Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen


Buchhaltung nachkontrollieren und Totalsummen nachrechnen:

  • Die Tasten Umschalt + F9 (für Windows und Mac) oder Cmd + 9 (für Mac)
    Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen (primäre Prüfungen).
  • Mit dem Befehl Buchhaltung nachkontrollieren aus Menü Buch1
    Mit der Möglichkeit, erweiterte Kontrollen auszuführen.

Werden Fehler oder Differenzen angezeigt, sollten diese behoben werden.
 

Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen (primäre Prüfungen)

Die Funktionen Totalsummen nachrechnen und Buchhaltung nachkontrollieren (aus dem Menü Buch1) führen folgende Operationen aus:

  • Nullstellen der Salden der Konten, Kostenstellen und Segmente.
  • Verifiziert und meldet vorhandene Fehler in den Zeilen der diversen Tabellen (Konten, Buchungen, MwSt/USt-Codes, Wechselkurse).
  • Bucht alle Transaktionen neu, als ob sie neu erfasst würden.
    • Kalkuliert für die Buchhaltung mit Fremdwährungen anhand der aktuellen Wechselkurse die Eröffnungssaldi in Basiswährung neu.
    • Sofern die Buchungen nicht gesperrt sind, werden die Buchungszeilen neu berechnet:
      • Es werden die Werte der Tabelle MwSt/USt-Codes übernommen und die MwSt/USt-Beträge neu berechnet.
    • Aktualisiert die Salden der Konten, Kostenstellen und Segmente.
    • Im Kassenbuch wird der progressive Saldo des Kontos in der Tabelle Buchungen neu berechnet.
  • Berechnet die Totale der Konten und Kategorien (Einnahme-Ausgaben-Rechnung) neu.
    • Aktualisiert die Spalten Differenz Budget und Vorjahr.
    • In der Buchhaltung mit Fremdwährungen wird die Spalte Saldo mit den aktuellsten Wechselkursen sowie die relative Wechselkursdifferenz.
       

Dialog Buchhaltung nachkontrollieren (erweiterte Kontrolle)

Nebst dem Nachkontrollieren und Nachrechnenn der Buchhaltung (primär), werden zusätzliche Kontrollen durchgeführt.


Buchhaltung nachrechnen mit zusätzlichen Kontrollen

Einer der nützlichsten Befehle: Es wird die ganze Buchhaltung nachkontrolliert, die Saldi werden nachgerechnet und eventuelle Fehler gemeldet.

Eigenschaften (Stammdaten)

Diese Option ist als Standardeinstellung aktiv. Das Programm kontrolliert, ob die unter 'Eigenschaften (Stammdaten)' vorgenommenen Einstellungen der Buchhaltung entsprechen (Beispiel: Anfangs- und Enddatum, MwSt/USt-Konto, Konten für Wechselkursgewinne und Wechselkursverluste...).

Buchungen

Differenzen in Buchungen

Wird die Option aktiviert, verifiziert das Programm ob Differenzen zwischen Soll und Haben der Doppelten Buchhaltung oder zwischen Konten und Kategorien der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorhanden sind. Im Fenster Meldungen werden die fehlerhaften Zeilen angezeigt. Ausserdem, meldet das Programm unten im Informationsfenster der Tabelle Buchungen das Total der Differenzen an.

Zwischendifferenzen einschliessen

Wird die Option aktiviert, verifiziert das Programm bei Sammelbuchungen (Buchungen auf mehreren Zeilen), ob Differenzen zwischen Soll und Haben vorhanden sind. Sehr oft sind die Differenzen auf unvollständige Buchungen oder falsche Beträge zurückzuführen (wie im Beispiel Buchung Beleg Nr. 8 der folgenden Abbildung):


Saldoprüfung (#CheckBalance)

Werden die Option Buchungen sowie diese Option aktiviert, prüft das Programm, ob der Saldo des zu prüfenden Kontos dem für die Saldoprüfung manuell einzugebenden Betrag entspricht. Dies erlaubt z.B. die Prüfung des Saldos des physischen Bankauszuges mit dem in der Buchhaltungsdatei vorhandenen Kontensaldo. Bei Nichtübereinstimmung der Salden meldet das Programm den Fehler.

Voraussetzungen für die Durchführung dieser Kontrolle:

  • In der Tabelle Buchungen, Spalte 'Beschreibung' den Text "#CheckBalance" gefolgt von dem Währungskennzeichen sowie dem Saldo des Kontos gemäss Bankauszug einfügen (zum Beispiel: #CheckBalance CHF 28'000.00) und in der Spalte 'KtHaben' das zu prüfende Konto erfassen. Dabei beachten, dass die Anzahl Dezimalstellen des zu erfassenden Betrages der Anzahl Dezimalstellen des zu prüfenden Kontensaldos entsprechen muss. Die Spalte 'Betrag' bleibt leer. Siehe auch die untenstehende Abbildung.
  • Aus dem Menü Buch1 den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren ausführen, im Dialogfenster 'Buchhaltung nachkontrollieren' die Optionen 'Buchungen' und 'Saldoprüfung (#CheckBalance)' aktivieren und durch linken Mausklick auf die Schaltfläche 'Ok' bestätigen.
  • Stellt das Programm beim Nachkontrollieren der Buchhaltung Differenzen zwischen dem geprüften Betrag (erfasster Saldo des Bankauszug) und dem Saldo des überprüften Kontos fest, so meldet es dies mit einer Fehlermeldung, in welcher die Zeile der fehlerhaften Saldoüberprüfung angegeben wird.
     


Das Programm hat eine Differenz zwischen dem zu prüfenden Saldo und demjenigen des Kontos der Datei festgestellt:


Gleicher Beleg mit verschiedenen Daten

Wird diese Option aktiviert, meldet das Programm Buchungen mit derselben Belegnummer und verschiedenen Daten.
In den Buchungen auf mehreren Zeilen (Sammelbuchungen), wo es keinen Bezug zwischen dem Beleg und dem Datum gibt, ist das Programm nicht in der Lage das richtige Gegenkonto zuzuordnen.

Konten

Struktur des Kontenplans

Wird diese Option aktiviert, überprüft das Programm, ob die Struktur der Gruppen korrekt ist.

Vorhandensein Wechselkursdifferenzen

Wird diese Option aktiviert, prüft das Programm, ob nicht verbuchte Währungsdifferenzen vorhanden sind.

Eröffnungssaldi unterscheiden sich von Abschlusssaldi Vorjahr

Wird diese Option aktiviert, überprüft das Programm, ob die Eröffnungssaldi der Buchhaltungsdatei mit den Abschlusssaldi des Vorjahres übereinstimmen.

Personalisierte Kontrollen (Apps)

Wird diese Option aktiviert, führt das Programm zusätzliche, vom Benutzer für personalisierte Überprüfungen hinzugefügte, Kontrollen (Apps) aus.

Komplette Kontrollen mit Schnelltastenkombination Umschalt + F9 einschliessen

Wird diese Option aktiviert, führt das Programm durch Drücken der Schnelltastenkombination Umschalt + F9 (bei Mac Umschalt + Cmd + 9) alle im Dialogfenster aktivierten Kontrollen durch. Ist die Option nicht aktiv, wird nur die Buchhaltung nachkontrolliert.

 

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