Crear un archivo de contabilidad a partir de una plantilla

Sigue los siguientes pasos:

1. Menú Archivo, comando Nuevo.
2. Selecciona la Región, la Categoría y el Tipo de contabilidad.
3. De la lista de las plantillas que aparece, selecciona la que más se adecue a tus necesidades.
4. Haz clic en Crear.

En Buscar, cuando se introduce una palabra clave, el programa muestra las plantillas que contienen la palabra clave introducida.

También es posible empezar desde un archivo en blanco, mediante la opción Crear archivo en blanco. En cualquier caso, para facilitar el inicio y evitar errores de agrupación, recomendamos que siempre se empiece desde un modelo ya existente.

Más información sobre cómo crear un archivo desde cero disponible en la página Create New File.

Configuración de las propiedades de los archivos

Configura tus propios datos desde el comando Propiedades del archivo y contables y guarda con tu propio nombre de archivo.

Guardar en disco

En el menú Archivo -> Guardar como, guarda los datos y asigna un nombre al archivo. Aparece el usual diálogo de guardar de tu sistema operativo.

• Es aconsejable utilizar el nombre de la empresa seguido del año: "Compañía-2020" para distinguirlo de otros archivos contables.
• El programa añadirá la extensión "ac2".
• Puedes mantener tantas cuentas como necesites, cada una tendrá su propio nombre.
• Puedes elegir la carpeta que quieras, (Por ejemplo, Documentos -> Contabilidad) y el soporte que prefieras, como un disco duro, usb o la nube.

Insertar el saldo inicial de la cuenta

Introduce la cuenta que deseas gestionar en la tabla de Cuentas del Cash Manager y el importe inicial en la columna Apertura. Al comienzo de un nuevo año, al activar el comando Crear un nuevo año en el menú de la Cuenta2, se generarán automáticamente los saldos iniciales a ser transferidos.
Sólo se puede introducir una cuenta.

Personalizar la tabla de categorías

En la tabla de Categorías, personaliza las categorías de ingresos y gastos, según tus necesidades. También es possible:

• Modificar los números de las categorías
• Cambiar la descripción
• Eliminar categorías
• Añadir categorías
• Insertar subgrupos
• Eliminar subgrupos

Todos los saldos de las categorías determinarán el resultado del ejercicio contable (ganancias o pérdidas) y, por lo tanto, no deben constar saldos al comienzo del año.

Añade nuevas categorías

Si se necesita añadir nuevas categorías a un grupo ya existente, procede de la siguiente manera:

• Inserta una fila vacía (menu Edición, comando Insertar filas…) donde quieras añadir un nuevo subgrupo.
• Inserta un número o código en la última fila vacía de la columna Grupo (en nuestro ejemplo 3 – Otros ingresos).
• Inserta la descripción que identifica al nuevo subgrupo.
• Inserta el número total del Grupo de las otras categorías en la columna total de Grupo en Gr.

Añade subgrupos

Para añadir nuevos subgrupos, sigue los siguientes pasos:

• Inserta una fila vacía (menu Edición, comando Insertar filas…) donde quieras añadir un nuevo subgrupo.
• Inserta un número o código en la última fila vacía de la columna Grupo (en nuestro ejemplo 3 – Otros ingresos).
• Inserta la descripción que identifica al nuevo subgrupo.
• Inserta el número total del Grupo en la columna Gr (en nuestro ejemplo 3 – Ventas totales).

Elimina categorias o subgrupos

Selecciona las categorías o subgrupos que deseas eliminar en el menú Editar, comando Eliminar filas.

Registros

En la tabla Registros, se introducen las transacciones de ingresos y gastos, indicando la categoría a la que se atribuyen éstos.

Acelerar la grabación de los registros

Para acelerar la grabación de tus registros, puedes utilizar:

• la función Smart fill  que permite el autocompletado automático de los datos que ya han sido introducidos en una fecha anterior.
• la función Registros memorizados (menú Cuenta2 ) utilizada para memorizar las transacciones recurrentes en una tabla separada.
• import of your bank or postal account statement.

Registros con IVA

Para registrar las transacciones con IVA, por favor, procede de la siguiente manera:

• desde el menú Archivo, selecciona el comando Nuevo y Cash Manager con IVA.
• Selecciona una de las Plantillas predeterminadas para tu país. Para poder registrar las transacciones con IVA, dirígete a la tabla Registros.

La tarjeta de Categoría o Grupo

La tarjeta Categoría o Grupo te permite tener una lista completa de los asientos contables relacionados con la misma categoría o grupo.

• Para abrir una tarjeta de categoría o grupo  debes hacer clic sobre la celda de número de cuenta y después hacer clic sobre la pequeña flecha azul que aparece en la esquina superior derecha de la celda.
• Para abrir múltiples tarjetas de categoría o grupo debes seleccionar el comando Tarjetas de Cuentas/Categorías del menú Cuenta1.
• Para actualizar las tarjetas de categoría o grupo, tras hacer cambios en la pestaña de Registros, debes hacer clic sobre el símbolo con dos flechas circulares, situadas en la esquina derecha superior de la tarjeta de cuenta.

Tarjetas de cuenta por periodo

Para abrir una tarjeta de categoría con balances de cuenta referidos a un período predefinido, haz clic en el menú Cuenta1, comando Tarjetas de Cuenta/Categoría, selecciona Periodo especificado en la pestaña Periodo para introducir tu periodo seleccionado.

Para más información consulta la página Period.

Imprime la tarjeta de Categoría

Para imprimir la tarjeta de Categoría, ábrela desde cualquier pestaña (Cuentas o Registros) e imprime desde el menú Archivo.

Para imprimir varias o todas las Tarjetas de Cuentas/Categorías, haz clic en Cuenta1, selecciona Tarjetas de Cuenta/Categoría y selecciona las cuentas/categorías que quieres imprimir. El filtro que aparece en la ventana te permite elegir la selección automática de todas las categorías, centros de coste, segmentos, grupos, etc.

Para más información véase la página Account Cards.

Estado de resultados avanzado

Para visualiyar el Estado de resultados avanzado y el Estado de resultados avanzado por grupos, selecciona en la barra del menú Cuenta1 y el comando Estado de resultados avanzado o Estado de resultados avanzado por grupos. También puedes obtener el estado de resultados por periodo.

• El Estado de resultados avanzado muestra todas las cuentas y categorías sin ningún subgrupo.
• El Estado de resultados avanzado por grupos muestra todas las cuentas y categorías con subgrupos.

Archivar datos en formato PDF

Al final del año, cuando la contabilidad esté hecha, corregida y revisada, puedes almacenar todos los datos contables con el comando Crear Archivo Pdf del menú Archivo.

El Presupuesto

Antes de empezar el año contable, puedes crear un presupuesto con tus gastos e ingresos estimados, para tener control sobre la situación financiera y económica de tu empresa.

El presupuesto puede establecerse de dos maneras diferentes:

• Desde la columna Presupuesto en la pestaña de Categorías. Para cada cuenta se indica el presupuesto anual.
  En este caso, cuando configuras el Presupuesto desde el menú Cuenta1, comando Estado de resultados avanzado por grupos, la columna Presupuesto muestra las cantidades que se corresponden con el año completo.
• Desde Agregar tabla Presupuesto, que tienes que activar manualmente utilizando el comando Agregar nuevas funcionalidades desde el menú Herramientas. En esta tabla todas las estimaciones se introducen como transacciones presupuestarias, ya sea de ingresos o de gastos. Si se activa esta tabla, la columna Presupuesto de la tabla Cuentas se desactiva automáticamente. En la tabla Presupuesto se puede configurar un presupuesto detallado que tenga en cuenta las posibles variaciones durante el año y en diferentes períodos del año.

 

The Cash Manager Accounts table contains only one account and no other accounts can be added.

The columns of the Accounts table:

The main columns of the Categories table are listed below. The display of columns changes according to the selected View.

Additional columns can be added either system or own columns via the menu Data > Columns setup.

Group
This column remains empty.

Account
Enter the number or initials of the account to be managed (cash, bank, post office).

Description
Enter a description relating to the account entered.

Opening
You need to enter the opening balance only the first time you use a new file or when using Banana accounting for the first time. At the beginning of the new year with automatic opening, the account balance is automatically updated.

Income
The column is protected and shows the balance of income transactions. The balance is updated automatically after each transaction.

Expenses
The column is protected and shows the balance of outgoing expenses. After each transaction the balance is updated automatically.

Balance
The column is protected and shows the total balance between income and expenses. After each transaction the balance is updated automatically.

The Categories table presents the Income and Expenses situation.

The Categories table

In the Categories column, for each income and expense, the respective categories are set. 
In addition to the Categories column, there are columns to set:

• Sections
• The Totalization groups.
  For further information on the grouping system, refer to the Grouping system.
• Any Cost and Profit centers.

In the example there are three main groupings:

• Group 4 - Totals all the Categories that have grouping 4 in their Sum in column (total Income)
• Group 3 - Totals all the Categories that have grouping 3 in their Sum in column (total Expenses)
• Group 00  - Totals groups 3 and 4 (Total Income and Expenses), which determine the Result for the accounting period.

The columns of the Categories table

The main columns of the Categories table are listed below. The display of the columns changes according to the selected View.

You can add additional system columns as well as your own columns via Data > Columns setup.

Section
An asterisk is inserted in the row where a title is entered, which will then be taken over in the Enhanced Statement with groups
(in our example the asterisk is inserted on the line of the title Operating result).

If other sections are provided in addition to income and expenses, such as cost and profit centers, another asterisk can be inserted in the Sections column, again on the title row. More details are available on the Sections page.

Group
Enter an identifier (numerical or sign) identical to the one entered for each category in the Sum in column. The totals for each category belonging to the same grouping of the Sum in column will then be added up (in our example, Group 4 totals the Income Category and group 3 the Expenses category).

Category
Enter the Category number that will identify the type of expense or income.

Description
A description is entered to identify the income or expenses category. This description is automatically taken from the Category Description column of the Records table (if displayed).

Sum in (Gr)
The code of a group is indicated so that the programme totals the amount of the line in the group.
The heading ‘Sum in’ has been adopted with the Banana Plus version.
The column name has remained Gr, to maintain compatibility with previous versions of the programme.
Each category has an identifier that is used to define in which group it is to be totalled (in the example, all revenue categories, in the Sum in column, have the grouping 4, because they are totalled in Group 4, Total Revenue).

Income
The column is protected and shows the balance of income transactions. The balance is updated automatically after each transaction.

Expenses
The column is protected and shows the balance of outgoing expenses. After each transaction the balance is updated automatically.

Balance
The column is protected and shows the total balance between income and expenses. After each transaction the balance is updated automatically.

Customising the Categories table

You may customise the entry and exit categories in the Categories table according to your needs. You can:

• Change category numbers
• Change description
• Delete or add categories
• Insert or delete subgroups

All category balances determine the operating result (profit or loss) and must therefore have no balance at the beginning of the year.

Adding new Categories

If you need to add new categories to an existing group, proceed as follows:

• Insert empty rows (menu Edit > Insert Rows) before the Totalisation Group row
• Enter the category number or abbreviation in the Category column
• Enter a description to identify the category
• Enter in the Sum in column , the same grouping number as the other categories, belonging to the same Totalisation Group.

Adding Subgroups

To add new subgroups, proceed as follows:

• Insert empty rows (menu Edit > Insert rows) in the area where you wish to insert the new subgroup
• In the last empty row enter a number or abbreviation for the totalisation in the Group column (in the example "34 - Total Optional Costs")
• Enter a description to identify the new subgroup
• Enter in the Sum in column  the Totalisation Group (in the example "3 - Total Costs").

Deleting categories and subgroups

To delete categories or subgroups, select the rows with the categories and subgroup to be deleted and issue the command Delete rows from the Edit menu.

You only need to enter the Initial Balance the first time you use Banana Accounting Plus.

Opening balances when you start with Banana Accounting

When creating a new file for the first time with Banana Accounting, the opening balances must be entered manually in the Accounts table, Opening column.

When you move to the new year, using the Actions > Create new year command, Banana accounting reports all the opening balances automatically.
It is not possible to enter more than one account; for this you must use the Income/Expense Accounting.

Financial planning is carried out in the Budget table.

Before starting a financial year, you can budget expenses and estimate income to keep the economic and financial situation under control.

The budget can be set in two different ways:

1. In the Categories table, under the Budget column. For each category, the annual budget amount is indicated.
   In this case, when you generate the Budget from the Report menu using the command Enhanced Statement with groups, the Budget column shows the amounts that refer to the entire year.
2. In the Budget table, which can be activated from the Tools menu > Add/Remove functionalities > Add Budget Table.
   In this table, all budgeted expenses and incomes are recorded with transactions. If this table is activated, the Budget column in the Accounts table is automatically disabled. In this case, you can set a detailed budget that takes into account possible variations during the year and in different periods of the year.

The transactions of the Cash Manager are entered in the Transactions table.

There are specific columns to enter:

• the date
• the document number
• the description
• the income or expense amount
• the category relevant to the income or expense in the Category table
• should the transaction be subject to VAT tax, enter the VAT code in the VAT code column.
  The VAT codes are listed in the VAT codes table.

Speeding up the recording of the Transactions

In order to accelerate the recording of the transactions, you can use:

• the Smart fill function that allows the automatic auto complete of data that have already been entered at an earlier date.
• the Recurring transactions function (Actions menu), used to memorize recurring transactions into an appropriate table.

Examples of transactions without VAT

Examples of transactions with VAT

Category card

To display the transactions of a category, click once on the small blue arrow appearing in the upper right corner of the cell.

The display of entries in the Categories table is similar to the one in the Transactions table.
When new transactions are added or changes are made (i.e. in the Transactions table), it is possible to update the tab of a category by clicking on the Update symbol (blue symbol, of two circular arrows, located in the right part of the window).

 

Instant information

In the Accounts and Categories tables, the balances of the accounts and the categories of income and expenses are displayed immediately. After each individual entry, the balances are updated automatically, and there is no need to generate reports to keep the situation under control; you simply need to position yourself in the Accounts and Categories table.

To print the content of the tables, please refer to the Page setup section (last paragraph).

Advanced printouts

All printing is run from the Reports menu, where the different functions for printing are located:

• Journal - command to define the period. You can display and print the whole table or just a specified period.
   
• Account/Category cards - Account cards / Categories. You may select all cards or define your selection.
  Define the required period in the Period tab and click the required settings in the Options tab. Print settings can be saved in the Customization tab so they can be resumed without them to be having defined again.
   
• Enhanced statement - Enhanced statement command. You may also print a defined period and various options and customizations may be included.
   
• Enhanced statement with groups - Enhanced statement with groups command. You may also print a defined period and various options and customization may be included.
   
• Accounting report - Account report command. The required options are displayed in the Accounts table. Reports are possible for current, previous periods or previous years; each period may contain subdivisions and the customizations can be saved.

Example of printout of Enhanced statement with groups