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La columna Saldo está presente en la tabla de Registros en los archivos de contabilidad de partida doble, multimoneda, contabilidad de ingresos/gastos y gestor de caja. Es muy útil porque detecta diferencias contables en la tabla de Registros.
La columna Saldo muestra un valor solo cuando existe una diferencia contable.
Si el asiento es correcto y el saldo es igual a cero, la celda permanece vacía y la columna no muestra ninguna anomalía.
Por lo tanto, la presencia de un importe en la columna Saldo indica que el asiento está incompleto o contiene un error que debe ser verificado y corregido.
▶ Ver el video: La nueva columna Saldo (en inglés)
Cómo visualizar la columna Saldo
La columna Saldo no es visible por defecto. Se puede activar desde el menú:
- Datos > Configurar las columnas > Saldo
La columna Saldo se puede colocar en la posición deseada utilizando los botones Hacia arriba (mueve la columna a la izquierda) y Hacia Abajo (mueve la columna a la derecha) en la ventana de diálogo Configurar columnas.
Motivos de las diferencias en la columna Saldo
Cuando se detectan discrepancias contables, es fundamental identificar la causa y proceder a su corrección.
Las diferencias pueden deberse, en particular, a las siguientes razones:
- la celda de la Cuenta Débito, la Cuenta Crédito o la Categoría está vacía o contiene un valor incorrecto
- en los asientos con múltiples cuentas o categorías, los totales de los importes no coinciden
- en los asientos con código de IVA, la repartición del IVA o la cuenta del IVA no son correctas.
Nota: en los asientos compuestos,
Nota: en los asientos compuestos, el programa puede mostrar temporalmente una diferencia entre el Débito y el Crédito hasta que se complete el asiento.
La columna Saldo en la contabilidad de partida doble
En la contabilidad de partida doble, la columna Saldo detecta las diferencias entre las columnas Débito y Crédito.
Cuando la contabilidad es correcta, la columna Saldo no debe contener ningún valor (celdas vacías):
- el saldo es igual a cero cuando la suma de los importes en Débito y Crédito se compensan;
- en los asientos con múltiples cuentas o categorías, puede aparecer un saldo hasta que se completen todos los asientos implicados. Con el último asiento, el saldo debe volver a cero.
En la imagen de ejemplo se ha generado una diferencia de 150:
- En el asiento, en la fila Doc 1, se ha ingresado la cuenta 4999, que no existe en el plan contable, por lo que en la misma fila, en la columna Saldo, se ha generado una diferencia de 100.
- En el asiento con múltiples cuentas, en las filas Doc 2, el importe total pagado es 1'000, pero el último asiento no compensa el importe total (1'000) entre Débito y Crédito, ya que los asientos en la contrapartida suman 950; por tanto, se genera otra diferencia de 50 que lleva a una diferencia total de 150.
La columna Saldo en la contabilidad de Ingresos/Gastos
En la contabilidad de Ingresos/Gastos y en Cash Manager, la columna Saldo detecta las diferencias entre las columnas Cuenta y Categoría.
Cuando la contabilidad es correcta, la columna Saldo no debe tener ningún valor (celdas vacías):
- El saldo es cero si la suma de los importes en las columnas Cuenta y Categoría se compensa (sin diferencia).
- Para los asientos con varias cuentas, aparece un saldo hasta que se completen todos los asientos en las cuentas y categorías implicadas. Con la última línea del asiento, el saldo debe quedar en cero.
En la imagen de ejemplo se ha generado una diferencia de 1000:
- En el asiento, en la fila Doc 2, no se ha ingresado la categoría en la columna Categoría. Por lo tanto, al haberse registrado el importe solo en la cuenta, se ha generado una diferencia de 1000.
Verificar la contabilidad
El comando Verificar contabilidad también incluye la verificación de la columna Saldo.
Si la columna Saldo no está en cero significa que hay errores. Para encontrar la primera fila donde se ha generado la diferencia contable:
- revise la columna Saldo para identificar la primera fila donde comienza la diferencia.
- utilice el comando Verificar contabilidad, que indica la fila donde empieza la diferencia.