Comenzar con Cash Manager

En este artículo

Crear un archivo de contabilidad a partir de una plantilla

Sigue los siguientes pasos:

  1. Menú Archivo, comando Nuevo.
  2. Selecciona la Región, la Categoría y el Tipo de contabilidad.
  3. De la lista de las plantillas que aparece, selecciona la que más se adecue a tus necesidades.
  4. Haz clic en Crear.

En Buscar, cuando se introduce una palabra clave, el programa muestra las plantillas que contienen la palabra clave introducida.

También es posible empezar desde un archivo en blanco, mediante la opción Crear archivo en blanco. En cualquier caso, para facilitar el inicio y evitar errores de agrupación, recomendamos que siempre se empiece desde un modelo ya existente.

Más información sobre cómo crear un archivo desde cero disponible en la página Create New File.

Configuración de las propiedades de los archivos

Configura tus propios datos desde el comando Propiedades del archivo y contables y guarda con tu propio nombre de archivo.

Guardar en disco

En el menú Archivo -> Guardar como, guarda los datos y asigna un nombre al archivo. Aparece el usual diálogo de guardar de tu sistema operativo.

  • Es aconsejable utilizar el nombre de la empresa seguido del año: "Compañía-2020" para distinguirlo de otros archivos contables.
  • El programa añadirá la extensión "ac2".
  • Puedes mantener tantas cuentas como necesites, cada una tendrá su propio nombre.
  • Puedes elegir la carpeta que quieras, (Por ejemplo, Documentos -> Contabilidad) y el soporte que prefieras, como un disco duro, usb o la nube.

Insertar el saldo inicial de la cuenta

Introduce la cuenta que deseas gestionar en la tabla de Cuentas del Cash Manager y el importe inicial en la columna Apertura. Al comienzo de un nuevo año, al activar el comando Crear un nuevo año en el menú de la Cuenta2, se generarán automáticamente los saldos iniciales a ser transferidos.
Sólo se puede introducir una cuenta.

Personalizar la tabla de categorías

En la tabla de Categorías, personaliza las categorías de ingresos y gastos, según tus necesidades. También es possible:

  • Modificar los números de las categorías
  • Cambiar la descripción
  • Eliminar categorías
  • Añadir categorías
  • Insertar subgrupos
  • Eliminar subgrupos

Todos los saldos de las categorías determinarán el resultado del ejercicio contable (ganancias o pérdidas) y, por lo tanto, no deben constar saldos al comienzo del año.

Añade nuevas categorías

Si se necesita añadir nuevas categorías a un grupo ya existente, procede de la siguiente manera:

  • Inserta una fila vacía (menu Edición, comando Insertar filas…) donde quieras añadir un nuevo subgrupo.
  • Inserta un número o código en la última fila vacía de la columna Grupo (en nuestro ejemplo 3 – Otros ingresos).
  • Inserta la descripción que identifica al nuevo subgrupo.
  • Inserta el número total del Grupo de las otras categorías en la columna total de Grupo en Gr.

Añade subgrupos

Para añadir nuevos subgrupos, sigue los siguientes pasos:

  • Inserta una fila vacía (menu Edición, comando Insertar filas…) donde quieras añadir un nuevo subgrupo.
  • Inserta un número o código en la última fila vacía de la columna Grupo (en nuestro ejemplo 3 – Otros ingresos).
  • Inserta la descripción que identifica al nuevo subgrupo.
  • Inserta el número total del Grupo en la columna Gr (en nuestro ejemplo 3 – Ventas totales).

Elimina categorias o subgrupos

Selecciona las categorías o subgrupos que deseas eliminar en el menú Editar, comando Eliminar filas.

Registros

En la tabla Registros, se introducen las transacciones de ingresos y gastos, indicando la categoría a la que se atribuyen éstos.

Acelerar la grabación de los registros

Para acelerar la grabación de tus registros, puedes utilizar:

Registros con IVA

Para registrar las transacciones con IVA, por favor, procede de la siguiente manera:

  • desde el menú Archivo, selecciona el comando Nuevo y Cash Manager con IVA.
  • Selecciona una de las Plantillas predeterminadas para tu país. Para poder registrar las transacciones con IVA, dirígete a la tabla Registros.

La tarjeta de Categoría o Grupo

La tarjeta Categoría o Grupo te permite tener una lista completa de los asientos contables relacionados con la misma categoría o grupo.

  • Para abrir una tarjeta de categoría o grupo  debes hacer clic sobre la celda de número de cuenta y después hacer clic sobre la pequeña flecha azul que aparece en la esquina superior derecha de la celda.
  • Para abrir múltiples tarjetas de categoría o grupo debes seleccionar el comando Tarjetas de Cuentas/Categorías del menú Cuenta1.
  • Para actualizar las tarjetas de categoría o grupo, tras hacer cambios en la pestaña de Registros, debes hacer clic sobre el símbolo con dos flechas circulares, situadas en la esquina derecha superior de la tarjeta de cuenta.

Tarjetas de cuenta por periodo

Para abrir una tarjeta de categoría con balances de cuenta referidos a un período predefinido, haz clic en el menú Cuenta1, comando Tarjetas de Cuenta/Categoría, selecciona Periodo especificado en la pestaña Periodo para introducir tu periodo seleccionado.

Para más información consulta la página Period.

Imprime la tarjeta de Categoría

Para imprimir la tarjeta de Categoría, ábrela desde cualquier pestaña (Cuentas o Registros) e imprime desde el menú Archivo.

Para imprimir varias o todas las Tarjetas de Cuentas/Categorías, haz clic en Cuenta1, selecciona Tarjetas de Cuenta/Categoría y selecciona las cuentas/categorías que quieres imprimir. El filtro que aparece en la ventana te permite elegir la selección automática de todas las categorías, centros de coste, segmentos, grupos, etc.

Para más información véase la página Account Cards.

Estado de resultados avanzado

Para visualiyar el Estado de resultados avanzado y el Estado de resultados avanzado por grupos, selecciona en la barra del menú Cuenta1 y el comando Estado de resultados avanzado o Estado de resultados avanzado por grupos. También puedes obtener el estado de resultados por periodo.

Archivar datos en formato PDF

Al final del año, cuando la contabilidad esté hecha, corregida y revisada, puedes almacenar todos los datos contables con el comando Crear Archivo Pdf del menú Archivo.

El Presupuesto

Antes de empezar el año contable, puedes crear un presupuesto con tus gastos e ingresos estimados, para tener control sobre la situación financiera y económica de tu empresa.

El presupuesto puede establecerse de dos maneras diferentes:

  • Desde la columna Presupuesto en la pestaña de Categorías. Para cada cuenta se indica el presupuesto anual.
    En este caso, cuando configuras el Presupuesto desde el menú Cuenta1, comando Estado de resultados avanzado por grupos, la columna Presupuesto muestra las cantidades que se corresponden con el año completo.
  • Desde Agregar tabla Presupuesto, que tienes que activar manualmente utilizando el comando Agregar nuevas funcionalidades desde el menú Herramientas. En esta tabla todas las estimaciones se introducen como transacciones presupuestarias, ya sea de ingresos o de gastos. Si se activa esta tabla, la columna Presupuesto de la tabla Cuentas se desactiva automáticamente. En la tabla Presupuesto se puede configurar un presupuesto detallado que tenga en cuenta las posibles variaciones durante el año y en diferentes períodos del año.

 

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