A chi usa la Contabilità doppia di Banana Contabilità appare strano che i ricavi (vendite) e i passivi (capitale proprio) appaiono in negativo, normalmente ci si aspetta che le vendite appaiano in positivo e i costi in negativo.

La contabilità in partita doppia si basa sul principio del dare e avere che di regola appaiono su due colonne separate. Se gli importi in dare e in avere appaiono su una colonna, la matematica della contabilità in partita doppia prevede l'utilizzo del segno negativo (-) affiché gli importi in dare siano distinti da quelli in avere.

Banana riprende totalmente la logica matematica della contabilità in partita doppia e quindi indica gli importi in avere con il meno (e in rosso per fare in modo che l'utilizzatore possa distinguere ancora meglio gli importi in dare e in avere). Nella contabilità in partita doppia gli importi in negativo (avere) non hanno il medesimo significato della contabilità che si basa sulle entrate e uscite.

L'indicazione degli importi in avere in negativo è un sistema molto più efficace rispetto ad altri sistemi che aggiungono dei segni agli importi; per esempio la parentesi, segni come CR o DEB.

Questo sistema si basa su semplici equazioni matematiche che assicurano la correttezza della contabilità. Non è un caso che il metodo della contabilità in partita doppia sia stato proprio codificato nel 1494 da Luca Pacioli, uno dei più illustri matematici del Rinascimento italiano, maestro anche di Leonardo da Vinci. Nella sua "Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita" Luca Pacioli non ha trattato solo della contabilità in partita doppia, ma anche di altre questioni matematiche.

Nel rinascimento non c'erano i calcolatori elettronici, e quindi si usava indicare gli importi in dare e in avere su colonne separate in quanto risultava più facile fare le somme. Oggi con i computer non si devono fare i calcoli e il problema principale è quello di usare un sistema facilmente comprensibile all'utilizzatore che sia al tempo stesso facile e lineare.

Per chi è interessato alla matematica della contabilità e delle equazioni su cui poggia Banana Contabilità può essere interessante il chiarimento che segue.

Dare/Avere

La contabilità in partita doppia poggia sul principio che ogni movimento venga annotato sia in dare che in avere e gli importi devono pareggiare.

Dare = Avere

Il saldo (la differenza totale del dare e avere) deve sempre essere uguale a zero

Dare - Avere = 0

Per facilità di distinzione (molto utile quando si lavora sullo schermo) gli importi in avere sono indicati in rosso con il segno meno davanti.

Dare + (-Avere) = 0

Bilancio e Conto Economico

La matematica della contabilità in partita doppia prevede l'uso di due "conti".

• Conto Bilancio (Bilancio) tiene nota dello stato finanziario a un certo punto.
  • il Dare rappresenta gli Attivi
  • l'Avere rappresenta i Passivi
• Conto Economico (Perdite e profitti) tiene nota dell'evoluzione.
  • il Dare rappresenta i Costi
  • l'Avere rappresenta i Ricavi

I movimenti sono registrati nei conti del Bilancio (attivi e passivi) e del Conto economico (costi e ricavi).

Le medesime registrazioni possono essere rappresentate su una colonna unica (avere in negativo).

Il risultato è evidentemente il medesimo.

Equazioni per il calcolo del risultato d'esercizio

Il risultato d'esercizio è il saldo (Dare - Avere) del Conto Bilancio e del Conto economico.

Si ha un utile quando gli attivi sono maggiori dei passivi e i ricavi maggiori dei costi.

Si ha una perdita quando i passivi sono maggiori degli attivi e i ricavi sono minori dei costi.

Si ha un utile se il saldo del Bilancio è positivo e il saldo del Conto economico è negativo.

Si ha una perdita se il saldo del Bilancio è negativo e il saldo del Conto economico è positivo.

Uso della notazione a colonna singola

La notazione a doppia colonna è ideale per le scritture su libri di carta. Gli importi in dare e in avere sono iscritti su colonne separate. I totali sono calcolati alla fine della pagina e il calcolo dei risultati viene fatto alla fine del periodo.

I sistemi computerizzati offrono la possibilità di mantenere costantemente aggiornato il saldo dei conti. Per i calcoli i programmi usano quindi di regola la notazione a singola colonna con gli importi in dare in positivo e quelli in avere in negativo. Per usare la notazione a doppia colonna, i programmi dovrebbero registrare in Bilancio gli importi in avere in negativo e nel conto Economico registrare gli importi in avere in positivo e quelli in dare in negativo.

Dal punto di vista della programmazione questa soluzione è più complicata e quindi la gran parte dei programmi usano internamente la matematica a colonna singola e solo per la presentazione la notazione a colonna doppia.

Banana Contabilità usa invece in modo sistematico il segno meno per indicare gli importi in avere. L'utente deve inizialmente abituarsi, ma questo sistema ha il vantaggio di essere lineare, e permette una comprensione maggiore della matematica che sta alla base della contabilità in partita doppia, specialmente quando si richiedono dei ragionamenti più complessi come per la registrazione degli ammortamenti, degli utili di fine anno o dell'Iva da versare o recuperare.

Per la presentazione del Bilancio e del Conto economico è comunque sempre più adatta la logica della doppia colonna.

Quindi le stampe del Bilancio e del Conto economico che servono alla presentazione dei risultati, sono redatti con Attivi, Passivi, Costi e Ricavi sempre in positivo e quando il Conto economico è presentato in forma scalare (Ricavi meno costi) i Ricavi sono indicati in positivo e i costi in negativo.

Alla base della contabilità ci sono i documenti e giustificativi contabili.

Il tipo di organizzazione contabile dipende dalla dimensione dell'attività e dal volume dei documenti.
L'organizzazione deve essere adattata alle proprie necessità.

Qui di seguito si da un'indicazione di soluzioni che si sono rilevate molto utili.

I diversi tipi di documenti

È importante distinguere e organizzare i diversi tipi di documenti:

• Documenti di base: contratti d'affitto, d'abbonamento (telefonico), statuti, contratti d'assicurazione e tutto quanto viene firmato una volta sola e ha rilevanza su più anni.
  Questi documenti devono essere custoditi in un classificatore separato.
  Per documenti molto importanti (garanzie ricevuto, ..) può essere utile fare una fotocopia e tenere l'originale in una cassetta di sicurezza o in un luogo più sicuro.
  Non bucate i documenti importanti ma metteteli in mappette trasparenti.
  Questo classificatore è la base della vostra ditta/attività e dovete tenerlo con cura.
• Documenti base relativi ai dipendenti: per i contratti di lavoro, delle assicurazioni del personale e altro è opportuno tenere un classificatore a parte.
  Se la documentazione tende ad essere voluminosa, si consiglia di utilizzare un classeur per tematica
• Dichiarazioni IVA: è utile tenere un classificatore apposito con le varie dichiarazioni che presentate regolarmente (trimestrali, semestrali, annuali). I documenti relativi all'affiliazione IVA o altri documenti generali è più utile conservarli assieme ai documenti base.
• Giustificativi contabili dell'anno: si tratta di ricevute, fatture o altro che sono legati a una spesa o a un incasso.
  I giustificativi contabili devono essere tenuti in modo separato anno per anno. Per ogni anno contabile avrete quindi un classificatore con i giustificativi contabili.

Giustificativi contabili

Un buon ordine quotidiano è il presupposto per registrare le operazioni contabili e avere sotto controllo la situazione aziendale, come la liquidità, l'ammontare dei crediti e dei debiti, ecc.

1. Tutti i giustificativi contabili (ricevute, fatture, scontrini) devono essere conservati di regola per almeno 10 anni.
2. Classificare e ordinare per data i giustificativi contabili assieme alle relative ricevute bancarie di pagamento/ bonifico.
3. Gli estratti conto devono essere tenuti assieme ai giustificativi.
4. Annotare sul giustificativo (estratti e altro) un numero progressivo. Grazie a questo numero, da inserire nella colonna Doc, riuscirete a trovare, partendo dalla contabilità, il documento contabile.
5. Alla fine dell'anno stampate una copia del giornale e conservatelo assieme ai giustificativi.
6. Ogni anno di regola si cambia classificatore dei giustificativi contabili.

In contabilità ci sono due criteri per registrare le operazioni contabili:

• contabilità sull'incassato: le fatture vengono registrate solo al momento del pagamento (fornitori) e dell'incasso (clienti).
• contabilità sul fatturato: le fatture vengono registrate al momento del ricevimento (fatture dei fornitori) e dell'emissione (fatture ai clienti).

Le piccole imprese non soggette a IVA possono contabilizzare sia con uno o l'altro metodo, mentre le imprese soggette a IVA devono scegliere un criterio che deve essere autorizzato dall'Ufficio IVA di Berna. In alcuni casi l'Ufficio IVA può imporre il criterio da utilizzare. Quando viene autorizzato un determinato criterio non è possibile cambiare, a meno che non venga fatta espressa richiesta presso le autorità competenti.

Contabilità sull'incassato

I costi e i ricavi vengono rilevati solo al momento in cui le fatture vengono pagate e incassate.

1. Tenere separate le fatture emesse e quelle che avete ricevuto.
2. Verificare periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
   Appena è trascorso il termine di pagamento è utile inviare un sollecito di pagamento.
   Non lasciate trascorrere troppo tempo, preoccupatevi di incassare le fatture non pagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
3. Una volta che le fatture sono pagate inserirle assieme ai normali giustificativi.

Contabilità sul fatturato

I costi e i ricavi si rilevano al momento in cui si emettono le fatture verso i clienti o si ricevono le fatture dai fornitori.

Vedi anche:

tenuta partitario Clienti  e Fornitori

1. Tenere separate le fatture emesse e quelle che avete ricevuto.
2. Verificare periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
   Appena è trascorso il termine di pagamento è utile inviare un sollecito di pagamento.
   Non lasciate trascorrere troppo tempo, preoccupatevi di incassare le fatture impagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
3. Quanto registrate in contabilità l'emissione della fattura annotate sulla fattura l'avvenuta registrazione.
   Nella registrazione utilizzate la colonna "Doc. Originale" per inserire il numero di fattura.
4. Una volta che le fatture sono pagate spostatele nella sezione pagate e registratele in contabilità.
   Quando avete registrato annotare sul documento l'avvenuta registrazione in contabilità (p.es. con un visto)

Registrazioni / frequenza

• È utile registrare la contabilità con una certa frequenza (giornalmente, settimanalmente, mensilmente).
• Consigliamo vivamente di non trascurare le registrazioni contabili per avere i dati sempre aggiornati e valutare l'andamento della propria attività.
• Scorrendo i vari costi potete rendervi facilmente conto delle diverse spese che avete fatto.
• La contabilità non si tiene solo per il fisco.

Presentiamo sinteticamente le regole principali per imparare a gestire la contabilità in partita doppia.

La contabilità in partita doppia si basa su quattro categorie di conti principali.

Il conto è un’entità che raggruppa importi appartenenti alla stessa categoria di movimento. Ogni conto deve essere registrato in dare o in avere a dipendenze del tipo di movimento contabile.
 

Il dare e l’avere

La regola del Dare e dell’Avere rappresenta un punto fermo su cui ruota tutta la contabilità in partita doppia.

La regola generale

Gli attivi, i passivi, i costi, i ricavi sono soggetti a continue variazioni: aumenti e diminuzioni

Le variazioni in aumento

Le variazioni in diminuzione

Gli strumenti della contabilità in partita doppia

La contabilità in partita doppia si avvale dei seguenti strumenti principali: il Piano dei Conti, il Giornale, il Bilancio, il Conto Economico.
 

Il Piano dei conti

È l’elenco di tutti i conti che raggruppano le diverse categorie di movimenti
(es. cassa, banca, acquisti, vendite ecc.).

Il Giornale

È l’elenco di tutte le operazioni che quotidianamente influenzano l’attività (prelevamenti, versamenti, acquisti, vendite, pagamento dei salari, degli affitti, ecc..) e corrisponde a quello che la maggior parte delle piccole ditte già tiene anche se solo su carta o su Excel, per poi consegnarlo al commercialista.

Il Bilancio

È un schema riassuntivo degli attivi e dei passivi. La differenza tra gli attivi e i passivi rappresenta l’ammontare del capitale netto dell’azienda.

Il Conto economico

È uno schema riassuntivo di tutti i costi e di tutti i ricavi. Il saldo rappresenta il risultato d’esercizio (utile o perdita).

I conti della contabilità

Per creare un conto si deve inserire una riga nella tabella Conti che abbia nella colonna Conto un numero o un codice. 
Questo numero viene poi usato nella tabella Registrazioni come conto dare o conto avere. 

• Il numero di conto può essere composto da numeri, lettere e caratteri di separazione
• Non ci possono essere più conti con il medesimo numero
• Ogni conto deve avere un raggruppamento (Gr) e una classe (BClasse).
  

La BClasse

Ad ogni conto deve essere obbligatoriamente attribuita una delle seguenti BClasse:

• 1  per gli Attivi
• 2  per i Passivi
• 3  per i Costi
• 4  per i Ricavi

Il codice della BClasse deve essere obbligatoriamente quello indicato, indipendentemente dal numero di conto o dal gruppo di appartenenza.
Vi è inoltre la possibilità di creare dei conti fuori bilancio (per esempio per cauzioni e impegni condizionali), che devono avere la seguente BClasse:

• 5 per Fuori bilancio: Attivi
• 6 per Fuori bilancio: Passivi

I saldi iniziali

Il saldo iniziale di un conto viene indicato nella colonna Apertura.

• I saldi in dare (Attivi) sono indicati normalmente.
• I saldi in avere (Passivi) sono indicati con il segno meno (in negativo)
• Di regola si indicano i saldi iniziali solo dei conti Attivi e Passivi.

Per riportare in automatico i saldi di apertura per l'anno successivo, consultare la lezione Crea nuovo anno.

Differenze nei saldi iniziali

Per avere una contabilità corretta il totale dei saldi iniziali in dare deve corrispondere al totale dei saldi iniziali in avere in modo che non ci siano differenze.
Se il totale non corrisponde vi sarà una segnalazione nella finestra Info che segnala una differenza fra i saldi iniziali.
Se sono stati cambiati dei numeri di conto e ci sono delle differenze, eseguire il Ricalcolo completo della contabilità.
Quando si utilizza la prima volta Banana Contabilità, per creare il bilancio di apertura è necessario inserire manualmente i saldi iniziali.

Conti con indirizzi

È possibile aggiungere nel piano dei conti le colonne per la gestione di indirizzi:
Menu Strumenti -> Aggiungi nuove funzionalità.

Il comando aggiunge nella tabella Conti:

• diverse colonne (nome, cognome, ditta, città, ecc..) che servono ad inserire l'indirizzo di un cliente, di un fornitore o di un membro dell'associazione
• la vista Indirizzo nella quale sono visualizzate le colonne inserite (per modificare la vista o la disposizione delle colonne vedi Disponi tabelle).

Partitario clienti e fornitori

Quando nel piano contabile si ha un partitario dei clienti/fornitori, cioè dei conti specifici per i clienti, e occorre avere dei dati completi con indirizzo, numero di telefono, email, partita IVA e altro, é utile poter aggiungere le colonne della vista Indirizzo.

Il sistema di raggruppamento e di totalizzazione

Il sistema di raggruppamento e totalizzazione di Banana si basa sulle seguenti colonne:

• Gruppo (Riga di totale)
  Quando in una riga si inserisce un identificativo di gruppo, la riga diventa una riga di totale.
  In questa riga sono totalizzati gli importi delle righe che nella colonna Gr contengono l'identificativo del gruppo. 
  Se vi è un gruppo non ci deve essere un conto.
• Gr (Somma questa riga nella riga di totale)
  Deve essere uno dei numeri definiti nella colonna Gruppo.

Con questo sistema un conto può essere totalizzato in una riga di gruppo, il gruppo in un altro gruppo e così via per creare diversi livelli di totalizzazione.
Questo sistema di totalizzazione è molto potente e flessibile, ma non è intuitivo. Serve un pò di abitudine per usarlo.

Esempio dei principali gruppi nella contabilità doppia

Ogni modello di piano dei conti usa un proprio schema di totalizzazione. Qui di seguito sono spiegati i principali gruppi della contabilità doppia.

Nella contabilità in partita doppia la somma dei saldi Dare (in positivo) e Avere (in negativo) deve essere sempre uguale a 0.

• Il gruppo 00 è la riga dove vengono sommati tutti gli importi.
  È la "Summa summarum" di tutti i saldi Dare e Avere.
  Se le colonne dei saldi non sono a zero è perché c'é un una differenza Dare e Avere e quindi vi è probabilmente un errore. In questi casi è utile fare un ricontrollo della contabilità (vedi punto successivo).
  Nelle colonne Dare e Avere della vista Movimento (tabella Conti) ci sono solo importi positivi, quindi anche nella riga di gruppo 00 ci sarà la somma dei movimenti non a 0.

La sequenza di calcolo per arrivare allo 00 è quindi la seguente:

• Il conto 1000 -> gruppo 1 (Totale attivi)-> Gruppo 00
• Il conto 2000 -> gruppo 2 (Totale passivi) -> Gruppo 00
• Il conto 3000 -> gruppo 3 (Totale ricavi) -> Gruppo 02 (risultato conto economico)  ->  Gruppo 297 (Utile anno corrente nel bilancio) -> Gruppo 2 (Totale passivi) -> Gruppo 00.
• Il conto 4000 -> Gruppo 4 (Totale costi) -> Gruppo 02 (risultato conto economico)  ->  Gruppo 297 (Utile anno corrente nel bilancio) -> Gruppo 2 (Totale passivi) -> Gruppo 00.

Il risultato del Conto economico viene sommato nel capitale proprio

Come si vede nell'esempio il Gruppo 02 (Utile perdita del conto economico) viene raggruppato nel gruppo 297 (Risultato anno corrente).
Con questo raggruppamento abbiamo il vantaggio che:

• Nel bilancio viene visualizzato il risultato d'esercizio dell'anno corrente.
• Il totale dei Passivi rispecchia il totale degli Attivi (ammesso che non ci sia alcun errore contabile).

Aggiungere o eliminare dei sottogruppi

Aggiungere un livello di totalizzazione

Con questo sistema si possono facilmente aggiungere dei livelli di totalizzazione.
Se vogliamo avere il sottogruppo dei conti liquidità:

• Inserire una riga vuota subito dopo il conto bancario
  • Inserire nella colonna Gruppo il valore 10
  • Inserire nella colonna Gr  il valore 1
• Nei conti 1000 e 1001 indicare il Gr = 10
• La sequenza di calcolo diventerà:
  Il conto 1000 -> Gruppo 10 (Liquidità) -> Gruppo 1 (Totale attivi) -> Gruppo 00. 

Se si vuole inserire un altro sottogruppo "Sostanza circolante" si dovrà procedere nel medesimo modo.

• Aggiungere una riga vuota prima degli Attivi.
• Nella nuova riga:
  • Indicare nella colonna Gruppo il numero 11
  • Indicare nella colonna Gr il numero 1
• Nelle righe Liquidità, Clienti e Inventario merci indicare il Gr 11

Eliminare dei sottogruppi

Se il piano dei conti presenta dei sottogruppi che non si desiderano, è possibile eliminarli, basta eliminare la riga del sottogruppo e cambiare il Gr di ogni conto che ne faceva parte.

Controllo della struttura

Una volta impostato il piano contabile eseguire il comando Controlla contabilità dal menu Conta1. Se ci sono degli errori il programma li segnala.

Errore Ciclo infinito

Questo viene segnalato quando un Gruppo viene totalizzato in un Gruppo di livello inferiore, motivo per cui si crea un ciclo  infinito di errore.
Ci sarebbe un ciclo infinito se nell'esempio precedente il Gruppo attivo (1) fosse sommato nel Gruppo 10.
Il programma, dopo avere calcolato il Gruppo 1 sommerebbe l'importo nel gruppo 10 che a sua volta sommerebbe nel Gruppo 1 e poi nel 10 all'infinito.

Conto economico con Utile lordo

Si può anche realizzare un conto economico scalare, ciòè che parte dalla cifra d'affari e sottrae i costi.
Qui di seguito viene indicato l'esempio tratto dal piano dei conti PMI svizzero.

Ampio uso del sistema di totalizzazione

Il sistema di totalizzazione è molto flessibile:

• In un Gruppo si possono sommare sia dei conti che dei Gruppi
  Si veda l'esempio riportato sopra, dove il Gruppo Liquidità (10) e i conti (1100 e 1300) vengono sommati negli Attivi
• Si può usare qualsiasi genere di numerazione
• Si possono creare fino a 100 livelli di totalizzazione
• La totalizzazione è indipendente dalla sequenza:
  • La riga di totale può essere dopo la riga
  • La riga di totale può essere prima delle righe
  • La riga di totale può essere in una posizione completamente staccata
    Questo viene usato per creare dei partitari.
• Il conto e i Gruppi possono essere totalizzati in un solo altro Gruppo
  Lo stesso conto non può essere totalizzato contemporaneamente in due Gruppi
• Il sistema si usa anche per totalizzare i Centri di costo e i Segmenti
  Attenzione però a non usare dei Gruppi diversi per i conti normali e per i centri di costo, perché gli importi risultanti non saranno corretti.

La totalizzazione delle colonne importo

La procedura di calcolo totalizza le colonne del tipo importo.

• Vengono totalizzate le colonne importo definite dal sistema
• Vengono totalizzate le colonne importo aggiunte dall'utente

La sequenza di calcolo

Il programma calcola i totali nel modo seguente:

• Azzera i valori delle colonne importi delle righe di Gruppo
• Somma gli importi delle righe dei Conti nelle righe di Gruppo (primo livello di calcolo)
• Somma il saldo delle righe dei Gruppi nei Gruppi di livello superiore
  Ripete l'operazione fino a che tutti i livelli sono calcolati.

Documenti correlati:

• Saldi iniziali

Per poter creare in automatico un Bilancio abbellito con gruppi, occorre impostare il piano contabile con la codifica che segue da inserire nella colonna Sezione:

Le sezioni negli Attivi

• Inserire un * sulla stessa riga del titolo Bilancio
• Inserire 1 sulla stessa riga del titolo Attivi

Le sezioni dei Passivi

• Inserire 2 sulla stessa riga del titolo Passivi

Le sezioni nel Conto economico a forma scalare

• Inserire un * sulla stessa riga del titolo Conto economico
• Inserire solo 4 sulla riga vuota sottostante al Conto economico.
  Nel caso di un Conto economico a forma scalare, i gruppi dei costi e dei ricavi si alternano e di conseguenza non occorre inserire il 3 per i costi.

Nota: nel caso in cui il piano contabile non è a forma scalare e c'è una netta distinzione tra totali Costi e totali Ricavi occorre:

• inserire 4 nella stessa riga dove viene indicato il titolo Ricavi
• inseire 3 nella stessa riga dove viene indicato il titolo Costi

Le sezioni nel Partitario clienti/fornitori

• Inserire un * sulla stessa riga del titolo Partitario clienti/fornitori o su una riga vuota (come nell'esempio).
• Inserire 01 sulla stessa riga del titolo Partitario clienti
• Inserire 02 sulla stessa riga del titolo Partitario fornitori

La visualizzazione degli importi avviene come per gli attivi e i passivi.
Questa codifica vale anche se i clienti e fornitori sono impostasti come centri di costo.

Nel caso in cui figurino dei centri di costo e di profitto, occorre inserire:

• un * nella stessa riga del titolo Centri di costo e di profitto o su una riga vuota.
• 03 sulla stessa riga del titolo Centri di costo o su una riga vuota (che precede i centri di costo).
• 04 sulla stessa riga del titolo Centri di profitto o su una riga vuota (che precede i centri di profitto).

Gli importi dei centri di costo verranno visualizzati in positivo come i costi; i centri di profitto verranno visualizzati in negativo come i ricavi.

Per maggiori informazioni si veda la pagina Logica delle sezioni.

Documento correlato:

Bilancio abbellito con gruppi

Introduzione

I segmenti sono utilizzati per avere una separazione sistematica dei costi e ricavi per unità, dipartimento o succursale. Usando i segmenti si potrà quindi avere il Conto economico suddiviso per unità, dipartimento o succursale, senza creare dei conti specifici per ciasuna unità.
Un museo può usare i segmenti per sapere quanto sono i ricavi, costi del personale, allestimento di ogni signola mostra allestita.

I segmenti seguono il conto. Invece i Centri di costo sono specificati per registrazione e si usano per delle catregorizzazini meno strutturate (per esempio tutte le spese di una manifestazione o gli acquisti per una determinata finalità). 

Si possono usare contemporanemente i centri di costo e segmenti.

Caratteristica dei segmenti

• I segmenti sono dei conti preceduti da due punti ":".
• Si possono usare sia numeri che lettere.
• Ci possono essere fino a 10 livelli di segmenti.
• Il livello è il numero di due punti che precede la sigla.
  • :LU segmento di livello 1
  • ::P1 segmento di livello 2
  • :::10 segmento di livello 3
• Per ogni livello ci può essere un numero illimitato di segmenti
• I diversi livelli di segmento sono indipendenti uno dall'altro.
• I segmenti non hanno Bclasse e non hanno la sigla moneta.
• Il calcoli relativi ai segmenti sono nella divisa base.
• Nelle registrazioni, il segmento segue il conto dare e avere.
  Non ci possono essere registrazioni su segmenti senza un conto.
• Nelle registrazioni si può usare il "-" come separatore, invece del ":" se nelle proprietà file (dati base) del menu File viene attivata l'opzione Usa il segno meno (-) come separatore dei segmenti.
• Si possono avere le schede conto delle registrazioni sui singoli segmenti.

Impostare i segmenti

I segmenti devono essere impostati nella Tabella Conti, colonna conto, alla fine del piano contabile.

• Inserire nella colonna Sezione un asterisco per definire la sezione relativa ai segmenti
• Nella colonna Descrizione digitare il titolo Segmenti
• Inserire la descrizione dei segmenti di primo livello e nella colonna Conto inserire:
  • Elencare i segmenti del primo livello, inserendo per ognuno un codice per l'identificazione, preceduto da :
  • Inserire i segmenti del secondo livello (ed eventualmente del terzo livello), come quelli del primo livello, con la differenza che nella colonna Conto, i codici dei segmenti devono essere preceduti da :: o da :::, a dipendenza del livello.
     

Saldo segmento

Il segmento è una suddivisione di quanto registrato su un conto. Il valore di un segmento è quindi sempre relativo a un conto, e per avere il totale del segmento si deve quindi usare un Report contabile dal menu Conta1, con suddivisione per segmento (sezione Suddivisione).

Nel piano dei conti viene indicato il saldo del segmento. Questo risulta però a zero se il segmento viene usato contemporaneamente sia per il conto Dare che per il conto Avere, poiché gli importi vanno a compensarsi. Si vedrà il saldo unicamente se si usa il segmento solo o per il Dare o per l'Avere, abbinandolo al conto del conto economico.

Registrazioni

I segmenti si registrano nella Tabella Registrazioni, facendo seguire il conto principale dal conto del segmento.

Nella proprietà File (dati base), se viene attivata l'opzione Usa il segno (-) come separatore dei segmenti, nel registrare i segmenti occorre utilizzare il segno (-).

Se nel piano contabile ci sono dei conti che hanno un trattino (es. conti del partitario clienti e fornitori) non si può utilizzare il trattino come separatore dei segmenti, in questo caso occorre disattivare l'opzione e si utilizzeranno i due punti.

Quando si deve registrare un segmento appartenente a più livelli, occorre far seguire il conto principale dal segmento di primo livello e continuare con quello del secondo livello.

Report

I reports per segmenti si possono ottenere con :

• Bilancio abbellito per gruppi
• Report contabile
• Scheda conto
• Report a multilivello
  Per ottenere dei report che combinano conti e segmenti (p.es. tutte le spese della succursale LU del P1) si devono usare le funzionalià delle applicazioni Banana.
   

Report suddivisione per livello

Nel Bilancio abbellito per gruppi, nella sezione Suddivisione indicare il livello di segmento che si vuole utilizzare. 

Report riassuntivo

È un resoconto di tutti i segmenti, impostati nella sezione Piano dei conti con un'eventuale suddivisione per periodo o per segmento.

Segmento non assegnato

Il segmento "vuoto" raggruppa tutti gli importi registrati senza specificare un segmento. È possibile impostare il titolo di questo segmento indicandolo nella tabella conti. Selezionare inoltre l'opzione Intestazione segmento: Descrizione nella sezione Suddivisione

Documento correlato: Gestire dei progetti

I centri di costo e di profitto (in seguito chiamati Centri di Costo) consentono di catalogare le registrazioni secondo criteri diversi rispetto ai conti normali.
I centri di costo si usano di regola per catalogare delle spese a delle specifiche attività, che possono anche non avere una correlazione fra di loro. 

• Progetti, Manifestazioni, Cantieri
• Clienti e fornitori, Soci, Venditori
• Dettaglio supplementare per certe spese (p.es. spese accessorie)

I centri di costo sono attribuiti alla riga di registrazione.
I segmenti invece seguono il conto dare e il conto avere, e si usano come suddivisione sistematica di tutte le entrate e spese.

Si possono usare contemporaneamente i centri di costo e segmenti.

Caratteristiche dei centri di costo

• I Centri di Costo e profitto (CC) sono dei conti preceduti dal carattere "." o "," o ";" 
• Ci sono 3 livelli di centri di costo:
  • CC1 preceduti dal punto "."
  • CC2 preceduto dalla virgola ","
  • CC3 preceduto dal punto e virgola ";"
• Ogni livello è indipendente dall'altro.
• Per ogni livello ci può essere un numero illimitato di conti centri di costo.
• Si può usare un livello superiore senza usare uno inferiore. 
• I centri di costo possono essere numerici o alfabetici
• I centri di costo possono avere un proprio raggruppamento distinto da quello dei conti normali.
  Per lo stesso livello di centro di costo si possono creare dei sottogruppi.
  Attenzione a non mischiare gruppi di centri di costo con altri gruppi di livello diverso o di conti normali o di segmenti.
• Ogni centro di costo ha una propria scheda conto, completa di movimenti e saldo.
• La registrazione sul centro di costo è indipendente dal conto registrato in dare o avere
  Si può registrare su dei centri di costo anche se non vi è alcun conto nella colonna dare e avere

Impostare i centri di costo nella tabella conti

• Creare una sezione apposita per i centri di costo
  Queste impostazioni saranno necessarie per la presentazione dei centri di costo nel Bilancio abbellito con gruppi
  • Inserire una sezione con lasterisco "*" per il cambio di sezione
  • Nella riga successiva inserire 03 (o 04 per un centro di profitto).
• Aggiungere delle righe per i centri di costo
  • Nella colonna Gruppo, inserire il gruppo di appartenenza
  • Nella colonna Conto inserire i conti dei centri di costo, preceduti da un punto per quelli da registrare nella colonna CC1 (nella tabella registrazioni), da una virgola per quelli da registrare nella colonna CC2 e dal punto e virgola per quelli da registrare nella colonna CC3.
  • Nella colonna Gr indicare il gruppo nel quale sommare gli importi.
  • Nella multi-moneta si specifica anche la moneta del conto.
• Aggiungere i gruppi dei centri di costo.
  • In un gruppo totalizzare unicamente un livello specifico.
  • Come per i conti normali si possono creare più livelli.

I dati base (importo IVA)

Nelle Proprietà file (dati base), sezione IVA si possono impostare gli importi dei centri di costo con le seguenti opzioni:

• Usa l'importo delle registrazioni - L'importo del centro di costo sarà registrato come l'importo della registrazione
• Usa l'importo IVA esclusa - L'importo del centro di costo è registrato al netto dell'IVA
• Usa l'importo IVA inclusa - L'importo del centro di costo è registrato al lordo dell'IVA.

Registrazioni

Per poter registrare sui centri di costo si presuppone che siano stati già inseriti nel piano conti, i conti per i centri di costo.

Per procedere con le registrazioni occorre registrare nella tabella Registrazioni, vista centri di costo, colonne CC1, CC2, CC3, il conto del centro di costo senza la punteggiatura che lo precede.

• Per registrare sul centro di costo in avere si deve inserire il centro di costo preceduto dal meno.
• Per la contabilità entrate uscite, nelle proprietà del file, si può impostare che i centri di costo seguano il segno della categoria. 
• Per registrare un importo complessivo su più centri di costo del medesimo livello, si devono creare delle righe per ogni centro di costo. 

Scheda conto del Centro di costo

Il centro di costo viene trattato come un qualsiasi altro conto, pertanto ogni centro costo ha una propria scheda conto con i relativi movimenti contabili e il saldo.

Per poter visualizzare tutte le schede conto dei centri di costo occorre cliccare sul comando Schede conto del menu Conta1 e poi sul bottone Centri di costo (opzione Filtro).
 

Documenti correlati:

• Gestire i soci di un'associazione
• Clienti e fornitori con IVA sull'incassato

Aggiungere un nuovo conto o categoria

• Posizionarsi nella riga precedente a quella dove sarà inserito il nuovo conto o la categoria.
• Aggiungere una riga con il comando Modifica -> Aggiungi riga
• Digitare nelle rispettive colonne il numero di conto, la descrizione, la BClasse (1 per gli attivi, 2 per i passivi, 3 per i costi e 4 per i ricavi), il numero di Gr che deve essere uguale a quello inserito per i conti appartenenti allo stesso Gruppo.

Avvertenza: se si inserisce una registrazione con un conto che non esiste e solo dopo si crea il nuovo conto nel piano dei conti, si riceverà inizialmente un messaggio di errore; per eliminarlo è necessario ricalcolare la contabilità con il comando Maiusc + F9 o con il comando Ricalcola contabilità dal menu Conta1.

Aggiungere un nuovo gruppo

• Posizionarsi nella riga precedente a quella dove sarà inserito il nuovo gruppo
• Aggiungere una riga con il comando Modifica -> Aggiungi riga
• Digitare nella colonna gruppo il numero di gruppo, la descrizione, e il numero di Gr dove si desidera che questo gruppo sia totalizzato.

Rinominare un conto o un gruppo

• Posizionarsi sulla colonna Conto o Gruppo della tabella Conti, oppure sulla Colonna Categoria della tabella Categoria (oppure sulla colonna Codice IVA della tabella IVA)
• Impartire il comando Dati -> Rinomina. 
• Indicare il nuovo numero di conto, gruppo, categoria o codice IVA.

Il programma aggiorna in automatico la tabella Registrazioni con il nuovo numero o codice.

Eliminare un conto, un gruppo o una categoria

• Posizionarsi sulla riga che si vuole eliminare
• Dare il comando Modifica -> Elimina Righe
• Confermare il numero di righe che si vuole eliminare.

Dopo avere eliminato un conto, un gruppo o una categoria è opportuno impartire il comando Ricalcola contabilità dal menu Conta1. Il programma segnalerà se il conto, il gruppo o la categoria che è stato/a eliminato/a era usato/a nelle registrazioni.

Con Banana Contabilità Plus eviti gli errori

Per facilitare i controlli e trovare subito le differenze, nella nuova versione Banana Contabilità Plus, nella tabella Registrazioni, è stata aggiunta la colonna Saldo, dove vedi su ogni riga eventuali differenze e puoi correggere immediatamente. È una funzione molto utile per le chiusure d'esercizio.
Tanti nostri clienti l'hanno già provata e ne sono entusiasti. Ti consigliamo di passare subito a Banana Contabilità Plus e approfittare delle molteplici novità.

Registrazioni semplici (o registrazioni su più righe)

Le registrazioni semplici sono quelle che riguardano due conti e vengono inserite ognuna su di una sola riga.
Il numero di documento è diverso per ogni registrazione.

Registrazioni composte

Le registrazioni composte, quelle che riguardano più di due conti, devono essere registrate su più righe. Si registra un conto per riga. La contropartita delle registrazioni deve essere inserita come prima riga.
Il numero di documento riportato sulle diverse righe è uguale poiché si tratta della stessa registrazione.

Nota:

Nelle registrazioni composte, le date delle righe di registrazione devono essere uguali altrimenti, in caso di calcoli per periodo, ci possono essere delle differenze contabili.

Tabella registrazioni ricorrenti

Per evitare di riscrivere sempre i medesimi testi, nella tabella Registrazioni ricorrenti (comando Conta2) si possono memorizzare dei gruppi di registrazioni che possono poi essere ripresi tramite un codice nella tabella Registrazioni.

Per le operazioni ripetitive si possono creare dei codici causali per la ripresa automatica dei dati.

Quando ci si trova sulla colonna Doc della tabella Registrazioni, il programma propone l'elenco delle righe ripetitive, raggruppate per codice. Se si sceglie una di queste righe:

• Il programma inserisce le righe ripetitive che hanno lo stesso codice.
• Completa le righe inserite con la data e altri valori già inseriti in precedenza.
• Inserisce nella colonna Doc un numero progressivo (in base ai valori già inseriti in precedenza)

Inserimento registrazioni ricorrenti

• Nella tabella Registrazioni ricorrenti si inseriscono (o si copiano dalla tabella registrazioni) righe di registrazione che dovranno essere riprese. 
• Nella colonna Doc inserire il codice relativo alla registrazione ricorrente.
  Le righe che avranno il medesimo codice saranno riprese assieme (registrazioni su più righe).

• Numerazione progressiva dei documenti "docnum"
  Se nelle registrazioni si vuole una numerazione del Doc diversa da quella automatica, inserire una riga che abbia nella colonna Doc il codice "docnum". Per le righe successive verrà usato il tipo di numerazione che è specificato nella colonna Descrizione
  • "0" se non si vuole alcuna numerazione automatica
  • "1"  numerazione progressiva
  • "cassa-1" numerazione progressiva con il prefisso "cassa-" (cassa-2, cassa-3)
    Il programma sostituisce con il progressivo il numero indicato alla fine del testo.
     
• Se nei suggerimenti si vuole che venga visualizzata solo una riga per codice, occorre far precedere la descrizione con:
  • Un "*" visualizza solo questa riga e non le altre con il codice simile.
  • Un "**"visualizza solo questa riga, ma non riprendere questa riga (solo riga di titolo).
  • Un "\*" permette di iniziare la descrizione con un asterisco, senza venir interpretato come un comando.

La tabella registrazioni ricorrenti non permette di salvare delle impostazioni di visualizzazioni proprie, ma riprende le viste e le impostazioni colonne della tabella registrazioni.

Ripresa registrazioni ricorrenti nella tabella Registrazioni

• Inserire la data e altre colonne che devono rimanere uguali
• Nella colonna Doc scegliere uno dei codici definiti nella tabella Registrazioni ricorrenti e premere Enter.
  • Il programma inserisce tutti i movimenti con il medesimo codice, ripetendo la colonna data e altri valori già immessi.
  • Nella colonna Doc viene inserito un numero progressivo  o come specificato in docnum
• Oppure indicare nella colonna Doc il codice e premere il tasto F6.

Copia righe di registrazioni nella tabella Registrazioni ricorrenti

Per ricopiare dalla tabella Registrazioni alla tabella Registrazioni ricorrenti

• Nella tabella Registrazioni selezionare le righe da copiare
• Menu Modifica -> Copia righe
• Andare nella tabella Registrazioni ricorrenti
• Menu Modifica -> Inserisci righe copiate

Formattazione colonne e Viste

La tabella registrazioni ricorrenti usa gli stessi formati e viste della tabella registrazioni.
Non è possibile avere un formato diverso solo per le registrazioni ricorrenti.
Si può però, nella tabella registrazioni, aggiungere una nuova vista, impostare la formattazione delle colonne e usare questa vista nella tabella registrazioni ricorrenti. 

Per registrare l'emissione di assegni bancari è necessario inserire nelle passività un conto Assegni emessi.

L'assegno viene emesso al momento di pagare un fornitore. Successivamente viene addebitato sul conto corrente bancario.

La scheda conto Assegni emessi dopo le registrazioni

Gestione clienti e fornitori

Il controllo delle fatture emesse o ricevute è meglio farlo con le funzionalità del  Menu clienti, Menu fornitori.

Abbinare una scadenza a una riga di registrazione

In alternativa al sistema di gestione clienti e fornitori, o per altri scopi di controllo (molto più semplicistici),  si può inserire nella riga di registrazione anche la data di pagamento.

È una modalità operativa di controllo semplificata.

Con il comando Disponi colonne (dal menu Dati), rendere visibili le colonne DataScadenza e DataPag.

Inserire quindi nella colonna scadenza, la data di scadenza della fattura, e nella colonna pagamento la data di pagamento.

Comando Visualizza scadenze

Con il comando Visualizza scadenze del menu Conta2, il programma visualizza nella tabella Scadenze le righe di registrazioni che hanno una data di scadenza e nessuna data di pagamento.

Collegare documenti digitali alle registrazioni

Con Banana è possibile inserire, per ogni registrazione, dei link a documenti digitali salvati sul proprio computer.

• Predisponete una cartella dove salvare tutti i documenti digitali. Può essere la cartella dove tenete il file della contabilità o una sottocartella.
• Salvate il file contenente i documenti delle fatture, ricevute e altro nella cartella. 
• Collegate la registrazione con il documento digitale.
• Con il comando Collegamenti -> Apri collegamento (menu Conta2) potete visualizzare il contenuto del documento digitale.

Colonna DocLink

La colonna DocLink della tabella registrazioni permette di inserire un collegamento a un file esterno (normalmente la scansione della ricevuta o di una fattura).

• La colonna DocLink normalmente non è visibile.
  Per renderla visibile usare la funzione  disponi colonne.
• Una volta visulizzata la colonna link potete modificare il nome del file direttamente.
• Il nome del file è relativo al file della contabilità, se i documenti sono in una sottocartella, nella colonna DocLink, il nome del file sarà preceduto dal nome della directory. 
• È possibile inserire manualmente nella cella Link anche un indirizzo internet.
  Per aprire il documento collegato, cliccare su Collegamenti -> Apri collegamento dal menu Conta2, oppure cliccare sul piccolo riquadro che appare nell'angolo in alto a destra della cella contenente il link.

Inserire un collegamento a un file

Il link al documento si può inserire in due modi:

• Andare sulla riga della tabella registrazioni e dal menu Conta2, attivare il comando Collegamenti -> Aggiungi collegamento
• Selezionare il file che corrisponde al documento da collegare e cliccare sul bottone Apri (il programma inserisce automaticamente il collegamento).
  Il programma inserisce il nome del file nella colonna DocLink, anche se questa non è visibile.

oppure:

• Nella tabella Registrazioni rendere visibile la colonna DocLink. Vedi: disponi colonne.
• Cliccare sul piccolo riquadro in alto a destra della cella
• Indicare il percorso dove si trova il file e selezionarlo

Modificare il collegamento

Procedere come per l'inserimento di un collegamento.

Aprire il collegamento

Ci sono due modi per aprire il collegamento:

• Posizionarsi sulla riga e dare il comando Collegamenti -> Apri collegamento dal menu Conta2.
• Posizionarsi sulla cella del DocLink e cliccare sull'icona d'apertura.

Per motivi di sicurezza il programma apre solo i file con un'estensione sicura, vedere Opzioni programma -> sezione Avanzato, dal menu Strumenti).

Cancellare il collegamento

Ci sono due modi per cancellare il collegamento:

• Posizionarsi sulla riga e dare il comando Collegamenti -> Cancella collegamento dal menu Conta2.
• Cancellare il contenuto della cella DocLink.

Certificazione con blockchain

Banana usa un sistema di certificazione dei dati contabili basata su tecnica che oggi viene chiamata dei blockchain (catena di blocchi). Le registrazioni possono essere bloccate e munite di marchi digitali che assicurano anche a distanza di tempo l'autenticità dei dati contabili.

Banana.ch è stata la prima ditta al mondo a usare la tecnologia blockchain in ambito contabile. Il metodo è stato depositato come brevetto nel 2002 (US Patent No. 7,020,640).

Questo metodo garantisce alti livelli d’integrità dei dati e di conformità alle normative di legge. Vedi a questo riguardo le valutazioni delle società di revisione Ernst&Young che hanno verificato nel 2002 la compatilità del sistema rispetto alle normative. Le nuove versioni del software usano il metodo di Hash SH256 e non più l'MD5 citato nei documenti.

• Ernst&Young verifica compatibilità con le norme svizzere (pdf in lingua tedesca)
  Vedi: Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio del 24 aprile 2002.
• Erns&Young verifica compatibilità con le norme germaniche (pdf in lingua tedesca)

Il metodo di certificazione basato sul concatenamento dei blocchi di dati "blockchain" è considerato talmente affidabile da essere impiegato per assicurare la validità dei bitcoin e di tutte le moderne crypto-monete.

Comando blocca registrazioni

Con il comando Blocca registrazioni, i movimenti della contabilità vengono bloccati e segnati con delle cifre di controllo che permettono di verificare nel tempo che le registrazioni non siano state modificate.

• Viene verificata la validità di un eventuale blocco già esistente
• Le registrazioni fino alla data del blocco sono numerate progressivamente e bloccate. Per ogni registrazione viene calcolato il marchio digitale della riga e quello progressivo.
  Il calcolo dei marchi digitali viene fatto nella sequenza delle colonne.
• Nella contabilità viene indicato che non verranno più accettate registrazioni con data uguale o inferiore alla data blocco.

Data nuovo blocco (compresa)

Specificare la data fino a quando i movimenti devono essere bloccati.

Password (opzionale)

È possibile inserire una password per permettere l’eventuale sblocco delle registrazioni o per poter in seguito eseguire un nuovo blocco. Il programma, se non trova errori nelle registrazioni comprese nella data del blocco, blocca le registrazioni, calcola e assegna ad ogni riga di registrazione delle cifre e dei codici diversi per ogni riga, visualizzate nella vista Blocco.

Ultimo blocco

I dati di questa sezione vengono indicati automaticamente dal programma in base all'ultimo blocco eseguito.

Blocco valido

Viene visualizzato un "Sì" se il blocco è valido.

Data blocco

È la data dell'ultimo blocco eseguito.

Numero di blocco

È il valore inserito automaticamente dal programma nell'ultima riga della colonna BloccoNum.
Quando il blocco viene ripetuto, se il valore della riga dell'ultimo blocco rimane invariato, significa che il blocco è valido e di conseguenza i dati non sono stati modificati; se invece il valore varia viene indicato:

• (-1) se già dalla prima riga il blocco non è valido
• (-2) se ci sono delle righe che hanno il medesimo Blocco Num.

Hash progressivo

È la cifra di controllo presente nell'ultima registrazione.

Registrazioni: Vista Blocco

Sono visualizzate i marchi digitali e le informazioni che sono servite per la firma digitale.

• BloccoNum: il numero progressivo che distingue la riga
• BloccoImp: l'importo cumulato dei movimenti, simile al totale di fine pagina, richiesto da alcune legislazioni
• BloccoLinea: (colonna nascosta) il marchio digitale calcolato sulla base dei valori della riga.
• BloccoProgr: il marchio digitale complessivo. 

Il marchio digitale BloccoProgr

È l'elemento centrale della certificazione e usa la metodologia del blockchain.
Il marchio digitale è calcolato in base a questi valori:

• Del contenuto della registrazione attuale, compresi importi, descrizioni e descrizione del conto al momento del blocco.
• Del numero progressivo (BloccoNum)
• Del saldo cumulato (BloccoImp)
• Del marchio progressivo della registrazione perecedente (BloccoProgr).
   

Nel caso in cui i dati della contabilità dovessero subire una minima modifica (è cambiata una data, un importo) la cifra di controllo risulterà diversa.
Se la cifra rimane la medesima significa che i dati sono originali e quindi che non sono stati cambiati.

Verifica blocco

Con il comando Verifica blocco, il programma controlla se il blocco è valido e visualizza i dati del blocco.

• Il programma ricalcola i marchi digitali e verifica se quelli ricalcolati sono uguali a quelli abbinati alle registrazioni.
  • Se sono uguali, il blocco è considerato valido e quindi i dati sono originali.
  • Se i marchi non sono uguali, significa che i dati sono stati modificati e non sono quelli originali calcolati al momento del blocco.
     

Sblocca registrazioni

Il comando Sblocca registrazioni rimuove il blocco e le cifre di controllo. Se il blocco è stato dotato di password, è necessario reinserirla per procedere allo sblocco.
Volendo successivamente procedere ad un nuovo blocco, se i dati e l’ordine delle registrazioni non sono cambiati, le cifre di controllo saranno le medesime del blocco precedente, se invece sono stati modificati, le cifre di controllo cambiano.

Sblocco parziale

Quando le registrazioni sono state bloccate, è possibile sbloccarle anche solo parzialmente, partendo da una determinata data. Se nel blocco è stata inserita una password, per poter confermare lo sblocco, occorre digitare la password nell'apposita casella.

Perché lasciare sbloccare la contabilità?

In linea di principio la contabilità bloccata non si dovrebbe sbloccare. Capita che dopo il blocco ci si accorge di errori nella contabilità e della necessità di fare correzioni.
Per avere la possibilità di fare ulteriori modifiche, gli utenti tenevano una copia del file prima del blocco. Se trovavano errori ripristinavano la situazione precedente. Nel frattempo erano state fatte magari altre registrazioni, per cui spesse volte succedeva che ripristinando versioni precedenti la contabilità risultava sbagliata. Per evitare questo inutile dispendio di tempo si è deciso di mettere a disposizione il comando Sblocca registrazioni.

La certificazione non deve essere confusa con la sicurezza dei dati. La certificazione dei dati è una metodologia che assicura che i dati contabili siano originali. Per impedire che i dati vengano modificati, la metodologia è quella relativa alla sicurezza dei dati. Delle procedure per la sicurezza dei dati possono però essere implementate unicamente in un ambiente che limita l'accesso ai dati.

Se il file è completamente a disposizione dell'utente, come è quando su un PC, le persone si trovano ad avere il controllo completo dei dati. Possono quindi sostituire facilmente dei file. Con la certiticazione non si impedisce che i dati siano alterati, ma si riesce comunque a sapere se sono quelli originali.

La persona che tiene la contabilità è responsabile della contabilità e decide se una modifica è lecita o meno.

Organizzare la certificazione e la verifica

Una volta che i movimenti del periodo sono stati bloccati bisogna:

1. Stampare l'informazione relativa al blocco o l'ultima riga cerficata con il relativo numero di certificazione (BloccoProgr).
2. Firmare e custodire questa informazione assiema ai documenti della contabilità o in un altro luogo sicuro.

Per verificare che i dati contabili siano quelli originali:

1. Date il comando Mostra informazioni blocco.
2. Riprendete il documento dove risulta il marchio digitale di verifica.
3. Controllate se la riga identificata con il BloccoNum ha ancora lo stesso marchio digitale:
   • Se il numero corrisponde, i dati della contabilità sono i medesimi di quelli certificati
   • Se il numero non corrisponde, significa che i dati della contabilità sono stati modificati.

Banana sta sviluppando delle applicazioni  che permetteno di confrontare due file e avere indicazioni circa i dati che sono stati cambiati.

Sicurezza dati

La certificazione digitale assicura che i dati siano ancora quelli originali. Non impedisce però la modifica dei dati. 
È responsaiblità del contabile assicurare che i dati non siano alterati. Ogni amministrazione deve avere un'organizzazione adeguata alle proprie dimensioni e necessità.
Chi desidera fare in modo che i dati non siano alterati da persone non autorizzate, deve impiegare altre metodologie e altri strumenti, come per esempio:

• Salvare i dati su un sistema sicuro (disco di rete protetto) protetto da password.
• Tenere delle copie dei dati.
• Criptare gli archivi.
   

Archiviazione a lungo termine

Il file della contabilità contiene i dati immessi. Per aprire il file e ottenere un report o la scheda conto dovete quindi avere sempre a disposizione il programma. 

Banana Contabilità consente di esportare tutti i dati della contabilità e anche le diverse stampe in formato Pdf, Html e Xml.
L'archivio generato può essere salvato su un CD e consultato su qualsiasi computer a distanza di anni, anche da persone che non hanno Banana Contabilità.

Stampa il Bilancio con il tuo logo

Nella nuova versione Banana Contabilità Plus la stampa del Bilancio abbellito con gruppi è stata migliorata con nuove personalizzazioni. Tra le novità, la possibilità di inserire il tuo logo.

Ti consigliamo di passare subito a Banana Contabilità Plus e approfittare delle molteplici novità.

• Il Bilancio rappresenta la situazione patrimoniale (Attivi e Passivi) ad un preciso momento. La differenza tra attivi e passivi determina il capitale proprio.
• Il raggruppamento dei conti avviene secondo il contenuto della colonna BClasse.
• Il Bilancio abbellito, visualizzato in anteprima,  può essere salvato nel formato PDF, HTML, MS Excel e Copia negli appunti.
• Per calcolare, visualizzare e stampare il bilancio a fine anno o a fine periodo, impartire il comando Bilancio abbellito dal menu Conta1.
• Le registrazioni senza data sono conteggiate come aperture e non compaiono nella stampa del conto economico.
• Appare la seguente finestra da cui è possibile attivare le diverse opzioni per la stampa.

Vedi esempio di stampa

Intestazione pagina

Righe 1-4
Righe a disposizione per definire l’intestazione del Bilancio.

Stampa pagina copertina /Stampa numero di pagina / Stampa data
I dati delle opzioni attivate figurano nelle stampe.

Intestazione colonne (Bilancio / Conto economico)
Le prime due caselle in verticale si riferiscono alle date del bilancio, le seconde a quelle del conto economico.

Anno corrente
Inserire la data finale della contabilità corrente.

Anno precedente
Inserire la data finale della contabilità dell’anno precedente.

Stampa pagine / Includi in stampa
Vistando le caselle è possibile scegliere quali opzioni devono figurare nelle stampe.

Altre sezioni

Le spiegazioni delle altre sezioni sono disponibili alle seguenti pagine web:

• Periodo
• Stile
• Testi
• Margini
• Composizione.

Stampa il Bilancio con il tuo logo

Nella nuova versione Banana Contabilità Plus la stampa del Bilancio abbellito con gruppi è stata migliorata con nuove personalizzazioni. Tra le novità, la possibilità di inserire il tuo logo.

Ti consigliamo di passare subito a Banana Contabilità Plus e approfittare delle molteplici novità.

Il Bilancio abbellito per gruppi, rispetto al Bilancio abbellito, si differenzia per le seguenti caratteristiche:

• Visualizza dettagliatamente anche i sottogruppi
• Offre la possibilità di escludere dei gruppi o dei conti (per esempio visualizzare solo il totale del gruppo e non i conti che compongono il totale)
• Nella sezione Piano conti - Sezioni si possono selezionare i conti da includere o da escludere nella stampa
• È possibile scegliere per un periodo quale suddivisione visualizzare (es. nel primo semestre scegliere se ottenere una suddivisione per mese o per trimestre)
• Possibilità di avere una suddivisione per segmenti
• ... e tanto altro

Per calcolare, visualizzare e stampare il Bilancio abbellito per gruppi cliccare sul menu Conta1, comando Bilancio Abbellito per gruppi: appare una finestra con diverse sezioni che permettono di impostare i parametri della stampa.

Vedi esempio di stampa

Domande frequenti

• Se escludo i gruppi con saldo zero, rimangono comunque le righe dei titoli che fanno riferimento al gruppi escluso; come posso toglierle?
  Andare nelle Sezioni e mettere il visto Nascondi riga alle righe di titolo che si vogliono escludere.
• Vorrei escludere la visualizzazione della dicitura del periodo nei titoli ("1.Semestre 2013") delle stampe; come faccio?
  Andare nella sezione Intestazione e togliere il visto dalla Stampa periodo
• Nella pagina di copertina, quando si hanno dei titoli lunghi, vorrei poter scegliere di suddividere i testi su due righe e inserire il grassetto. È possibile?
  Non è possibile cambiare il tipo di carattere della pagina di titolo.
• Certi importi non sono inclusi nel periodo indicato. Come mai?
  Le registrazioni senza data sono conteggiate come registrazioni di apertura e non compaiono nella stampa del conto economico. Inserire la data a tutte le registrazioni.
• I gruppi di totale che contengono tutti i conti di classe 3 e 4 vengono rinominati con il testo utile o perdita a dipendenza del risultato d'esercizio. Come posso cambiare questo testo?
  Andare nelle Sezioni e riscrivere il testo originale nella casella Testo alternativo della riga interessata.
• Se è attiva l'opzione Visualizza anno precedente, e nel file dell'anno precedente ci sono dei gruppi che non ci sono nell'anno corrente, saranno segnalati degli errori. È possibile rimediare?
  Per stampare il bilancio con i dati dell'anno precedente e corrente i gruppi dell'anno precedente devono esserci anche nell'anno corrente.

In Banana contabilità, il giornale corrisponde alla tabella Registrazioni. È possibile stampare tutto il libro giornale o solo una parte, tramite la selezione delle righe che si intendono stampare.
Per personalizzare la stampa del libro giornale si può cambiare la disposizione e l'intestazione delle colonne: le informazioni si trovano alla pagina Disponi colonne; mentre le opzioni da includere nella stampa si trovano nella lezione Imposta pagina.

Ci sono differenti modi per stampare:

• Posizionarsi nella tabella Registrazioni e cliccare sull'icona che indica la stampa
• Posizionarsi nella tabella Registrazioni e dal menu File, cliccare su Stampa;
• Dal menu Conta1 si clicca su Giornale per periodo: in questo caso si può scegliere se stampare tutto o solo un periodo.

Le informazioni sulla sezione Periodo sono identiche a quelle della Sezione Periodo - Salva in Pdf.
 

Nella sezione Colonna per ordinamento è possibile scegliere in base a quale tipo di data ordinare e stampare il giornale.

Nuove personalizzazioni

Nella nuova versione Banana Contabilità Plus le Stampe sono state migliorate grazie alla possibilità di nuove personalizzazioni.

Ti consigliamo di passare subito a Banana Contabilità Plus e approfittare delle molteplici novità.

• Con questo comando vengono visualizzati gli importi dei conti con un determinato raggruppamento, per un periodo determinato o per suddivisione.
• Per calcolare, visualizzare e stampare dei Reports, utilizzare il comando Report contabile, menu Conta1.
• Le registrazioni senza data sono conteggiate come aperture e non compaiono nella stampa del conto economico.
   

Base

Report
Si seleziona il raggruppamento desiderato:

• Come nella tabella conti - si ottiene un Report con l'elencazione come nella tabella conti e con le colonne apertura e Saldo
• Conti per classe - si ottiene un Report con l'elencazione di conti, ma senza sottogruppi.
• Report contabile esterno - il report viene visualizzato tramite un raggruppamento predisposto in un file separato (Menu File - Nuovo - Tipologia Contabilità in Partita Doppia - Report contabile).

Opzioni
Si scelgono quali conti includere o escludere dal Report:

• Visualizza solo totali gruppi - vengono visualizzati solo i totali dei raggruppamenti.
• Includi conti con movimento - vengono inclusi solo i conti che hanno un movimento.
• Includi conti con saldo a 0 - vengono inclusi anche i conti che hanno il saldo a zero.
• Escludi gruppi senza conti - vengono esclusi i gruppi che hanno unicamente dei conti con saldo a zero.

Altre Sezioni

Le spiegazioni delle altre sezioni sono disponibili alle seguenti pagine web:

• Periodo
• Suddivisione
• Composizione

Report risultato

Viene creata una nuova tabella dove sono visualizzati i risultati.

La scheda conto permette di avere un elenco completo dei movimenti contabili che riguardano uno o più conti, categorie (contabilità entrate/uscite e libro cassa), centri di costo, segmenti e gruppi.

Aprire la scheda conto

Vi sono due metodi per aprire una scheda conto o una scheda categoria:

• Selezionare il comando Schede conto/categoria (Libro cassa e Contabilità entrate / uscite) o Schede conto (Contabilità in partita doppia) dal menu Conta1 per aprire e stampare alcune o tutte le schede conto.
• Sulla cella del numero di conto è presente un piccolo simbolo blu, cliccandovi solo una volta si apre la scheda del conto.
  Anche i gruppi nel piano dei conti hanno l'icona per visualizzare la scheda conto.

Aggiornare la scheda conto

La scheda conto è temporanea e viene calcolata al momento della richiesta. Se nella Tabella Registrazioni, si cambiano o aggiungono delle registrazioni,  la scheda conto non viene aggiornata simultaneamente. Per aggiornare la scheda conto, in seguito a modifiche,  occorre impartire nuovamente il comando Scheda conto, oppure se la scheda conto è ancora aperta, cliccare sul simbolo indicato nell'immagine sottostante.

Nota:

Nella scheda conto non è possibile modificare i dati. Con un doppio clic sul numero di riga, il programma passa nella corrispondente riga della tabella Registrazioni o Preventivo.

La colonna Conto Selezionato

Nella colonna Conto Selezionato, che si può rendere visibile, a partire da qualsiasi scheda conto, con il menu Dati -> Disponi colonne, viene visualizzato il conto sul quale è avvenuto il movimento.
Quando otterrete una scheda conto di uno o più conti, gruppi e segmenti, vedrete esattametne il conto usato.

La contropartita nella scheda conto

Nelle schede conto è visualizzata la colonna "Contrp" che indica il conto che completa la registrazione.

Quando ci sono delle registrazioni su diversi conti (registrazioni su più righe), come nell'esempio sottostante, e vi è un conto registrato in dare e più conti registrati  in avere, o viceversa, il programma deduce la possibile contropartita con la seguente logica:

• Nella prima riga di registrazione, il conto 1020 è considerato la contropartita comune delle registrazioni successive.

• Nella scheda conto 1020, la registrazione multipla (Pagate fatture diverse) ha come contrapartita  il simbolo [*]. Non è possibile avere l'indicazione della contropartita direttamente nella scheda conto poiché il conto ha diverse contropartite (4500, 6700, 6700). Per questo motivo nella colonna della contropartita il programma indica il simbolo [*] che significa registrazione su diversi conti.

• Nelle schede conto delle successive righe di registrazione (4500, 6700, 6700), la contropartita (comune) è indicata fra parentesi quadre [1020], ed indica una contropartita dedotta.

Schede di gruppi o classi

Nella scheda conto di un gruppo o di una classe sono raggruppate tutte le registrazioni di quei conti che appartengono al gruppo o alla classe selezionata.
I conti del gruppo o della classe possono essere visualizzati rendendo visibile la colonna ContoSelezionato.  

Stampare tutte le schede conto

Per stampare le schede:

• menu Conta1, comando Schede conto ;
• Attraverso il Filtro si possono selezionare in automatico tutte le schede conto da stampare o in parte (es. solo conti, centri di costo, segmenti)
• Nelle diverse sezioni Periodo, Opzioni, Composizioni si attivano le funzioni desiderate (es. periodo, un conto per pagina....)
• Confermare con OK, dopo aver impostato le opzioni desiderate.

Le spiegazioni delle sezioni si trovano nelle pagine che seguono: Conti/Categorie, Periodo e Opzioni.
Appariranno a video le schede conto selezionate.

Per stampare cliccare sul menu File, comando Stampa.

Quando nel file della contabilità è presente la tabella Preventivo, si può scegliere quali movimenti visualizzazione (registrazioni effettive oppure registrazioni preventivo).

Salvare le impostazioni

Se vi capita di stampare regolarmente le schede di taluni conti, per esempio tutte quelle delle vendite, è utile creare una composizione apposita.

• Andate nella sezione composizione
• Create una nuova composizione con il bottone Nuova.
• Indicate nella descrizioine il nome, per esempio "Conti vendita"
• Selezionate i conti che desiderate stampare.

Tutte le volte che volete stampare i conti selezionate la composizione creata.

Imposta pagina

Con Banana Contabilità Plus eviti gli errori

Per facilitare i controlli e trovare subito le differenze, nella nuova versione Banana Contabilità Plus, nella tabella Registrazioni, è stata aggiunta la colonna Saldo, dove vedi su ogni riga eventuali differenze e puoi correggere immediatamente. È una funzione molto utile per le chiusure d'esercizio.
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Differenze nei saldi iniziali

All'apertura dell'anno contabile, i conti degli Attivi devono pareggiare con i conti dei Passivi. In caso contrario non è possibile una quadratura contabile corretta. Vogliate controllare quindi che nella finestra informativa non sia riportato il messaggio Differenza saldi iniziali. In tal caso bisogna correggere i saldi di apertura dei conti del Bilancio, affinché la somma degli Attivi corrisponda alla somma dei Passivi (colonna Apertura).

Nell'esempio, il programma segnala una differenza nei saldi di apertura di CHF 580.-

Dopo aver verificato e corretto i saldi di apertura, il Totale attivi deve corrispondere al Totale passivi.

È possibile verificare la quadratura contabile nella tabella Totali