Contabilità in partita doppia per Amministrazione di un appartamento o immobile a reddito

Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per il settore immobiliare svizzero. È un’ottima soluzione per chi vuole tenere la contabilità immobiliare in partita doppia.

Un immobile ha diverse spese da affrontare:

• alcune spese, per legge, possono essere rimborsate dagli inquilini al proprietario (per esempio riscaldamento, acqua, spese comuni),
• altre invece restano a carico del proprietario (non possono essere addebitate agli inquilini).

Durante l’anno, gli inquilini versano degli anticipi per contribuire alle spese rimborsabili.

Alla fine dell’anno si fa il controllo:

• se gli anticipi coprono esattamente le spese, va tutto bene,
• se mancano soldi, l’inquilino deve versare ancora qualcosa,
• se ha pagato troppo, ha diritto a un rimborso.

Questa differenza tra anticipi e spese effettive si chiama conguaglio.

Il totale dei conguagli dell’anno si calcola così: si sommano tutti gli anticipi pagati dagli inquilini e li si confronta con tutte le spese sostenute e anticipate dal proprietario. La differenza che risulta deve poi essere ripartita tra i vari inquilini.

Questo è un modello specifico. Se non sei sicuro da dove iniziare, leggi l’introduzione ai modelli a reddito.

Ecco le registrazioni di esempio più comuni che fanno uso di questo modello.

Registrazioni di esempio comuni

Guarda le registrazioni di esempio comuni per contabilizzare:

• La richiesta degli affitti agli inquilini
• L’incasso dell'affitto dall'inquilino
• La registrazione delle spese pagate
• La richiesta dei conguagli agli inquilini
• L'incasso di un conguaglio dall'inquilino

Scopri le basi su come tenere una contabilità immobiliare.

Richiesta degli affitti agli inquilini

Normalmente l’affitto è composto da un importo a favore del proprietario e un acconto spese copre le spese a carico dell'inquilino e anticipate dal proprietario.

La pigione è addebitata all’inizio di ogni mese a ogni inquilino.

Inserisci la registrazione per l’affitto e la registrazione per l’acconto spese separatamente:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile degli incassi da affitti.

L’acconto spese è addebitato assieme alla pigione all’inizio di ogni mese per ogni inquilino:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile degli acconti degli inquilini per le spese anticipate.

Se preferisci puoi creare una registrazione unica su più righe.

Incasso dell'affitto dall'inquilino

Quando incassi l’affitto l’importo dovrebbe comprendere sia la pigione a favore del proprietario sia l’acconto che copre le spese anticipate dal proprietario e rimborsabili dall’inquilino.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile banca, contanti o altro mezzo, con cui hai incassato l’importo.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile dell’inquilino.
3. Nella colonna Importo inserisci l'importo che comprende sia la pigione che l’acconto spese versato.

Registrazione delle spese pagate

Le spese pagate dal proprietario ma rimborsate dagli inquilini si registrano nel bilancio come anticipi. Non sono un vero costo per il proprietario.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della spesa posizionata in bilancio.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto banca, cassa o altro mezzo con cui è stata anticipata la spesa dal proprietario.

Registra invece le spese pagate dal proprietario che non sono rimborsate dagli inquilini tra le spese presenti nel conto economico. Queste rappresentano un costo per il proprietario.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della spesa posizionata in conto economico.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile di liquidità, banca, cassa o altro mezzo, con cui è stata pagata la spesa dal proprietario.

Richiesta dei conguagli agli inquilini

Quando ottieni i singoli importi di conguaglio da richiedere a ogni inquilino addebitali in contabilità.

Ecco l'esempio per conguagli spese che l'inquilino deve rimborsare:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.

Se l’importo di conguaglio spese è a favore dell’inquilino il proprietario dovrà rimborsare l'inquilino, quindi procedi al contrario:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del Conteggio annuale
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile dell’inquilino.

Se il saldo del conto di Conteggio annuale (rappresentato dal conto 1150), dopo l'addebito dei conguagli spese agli inquilini, non si azzera completamente, controlla anche la sezione Gestisci gli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale e la sezione Verifica della ripartizione delle spese agli inquilini.

Incasso di un conguaglio dall'inquilino

Quando incassi un conguaglio già emesso all’inquilino registra l’incasso.

Se l'inquilino ha pagato il conguaglio procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile di liquidità, banca, cassa o altro mezzo, con cui hai incassato il conguaglio spese.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile dell’inquilino che ha versato il conguaglio spese.

Se hai rimborsato l'inquilino procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino a cui hai rimborsato il conguaglio spese.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto della banca, cassa o altro mezzo, con cui hai rimborsato il conguaglio.

Operazioni di chiusura

Guarda le registrazioni di esempio specifiche per contabilizzare:

• Le operazioni di chiusura per il conteggio annuale delle spese
• Il trasferimento delle spese nel conto di Conteggio annuale
• Il trasferimento degli acconti spese nel conto di Conteggio annuale
• Il calcolo dei conguagli spese agli inquilini
• La gestione degli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale
• La verifica della ripartizione delle spese agli inquilini

Operazioni di chiusura per il conteggio annuale delle spese

Alla fine dell’anno bisogna fare le operazioni di chiusura, così da calcolare in modo corretto i conguagli delle spese da addebitare agli inquilini.

Il periodo di calcolo non sempre coincide con l’anno solare: ad esempio può andare dal 1° luglio 2024 al 30 giugno 2025.

In questi casi, non tutte le spese anticipate che vedi in bilancio saranno subito addebitate agli inquilini. Alcune potrebbero infatti essere riportate al conguaglio del periodo successivo.

Trasferimento delle spese nel conto di Conteggio annuale

Dopo aver stabilito quali spese devono essere addebitate agli inquilini nel periodo attuale, trasferisci questi importi nel conto di Conteggio annuale (conto 1150).

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile della spesa anticipata dal proprietario e che vuoi sia rimborsata dagli inquilini.
3. Nella colonna Importo inserisci l’importo che sarà addebitato nel periodo di conteggio annuale delle spese che stiamo chiudendo.

Trasferimento degli acconti spese nel conto di Conteggio annuale

All’interno del periodo di riferimento, calcola il totale degli acconti spese che sono stati richiesti agli inquilini durante l’anno.

Poi trasferisci questo importo complessivo nel conto di Conteggio annuale (conto 1150).

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile degli acconti degli inquilini per le spese anticipate.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.
3. Nella colonna Importo inserisci l’importo totale degli acconti spese mensili richiesti durante tutto il periodo di conteggio della durata di dodici mesi.

Come calcolare i conguagli spese agli inquilini

Per calcolare i conguagli delle spese:

Apri il conto di Conteggio annuale (1150) dalla tabella Conti (cliccando sull’angolo in alto a destra della cella che contiene il numero del conto).

In questo conto troverai un saldo aperto.

Questo saldo rappresenta il totale dei conguagli da emettere: è la differenza tra le due operazioni di chiusura già registrate (spese rimborsabili trasferite e acconti spese trasferiti).

Di solito le spese di tutto l'anno si dividono tra gli inquilini in base a regole di ripartizione: grandezza dell’appartamento, caratteristiche dell’immobile e tempo di permanenza dell’inquilino.

Quando addebiti i conguagli in contabilità il conto di Conteggio annuale 1150 dovrà avere il saldo uguale a zero.

Gestisci gli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale

Può succedere che quando si addebitano i conguagli spese agli inquilini restano dei centesimi nel conto di Conteggio annuale. Questo succede perché è un importo talmente piccolo che non può essere ripartito su tutti gli inquilini.

In questo caso sposta i centesimi restanti presenti nel conto di Conteggio annuale in un conto dei costi del conto economico come arrotondamento e azzerare il conto di Conteggio annuale.

Verifica della ripartizione delle spese agli inquilini

Il conto di Conteggio annuale è molto utile per controllare se le spese sono state divise correttamente tra gli inquilini.

Se rimane un importo molto piccolo nel conto, puoi sistemarlo guardando la sezione Gestisci gli arrotondamenti.

Se invece resta un saldo positivo o negativo importante, significa che la ripartizione delle spese non è stata fatta correttamente. In questo caso è necessario ricontrollare i calcoli e i coefficienti di ripartizione usati per i conguagli.

Se, dopo aver registrato i conguagli, il conto si azzera, vuol dire che le spese sono state divise correttamente e che non è stato tralasciato nessun importo.