Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen

Künstliche Intelligenz (KI) ist eine Technologie, die zunehmend in Automatisierungssystemen eingesetzt wird. In Zusammenarbeit mit unseren Anwendern haben wir ein System zur automatischen Vervollständigung von importierten Datensätzen entwickelt, das auf vordefinierten Regeln basiert.

Diese Funktion automatisiert und vereinfacht den Erfassungsprozess der Buchungen, wodurch Zeit gespart und Fehler bei der Dateneingabe reduziert werden.

Die Regeln sind einfache Zeilen von voreingestellten Buchungen, die alle erforderlichen Informationen enthalten, um Buchhaltungsvorgänge automatisch, präzise und schnell abzuschliessen.

Nachfolgend finden Sie ein Einführungsvideo zu den Regeln sowie Videos zum Erstellen der Regeln:

• ▶ Video: Buchungen automatisch importieren und vervollständigen (Einführung) - 1'04"
• ▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen (Dialogfenster Regeln anwenden) - 8'11"
• ▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen (Tabelle wiederholende Buchungen) - 6'56"

Um die Funktion 'Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen' anwenden zu können, sind der Advanced-Aboplan (der Advanced-Plan im Demonstrationsmodus ist nicht ausreichend) sowie die Version 10.1 oder höher von Banana Buchhaltung Plus erforderlich.

Was sind Regeln?

Bei den Regeln handelt es sich um voreingestellte Buchungszeilen, die dem Programm nützliche Informationen liefern, um...: 

• Importierte Buchungen zu identifizieren, die vervollständigt werden müssen
  Wenn Sie in der Spalte Beschreibung "Swisscom" eingeben, wird die Regel auf alle importierten Bewegungen angewendet, die den Begriff "Swisscom" in der Beschreibung enthalten.
• Die erforderlichen Angaben zur Vervollständigung der Buchung zu machen
  • Geben Sie in der Spalte Soll-Konto das Konto "Telefonkosten" ein.
  • Geben Sie in der Spalte MWST/USt-Code den MWST/USt-Code "M81" ein.

Die Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen werden in der Tabelle wiederholende Buchungen gespeichert. Sie können die Regeln direkt in der Tabelle eingeben und bearbeiten oder den Dialogfenster Regeln hinzufügen/bearbeiten aufrufen, während Sie die Regeln anwenden.

Wozu dienen die Regeln?

Wenn Sie Banktransaktionen in die Tabelle Buchungen importieren, müssen Sie die Transaktionen normalerweise manuell vervollständigen, indem Sie die Soll- oder Haben-Konten, den MWST/USt-Code, die Kostenstellen oder andere Informationen angeben.

Beispiel: Wenn Sie eine Zahlung an Swisscom (ausgehende Bewegung) importieren, müssen Sie die Spalte KtSoll mit dem Soll-Konto "Telefonkosten" und die Spalte MWST/USt-Code mit dem Code "M81" ausfüllen.

Mit der Erstellung von Regeln werden die importierten Buchungen automatisch vom Programm eingefügt und vervollständigt, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Je nach Vorgehensweise bei der Erstellung der Regeln können diese sowohl vor als auch während des Imports festgelegt werden. Nach der Erstellung gelten die Regeln auch für alle zukünftigen Importe.

Vorgehensweise beim Importieren

1. Bankbewegungen importieren
   Das Programm erstellt die Buchungszeilen mit Datum, Beschreibung, Betrag, Konto, Belegnummer, Wechselkurs.
2. Erstellen Sie die Regel auf eine der vorgesehenen Weisen.
3. Sobald die Regeln festgelegt sind, vervollständigt das Programm die in der Tabelle Buchungen importierten Bewegungen automatisch (Gegenkonto, MWST/USt-Code, Kostenstelle usw...).
4. In der Tabelle Sich wiederholende Buchungen speichert das Programm die Buchungen mit den zugehörigen Regeln.

So erstellen Sie Regeln

Wir haben ein System entwickelt, das verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung von Regeln bietet. Sie können wählen, wie Sie arbeiten möchten:

• Regeln aus der Tabelle Buchungen
• Tabelle wiederholende Buchungen mit Regeln
• Regeln aus dem Dialogfenster 'Regeln anwenden'

Vorteile der Regeln

Die Vorteile der Autovervollständigung sind sofort erkennbar:

• Sekundenschnelle Vervollständigung der Buchungen.
• Hohe Kontrolle und Präzision.
• Sie vermeiden Fehler und Versehen.
• Die Regeln erleichtern es, die Buchführungsarbeit (Datenimport) an andere zu delegieren.
• Sie können nachverfolgen, wie bestimmte Bewegungen erfasst wurden.
• Das Festlegen für den Revisor, wie bestimmte Transaktionen zu erfassen sind.
• Sofortige Nutzung, auch ohne Wissensbasis.
• Sie können jederzeit Regeln hinzufügen, ändern oder löschen.

Automatische Übertragung von Regeln auf das neue Jahr

Beim Übergang auf das neue Jahr mittels Menübefehl Aktionen > Neues Jahr erstellen erstellt, werden die vorhandenen Regeln aus der Tabelle wiederholende Buchungen automatisch in die Datei des neuen Jahres übertragen.
Sobald Sie die Buchungen aus dem Kontoauszug importieren, werden die Regeln automatisch angewendet.

Sie können neue Regeln hinzufügen und bestehende an neue Anforderungen anpassen (z.B. die Mehrwertsteuer ändern oder Konten hinzufügen oder löschen).

Es lohnt sich also, die Regeln auch für Vorgänge festzulegen und anzuwenden, die einmal oder nur wenige Male im Jahr vorkommen, aber besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Regelzeilen von einer Datei in eine andere kopieren

Wenn Sie eine neue Datei erstellen, können Sie Regelzeilen in grossen Mengen kopieren und in eine andere Banana-Buchhaltungsdatei einfügen. So vorgehen:

• Begeben Sie sich in die Tabelle wiederholende Buchungen (Aktionen > Befehl Sich wiederholende Buchungen)
  Überprüfen Sie die Anordnung der Spalten, damit sie in beiden Dateien gleich sind.
• Wähle die Zeilen der Regeln aus, die Sie kopieren möchten.
• Kopieren Sie die Zeilen über das Menü Bearbeiten > Zeilen kopieren oder mit der Tastenkombination Strg+C (Ctrl+C).
• Fügen Sie die kopierten Zeilen in die Tabelle wiederholende Buchungen der neuen Datei über das Menübefehl Bearbeiten > Kopierte Zeilen einfügen oder mit der Tastenkombination Strg+V (Ctrl+V)ein.

Funktionen derzeit nicht verfügbar

Im Folgenden werden einige der Funktionen aufgelistet, die, obwohl von einigen Anwendern angefordert, derzeit im Programm nicht verfügbar sind:

• Möglichkeit, den Text der Buchung zu ändern, um ihn zu kürzen und zu vereinfachen.
• Für Buchungen, die sich über mehrere Zeilen erstrecken, die Möglichkeit, Formeln zu verwenden, die die Beträge basierend auf dem Betrag der importierten Buchung berechnen.
• Möglichkeit, eine Regel aufgrund des Buchungsdatums anzuwenden (Bedingung: Spalte 'Datum').