Gestione appartamento o immobile in affitto

Banana Contabilità Plus propone due modelli utili per tenere una contabilità immobiliare professionale per gli affitti:

• Modello per la contabilità affitti Entrate/Uscite: la versione semplice, ideale se non sei uno specialista e non conosci la contabilità in partita doppia.
• Modello per la contabilità affitti in partita doppia: la versione avanzata, ideale se conosci la contabilità classica in partita doppia.

Piano dei conti per Affitti

Il piano dei conti per la gestione di un immobile in affitto è simile ad altre contabilità come se gli inquilini fossero dei clienti. Gli inquilini tuttavia anticipano i soldi per sostenere alcune spese e, oltre all'affitto, devono versare esattamente gli stessi soldi che sono stati spesi per sostenere le spese durante l'anno.
La gestione della contabilità che viene descritta è utile anche per verificare la corretta suddivisione dei soldi che gli inquilini devono versare.

• Bilancio
  • Conti inquilini.
    Gli inquilini sono come dei clienti: si registrano le richieste di pagamento e i pagamenti ricevuti.
  • Conti delle spese a carico degli inquilini (nella contabilità in partita doppia si trovano negli attivi).
  • Conto per il calcolo del conteggio di fine anno (affinché i soldi incassati dagli inquilini per le spese siano esattamente gli stessi soldi che sono stati spesi per sostenere le spese durante l'anno). Si azzera quando si calcola il conteggio ogni fine anno.
• Conto per gli anticipi sulle spese richiesti agli inquilini (nella contabilità in partita doppia si trovano nei passivi).
  Si azzera quando si calcola il conteggio ogni fine anno.
• Conto Economico
  • Conti dei Ricavi per gli incassi degli affitti.
  • Conti delle spese a carico del proprietario.

Conti per gli inquilini

Per semplicità, qui di seguito assumiamo che gli affitti vengano pagati mensilmente; ovviamente il programma permette anche di registrare affitti concordati con altre scadenze. 

Per ogni inquilino viene creato un conto contabile sul quale:

• Viene registrato (conto inquilino Dare) l'importo mensile dell'affitto richiesto all'inquilino.
  • La contropartita è il conto dei Ricavi per affitti.
• Viene registrato (conto inquilino Dare) l'importo dell'anticipo sulle spese richiesto all'inquilino.
  • La contropartita è il conto per gli anticipi sulle spese richiesti agli inquilini.
• Viene registrato (conto inquilino Avere) l'importo versato dall'inquilino per l'affitto e per l'anticipo sulle spese.
  • La contropartita (in Dare) è il conto bancario o la cassa in caso di pagamento a contante.

Per eguagliare gli incassi degli anticipi e le spese avvenute durante l'anno, a fine anno viene calcolato un conteggio e:

• Viene registrato l'importo rimanente da pagare a chi ha pagato meno (conto inquilino in Dare).
  La contropartita è il conto per il conteggio annuale.
• Viene registrato l'importo da rimborsare a chi ha pagato di più (conto inquilino in Avere).
  La contropartita è il conto per il conteggio annuale.

Registrazione e controllo affitti 

La registrazione e il controllo degli incassi viene fatto tramite:

• I conti dei Ricavi per affitti:
  • Possono essere suddivisi su più conti per affitti di appartamenti, affitti di oggetti commerciali o affitti di posteggi e così via.
  • Contengono solo l'affitto e non contengono gli anticipi sulle spese.
• La registrazione mensile degli affitti e degli anticipi richiesti agli inquilini:
  • Viene registrato ogni inizio mese l'affitto richiesto a ogni inquilino (conto inquilino Dare).
  • La contropartita è il conto dei Ricavi per affitti.
  • La contropartita degli anticipi è il conto per gli anticipi sulle spese richiesti agli inquilini.
  • L'affitto e l'anticipo viene registrato anche se l'inquilino non l'ha ancora versato.
• La registrazione dell'incasso dell'affitto e degli anticipi:
  • A ogni incasso dell'affitto e dell'anticipo richiesto viene registrato l'importo ricevuto nel conto inquilino (conto inquilino Avere).
  • La contropartita è il conto bancario o la cassa in caso di pagamento a contante.

Controllo pagamento affitti

Il conto dell'inquilino contiene quindi tutti gli affitti e gli anticipi che gli sono stati richiesti e ogni volta che paga viene dedotto l'importo che ha versato.

Se resta un saldo in Dare significa che l'inquilino non ha ancora pagato tutto.

Se resta un saldo in Avere significa che l'inquilino ha versato più di quanto necessario.

La registrazione dell'affitto e dell'anticipo periodico richiesto può essere automatizzato grazie alle registrazioni ricorrenti automatiche.

Esiste inoltre un'estensione apposita per il controllo periodico del pagamento degli affitti.

Spese a carico inquilini

La particolarità della gestione immobiliare in affitto è che una serie di spese possono essere messe a carico degli inquilini:

• Queste spese devono anche essere contabilizzate e documentate in modo che gli inquilini, se del caso, le possono verificare.
• Le spese a carico degli inquilini devono poi essere ripartite sulle diverse unità abitative.

Criteri per spese a carico inquilini

La possibilità di mettere a carico degli inquilini delle spese dipende anche da normative nazionali, regionali e anche dal tipo di accordi che si stipulano con gli inquilini.

Ci sono delle situazioni in cui il proprietario si accorda per un affitto con acconti spese e senza conguaglio a fine anno o con un importo forfettario di affitto inclusivo di tutte le spese senza emettere un conguaglio.

Tuttavia all'inquilino generalmente può essere richiesto di pagare regolarmente un acconto e poi alla fine del periodo di calcolo viene emesso un conguaglio.
 

Qui di seguito diamo indicazioni di carattere generale, unicamente con lo scopo di separare contabilmente le spese a carico degli inquilini e fare in modo che possano essere ripartite correttamente:

• Aggiungi altre spese seguendo la distinzione tra costi rimborsabili dagli inquilini, che sono considerati come anticipi sostenuti dal proprietario.
• Per esempio, le spese relative al riscaldamento dell’immobile possono essere in un unico conto contabile e possono raggruppare dalle spese relative agli abbonamenti di revisione ordinaria della caldaia, a quelle dello spazzacamino, all’acquisto del gas, del gasolio o dell’elettricità usata dalla caldaia per riscaldare l’immobile.
• Se vuoi ottenere il dettaglio di ogni tipo di spesa sostenuto per l’immobile gestito aggiungi  conti contabili e indica per quale tipo di spesa vengono usati. Ordina i conti contabili seguendo il criterio che preferisci.
  • Per esempio potresti volere calcolare una specifica percentuale della elettricità dei vani comuni usata per fare funzionare la caldaia. Crea un conto contabile “Elettricità % caldaia” e inseriscilo insieme agli altri costi relativi al riscaldamento.
    In questo modo la percentuale di elettricità sarà ripartita seguendo i principi di ripartizione del riscaldamento e non secondo i principi di ripartizione usati per l'elettricità che serve a illuminare il vano scale.

In generale è consigliato distinguere le spese a carico del proprietario che vanno nel conto economico e le spese a carico degli inquilini, che invece sono rimborsate al proprietario tramite acconti spese e conguaglio di fine anno.

Nel diagramma che segue puoi vedere la maggior parte delle comuni spese immobiliari con un esempio di suddivisione fra quelle a carico del proprietario (a sinistra) e quelle a carico degli inquilini (a destra).

Conti di bilancio per spese a carico degli inquilini

Le spese a carico degli inquilini non sono dei costi per il proprietario, ma sono degli anticipi del proprietario che vengono poi rimborsati dagli inquilini. Pertanto sarebbe consigliato creare dei conti nella parte attiva del bilancio per ogni spesa.

Nel modello in partita doppia i conti per registrare le spese a carico degli inquilini sono indicati negli attivi, conti 1100 e seguenti.
Sono indicati negli attivi, come dei debitori / anticipi, perché, quando il proprietario fa una spesa, essendo a carico degli inquilini, ha poi il diritto che queste spese gli siano rimborsate.

Ecco le spese anticipate dal proprietario e rimborsabili dagli inquilini:

Le voci di spesa relative all’immobile possono cambiare in base all’immobile che si gestisce.
Puoi facilmente eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione.

Spese a carico degli inquilini nel conto economico

È possibile anche registrare le spese a carico degli inquilini nel conto economico usando la struttura dei conti simile a quella indicata sopra (conti in bilancio). Comunque poi alla fine dell'anno le singole spese a carico degli inquilini vengono registrate sul conto Conteggio annuale e i singoli conti nel conto economico vanno a zero.

Registrazioni spese a carico inquilino

• Per ogni spesa a carico degli inquilini:
  • Si addebita il corretto conto delle spese (esempio conto 1100 in Dare).
  • La contropartita sarà il conto bancario o la cassa se il pagamento è avvenuto a contanti.

Ripartizione e conguaglio spese a carico inquilino

Guarda la pagina dedicata al modello Excel per la ripartizione delle spese a carico degli inquilini.

Spese a carico del proprietario

Come per la contabilità di una qualsiasi azienda, le spese che non possono essere poste a carico degli inquilini sono a carico del proprietario.

Le spese a carico del proprietario sono elencate nel conto economico e assieme ai ricavi (affitti richiesti) determinano il risultato d'esercizio.

Nel modello sono indicati nella parte costi con i numeri 6000 e seguenti.  Anche qui puoi adattare i conti contabili secondo le tue necessità.