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Con Banana Contabilità+ puoi gestire una contabilità di una proprietà in affitto con il flusso di lavoro descritto in questa pagina e che comprende:
- la importazione degli estratti conto elettronici bancari.
- la registrazione automatica degli estratti attraverso la gestione delle regole di completamento delle registrazioni.
- la registrazione automatica dei salari versati al custode senza riscrivere o ricopiare le registrazioni più volte.
- l'addebito automatico degli affitti in contabilità alle scadenze prestabilite dai contratti.
- il facile controllo degli incassi e dei mancati pagamenti da parte degli inquilini.
- il salvataggio e l'invio della contabilità comprensiva dei giustificativi in un unico file PDF.
Guarda nel dettaglio ognuna di queste possibilità che hai a disposizione su Banana Contabilità+.
Importa gli estratti conto elettronici in contabilità
Puoi richiedere alla tua banca di fornirti l'estratto conto elettronico in formato XML (tipo di estratto Camt.053). Se necessario chiedi anche alla tua banca di continuare a ricevere anche l'estratto conto in formato PDF.
L'estratto conto elettronico in formato XML ti permette di ottenere la contabilità sempre aggiornata e di emettere richiami di pagamento in qualsiasi momento.
Quando il file XML è disponibile scaricalo dall'e-banking e salvalo sul computer. Potresti riceverlo giornalmente, settimanalmente o mensilmente in base a come lo hai richiesto.
Usa l’estensione Importazione estratto bancario SEPA/ISO 20022 per importare il file appena scaricato.
Quando importi un estratto conto elettronico puoi registrare automaticamente sia gli incassi ricevuti che i pagamenti effettuati grazie all'uso delle regole di completamento delle registrazioni contabili. A ogni importazione puoi creare tutte le regole necessarie. Con il tempo ti basterà importare gli estratti conto per registrare automaticamente tutta la contabilità.
Crea regole per la contabilizzazione automatica
Banana Contabilità Plus, con l'abbonamento al piano Advanced, permette di registrare automaticamente la contabilità secondo i criteri che desideri.
Per esempio puoi registrare tutte le fatture pagate a Azienda SA in un conto contabile specifico tramite il nome dell'azienda a cui paghi.
Quando nell'estratto conto elettronico appare quel nome di azienda e corrisponde a un'uscita, Banana Contabilità Plus lo registra nel conto contabile da te impostato.
Se paghi una fattura per un contratto stipulato con Azienda SA (per esempio per un'assicurazione, una fornitura di energia, ecc.) puoi aggiungere il segno + e il numero di contratto, come per esempio +Azienda SA 101.200.14, dove 101.200.14 è il numero di contratto stipulato.
Il segno + indica che è necessario trovare tutte le informazioni, in qualsiasi ordine, all'interno dell'estratto conto elettronico. In questo modo puoi distinguere più contratti diversi con la stessa azienda.
Allo stesso modo puoi registrare automaticamente gli incassi usando i nomi degli inquilini dai quali incassi.
Con le regole registri automaticamente tutte le entrate e le uscite da tutti gli inquilini in maniera molto precisa.
Se desideri puoi anche indicare uno specifico importo alla regola. In questo modo distingui sempre di più le registrazioni, sia in entrata che in uscita.
Per usare le regole è necessario inserire nella colonna Doc della tabella Registrazioni ricorrenti il codice !Rule come negli esempi di regole seguenti.
In questa tabella è anche possibile usare il codice !RuleSplit per inserire regole che registrano automaticamente con registrazioni composte da più righe.
In questo modo riduci notevolmente il tempo di registrazione contabile.
Registra automaticamente i salari del custode
Dalla tabella Registrazioni ricorrenti registra i salari del custode su più righe inserendo per esempio nella colonna Doc il codice univoco salari su ogni riga.
Inserisci la descrizione di ogni riga inclusa nella registrazione, inserisci i rispettivi conti Dare e Avere e gli importi che si ripetono in modo ricorrente.
Quando imposti una registrazione ricorrente usala nella tabella Registrazioni:
- Compila la colonna Data inserendo la data.
- Inizia a scrivere nella colonna Doc la parola salari.
- Seleziona la registrazione ricorrente trovata da Banana Contabilità Plus.
La registrazione del salario composta da più righe apparirà già completata nella contabilità.
Se preferisci puoi automatizzare ulteriormente la registrazione composta da più righe con le regole per usarle quando importi l'estratto conto elettronico:
- Nella colonna Doc inserisci i codici !Rule e !RuleSplit al posto del nome salari riportato nell'esempio precedente.
- Inserisci il nome del custode a cui versi il salario nella colonna Descrizione della riga dove inserisci il codice !Rule.
- Inserisci una parentesi quadrata aperta e una chiusa nel conto di contropartita della regola dove inserisci il codice !Rule. Queste parentesi indicano che si tratta di una regola per una registrazione su più righe.
Guarda l'esempio nella immagine seguente.
Addebita automaticamente gli affitti
Un’altra automazione che puoi aggiungere alla tua contabilità avviene con l’uso delle registrazioni automatiche per l'addebito periodico degli affitti:
- Crea una registrazione contabile come se stessi addebitando a un inquilino un affitto mensile e aggiungi nella colonna Doc la codifica !Auto.
- Completa la colonna Data con la data in cui iniziare ad addebitare.
- Completa la colonna Data Finale con la data quando l'inquilino termina il contratto di affitto.
- Completa la colonna Ripeti con il periodo di ripetizione della registrazione (per esempio M per mensile).
Banana Contabilità registra automaticamente le registrazioni impostate a ogni inizio di periodo. Se vuoi puoi decidere se essere avvisato prima di registrare automaticamente.
È possibile addebitare automaticamente l'affitto su più righe di registrazioni per ogni inquilino, per esempio suddividendo l'affitto dall'anticipo delle spese rimborsabili dall'inquilino.
Questa funzionalità è attualmente presente solo nella versione Banana Contabilità Plus Dev-Channel.
Controlla l'incasso degli affitti
Grazie all'estensione per il controllo degli affitti puoi tenere traccia e avere sempre disponibile un report con la panoramica su chi ha pagato regolarmente l'affitto, chi l'ha pagato solo parzialmente e chi non l'ha ancora pagato.
Puoi verificare facilmente anche se hai addebitato l'affitto correttamente a ogni inquilino e a ogni scadenza. Puoi anche ottenere una previsione di incasso per tutto l'anno corrente.
Crea report personalizzati in Excel
Con Banana Contabilità Plus è possibile collegare Microsoft Excel tramite l'Add-in di Banana Contabilità Plus per creare report completamente personalizzati.
Con l'Add-in puoi calcolare i conteggi di suddivisione delle spese tra gli inquilini.
Trovi l'Add-in da installare all'interno di Excel, cerca nei componenti aggiuntivi, installalo e inizia subito a generare i tuoi report personalizzati.
Per maggiori informazioni guarda anche le pagine di documentazione relative all'Add-in Excel di Banana Contabilità+.
Salva e invia la contabilità con i giustificativi in unico file PDF
Nella tabella Registrazioni è possibile abilitare e visualizzare la colonna Link. Usa questa colonna per allegare a ogni registrazione contabile il relativo giustificativo, come per esempio una fattura ricevuta o una fattura emessa.
Abilita la colonna Link in questo modo:
- Fai doppio clic sulla intestazione delle colonne nella tabella Registrazioni (per esempio sulla colonna Descrizione).
- Vista la casella DocLink nella colonna a sinistra della finestra che si apre, come da immagine seguente.
- Clicca sul bottone Ok in basso a destra nella finestra per confermare.
Ora allega i giustificativi dalla tabella Registrazioni. Fai doppio clic sulla cella della colonna Link e cerca e scegli il file da allegare che hai salvato sul tuo computer.
Quando desideri crea il dossier PDF in questo modo:
- Clicca dal menu File la voce Crea dossier PDF.
- Vista in basso a sinistra nella finestra che si apre la casella "Includi allegati", come da immagine seguente.
- Clicca il bottone Ok in basso a destra per confermare e salva il file PDF in una posizione del computer dove preferisci.
Il PDF salvato è un file con il bilancio, il conto economico, le schede conto e tutti i giustificativi allegati in unico file PDF.
Scarica e guarda un esempio di dossier PDF (alcuni browser non permettono la visualizzazione degli allegati, ti consigliamo di salvarlo e aprirlo con il programma Adobe Acrobat Reader che è gratuito).
Clicca sulle icone a forma di graffetta a sinistra delle registrazioni per aprire gli allegati, come nell'esempio seguente.
Con questa funzionalità puoi inviare il file PDF con la contabilità completa anche per e-mail o decidere di conservarlo secondo le norme vigenti.
