere inserito con il segno meno davanti, in modo da stornare contemporaneamente l'importo IVA.
Il programma utilizza la registrazione contabile della nota di credito per creare in automatico la stampa della nota di credito.
Impostare e utilizzare le funzionalità clienti e fatture
- Impostare i conti per una contabilità sul fatturato (principio di competenza) oppure
- Impostare i conti per una contabilità sull'incassato (principio di cassa).
- Configurare le impostazioni clienti.
- Impostare la tabella registrazioni e registrare le fatture.
- Resoconti fatture aperte, scadute o emesse.
- Creare le fatture.
Note
Contabilità multimoneta: i resoconti si basano sui saldi in divisa del conto del cliente, per cui eventuali differenze di cambio non vengono considerate.
Nella tabella Fatture emesse sono elencate anche le registrazioni differenze di cambio, nelle altre stampe invece quello che fa stato è unicamente l'importo in moneta del cliente.
File d'esempio
Indirizzi | Partitario Clienti/Fornitori | Soci
Nella tabella Conti, nella vista Indirizzi, sono presenti le colonne per gestire gli indirizzi dei clienti, dei fornitori o dei soci di un'associazione.
I dati relativi agli indirizzi sono fondamentali per la gestione delle fatture, dei richiami e del controllo degli incassi e dei pagamenti.
Normalmente le colonne relative alla gestione Indirizzi non sono presenti nella tabella Conti, ma è possibile aggiungerle.
Se nella tabella Conti, mancano le colonne per per gestire i dati degli indirizzi, è possibile aggiungerle:
Se manca la colonna IBAN, il tuo file contabile ha una vecchia configurazione e devi convertirlo con il comando Strumenti > Converti in nuovo file...
Nella tabella Conti il comando aggiunge:
- La vista Indirizzo nella quale sono visualizzate le colonne per inserire i dati degli indirizzi.
Per modificare la vista o la disposizione delle colonne vai al comando Disponi colonne.
Le colonne della vista Indirizzo
Prefisso
Inserire sigla di cortesia (Signor, Signora, Dottor o altro).
Nome
Il nome del cliente, del fornitore o del socio.
Cognome
Il nome del cliente, del fornitore o del socio.
Organizzazione
Inserire il nome della ditta, dell'associazione.
Via
La via dove risiede il cliente, il fornitore o il socio.
Numero civico
Il numero civico dell'indirizzo.
Extra
Colonna per inserire altri dati dell'indirizzo, come per esempio la casella postale, o per inserire un indirizzo molto esteso.
CAP
Il codice di avviamento postale.
Località
Il nome della città del cliente, fornitore o socio.
Nazione
La nazione inerente alla città.
Codice Nazione
La siglia della nazione.
Lingua
È possibile definire la lingua per ogni conto del cliente, fornitore o socio. Questo consente di visualizzare e stampare i documenti (es. fattura) nella loro lingua di appartenenza.
Indicare:
- de - per tedesco
- fr - per francese
- it - per italiano
- en - per inglese
- es - per spagnolo
- nl - per olandese
- zh - per cinese
- pt - per portoghese
- ru - per russo
Tel.Principale
Numero di telefono fisso
Mobile
Numero di telefono cellulare
Fax
Nr. di fax
Email lavoro
indirizzo email.
www
indirizzo del sito internet del cliente, fornitore, associazione.
Nascita
La data di nascita del cliente, fornitore, associazione.
Giorni
Si inserisce un numero di giorni entro il quale deve avvenire l'incasso, il pagamento.
Limite
Se viene fatto un credito, viene indicato il limite di credito, o di debito se si tratta di un fornitore.
Banca
Il nome della banca del cliente, del fornitore o del socio.
IBAN
Numero di IBAN della banca del cliente, del fornitore o del socio.
Clearing
Il codice identificativo della banca cliente, del fornitore o del socio.
Gestione prestazioni convenute (fatturato)
Introduzione
In Banana è possibile gestire i clienti sia sul fatturato che sull'incassato. Una spiegazione dettagliata è disponibile alla pagina Contabilità sul fatturato o incassato.
Qui di seguito viene spiegato come impostare il gruppo e i conti dei clienti, in modo tale da poter avere un elenco delle fatture separate per ogni cliente.
Se si hanno poche fatture e non si vuole tenere un dettaglio per cliente, è anche possibile avere un solo conto dove registrare tutte le fatture dei clienti. In questo caso, l'elenco delle fatture sarà raggruppato per l'insieme dei clienti e non per singolo cliente.
Impostare il gruppo e i conti dei clienti
Il partitario clienti con relativi conti e/o gruppi si inseriscono alla fine del piano contabile con una sezione separata.
Per creare il partitario occorre aggiungere le seguenti impostazioni:
- Una sezione * (intestazione) (vedi sezioni).
- Una sezione 01 per i clienti (vedi sezioni).
- I conti clienti che si desiderano (vedi aggiungere un nuovo conto). Ogni cliente è una riga del piano dei conti e ha un proprio numero di conto. La numerazione dei conti è libera (vedi Conti), tuttavia si consiglia di utilizzare unicamente cifre, in particolare per la gestione dei pagamenti.
- Un gruppo dove sono totalizzati tutti i conti clienti.
- Questo gruppo è a sua volta totalizzato in un gruppo presente negli attivi.
In alternativa, i conti e/o i gruppi dei clienti possono essere inseriti direttamente nella sezione degli attivi.
- Il totale clienti (110) viene sommato nel gruppo riepilogativo 110 della colonna Somma in.
- Lo stesso numero o codice, utilizzato nella colonna Somma in (110) deve essere impostato nella colonna Gruppo degli Attivi, per il riporto del totale Clienti nel Bilancio.
- La numerazione dei gruppi è libera (vedi Gruppi).
Registrare l'emissione di fattura
La fattura emessa si registra inserendo i seguenti dati nelle rispettive colonne:
- Data della fattura e eventuale numero di documento
- Numero di fattura - È molto importante inserire il numero della fattura nella colonna Fattura, perché serve per l'automatismo dei vari report dei clienti e per chiudere in automatico la fattura aperta del cliente quando si registra il pagamento.
- Conto del cliente in Dare e conto del ricavo in Avere
- Il codice IVA corrispondente alle vendite.
Registrare un incasso
Per registrare l'incasso di una fattura del cliente ci sono due modalità:
- Registrare manualmente l'incasso della fattura del cliente.
- Registrazione in automatico con importazione dei dati dall'estratto conto in formato ISO 20022.
L'incasso di una fattura del cliente si registra inserendo i seguenti dati nelle rispettive colonne:
- Nella colonna Data inserire la data dell'incasso della fattura.
- Nella colonna Tipo inserire 11 (Pagamento dal cliente).
Nota: se si deve registrare l'incasso di un acconto da parte del cliente che deve figurare nella fattura, la cella della colonna Tipo deve rimanere vuota. - Nella colonna Fattura inserire il numero della fattura pagata.
- Facendo doppio clic nella cella il programma visualizza l'elenco delle fatture aperte.
In alternativa cliccare sul tasto F2. Se il tasto F2 non funzionasse, attivare le impostazioni clienti, inserendo il gruppo del Partitario Clienti, dal menu Report → Clienti → Impostazioni. - Selezionare il numero della fattura incassata. Il programma inserisce automaticamente:
- Nella colonna Descrizione, la descrizione del pagamento.
- Nella colonna Avere, il conto del cliente.
- Nella colonna Importo, l'importo della fattura.
Se l'importo inserito non è comprensivo dell'IVA e i clienti sono impostati come centri di costo, dovete configurare i centri di costo correttamente affinché utilizzino l'importo con IVA in Proprietà file (dati base), sezione IVA. Vedi anche Importo IVA con i centri di costo.
- Facendo doppio clic nella cella il programma visualizza l'elenco delle fatture aperte.
- Nella colonna Dare, inserire manualmente la contropartita (il conto bancario dove è stato incassato l'importo).
Registrare una nota di credito
Affinché l'importo venga dedotto dalla fattura iniziale è necessario utilizzare lo stesso numero di fattura.
- Se il documento di rettifica (ad esempio una nota di credito) presenta una numerazione diversa che bisogna comunque tenere a disposizione, scrivere tale riferimento in un'altra colonna, ad esempio Doc. Originale
- Inserire i dati per le colonne Data, Doc., Doc.Originale, Descrizione
- Nella colonna Dare registrare il conto dei ricavi (lo stesso utilizzato per la fattura al cliente); nella colonna Avere registrare il conto del cliente
- Inserire l'importo e nella colonna Codice IVA inserire il codice delle vendite preceduto dal segno meno, in modo tale che l'operazione IVA sia stornata, oppure usare un Codice IVA apposito per le note di credito (impostato nella tabella Codici IVA).
Nota: per stampare la nota di credito da inviare al cliente, bisogna indicare nella colonna TipoDoc: 12, vedi Inserimento di una nota di credito.
Gestione prestazioni ricevute (incassato)
È possibile gestire il partitario clienti e fornitori sull'incassato con i Centri di costo e di profitto.
- Si consiglia di usare il centro di costo CC3 (conti preceduti dal punto e virgola ";").
- È necessario impostare il gruppo dei clienti dal menu Report → Clienti → Impostazioni.
Per gli utenti svizzeri che hanno l'IVA sull'incassato, questa impostazione permette di gestire l'IVA in modo ottimale e conoscere i dettagli per i clienti e fornitori.
Con questa impostazione i saldi dei centri di costo non appariranno nel Bilancio, ma si avranno ugualmente tutti i dati e i report per scopi interni.
Registrare l'emissione di fattura
Quando si emette la fattura, si registra come segue:
- Nella colonna Data, inserire la data della fattura.
- Nella colonna Doc, inserire il numero di documento se disponibile.
- Nella colonna Fattura, inserire il numero di fattura.
- Nella colonna Descrizione, inserire una descrizione.
- Nelle colonne Dare, Avere e Codice IVA non inserire alcun dato.
- Nella colonna Importo, inserire l'importo lordo senza alcun codice IVA.
Il codice IVA nel caso della gestione sull'incassato si registra quando viene incassata la fattura. - Nella colonna CC3, inserire il conto CC3 del cliente senza il ";" (es. 10004)
Registrare un incasso
Quando si incassa una fattura, si registra come segue:
- Nella colonna Data, inserire la data dell'incasso della fattura.
- Nella colonna Doc, inserire il numero di documento se disponibile.
- Nella colonna Fattura, inserire il numero di fattura incassata.
- Nella colonna Descrizione, inserire una descrizione.
- Nella colonna Dare, inserire il conto bancario (o altro conto di liquidità).
- Nella colonna Avere, inserire il conto del ricavo corrispondente alla fattura.
- Nella colonna Importo, inserire l'importo lordo.
- Nella colonna Codice IVA, inserire il codice IVA delle vendite o della prestazione fatturata.
- Nella colonna CC3, inserire il conto CC3 del cliente senza il ";" con il segno meno "-" davanti al conto (es. -10004).
Nella fatturazione integrata con la contabilità Entrate / Uscite, con partitario clienti impostato con i centri di profitto, l'opzione Registra (+/-) i centri di costo come la categoria non deve essere attivata, perché nell'emissione della fattura non sono indicati il conto e la categoria.
Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina Clienti e fornitori con l'IVA sull'incassato.
Registrare una nota di credito sull'incasso
Affinché l'importo venga dedotto dalla fattura iniziale è necessario utilizzare lo stesso numero di fattura.
- Se il documento di rettifica (ad esempio una nota di credito) presenta una numerazione diversa che bisogna comunque tenere a disposizione, scrivere tale riferimento in un'altra colonna, ad esempio Doc. Originale
- Inserire i dati per le colonne Data, Doc., Doc.Originale, descrizione
- Lasciare vuote le colonne Dare e Avere
- Inserire l'importo e nella colonna CC3, inserire con il segno - il centro di costo del cliente.
Nota: per stampare la nota di credito da inviare al cliente, bisogna indicare nella colonna TipoDoc: 12, vedi Inserimento di una nota di credito.
Impostazioni clienti
Per attivare le opzioni del menu Clienti occorre impostare il gruppo dei clienti dal menu Report → Clienti → Impostazioni.
Qui di seguito si spiegano le funzionalità relative ai clienti, ma si applicano anche per quelle dei fornitori (Report → Fornitori→ Impostazioni), i dialoghi che seguono sono identici.
Senza l'indicazione del gruppo, nelle impostazioni del menu Clienti, tutte le funzionalità sono disattivate.
Generale
Gruppo o conto
Selezionare il gruppo o il conto generico che contiene l'elenco dei clienti o fornitori. Il gruppo o il conto dev'essere già presente nella tabella Conti.
Maggiori dettagli per impostare il partitario clienti o fornitori:
- Impostare il partitario clienti e Impostare il partitario fornitori (sul fatturato).
- Impostare il partitario clienti e Impostare il partitario fornitori (sull'incassato).
Scadenza fatture (in giorni)
Per il calcolo della scadenza fatture il programma utilizza in ordine di priorità:
- La data di scadenza, se è stata immessa nella riga di registrazione.
Se per lo stesso numero di fattura ci sono più date, il programma prende in considerazione quella più recente. - Se viene indicato il numero di giorni nella colonna TerminePagamentoInGiorni della tabella Conti, la data della registrazione è aumentata dal numero di giorni impostato.
- La data della registrazione aumentata dai giorni indicati nel dialogo d'impostazione.
Includi movimenti precedenti (anni)
- Se 0 il programma non visualizzerà le fatture dell'anno precedente, ma solo i saldi di apertura del conto cliente.
- Se 1 il programma includerà nella scheda cliente anche le fatture dell'anno precedente.
- Se 2 o oltre il programma includerà nella scheda cliente anche le fatture degli anni prima.
Avanzato
Collegamento al documento fattura
Si possono salvare le fatture (pdf, doc o altro) e inserire il link nella casella Collegamento al documento fattura. Nella tabella Registrazioni, colonna Fattura, se viene indicato il numero di fattura, il programma apre il documento, permettendo di accedere al contenuto.
Il link può contenere:
- Il nome XML <DocInvoice> o di un'altra colonna contenuto fra <>.
Se usate il comando "<DocInvoice>.pdf" e siete sulla riga con il numero fattura 100, il programma cercherà di aprire il file "100.pdf". Potete anche far precedere il nome del file dal nome di una catella. - È possibile utilizzare qualsiasi estensione di file. Questa deve essere tuttavia presente nell'elenco estensione dei files considerati sicuri (Strumenti → Opzioni programma → Avanzato).
- È possibile indicare anche un percorso prima del nome campo che contiene il nome del documento da aprire.
- Con il link "c://temp//<DocInvoice>.pdf" e il numero di fattura 100, il programma cerca e apre il file c:\temp\100.pdf.
- Il nome della cartella è relativo a quello dove si trova il file della contabilità.
Testo alternativo per autocompletamento pagamento (Payment %1)
L'inserimento del pagamento di una fattura può essere facilitato dal completamento automatico del pagamento, attivabile tramite il tasto F2 nel campo Fattura della tabella Registrazioni.
Il completamento automatico completa le colonne di registrazione, come numero di fattura, descrizione, importo, conti. Nella colonna Descrizione è possibile modificare il testo 'Pagamento' seguito dalla descrizione della prima riga della fattura (%1), indicando il testo desiderato.
Arrotondamento fattura (moneta base)
Indicare l'importo minimo per l'arrotondamento del totale fattura. Ad esempio:
0.01 arrotonda il totale della fattura al centesimo, 0.10 arrotonda ai 10 centesimi.
Se il campo è vuoto, il totale delle fatture in CHF viene arrotondato ai 5 cts., per le altre divise l'arrotondamento è al centesimo.
Disattiva l'autocompletamento dei dati della fattura
Questa opzione viene solitamente disattivata quando ci sono molte registrazioni in contabilità e l'inserimento dei dati risulta rallentato dalla visualizzazione dell'elenco delle fatture aperte nel campo Fattura della tabella Registrazioni.
Disabilita la compensazione automatica delle fatture aperte con i saldi iniziali
La compensazione automatica si riferisce al processo attraverso il quale il saldo iniziale del conto viene utilizzato per azzerare le fatture aperte. Quando il saldo iniziale può coprire completamente i movimenti nella tabella delle registrazioni, le fatture vengono considerate pagate e il loro stato sarà "paidOpening". Se il saldo iniziale non è sufficiente a coprire le fatture, queste rimarranno aperte.
Disabilitando questa funzione, il sistema non utilizzerà più il saldo iniziale per compensare le fatture aperte. Di conseguenza, nell'elenco delle fatture verrà visualizzato il saldo iniziale separatamente dalle fatture stesse.
Se si desidera compensare una fattura con il saldo iniziale, indipendentemente dall'opzione 'Disabilita la compensazione automatica', è sufficiente inserire nel camo relativo al numero fattura la dicitura 'openBalance'.
Apertura di un documento fattura
- Posizionatevi nella tabella Registrazioni, colonna Fattura, nella cella dove è stato inserito il link del documento da aprire.
- Con il tasto destro del mouse aprite il menu contestuale.
- Scegliete il comando Apri collegamento fattura.
Operazioni diverse clienti
Per gestire al meglio i clienti, qui di seguito spieghiamo delle funzionalità e impostazioni molto importanti per velocizzare il lavoro e ottenere i report correttamente.
- Visualizzare la colonna Fattura nella tabella Registrazioni
- Completamento automatico dei dati della fattura
- Comandi Estrai righe fattura e apri collegamento fattura
- Abilitare le colonne indirizzi (opzionale)
- Impostare la data di scadenza delle fatture
- Configurare le impostazioni clienti
Visualizzare la colonna Fattura nella tabella Registrazioni
Se la colonna Fattura non è visibile nella tabella Registrazioni, la si può attivare dal Menu Dati → Disponi colonne → colonna DocFattura.
È molto importate inserire il numero di fattura per diversi automatismi del programma che riguardano l'elaborazione dei vari report e la chiusura dell'importo nella scheda del cliente quando la fattura viene incassata.
Nella colonna Fattura, cliccando sulla cella si accede alla fattura salvata in Pdf
Completamento automatico dei dati della fattura
Quando si registra un incasso o una rettifica di una fattura emessa, il programma propone dei suggerimenti per completare la registrazione in modo automatico. Si procede nel seguente modo:
- Creare una nuova riga di registrazione, aggiungendo la data e l'eventuale numero di documento.
- Nella colonna Fattura premere il tasto F2:
- Apparirà l'elenco delle fatture ancora aperte. Se si scrive un numero di fattura o un numero cliente, l'elenco verrà filtrato in base al testo inserito.
- Selezionare la fattura che si desidera dall'elenco e premere Enter. Il programma completerà in automatico la registrazione con la descrizione, il conto dare o conto avere e l'importo. Naturalmente i dati possono essere modificati manualmente.
- È possibile indicare oltre alla data anche il conto cliente prima di premere F2 per visualizzare l'elenco delle fatture aperte, in questo caso l'elenco sarà filtrato con il conto cliente presente nella riga di registrazione.
Note
L'elenco visualizzato nella colonna Fattura include sia le fatture dei clienti sia quelle dei fornitori. Una fattura di un fornitore può avere lo stesso numero di una fattura di un altro fornitore, poiché il criterio di visualizzazione considera oltre al numero di fattura anche il numero del conto fornitore.
Comandi Estrai righe fattura e apri fattura
Il comando Estrai righe fattura visualizza i movimenti della fattura selezionata.
Il comando è disponibile cliccando sul simbolo blu in alto a destra della cella oppure con il tasto destro del mouse.
Il comando Apri collegamento fattura esegue il testo definito nelle impostazioni clienti (Report - Clienti - Impostazioni - Avanzato - Collegamento al documento fattura).
Nella linea di comando è possibile indicare anche altre colonne presenti nella tabella utilizzando il loro nome XML.
Se appare il messaggio 'File con estensione considerata non sicura', aggiungere l'estensione (ad esempio .doc) tramite il comando Strumenti - Opzioni programma, Avanzato, Estensione file.
Abilitare le colonne indirizzi (opzionale)
Si può fare in modo che nel piano dei conti ci siano delle colonne per inserire l'indirizzo e altri dati del cliente:
- Andare nel menu Strumenti - Aggiungi nuove funzionalità
- Scegliere il comando Aggiungi colonne indirizzi nella tabella conti.
(Se non vedete questa opzione nella lista è perché questa funzionalità è già stata attivata).
Il programma aggiunge nella tabella conti:
- Una vista Indirizzi dove sono visibili le colonne aggiunte.
- Le colonne che permettono di inserire i dati dell'indirizzo e altre informazioni.
- Per rendere visibili una o più di queste colonne, anche nelle altre viste usare il comando Dati - Disponi colonne.
- Per creare altre viste con solo determinate colonne usare il comando Disponi Tabelle (menu Dati).
Selezionare la tabella Conti, vista Indirizzo e aggiungere le informazioni che si desiderano ai conti clienti.
Impostare la data di scadenza delle fatture
Per impostare/modificare le date di scadenza delle fatture potete intervenire su tre livelli con priorità maggiore per il primo livello. Le date di scadenza saranno visualizzate nello scadenzario pagamenti e stampate sui documenti fattura.
1. livello - impostazione della scadenza sul singolo documento fattura
Nella riga di registrazione della fattura, tabella Registrazioni, vista Scadenze, è a disposizione una colonna Scadenza. Se la data è impostata, avrà priorità sulle date impostate nel secondo e terzo livello.
2. livello - impostazione della scadenza sul singolo conto cliente/fornitore
Per impostare una scadenza generica a livello di cliente, ad esempio +20 giorni dalla data di emissione del documento, selezionare il conto cliente nella tabella Conti, vista Indirizzo, colonna Giorni (PaymentTermInDays) e impostare il numero di giorni desiderato.
3. livello - impostazione generale
Con il comando Report → Clienti →Impostazioni è possibile stabilire le scadenze che saranno applicate a tutto il gruppo di clienti/fornitori.
Configurare le impostazioni clienti
- Selezionare il comando comando Report → Clienti →Impostazioni.
- Importante è indicare nel "Gruppo o conto", il gruppo del piano dei conti dove sono raggruppati i diversi conti dei clienti.
- Per la spiegazione delle diverse opzioni vedi Impostazioni clienti/fornitori
Elenco fatture clienti
Visualizzare le fatture emesse ai clienti
Comando: Report → Clienti → Fatture emesse...
Questo dialogo è identico sia per il menu Clienti sia per quello dei Fornitori.
Qui di seguito si spiegano le funzionalità relative ai clienti, ma si applicano anche ai fornitori.
Tutti i clienti
Visualizza gli estratti conto di tutti i clienti che appartengono al gruppo definito nelle impostazioni clienti/fornitori
Solo cliente selezionato
Visualizza l'estratto conto del cliente selezionato che appartiene al gruppo definito nelle impostazioni clienti/fornitori
Visualizzare le fatture aperte
Comando: Report → Clienti → Fatture aperte per clienti.
In questa tabella vengono visualizzate le fatture che hanno un saldo aperto.
Per le contabilità multidivisa, se sono presenti differenze di cambio non registrate per un determinato cliente, verrà visualizzata una riga di 'Aggiustamento differenze di cambio' che pareggia il saldo dell'elenco fatture aperte con il saldo della scheda conto.
Visualizzare le fatture scadute
Comando: Report → Clienti → Fatture aperte per data scadenza.
In questa tabella vengono visualizzate le fatture che hanno un saldo aperto, raggruppate per periodo di scadenza.
La data di scadenza di una fattura può essere impostata in modi diversi. Maggiori informazioni sono disponibili alla seguente pagina Scadenze e termini di pagamento.
Stampa estratti
Per visualizzare questa finestra è necessario configurare le impostazioni dei clienti.
Si accede alla stampa degli estratti dal menu Report > Clienti > Stampa estratti.
È fondamentale installare il layout Estratto conto cliente per la stampa dell'estratto. Ci sono due modalità:
- Dal menu Estensioni > Gestisci estensioni seleziona il layout Estratto conto cliente dalla lista delle estensioni e cliccare sul bottone Installa.
- Da menu Report > Clienti > Stampa estratti > Altri layouts seleziona il layout Estratto conto cliente.
Data documento
Data stampata sul documento. Non è possibile impostare una data precedente alla data dell'ultima registrazione esistente.
Layout
Permette l'installazione del layout per l'estratto conto.
Esporta PDF
Il programma visualizza l'anteprima degli estratti, e con l'opzione Esporta PDF si può poi creare il file che contiene tutti gli estratti o dei PDF per ogni estratto.
Dialogo Stampa Richiami
Funzionalità disponibile con Banana Contabilità Plus - qualsiasi piano (escluse limitazioni del piano Free)
Si accede alla stampa dei richiami dal menu Report > Clienti > Stampa richiami.
Il programma crea in automatico i richiami a partire dalle fatture scadute.
- Oltre alla creazione delle stampe, il programma crea direttamente delle registrazioni nella tabella Registrazioni, che servono per la ricostruzione dello storico dei richiami emessi.
- Queste registrazioni riportano la data del documento e il tipo di documento (es. 16-1 primo richiamo, 16-2 secondo richiamo e 16-3 terzo richiamo).
Utilizza ultimi richiami di pagamento
Se nella tabella Registrazioni sono presenti delle registrazioni di richiamo con la data indicata, vengono riproposti questi richiami per la stampa.
Crea nuovi richiami di pagamento
Per tutte le fatture giunte a scadenza, nella tabella Registrazioni vengono create in automatico delle registrazioni di richiamo che permettono la stampa dei richiami.
Richiami di pagamento
Vengono proposte le fatture giunte a scadenza, le quali possono essere disattivate se non si desidera inviare il richiamo.
Modello
Sono disponibili due modelli di richiamo, uno con logo e uno senza (vedi Imposta Logo). Non è possibile includere il bollettino di pagamento, inserire note e testi liberi. Se hai bisogno del bollettino usa la funzione Richiami dialogo Stampa Fatture.
Gestione estensioni
Per aggiornare i modelli con quelli più recenti oppure per aggiungere i propri modelli personalizzati vai al menu Estensioni.
Permette di impostare i parametri dello stile selezionato.
Visualizza scadenze
Gestione clienti e fornitori
Per una gestione automatica del controllo fatture emesse o ricevute è meglio utilizzare le funzionalità del Menu clienti e Menu fornitori.
Abbinare una scadenza a una riga di registrazione
In alternativa al sistema di gestione clienti e fornitori, o per altri scopi di controllo (molto più semplicistici), si può inserire manualmente, nella riga di registrazione, anche la data di pagamento nella colonna Pagamento.
È una modalità operativa di controllo semplificata.
Dal menu Dati → Disponi colonne, rendere visibili le colonne DataScadenza e DataPag.
Inserire quindi nella colonna Scadenza, la data di scadenza della fattura. Quando si registra il pagamento della fattura, inserire nella colonna Pagamento la data di pagamento.
La data di scadenza di una fattura può essere impostata in modi diversi. Maggiori informazioni sono disponibili alla seguente pagina: Scadenze e termini di pagamento.
Comando Visualizza scadenze
Con il comando Visualizza scadenze del menu Azioni, il programma visualizza nella tabella Scadenze le righe di registrazioni che hanno una data di scadenza e nessuna data di pagamento.
Per ottenere uno scadenzario in automatico (poste aperte Clienti e Fornitori), consultare la pagina Elenco fatture clienti.
Gestione Fornitori
La gestione Fornitori consente di registrare, organizzare, gestire le informazioni dei fornitori e permette di tenere traccia delle transazioni e dei pagamenti ai fornitori, delle scadenze di pagamento e delle informazioni di contatto. Puoi controllare le scadenze delle fatture da pagare, quelle pagate e il saldo del conto di ogni fornitore, nonché il saldo aperto totale.
La gestione Fornitori è una delle funzionalità di Banana Contabilità Plus disponibile in tutti gli applicativi contabili, ma usata prevalentemente nella contabilità in partita doppia.
Guarda anche la gestione Clienti.
Le impostazioni dell'anagrafica fornitori prevedono sia la gestione sul fatturato sia quella sull'incassato. Si possono gestire anche conti di fornitori in valuta estera.
La funzione dei pagamenti delle fatture dei fornitori via e-banking è disponibile solo nel piano Advanced.
Registrare i movimenti dei fornitori
La tabella Registrazioni è il fulcro di Banana Contabilità e viene usata per registrare tutte le operazioni, incluse i movimenti dei fornitori, semplicemente indicando il conto del fornitore. Lavori velocemente perché puoi selezionare, copiare e incollare i movimenti dei fornitori già inseriti in precedenza. Se fai degli errori puoi sempre correggere.
I movimenti dei fornitori registrati nella tabella Registrazioni sono le seguenti:
- Ricevimento delle fatture
- Pagamento delle fatture
- Note di credito o storni ricevuti
- Gestione pagamenti via e-banking
Ci sono colonne dove inserire varie informazioni, ovvero:
- La data dell'operazione, di scadenza, e di pagamento.
- Il numero fattura.
- Il Conto Dare e Avere dove indicare il conto fornitore e la contropartita.
- L'importo.
- I codici IVA per il calcolo automatico dell'IVA.
- Collegamenti a documenti digitali (per esempio la fattura ricevuta dal fornitore, o delle annotazioni in pdf).
Conti fornitori
I conti dei fornitori sono utilizzati per registrare tutti i movimenti relativi ai fornitori di un'azienda.
Le funzioni principali dei conti fornitori sono le seguenti:
- Creare un conto per ogni fornitore e tenere traccia di tutte le transazioni effettuate.
- Registrare le fatture ricevute per ogni fornitore.
- Creare un ordine di pagamento E-banking, direttamente dalla registrazione della fattura del fornitore.
- Registrare i pagamenti ai fornitori e associarli alle fatture ricevute.
- Ottenere degli elenchi per il controllo dei pagamenti.
In Banana Contabilità Plus:
- I conti dei fornitori e gli indirizzi (nome, cognome, nome società, indirizzo, partita IVA, ecc..) vengono impostati nella tabella Conti.
- I movimenti contabili sui conti vengono inseriti nella tabella Registrazioni.
- Dopo ogni registrazione, tutti i saldi dei conti fornitori (tabella Conti) vengono automaticamente aggiornati e hai immediatamente una visione d'insieme dei saldi aperti ancora da pagare.
Registrare fatture ricevute
La fattura ricevuta dal fornitore viene utilizzata per fini contabili e fiscali, poiché consente di registrare in modo accurato i costi e le spese dell'azienda, e di calcolare l'IVA.
In Banana Contabilità le fatture vengono contabilizzate nella tabella Registrazioni:
- Inserendo la data e la descrizione
- Inserendo un numero di fattura
- Registrando nel conto Dare il conto del costo e nel conto Avere il conto del fornitore.
- Indicando il codice IVA per gli acquisti di merce o i servizi. I calcoli e gli importi IVA vengono inseriti in automatico.
Registrare i pagamenti
In Banana contabilità gli pagamenti si registrano nella Tabella Registrazioni con una delle seguenti modalità:
- Registrazione manuale:
- Si registra la data e la descrizione
- Nella colonna Fattura, inserendo il conto del fornitore, in un menu a tendina vengono visualizzate le fatture ancora aperte, basta selezionare la fattura ricevuta dal fornitore e premendo il tasto invio, il programma inserisce in automatico il conto del fornitore in Dare, e l'importo della fattura. Basta poi inserire il conto della liquidità in Avere per completare la registrazione.
- Importazione dati dagli estratti conto con le Regole.
- Il programma importa i dati dagli estratti conto ISO 20022 e con l'uso delle Regole il programma inserisce la registrazione completa, inserendo tutti i dati, senza dover intervenire manualmente.
Fatture aperte
Le fatture aperte per fornitore sono quelle ricevute, ancora ancora da pagare.
Le fatture aperte dei fornitori possono essere gestite tramite un registro contabile che tiene traccia delle fatture emesse, delle scadenze di pagamento e dei pagamenti ricevuti. In questo modo, il venditore può monitorare la situazione finanziaria di ogni cliente e inviare dei solleciti di pagamento nel caso in cui le fatture rimangano aperte per troppo tempo.
È importante notare che le fatture aperte dei fornitori influenzano la liquidità dell'azienda, in quanto si deve tenere conto del denaro da impiegare per il pagamento di queste fatture.
Banana Contabilità genera in automatico il report delle fatture aperte dove puoi verificare immediatamente quali fatture sono ancora da pagare e di quale fornitore, nonché l'ammontare totale delle fatture scoperte.
Ci sono due tipi di report:
Fatture aperte per fornitore, dove vengono elencate tutte le fatture aperte per ogni fornitore.
2. Fatture aperte per scadenza, dove vengono elencate le fatture aperte in ordine di scadenza.
La data di scadenza di una fattura può essere impostata in modi diversi. Maggiori informazioni sono disponibili alla seguente pagina Scadenze e termini di pagamento.
Scheda conto
Le schede conto sono documenti utilizzati in contabilità che riportano le transazioni finanziarie di un'azienda. Ogni scheda rappresenta un conto specifico nel registro contabile generale dell'azienda e contiene informazioni dettagliate sulle transazioni che riguardano quel conto, come la data dell'operazione finanziaria, il tipo di operazione, l'importo e la descrizione dell'operazione.
In Banana contabilità, sulla base dei dati inseriti nella tabella Registrazioni, il programma in automatico elabora la Scheda conto per ogni fornitore, dove vengono riportati il saldo di apertura, tutti i movimenti e relativo saldo finale. Puoi avere la scheda conto anche per periodo.
Impostare e utilizzare le funzionalità fornitori
- Impostare i conti per una contabilità sul fatturato (principio di competenza).
- Impostare i conti per una contabilità sull'incassato (principio di cassa).
- Configurare le impostazioni fornitori (spiegazione come per i clienti).
- Impostare la tabella registrazioni e registrare le fatture fornitori.
- Resoconti fatture fornitori aperte, scadute o ricevute.
Note
- Nella Contabilità multimoneta i resoconti si basano sui saldi in divisa del conto del fornitore, per cui eventuali differenze di cambio non vengono considerate.
Nella tabella Fatture ricevute, sono elencate anche le registrazioni differenze di cambio, nelle altre stampe invece a fare stato è unicamente l'importo in moneta del fornitore. - La colonna Descrizione dei resoconti riprende la prima riga di registrazione per ogni fattura.
- Per le contabilità sull'incassato è possibile impostare un partitario fornitori con i centri di costo.
File d'esempio
Gestione sul fatturato (principio di competenza)
Introduzione
In Banana Contabilità è possibile gestire i fornitori sia sul fatturato che sull'incassato. Una spiegazione dettagliata è disponibile alla pagina Contabilità sul fatturato o incassato.
Qui di seguito viene spiegato come impostare il gruppo e i conti dei fornitori, in modo tale da poter avere un elenco delle fatture separate per ogni fornitore.
Se si hanno poche fatture e non si vuole tenere un dettaglio per fornitore, è anche possibile avere un solo conto dove registrare tutte le fatture dei fornitori. In questo caso, l'elenco delle fatture sarà raggruppato per l'insieme dei fornitori e non per singolo fornitore.
Impostare il gruppo e i conti dei fornitori
I conti e/o i gruppi dei fornitori possono essere inseriti come dei conti normali direttamente nel piano dei conti, nella sezione dei passivi.
È anche possibile creare una sezione separata con il partitario fornitori. In questo modo, nei passivi risulterà solo il totale del gruppo fornitori e nel partitario saranno invece presenti tutti i conti dei fornitori.
Per creare il partitario in una sezione separata, occorre aggiungere alla fine del piano dei conti:
- Una sezione * (intestazione) (vedi sezioni)
- Una sezione 02 per i fornitori (vedi sezioni)
- I conti fornitori che si desiderano (vedi aggiungere un nuovo conto). Ogni fornitore è una riga del piano dei conti e ha un proprio numero di conto. La numerazione dei conti è libera (vedi Conti), tuttavia si consiglia di utilizzare unicamente cifre, in particolare per la gestione dei pagamenti.
- Un gruppo dove sono totalizzati tutti i conti fornitori.
- Questo gruppo è a sua volta totalizzato in un gruppo presente nei passivi
- Il totale fornitori viene sommato nel gruppo riepilogativo 200A della colonna Somma in.
- Lo stesso numero o codice, utilizzato per il raggruppamento Somma in (200A) deve essere impostato nella colonna Gruppo dei Passivi, per il riporto del totale Fornitori nel Bilancio.
- La numerazione dei gruppi è libera (vedi gruppi).
Registrare una fattura ricevuta
Registrare un pagamento
- Inserire la data di registrazione
- Posizionarsi sul campo Fattura e premere il tasto F2 oppure fare un doppio click sulla cella.
Apparirà la lista delle fatture ancora aperte. - Selezionare la fattura del fornitore pagata e premere Enter.
Il programma completerà la registrazione con i campi Descrizione, Conto Dare ed Importo. Finché non verrà inserito il conto della contropartita, il programma segnalerà la differenza nelle registrazioni.
Registrare una nota di credito
Affinché l'importo venga dedotto dalla fattura iniziale è necessario utilizzare lo stesso numero di fattura. Se il documento di rettifica (ad esempio una nota di credito) presenta una numerazione diversa che bisogna comunque tenere a disposizione, scrivere tale riferimento in un'altra colonna, ad esempio Doc. Originale.
Gestione sull'incassato (principio di cassa)
Impostare il partitario fornitori con i centri di costo
Per gli utenti svizzeri che hanno l'IVA sull'incassato, questa impostazione permette di gestire l'IVA in modo ottimale.
È possibile gestire il partitario clienti e fornitori come centri di costo (vedi anche la pagina Centri di costo e di profitto). Una spiegazione dettagliata è disponibile alla pagina Contabilità sul fatturato o incassato.
- Si consiglia di usare il centro di costo CC3 (conti preceduti dal punto e virgola ";")
- I saldi dei centri di costo non appariranno quindi nel Bilancio.
Registrazioni
Le informazioni sono disponibili alla pagina Clienti e fornitori con l'IVA sull'incassato.
Operazioni diverse fornitori
Le varie funzionalità elencate hanno le stesse modalità di quelle dei fornitori. Pertanto, per gli approfondimenti si rimanda alle relative pagine dei clienti.
Visualizzare la colonna Fattura nella tabella Registrazioni
Vedi Clienti-Visualizzare la colonna Fattura.
Completamento automatico
Vedi Clienti-Completamento automatico.
Comandi Estrai righe fattura e apri collegamento fattura
Vedi Clienti-Comandi estrai righe fattura.
Inserire gli indirizzi (opzionale)
Vedi Clienti-Abilitare le colonne indirizzi.
Configurare le impostazioni fornitori
- Selezionare il comando Report → Fornitori → Impostazioni.
- Importante è indicare nel "Gruppo o conto", il gruppo del piano dei conti dove sono raggruppati i diversi conti dei fornitori.
- Per la spiegazione delle diverse opzioni vedi Impostazioni clienti/fornitori
Elenco fatture fornitori
Visualizzare le fatture ricevute
Comando: Report → Fornitori → Fatture ricevute dai fornitori
In questa tabella vengono visualizzate tutte le fatture che appartengono al partitario fornitori oppure ad un singolo fornitore.
Visualizzare le fatture aperte
Comando: Report → Fornitori → Fatture aperte per fornitore.
In questa tabella vengono visualizzate unicamente le fatture che hanno un saldo aperto.
Per le contabilità multidivisa, se sono presenti differenze di cambio non registrate per un determinato fornitore, verrà visualizzata una riga di 'Aggiustamento differenze di cambio' che pareggia il saldo dell'elenco fatture aperte con il saldo della scheda conto.
Visualizzare le fatture per data di scadenza
Comando: Report → Fornitori → Fatture aperte per data scadenza.
In questa tabella vengono visualizzate unicamente le fatture che hanno un saldo aperto, raggruppate per periodo di scadenza.
Ordini di pagamento per le fatture dei fornitori
La nuova funzionalità Pagamenti consente di creare ordini di pagamento (pain.001) a partire da un elenco di registrazioni oppure dalla lettura di codici QR di fatture ricevute.
I file pain.001 sono dei messaggi XML che contengono i dettagli per effettuare i pagamenti e possono essere inviati agli istituti finanziari che riconoscono questo formato. Banana Contabilità Plus supporta gli standard di pagamento svizzeri.
Ulteriori informazioni Ordini di pagamento pain.001
Migrazione agli indirizzi strutturati
Prerequisiti e note importanti
Attualmente la funzionalità Pagamenti:
- È disponibile nell'ultima versione di Banana Accounting+ Dev Channel
- Richiede il piano Advanced. Se non si dispone di questa licenza puoi chiedere un codice promozionale valido 1 mese tramite il formulario di contatto
- È in Beta Test, vi chiediamo quindi di controllare e segnalarci qualsiasi problema
Come creare l'ordine di pagamento (pain.001)
- Apri il file della contabilità (contabilità in partita doppia o contabilità entrate-uscite) o scarica il nostro file di esempio Payments_2024_it.ac2.
- Verifica che nella tabella Conti, sia presente la vista Indirizzi.
Puoi aggiungerla utilizzando il comando Strumenti > Aggiungi/Rimuovi funzionalità... > Aggiungi colonne indirizzi nella tabella Conti.
Se le colonne nella vista Indirizzi sono diverse (ad es. manca la colonna IBAN, consulta la documentazione Vista Indirizzi
- Installa le funzionalità di pagamento tramite il comando Strumenti > Aggiungi/Rimuovi funzionalità.
Imposta il conto bancario d'addebito, che verrà utilizzato quando si crea l'ordine di pagamento. Nella tabella Conti, vista Indirizzo, seleziona il conto d'addebito e completa i seguenti dati:
- Nome, cognome o ragione sociale (titolare del conto bancario)
- IBAN (conto IBAN del conto bancario o postale da addebitare)
- Bank clearing (codice BIC dell'istituto finanziario da addebitare)- Controlla e aggiorna nella tabella Conti, vista Indirizzo, l'indirizzo e le informazioni di pagamento dei fornitori.
Se non disponi di un elenco fornitori, impostalo in base alla nostra spiegazione nella sezione Fornitori.
Se effettui pagamenti mediante scansione di codici QR, non è necessario configurare gli indirizzi, poiché tutte le informazioni per il pagamento sono contenute nel codice QR.
- Inserisci nella tabella Registrazioni le fatture degli acquisti oppure scansiona i codici QR delle fatture con il comando Report > Fornitori > Scan QR Code (Ctrl 8)
- Inserisci e completa i dati di pagamento cliccando direttamente sulla colonna Dati di pagamento. Assicurati che tutte le transazioni da pagare siano completate con i dati di pagamento.
Se l'elenco dei fornitori è vuoto (Account ID) è necessario configurare l'estensione Pagamenti, impostando il gruppo Fornitori, vedi Estensione ordini pagamenti (dialogo dati di pagamento)
- Seleziona il comando Reports > Fornitori > Crea file di pagamento
- Completa con il nome del titolare del conto da addebitare, il relativo IBAN e codice BIC. Se hai precedentemente inserito questi dati nella tabella Conti, essi verranno proposti automaticamente.
Se si desidera visualizzare ogni pagamento separatamente nell'estratto conto bancario, è necessario attivare l'opzione "Registrazione singola" durante la creazione dell'ordine di pagamento; in caso contrario, sull'estratto conto bancario verrà riportato solo l'importo totale.
Premi sul tasto Successivo.
- Indica il nome del file che conterrà l'ordine di pagamento. Se non si specifica il percorso del file, l'ordine verrà salvato nella stessa cartella del file contabile. Premi sul tasto Fine.
Nota: in Banana Contabilità non è possibile collegarsi direttamente alla banca per trasmettere il file, è necessario salvare prima il file sul proprio computer e in seguito eseguire l'upload, utilizzando il portale web o l'applicativo dell'istituto finanziario.
- Dopo aver salvato il file di pagamento, verrà inserita una riga nella tabella Registrazioni, contenente l'oggetto payment/file.
Si può visualizzare nuovamente il contenuto del file XML con un doppio clic sulla cella Dati Pagamento o cliccando sull'icona di modifica posizionata in alto a destra della cella. Si tratta di una ricevuta e non è più possibile apportare modifiche al file di pagamento o inviarlo una seconda volta.
Attenzione! Gli oggetti payment/file servono a determinare se un pagamento è stato inoltrato alla banca.
Si consiglia perciò di non rimuovere le righe contenenti questi oggetti, altrimenti i pagamenti già inoltrati continueranno a comparire tra quelli in sospeso.
- Quando si crea un ordine di pagamento in Banana, non vengono generate immediatamente le registrazioni di pagamento, in quanto il file deve prima essere trasmesso alla banca e il pagamento viene eseguito solo dopo la conferma bancaria.
A pagamenti avvenuti, si consiglia di importare in Banana il file ISO 20022 Svizzera fornito dalla banca, che contiene i dettagli dei pagamenti effettuati.
Dopo aver importato i pagamenti delle fatture, è possibile completarli premendo F2 sulla colonna Fattura, così che risultino saldati nella tabella Fatture fornitori (menu Reports > Fornitori).
Apertura nuovo anno
L’ordine di pagamento (file XML) può essere creato esclusivamente nel file contabile che contiene i dati di pagamento necessari alla sua generazione. Con l’apertura del nuovo anno vengono riportate solo le fatture clienti e fornitori, senza i relativi dati di pagamento; di conseguenza, non è possibile creare un ordine di pagamento per fatture registrate nel file contabile dell’anno precedente.
Tramite il menu Report > Fornitori > Elenco ordini di pagamento è comunque possibile visualizzare anche gli ordini di pagamento degli anni precedenti, in base alle impostazioni dei Fornitori, attivando l’opzione Includi movimenti precedenti nel comando Report > Fornitori > Impostazioni.
Crea file di pagamento
Il comando Report > Fornitori > Crea file di pagamento consente di generare un ordine di pagamento elettronico in formato Pain.001, da inviare al proprio istituto finanziario.
- Formato
Per i pagamenti in Svizzera, consigliamo di utilizzare il formato più recente pain.001.001.09.ch.03, supportato dai maggiori istituti finanziari.
- Pagamenti pendenti / Tutti i pagamenti
In contabilità, i pagamenti vengono registrati e memorizzati in un oggetto di tipo payment/data, nella tabella Registrazioni. Successivamente, attraverso il dialogo del comando, è possibile selezionare i pagamenti desiderati. Il sistema genererà un file XML e una nuova registrazione associata a un oggetto di tipo payment/file, anch'essa salvata nella colonna PaymentData, tabella Registrazioni.
L'oggetto payment/file determina lo stato dei pagamenti. Se questa registrazione viene mantenuta nella tabella, i pagamenti saranno considerati trasmessi: il loro stato cambierà da "pendenti" a "trasmessi". Di conseguenza, non saranno più visibili nell'elenco dei pagamenti pendenti.
Per semplificare la gestione, consigliamo di lasciare gli oggetti payment/file nella tabella Registrazioni. In questo modo, quando si creano nuovi ordini di pagamento, saranno visibili esclusivamente i pagamenti non ancora trasmessi.
Avviso di addebito
In Banana sono possibili le seguenti combinazioni di avviso d'addebito:
- Opzione Ordine Collettivo (Collective order) selezionata e Conferma dettagliata (Detailed confirmation) selezionata
Ordine collettivo (unico importo sull'estratto conto), riceverai una conferma d'addebito dettagliata
batchbookg=true prtry=CWD
- Opzione Ordine Collettivo (Collective order) selezionata e Conferma dettagliata (Detailed confirmation) deselezionata
Ordine collettivo (unico importo sull'estratto conto) senza ricevere una conferma d'addebito dettagliata
Codici impostati nel file pain.001: batchbookg=true, prtry=CND
- Opzione Registrazione singola (Individual booking) selezionata e Conferma dettagliata (Detailed confirmation) selezionata
Ordine singolo (ogni pagamento sarà visibile sull'estratto conto), riceverai una conferma d'addebito dettagliata
Codici impostati nel file pain.001: batchbookg=false, prtry=SIA
- Opzione Registrazione singola (Individual booking) selezionata e Conferma dettagliata (Detailed confirmation) deselezionata
Ordine singolo (ogni pagamento sarà visibile sull'estratto conto) senza ricevere una conferma d'addebito dettagliata
Codici impostati nel file pain.001: batchbookg=false, prtry=NOA
È importante verificare con l'istituto bancario che l'avviso di addebito richiesto sia accettato e informarsi su eventuali commissioni da pagare.
È consigliato inoltre selezionare sempre l'opzione 'conferma dettagliata', altrimenti potrebbe verificarsi il caso che sul vostro conto venga addebitato un importo complessivo senza conoscerne i dettagli.
Scansione codici QR
Il comando Report > Fornitori > Scan QR Code visualizza il dialogo Scan code, il quale permette di immettere uno o più codici QR e creare in seguito i files di pagamento pain001 e le registrazioni contabili.
Lettura dei codici QR
Per leggere i codici QR in Banana sono possibili le seguenti modalità:
- utilizzare un lettore di codici QR con interfaccia USB e simulazione input tastiera. Abbiamo testato il lettore Datalogic QuickScan, maggiori informazioni sono disponibili alla pagina scanner configuration.
- scansionare i singoli codici QR-Code con un app del cellulare, copiare i dati nella clipboard e incollarli nel dialogo Scan code di Banana. Puoi cercare un'app che scansiona i codici QR e li salva negli appunti nello store di Apple o Android. La nostra azienda non fornisce né pubblica software di questo tipo.
- copiare un elenco di codici QR nella clipboard separati da punto e virgola, senza aggiungere spazi o ritorni a capo (...EDP;SPC...), e incollarli nel dialogo Scan code di Banana.
Configurare e utilizzare lo scanner di codici QR
- Configura e collega lo scanner.
- In Banana, seleziona il comando Report > Fornitori > Scansiona QRCode (Ctrl+8) e posiziona il cursore nel campo di inserimento.
- Premi il pulsante sullo scanner.
- La finestra di dialogo della scansione verrà compilata automaticamente.
- Completa il processo.
Configurare e utilizzare l'app mobile
- Installa l’app mobile, scansiona i codici QR con l’app e salva i dati negli appunti.
- Trasferisci i dati al tuo computer con installato Banana (ad esempio, tramite e-mail o AirDrop).
- In Banana, seleziona il comando Report > Fornitori > Scansiona QRCode (Ctrl+8) e posiziona il cursore nel campo di inserimento.
- Incolla i dati nella finestra di dialogo della scansione.
- Completa il processo.
Associare un conto fornitore a partire dai dati QR
Se desideri associare i dati del codice QR ad un conto fornitore, sono possibili le seguenti situazioni:
- il fornitore è già presente nella tabella Conti
Quando si scansiona il codice QR, il conto fornitore viene selezionato in automatico nel dialogo Payment Data, se il nome presente nella colonna Organizzazione della tabella Conti, corrisponde al nome presente nel codice QR.
Se nel dialogo Payment Data, l'elenco dei fornitori è vuoto, è necessario configurare l'estensione Pagamenti impostando il gruppo Fornitori, vedi Estensione pagamenti (configurare l'estensione) - il fornitore non è presente nella tabella Conti
devi aggiungere manualmente il nuovo conto fornitore direttamente nella tabella Conti.
Non è comunque necessario avere un conto fornitore per ogni singolo pagamento. Si possono effettuare i pagamenti senza indicare i conti nella tabella Registrazioni e registrare contabilmente solo quando il pagamento è stato effettuato, riprendendo i dati dall'estratto conto CAMT della banca.
Elenco pagamenti
Il comando Report > Fornitori > Elenco ordini di pagamento visualizza tutti i pagamenti inclusi negli ordini di pagamento presenti nella tabella Registrazioni (Payment file).
Payment List
