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Le système de regroupement de Banana Comptabilité permet de totaliser rapidement et facilement les montants des comptes et des groupes. Le programme offre une flexibilité maximale pour créer autant de niveaux de totalisation que l'on veut.
Le regroupement est un outil très puissant pour calculer automatiquement les totaux.
Où est-il utilisé
- Dans les tableaux Comptes et Catégories pour définir la structure du Bilan et du Compte de résultat.
- Dans le tableau Codes TVA pour regrouper les codes TVA.
- Dans le tableau Articles de l'application Stock
- Dans le tableau Articles de l'application du Registre des Actifs
▶ Vidéo: Système de regroupement et de totalisation
Comment cela fonctionne-t-il
Le regroupement est toujours basé sur deux colonnes :
- La colonne Groupe, où sont indiqués les identifiants du groupe, qui peuvent être textuels ou numériques.
- La colonne Add.dans, où est indiqué le Groupe de totalisation pour chaque ligne de compte ou de groupe.
Chaque ligne de groupe est une ligne totale, où :
- Les soldes des groupes sont la somme des lignes qui contiennent le nom du groupe dans la colonne Add.dans.
- Le programme calcule les totaux de toutes les colonnes contenant des montants (type Montant), qu'il s'agisse des colonnes prédéfinies (Ouverture, Solde, etc.) ou des colonnes ajoutées manuellement.
Le regroupement permet de créer de nombreux niveaux de totalisation.
La logique du programme
Pour comprendre la logique, présentons un exemple d'une petite partie du plan comptable. Pour les comptes Caisse, Comptabilité et Banque, nous créons le groupe Liquidités:
- Dans la ligne située sous les comptes de liquidité, dans la colonne Groupe, saisissez le nom du groupe de Liquidités.
- Dans la colonne Libellé, vous saisissez la description du groupe.
- Pour que le programme puisse mettre à jour les soldes du groupe de liquidités, il faut indiquer les comptes à totaliser.
Dans la colonne Add.dans du compte Caisse, Poste et Banque, le nom du groupe de liquidité est saisi. Les soldes du groupe sont immédiatement mis à jour.
Selon la même logique, nous pouvons également regrouper des groupes. En fait, les groupes peuvent également être totalisés dans d'autres groupes à un niveau supérieur.
Supposons que nous ajoutions un groupe dans lequel regrouper et totaliser le groupe Liquidité.
- Dans la ligne située sous le groupe Liquidités, dans la colonne Groupe, le nom du groupe Actifs est saisi.
- Dans la colonne Libellé, vous saisissez la description du groupe.
- Pour que le programme puisse mettre à jour les soldes du groupe des Actifs, il faut indiquer quels groupes doivent être totalisés.
Dans la colonne Add.dans du groupe Liquidités, le nom du groupe Actif est saisi. Les soldes du groupe sont immédiatement mis à jour.
En suivant cette logique, il est possible de créer une structure avec des groupes et des sous-groupes pour l'ensemble du plan comptable, afin de créer des plans comptables adaptés à chaque pays et à chaque besoin.
La même logique peut être appliquée pour le regroupement des codes TVA dans le tableau Codes TVA, ainsi que pour le regroupement des articles dans le tableau Articles du Stock et du Registre des Actifs.
Utilisation intensive du système de totalisation
Le système de totalisation est très flexible :
- Les comptes et les groupes peuvent être additionnés dans un groupe.
- Les titres peuvent être associés au groupe auquel ils appartiennent.
- Il est possible d'utiliser n'importe quel type de numérotation (numérique et/ou alphabétique).
- Il est possible de créer jusqu'à 100 niveaux de totalisation.
- La totalisation des groupes est indépendante de la séquence des lignes :
- La ligne de total peut être définie avant et après les lignes de compte ou de groupe.
- La ligne de total peut également être définie dans une position complètement détachée des lignes de compte et de groupe, comme dans le cas du grand livre des comptes fournisseurs.
- Le même compte ne peut pas être totalisé dans deux groupes à la fois.
- Le système est également utilisé pour totaliser les Centres de coûts et les Segments.
La totalisation des colonnes de montant
La procédure de calcul totalise les colonnes de type montant.
- Les colonnes de montant définies par le système sont totalisées.
- Les colonnes de montant ajoutées par l'utilisateur sont totalisées.
Séquence de calcul
Le programme calcule les totaux comme suit :
- Réinitialise les valeurs des montants des colonnes des lignes du groupe.
- Additionne les montants des lignes de compte dans les lignes de groupe (premier niveau de calcul).
- Additionne le solde des lignes de groupe dans les groupes de niveau supérieur.
Répéter l'opération jusqu'à ce que tous les niveaux soient calculés.
Lorsqu'un groupe est totalisé dans un groupe de niveau inférieur, une erreur de boucle sans fin est créée.
Contrôle et signalement des erreurs
Lors de la création des regroupements, le programme vérifie et signale les erreurs éventuelles afin qu'elles puissent être corrigées immédiatement.
Lorsqu'un groupe inexistant a été indiqué dans la colonne Add.dans, le programme signale l'erreur "Groupe non trouvé". Dans ce cas, il suffit :
- Créer le groupe dans la colonne Groupe
- Calculer la comptabilité avec la commande Contrôler la comptabilité
- Recalculer tous les totaux avec la commande Recalculer la comptabilité.
Renommer les groupes
La commande Renommer permet de renommer automatiquement les noms de groupes existants, sans devoir modifier manuellement les correspondances dans les colonnes Groupe et Add.dans.
Impressions
Lors de l'impression du Bilan, du Compte de résultat ou d'autres rapports contenant des regroupements, l'impression montre l'ordre des regroupements tels qu'ils ont été définis dans les différents tableaux.