Gestione appartamento o immobile in affitto

La contabilità immobiliare è una parte fondamentale della gestione di beni immobili che richiede precisione nella registrazione delle transazioni finanziarie. 

Modelli di contabilità

Mettiamo a disposizione due modelli di piani contabili per la contabilità immobiliare; la scelta di quello più adatto dipende dalle competenze contabili di chi lo amministra:

• Modello per la contabilità affitti Entrate/Uscite
• Modello per la contabilità affitti in partita doppia

Specificità dei piano contabile per affitti

Il piano dei conti per la gestione di un immobile in affitto contiene il necessario per controllare che gli inquilini saldino il dovuto, per tenere conto delle spese che vanno a carico degli inquilini e per effettuare i relativi conguagli.
La contabilità serve anche al proprietario per documentare che gli importi fatturati agli inquilini siano corretti. 

• Bilancio
  • Conti inquilini (attivi)
    Gli inquilini sono come dei clienti sui quali viene addebitato l'affitto e vengono accreditati i pagamenti.
  • Conti spese a carico degli inquilini (attivi).
     
  • Conto Conteggio annuale.
    Usato per registrare il conguaglio dei singoli inquilini e azzerare i conti spese a carico degli inquilini.
  • Conto Acconti spese richiesti agli inquilini (passivi).
    Dovrebbe azzerarsi quando si calcola e si registra il conguaglio.
• Conto Economico
  • Conti Ricavi affitti.
  • Conti spese a carico del proprietario.

Conti per gli inquilini

Per semplicità, qui di seguito assumiamo che gli affitti vengano pagati mensilmente; ovviamente il programma permette anche di registrare affitti concordati con altre scadenze. 

Per ogni inquilino viene creato un conto sul quale:

• Viene addebitato (conto inquilino Dare) l'importo mensile dell'affitto.
  • La contropartita è il conto Ricavi affitti.
• Viene addebitato (conto inquilino Dare) l'importo dell'acconto spese mensile.
  • La contropartita è il conto Acconti spese richiesti agli inquilini, che è nei passivi.
• Viene accreditato (conto inquilino Avere) l'importo versato dall'inquilino a titolo di affitto o acconto spese.
  • La contropartita (in Dare) è il conto bancario o la cassa in caso di pagamento a contante.

Per il conguaglio di fine anno:

• Viene addebitato l'importo rimanente da pagare (conto inquilino Dare).
  • La contropartita (in Avere) è il conto Conteggio annuale.
• Se ha pagato acconti in eccesso, viene accreditato per l'importo da rimborsare (conto inquilino Avere).
  • La contropartita (in Dare) è il conto Conteggio annuale.

Registrazione e controllo affitti 

La registrazione e il controllo degli incassi degli affitti avviene tramite:

• Conti Ricavi affitti.
  • Possono essere suddivisi su più conti per affitti di appartamenti, affitti di oggetti commerciali, affitti di posteggi e così via.
  • Contengono solo l'affitto e non contengono l'acconto spese mensile.
• Addebiti mensili degli affitti.
  • Viene addebitato ogni inizio mese l'affitto di ogni inquilino (conto inquilino Dare).
  • La contropartita è il conto Ricavi affitti.
  • La contropartita dell'acconto spese è il conto Acconti spese richiesti agli inquilini nei passivi.
  • L'affitto e l'acconto spese vengono considerati come affitto e acconto spese richiesto e non necessariamente corrisponde all'affitto e all'acconto spese effettivamente incassato.
• Registrazione dell'incasso dell'affitto.
  • Viene accreditato (conto inquilino Avere).
  • La contropartita è il conto bancario o la cassa in caso di pagamento a contante.

Controllo pagamento affitti

Il conto dell'inquilino viene mensilmente addebitato dell'affitto e dell'acconto spese dovuto:

• Quando l'inquilino paga l'affitto viene accreditato dell'importo versato, pertanto se vi è un saldo in Dare significa che l'inquilino non ha ancora pagato l'affitto. 
• Questo controllo dato dalla contabilità presuppone ovviamente che ogni mese il conto dell'inquilino venga addebitato del dovuto, che può essere fatto con le registrazioni ricorrenti automatiche.
• Esiste inoltre un'estensione apposita per il controllo periodico del pagamento degli affitti.

Spese a carico inquilini

La particolarità della gestione immobiliare in affitto è che una serie di spese possono essere messe a carico degli inquilini:

• Queste spese devono anche essere contabilizzate e documentate in modo che gli inquilini, se del caso, le possono verificare. 
• Le spese a carico degli inquilini devono poi essere ripartite sulle diverse unità abitative.

Criteri per spese a carico inquilini

La possibilità di mettere a carico degli inquilini delle spese dipende anche da normative nazionali, regionali e anche dal tipo di accordi che si stipulano con gli inquilini.

Ci sono delle situazioni in cui il proprietario si accorda per un affitto con acconti spese e senza conguaglio a fine anno o con un importo forfettario di affitto inclusivo di tutte le spese senza emettere un conguaglio.

Tuttavia all'inquilino generalmente può essere richiesto di pagare regolarmente un acconto e poi alla fine del periodo di calcolo viene emesso un conguaglio.
 

Qui di seguito diamo indicazioni di carattere generale, unicamente con lo scopo di separare contabilmente le spese a carico degli inquilini e fare in modo che possano essere ripartite correttamente:

• Aggiungi altre spese seguendo la distinzione tra costi rimborsabili dagli inquilini, che sono considerati come anticipi sostenuti dal proprietario.
• Per esempio, le spese relative al riscaldamento dell’immobile possono essere in un unico conto contabile e possono raggruppare dalle spese relative agli abbonamenti di revisione ordinaria della caldaia, a quelle dello spazzacamino, all’acquisto del gas, del gasolio o dell’elettricità usata dalla caldaia per riscaldare l’immobile.
• Se vuoi ottenere il dettaglio di ogni tipo di spesa sostenuto per l’immobile gestito aggiungi  conti contabili e indica per quale tipo di spesa vengono usati. Ordina i conti contabili seguendo il criterio che preferisci.
  • Per esempio potresti volere calcolare una specifica percentuale della elettricità dei vani comuni usata per fare funzionare la caldaia. Crea un conto contabile “Elettricità % caldaia” e inseriscilo insieme agli altri costi relativi al riscaldamento.
    In questo modo la percentuale di elettricità sarà ripartita seguendo i principi di ripartizione del riscaldamento e non secondo i principi di ripartizione usati per l'elettricità che serve a illuminare il vano scale.

In generale è consigliato distinguere le spese a carico del proprietario che vanno nel conto economico e le spese a carico degli inquilini, che invece sono rimborsate al proprietario tramite acconti spese e conguaglio di fine anno.

Nel diagramma che segue puoi vedere la maggior parte delle comuni spese immobiliari con un esempio di suddivisione fra quelle a carico del proprietario (a sinistra) e quelle a carico degli inquilini (a destra).

Conti di bilancio per spese a carico degli inquilini

Le spese a carico degli inquilini non sono dei costi per il proprietario, ma sono degli anticipi del proprietario che vengono poi rimborsati dagli inquilini. Pertanto sarebbe consigliato creare dei conti nella parte attiva del bilancio per ogni spesa.

Nel modello in partita doppia i conti per registrare le spese a carico degli inquilini sono indicati negli attivi, conti 1100 e seguenti.
Sono indicati negli attivi, come dei debitori / anticipi, perché, quando il proprietario fa una spesa, essendo a carico degli inquilini, ha poi il diritto che queste spese gli siano rimborsate.

Ecco le spese anticipate dal proprietario e rimborsabili dagli inquilini:

Le voci di spesa relative all’immobile possono cambiare in base all’immobile che si gestisce.
Puoi facilmente eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione.

Spese a carico degli inquilini nel conto economico

È possibile anche registrare le spese a carico degli inquilini nel conto economico usando la struttura dei conti simile a quella indicata sopra (conti in bilancio). Comunque poi alla fine dell'anno le singole spese a carico degli inquilini vengono registrate sul conto Conteggio annuale e i singoli conti nel conto economico vanno a zero.

Registrazioni spese a carico inquilino

• Per ogni spesa a carico degli inquilini:
  • Si addebita il corretto conto delle spese (esempio conto 1100 in Dare).
  • La contropartita sarà il conto bancario o la cassa se il pagamento è avvenuto a contanti.

Ripartizione e conguaglio spese a carico inquilino

Guarda la pagina dedicata al modello Excel per la ripartizione delle spese a carico degli inquilini.

Spese a carico del proprietario

Come per la contabilità di una qualsiasi azienda, le spese che non possono essere poste a carico degli inquilini sono a carico del proprietario.

Le spese a carico del proprietario sono elencate nel conto economico e assieme ai ricavi (affitti richiesti) determinano il risultato d'esercizio.

Nel modello sono indicati nella parte costi con i numeri 6000 e seguenti.  Anche qui puoi adattare i conti contabili secondo le tue necessità.