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Il QR-Code Svizzero per le fatture è lo standard per stampare sulla fattura le informazioni per il pagamento in modo che possano essere letti in modo digitale. Dal 1 ottobre 2022 è lo standard obbligatorio in sostituzione delle polizze rosse e arancioni.
Il QR-Code per fatture mette a disposizione diverse configurazioni, che verranno introdotte qui di seguito. Per informazioni tecniche si rimanda alle pagine per la Personalizzazione del QR-Code e agli standard di riferimento.
Banana Contabilità Plus mette a disposizione il layout CH10 che permette la personalizzazione della stampa e l'inclusione della sezione QR-Code e la parametrizzazione.
Scopo delle fatture con QR-Code
Lo scopo del QR-Code è rendere il più automatizzato possibile i pagamenti e gli incassi delle fatture. Le informazioni sono stampate sulla fattura in modo che possano essere riprese ed elaborate in modo digitale.
Principali vantaggi:
- Pagare è molto veloce e si riducono errori nei pagamenti delle fatture, perché non si devono ricopiare i dati del conto, importo e altro.
- Permette a chi riceve il pagamento di registrare in automatico gli incassi delle fatture.
La fattura con la sezione QR-Code
Le fatture provviste di QR-Code hanno una sezione apposita che viene stampata alla fine della fattura oppure su una pagina successiva. Il contenuto e la sua disposizione devono essere stampati secondo lo standard. La sezione deve potere essere staccata in modo che quando si paga possa essere elaborata dal sistema di lettura.
La sezione QR-Code è divisa in due parti:
- Ricevuta → che viene timbrata e rimane quando si paga allo sportello.
- Sezione pagamento → con il QR-Code e i dati per il pagamento.
(1) La parte Ricevuta
Contiene un riassunto delle informazioni per certificare il pagamento:
- Il titolo "Ricevuta"
- Conto/Pagabile a
- L' IBAN o il QR-IBAN stampato in blocchi di 4 caratteri
- L'indirizzo del titolare del conto che è generalmente chi ha emesso la fattura e riceve il pagamento.
- Riferimento
- Il Creditor Reference (ISO 11649) o il QR reference
- Il Creditor Reference può anche non essere presente.
- Pagabile da
- L'indirizzo del destinatario della fattura.
- Se vuoto viene lasciato uno spazio apposito per inserire manualmente il nome di chi paga.
- La moneta
- Sono solo ammesse le monete "CHF" e "EUR".
- L'importo
- Come separatore dei decimali viene usato il punto "." e separatore delle migliaia lo spazio.
- Se vuoto viene lasciato uno spazio apposito per inserire manualmente l'importo della fattura.
- Punto di accettazione
(2) La parte Pagamento
Contiene i dettagli del pagamento.
- Il titolo "Sezione Pagamento"
- Il Swiss QR-Code
- Un elemento grafico che codifica tutti i dati che sono elencati nella parte pagamento.
- Può essere facilmente letto da apparecchi digitali.
- Conto/Pagabile a
- L' IBAN o il QR-IBAN stampato in blocchi di 4 caratteri.
- L'indirizzo del titolare del conto che è generalmente chi ha emesso la fattura e riceve il pagamento.
- Riferimento
- Il QR reference o il Creditor Reference (ISO 11649).
- Può anche non essere presente.
- Informazioni supplementari
- Dati supplementari relativi alla fattura che possono servire al destinatario, come data di scadenza o altro.
- Può anche non essere presente.
- Pagabile da
- L'indirizzo del destinatario della fattura.
- Se vuoto viene lasciato uno spazio apposito per inserire manualmente il nome di chi paga.
- La moneta
- Sono solo ammesse le monete "CHF" e "EUR".
- L'importo
- Come separatore dei decimali viene usato il punto "." e separatore delle migliaia lo spazio.
- Se vuoto viene lasciato uno spazio apposito per inserire manualmente l'importo della fattura.
Indirizzi
Gli indirizzi nelle sezioni "Pagabile a" e “Pagabile da” del QR devono sempre contenere o il nome dell’organizzazione o il nome e cognome.
Il nome dell'organizzazione ha la priorità rispetto al nome/cognome: se è presente sarà quindi inserito il nome dell’organizzazione, altrimenti sarà inserito il nome/cognome.
Inserire entrambi non è possibile in quanto le righe sono limitate e ogni riga deve contenere un'informazione precisa.
La struttura degli indirizzi è la seguente:
- nome organizzazione oppure nome e cognome
- via e numero civico
- codice postale e località
Gli indirizzi che compaiono nel QR sotto le voci "Pagabile a" e "Pagabile da" seguono le norme dello standard del Swiss QR.
Non è possibile aggiungere righe o modificare in alcun modo la composizione degli indirizzi sul QR.
Conto IBAN / QR-IBAN e il Riferimento
Il sistema funziona con due tipi di conti bancari.
- L'IBAN
- Il numero IBAN normale del proprio conto.
- Se si usa l'IBAN la fattura può essere in CHF o EUR.
- Se si usa l'IBAN si può usare il Riferimento di tipo SCOR (Structured Creditor Reference), che inizia con "RF".
- Vedi: QR-Fattura utilizzando il conto IBAN,
- Il QR-IBAN
- Un conto speciale assegnato dalla propria banca da utilizzare solo per gli incassi tramite polizze di versamento QR con numero di riferimento di tipo QRR.
- Il secondo blocco di cifre è un numero che inizia con il 3: CHXX 3000 0XXX XXXX XXXX X.
Contiene un codice speciale che serve a identificare l'istituto finanziario. Per questo codice sono riservati i numeri che vanno dal 30000 al 31999. - È obbligatorio avere il Riferimento di tipo QRR, compatibile con le vecchie PVR (27 caratteri numerici).
- Vedi: QR-Fattura utilizzando il QR-IBAN.
Differenza tra QR-IBAN e IBAN classico
Il QR-IBAN che viene richiesto alle banche per emettere fatture con numero di riferimento è un conto di facciata associato al conto IBAN classico, ossia, serve solo per incassare le fatture emesse esattamente come veniva fatto attraverso le vecchie polizze di versamento PVR (senza QR-Code). Il QR-IBAN rilascia quindi gli incassi sotto forma di un file XML chiamato camt.054.
Con il numero di conto IBAN classico, su richiesta, la banca fornisce il file XML chiamato camt.053 che puoi sempre usare per la registrazione contabile automatizzata degli incassi con numero di riferimento che inizia con RF.
Particolarità del file camt.053 e dell’IBAN classico
La particolarità del file camt.053 è che comprende anche tutti gli altri incassi senza numero di riferimento e soprattutto anche tutti gli addebiti. Con questo estratto conto elettronico puoi automatizzare la registrazione contabile anche di tutti gli altri incassi senza numero di riferimento e soprattutto di tutti gli addebiti delle fatture pagate ai fornitori sfruttando la funzionalità delle regole di completamento.
Elementi obbligatori nelle polizze QR-Code
Nelle polizze QR-Code sono obbligatori:
- L'IBAN o il QR-IBAN e l'indirizzo del titolare del conto che ha emesso la fattura e riceve il pagamento.
- L'indirizzo del destinatario.
- In caso di QR-IBAN, ci deve essere anche il numero di riferimento.
Polizze QR-Code senza importo
Nelle polizze senza importo vi è un riquadro vuoto che deve essere completato da chi paga. L'importo deve essere inserito a mano.
Servono per lasciare al cliente la scelta di quale importo pagare.
C'é il riferimento di chi paga, per cui chi riceve il pagamento è in grado di attribuire l'importo al cliente.
Utile per:
- Contributi volontari a un'associazione.
- Pagamenti al 3. pilastro.
- Acconti a carta di credito.
Polizze QR-Code senza importo e senza indirizzo cliente
Le polizze senza importo e senza numero di riferimento di chi paga servono come polizze di versamento generali di una ditta.
L'unica informazione codificata è il numero di conto su cui pagare.
Chi effettua il pagamento completa manualmente:
- L'importo
- L'indirizzo di chi ha pagato
Chi riceve il pagamento deve attribuire l'importo manualmente.
