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Para poder mantener la contabilidad empresarial actualizada, es fundamental importar regularmente los movimientos bancarios. Los movimientos permiten automatizar el proceso de contabilización, evitando la introducción manual de los asientos individuales y eventuales errores.
Dónde descargar los movimientos
Los documentos que contienen las transacciones bancarias, independientemente del método de adquisición, deben guardarse siempre en la misma carpeta. Esta puede estar dentro de la carpeta principal de la contabilidad o en una externa. Para una gestión ordenada, se recomienda dar una estructura a las carpetas creando una carpeta general y subcarpetas más específicas: de este modo se reduce el riesgo de errores, sobre todo si se decide importar los movimientos manualmente.
Manteniendo los datos siempre en la misma ubicación, se evitan problemas de importación y no es necesario actualizar cada vez la ruta predeterminada para la importación. Además, se desaconseja abrir y modificar estos archivos antes de la importación, ya que esto puede causar errores en el reconocimiento de las transacciones.
Diferentes formatos de archivos con movimientos bancarios
Nuestro software ofrece numerosas extensiones que permiten importar datos contables en varios formatos. Entre los formatos más comunes se encuentran CAMT, CSV y XLSX.
El formato CAMT (Cash Management), definido por el estándar ISO 20022, es utilizado por los bancos para proporcionar extractos bancarios electrónicos de forma estructurada. Los archivos contienen información detallada como fecha, importe, descripción y referencias de cada transacción. Hay diferentes tipos de archivos CAMT disponibles:
- camt.052: extracto bancario intradía (movimientos durante el día)
- camt.053: extracto bancario de fin de día
- camt.054: notificación de débitos y créditos con detalles de las operaciones individuales
El formato CSV (Comma-Separated Values) es un archivo de texto que utiliza comas para separar los datos contenidos en las celdas de una tabla. Este formato es compatible con la mayoría de los programas. El formato CSV varía según el banco y se actualiza regularmente.
El formato XLSX es un archivo de Microsoft Excel utilizado para almacenar hojas de cálculo. El archivo XLSX puede contener datos, fórmulas, formatos, gráficos y varias hojas dentro del mismo documento.
Recientemente hemos desarrollado una nueva extensión que permite importar archivos CAMT de todos los bancos, haciendo que la adquisición de movimientos sea aún más fácil e inmediata.
Métodos para descargar los movimientos
Las formas principales de obtener estos datos son tres:
- La banca online
- El multibanking
- El software de Mammut Soft Computing AG
Dependiendo del método utilizado, se debe prestar más o menos atención a la ubicación de los archivos. La descarga manual desde el portal bancario requiere mayor atención.
Banca online
El método manual, tradicional y más difundido, consiste en acceder directamente al portal de banca online de su banco. Una vez iniciado sesión, es posible navegar a la sección dedicada a los movimientos de la cuenta y descargar los archivos en uno de los formatos estándar compatibles con los programas de contabilidad.
Este proceso, aunque sencillo, requiere una interacción manual: el usuario debe acceder a la plataforma bancaria, seleccionar la cuenta y descargar y guardar los archivos en su ordenador para luego importarlos en el programa contable.
Multibanking
El multibanking representa una evolución respecto a los métodos manuales tradicionales, pensado para empresas o profesionales que gestionan numerosas cuentas bancarias distribuidas en diferentes bancos. Gracias a esta funcionalidad, es posible acceder a una sola plataforma o interfaz de e-banking que agrupa varias cuentas, incluso de diferentes entidades, simplificando así la interacción con cada banco. La mayoría de las soluciones de multibanking se basan en el estándar internacional EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), que garantiza un intercambio seguro de información y órdenes de pago entre las empresas y los bancos.
Las principales fases para implementar el multibanking son:
- Actualización del contrato con el banco principal
El primer paso consiste en contactar con el banco principal para solicitar la activación del servicio de multibanking. Será necesario firmar una adenda al contrato existente, que autorice al banco a actuar como gestor de varias cuentas bancarias. - Firma de los mandatos con los bancos conectados
Para cada banco tercero que se desea conectar, es necesario firmar una autorización que permita al banco principal acceder a la información de las cuentas correspondientes. - Habilitación técnica y entrega de credenciales
Una vez completados los pasos contractuales, será necesario seguir las instrucciones técnicas para habilitar el acceso mediante API o herramientas de terceros. Esto puede incluir la entrega de credenciales o la activación de métodos específicos de autenticación.
Una vez establecidas todas las conexiones bancarias, es posible descargar de forma centralizada los movimientos y datos bancarios, y procesar las operaciones de pago desde una única herramienta. Aunque sigue siendo en parte un proceso manual, el multibanking permite optimizar tiempo y recursos, reduciendo el número de accesos y simplificando la gestión general.
Software de Mammut Soft Computing AG
Una solución más moderna y completamente automatizada es la que ofrece el software desarrollado por Mammut Soft Computing AG. Este sistema, una vez implementado, permite omitir por completo el paso manual de descarga de archivos bancarios, ya que el guardado ocurre automáticamente en una carpeta definida durante la implementación.
El software está enfocado en las interfaces de intercambio de datos entre bancos y empresas, ofreciendo conexión a múltiples bancos en todo el mundo y recuperando de forma segura y automatizada los datos bancarios en los formatos necesarios. Estos datos se sincronizan automáticamente con el sistema contable, haciendo innecesaria la intervención del usuario.
Los pasos a seguir para comenzar a usar el software Mammut Soft Computing AG son los siguientes:
- Elección de la solución
Según las necesidades, se puede optar por la solución en la nube o la instalación local (on-premise), esta última consiste en la instalación física en los dispositivos del usuario. - Configuración de las conexiones bancarias
Para permitir la configuración y activación de la conexión con los bancos, es necesario firmar los contratos bancarios correspondientes. Estas conexiones con los bancos (EBICS, SWIFT, API) permiten descargar extractos y enviar pagos. Mammut ofrece asistencia para la activación ante los bancos. - Autorización de acceso a las cuentas
El cliente, para quien se lleva la contabilidad, concede al fiduciario el acceso a sus datos, para que toda la información necesaria esté disponible. - Integración con el software contable/ERP
El software se conecta al sistema contable o de gestión interna para la exportación e importación automática de los datos bancarios.
El verdadero valor añadido del software es la actualización constante de la contabilidad: descargas automatizadas de todos los bancos y sincronización directa con el sistema contable aseguran que los datos estén siempre actualizados y listos para su uso.
Importación y contabilización automatizada
Una vez que se dispone de los movimientos, es posible aprovechar las diversas funcionalidades que ofrece Banana. Independientemente del método establecido para la descarga de los datos bancarios, la función “Importar movimientos bancarios en formato ISO 20022 (avanzado) [BETA]” permite automatizar la actualización de la contabilidad en modo partida doble o ingresos/gastos utilizando los archivos CAMT (052/053/054). El programa lee los archivos XML desde una carpeta designada, los guarda en una base de datos local, identifica las transacciones nuevas que aún no han sido registradas y las propone para la importación, evitando duplicados.
Esta funcionalidad está disponible únicamente con el plan Advanced de Banana Contabilidad Plus. También se puede probar con los planes Free o Professional hasta 70 líneas de transacción.
Una vez importados, los movimientos bancarios se transforman automáticamente en operaciones contables completas gracias a nuestras reglas de autocompletado (plan Advanced), ahorrando tiempo y evitando errores de introducción. De este modo, la contabilidad se realiza de forma más rápida, eficiente y precisa.