Contabilità Entrate/Uscite per Amministrazione di un appartamento o immobile a reddito

Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per la gestione di un appartamento o di un immobile a reddito nel contesto svizzero, basato sulla contabilità Entrate/Uscite.

Nella contabilità Entrate/Uscite, ogni registrazione indica un movimento di denaro in entrata o in uscita, associato a un conto e a una categoria. In questo modo è possibile registrare in maniera semplice incassi e pagamenti e ottenere una visione chiara della situazione.

Un immobile comporta per il proprietario diverse spese da affrontare:

• alcune spese, per legge, possono essere rimborsate dagli inquilini al proprietario (per esempio riscaldamento, acqua, spese comuni),
• altre invece restano a carico del proprietario (non possono essere addebitate agli inquilini).

Durante l’anno, gli inquilini versano degli anticipi per contribuire alle spese a loro carico. Se un inquilino non paga un anticipo, il programma registra comunque l’importo richiesto, che rimane visibile nei conti.

Le spese vengono suddivise tra gli inquilini secondo criteri proporzionali. In Svizzera si utilizzano spesso parametri come la superficie (metri quadrati) o la volumetria (metri cubi) degli appartamenti, per cui ogni inquilino paga in base alla dimensione dell’appartamento. L’importo a carico dell’inquilino è indicato nel contratto di locazione.

Il controllo di questi anticipi versati rispetto alle spese effettive viene effettuato alla fine dell’anno:

• se gli anticipi coprono interamente le spese, non ci sono differenze;
• se gli anticipi risultano insufficienti rispetto alle spese, l’inquilino deve versare la differenza;
• se invece gli anticipi sono superiori alle spese, la differenza va rimborsata all’inquilino.

Confrontando gli anticipi versati dagli inquilini con le spese sostenute dal proprietario durante l’anno può emergere una differenza, che rappresenta il conguaglio. Questo importo deve poi essere ripartito tra gli inquilini: può trattarsi di importi che gli inquilini devono ancora versare oppure, al contrario, di somme che devono essere restituite agli inquilini. Dopo la registrazione dei conguagli, eventuali differenze vengono compensate e i versamenti degli inquilini risultano allineati alle spese dell’anno.

Questo modello è specifico per la gestione di un appartamento o un immobile a reddito con contabilità Entrate/Uscite. Se non sei sicuro che sia il modello adatto al tuo caso, puoi consultare l’introduzione ai modelli per immobili a reddito.

Nei paragrafi seguenti sono presentate le registrazioni di esempio più comuni da utilizzare in questo modello.

Registrazioni di esempio comuni

Di seguito trovi le registrazioni di esempio più comuni per contabilizzare le principali operazioni nella gestione di un immobile a reddito:

• Richiesta degli affitti agli inquilini
• Incasso dell'affitto dall'inquilino
• Registrazione delle spese pagate
• Richiesta dei conguagli agli inquilini
• Incasso e rimborso di un conguaglio spese dall'inquilino
• Come calcolare i conguagli per gli inquilini

Per ciascuna registrazione di esempio, è necessario indicare due conti: uno nella colonna Conto, e uno nella colonna Categoria. I conti da utilizzare si trovano nella tabella Conti (composta da tutte le voci di ciò che possiedi e di ciò che devi) e nella tabella Categorie (contiene le voci che rappresentano i motivi di incasso e spesa).

• La colonna Conto utilizza sempre conti della tabella Conti.
• La colonna Categoria utilizza conti della tabella Categorie oppure, in alcuni casi, conti della tabella Conti.

Per tutte le registrazioni di esempio, le operazioni vanno inserite nella tabella Registrazioni.

Richiesta degli affitti agli inquilini

L’importo dell’affitto è composto da due parti: la pigione a favore del proprietario e un acconto spese destinato a coprire le spese a carico degli inquilini, anticipate dal proprietario. Quando registri l’affitto, devi quindi considerare l’importo totale, comprensivo di entrambe le componenti.

L’affitto viene generalmente addebitato all’inizio di ogni mese a ciascun inquilino. Per registrarlo, procedi nella tabella Registrazioni come segue:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo dell’affitto mensile comprensivo di acconto spese (per esempio affitto 1'200 + acconto spese 200 = importo totale dell'affitto 1400).
2. Nella colonna Conto inserisci il conto dell’inquilino.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo agli incassi per affitti.

Incasso dell'affitto dall'inquilino

Quando incassi l’affitto, l’importo dovrebbe comprendere sia la pigione a favore del proprietario, sia l’acconto che serve a coprire le spese anticipate dal proprietario. Per registrare procedi nella tabella Registrazioni come segue:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo incassato, comprensivo di pigione e acconto spese.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di altro mezzo con cui hai incassato l’importo.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto dell’inquilino che ha pagato l'affitto.

Se l'inquilino ha versato meno, puoi vedere facilmente l'importo mancante nel suo conto all'interno della tabella Conti (vista Base).

Registrazione delle spese pagate

Registra nella tabella Registrazioni sia le spese anticipate dal proprietario per gli inquilini, sia quelle che restano a carico del proprietario, indicando nella colonna Categoria il conto di costo appropriato presente nella tabella Categorie.

1. Nella colonna Uscite inserisci l’importo della spesa pagata.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di altro mezzo con cui è stata pagata la spesa dal proprietario.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto del tipo di spesa pagata dal proprietario.

Richiesta dei conguagli agli inquilini

Quando ottieni i singoli importi di conguaglio da richiedere a ogni inquilino registrali in contabilità nella tabella Registrazioni.

Se l'inquilino durante l'anno ha pagato, tramite anticipi, meno rispetto alle spese effettive, procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo del conguaglio che l'inquilino deve pagare.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto dell’inquilino.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto relativo agli incassi da affitti.

Se l’inquilino durante l'anno ha pagato, tramite anticipi, più rispetto alle spese effettive, procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Uscite inserisci l’importo del conguaglio da rimborsare all'inquilino.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto dell’inquilino.
3. Nella colonna Categorie inserisci il conto relativo agli incassi da affitti. In questo modo gli importi vengono dedotti direttamente da questo conto.

Dopo la registrazione dei conguagli, il risultato d’esercizio (utile o perdita) nella tabella Categorie deve essere pari a zero.
Di conseguenza, anche il saldo complessivo nella tabella Conti risulta pareggiato.

Incasso e rimborso di un conguaglio spese dall'inquilino

Quando un conguaglio spese già registrato viene pagato dall’inquilino o viene rimborsato all'inquilino, registra l’operazione nella tabella Registrazioni.

Se l'inquilino ha pagato il conguaglio registra l'incasso nel seguente modo:

1. Nella colonna Entrate inserisci l’importo ricevuto.
2. Nella colonna del Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato il conguaglio.
3. Nella colonna Categoria inserisci il conto dell’inquilino che ha pagato il conguaglio.

Se hai rimborsato l'inquilino, procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna Uscite inserisci l’importo del conguaglio rimborsato all'inquilino.
2. Nella colonna Conto inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai rimborsato il conguaglio.
3. Nella colonna Categorie inserisci il conto dell’inquilino a cui hai rimborsato il conguaglio.

Come calcolare i conguagli per gli inquilini

Durante l’anno il proprietario anticipa le spese (ad esempio riscaldamento, acqua, manutenzioni), che vengono poi coperte dagli anticipi pagati dagli inquilini.

Alla fine dell’anno si confrontano gli anticipi versati dagli inquilini con le spese sostenute dal proprietario. La differenza rappresenta il conguaglio, che bisognerà ripartire correttamente tra gli inquilini:

• Se un inquilino ha pagato meno del dovuto, dovrà versare la differenza al proprietario.
• Se invece ha pagato più del dovuto, riceverà un rimborso dal proprietario.

Di seguito è illustrata la suddivisione delle spese tra quelle che possono essere addebitate agli inquilini e quelle che restano a carico del proprietario, secondo quanto previsto dal contratto:

La ripartizione delle spese a carico degli inquilini segue le regole stabilite nel contratto di locazione. Può essere definita, per esempio, in base alla superficie dell’appartamento, ai consumi oppure ad altri criteri concordati: ogni inquilino paga quindi una quota proporzionale secondo il criterio applicato.

Controllare l'incasso degli affitti

Controlla facilmente gli incassi degli affitti tramite l'estensione per il controllo degli incassi degli affitti. In questo modo puoi verificare se hai registrato l’affitto in contabilità, chi lo ha pagato, chi lo ha pagato solo in parte e chi non lo ha ancora saldato. Se necessario, puoi anche ottenere una previsione annuale degli incassi per gli appartamenti che gestisci.