Chiusura e nuovo anno | Contabilità in partita doppia

In questo articolo

Controllo della contabilità

A fine anno, prima di stampare e archiviare il bilancio e il conto economico, sono necessarie delle procedure di controllo.
Le informazioni sono disponibili nel capitolo Controlla contabilità.

Aspetti fiscali

Prima di chiudere la contabilità bisogna effettuare tutta una serie di operazioni che hanno implicazioni fiscali. Bisogna assestare il conto merci, registrare gli ammortamenti, i ratei attivi e passivi, effettuare le dichiarazioni dell'IVA, stabilire come e su quali conti deve essere ripartito l'utile ed effettuare tante altre operazioni di verifica e controllo.

Dal punto di vista del programma, l'ammontare dell'utile è indifferente a fine anno, cambia invece molto dal punto di vista fiscale. Questi aspetti devono essere verificati con il proprio fiscalista e commercialista. La prima volta che gestisci una contabilità può essere utile, prima di procedere alle chiusure, consultare con un esperto per capire quali sono le esigenze. I commercialisti solitamente sono molto impegnati tra la fine dell'anno e i mesi che precedono la scadenza del termine di presentazione delle imposte. Può essere quindi utile trovarsi con il proprio commercialista o inviargli la contabilità qualche mese prima della chiusura per sapere come procedere. 

Creare il nuovo anno

Generalmente, si usa un file diverso per ogni anno contabile. Per potere iniziare a registrare nel nuovo anno, clicca sul menu Azioni → Crea nuovo anno, partendo dal file dell'anno corrente, si crea un nuovo file di contabilità. Una volta creato e salvato come nuovo file, è possibile lavorare sia nel file del nuovo anno sia in quello dell'anno precedente.

Puoi creare il file del nuovo anno anche prima di avere chiuso l'anno su cui stai ancora lavorando. Dopo aver effettuato le modifiche nell'anno precedente, clicca sul menu Azioni→ Aggiorna saldi iniziali, per riprendere i saldi iniziali e ripartire nuovamente l'utile.

Il comando Crea nuovo anno esegue le seguenti operazioni:

  • Crea un nuovo file (senza nome) con il piano dei conti e le impostazioni uguali a quello aperto, senza registrazioni.
  • Copia i dati della colonna saldi del file attuale nella colonna Apertura del nuovo file (solo per le classi indicate).
  • Somma l'utile o la perdita dell'anno precedente al saldo di apertura del conto o dei conti di bilancio indicati per la ripartizione (solitamente si indica il conto Utili/Perdite riportati).
  • Copia per tutti i conti di Bilancio i dati della colonna Saldi del file attuale nella colonna Anno precedente del nuovo file.
  • Aggiorna nei Dati base la data di apertura e quella di chiusura.
  • Nella contabilità multi-moneta immette come cambi di apertura i cambi di chiusura dell'anno precedente.
  • Se ci sono dei dati nella tabella Preventivo, riporta i movimenti nel nuovo anno tenendo conto delle impostazioni.
  • Se è attivata l'opzione Segmenti, crea delle registrazioni d'apertura per i segmenti.

Questa operazione può essere ripetuta più volte ed è possibile eseguirla in tutta sicurezza, infatti l'integrità dei dati durante il passaggio al nuovo anno é garantita e non vi è nessuna perdita di informazioni.

Se con l'anno nuovo si vuole passare a una contabilità di altro tipo (con multi-moneta o con IVA) procedere con la creazione del nuovo file e poi usare il comando Strumenti → Converti in nuovo file.

Se si vuole invece creare una copia del file, senza riportare i saldi, usare il comando Strumenti → Crea copia file.

Comando Crea nuovo anno

  • Apri il file corrente e clicca sul menu Azioni → Crea nuovo anno:
    appare una finestra di dialogo che segnala una differenza, corrispondente all'utile o alla perdita non ancora ripartiti.
  • Nella sezione Ripartizione utile/perdita è possibile selezionare dalla lista dei conti che appare, il conto in cui si vuole ripartire il risultato d'esercizio
  • Nel caso non si voglia ancora ripartire il risultato d'esercizio, si può passare comunque alla creazione del nuovo anno, cliccando sul bottone OK. 
    In seguito si può procedere a ripartire il risultato d'esercizio dal menu Azioni → Aggiorna saldi iniziali.

crea nuovo anno

Riporta saldi d'apertura dei conti

Vengono riportati i saldi di apertura degli elementi attivati.
Una volta creata la nuova contabilità, se si vogliono modificare i saldi iniziali riportati, bisogna vedi pagina Inserisci saldi iniziali.

  • Bilancio.
    Riporta i saldi di conti attivi, passivi e capitale proprio. Questa opzione deve essere generalmente attivata.
  • Conto economico (sconsigliato).
    I saldi dei conti costi e ricavi NON devono essere riportati nell'anno nuovo.
    L'opzione la si usa solo in casi particolari.Attivare questa opzione solo se si è certi di quello che si sta facendo. 
  • Fuori bilancio.
    Riporta i conti con la BClasse (5 e 6)
  • Centri di costo.
    Sono da attivare se i centri di costo servono per gestire delle posizioni che devono essere continuative nel tempo, come per esempio clienti, fornitori e soci.
    • Centri di costo CC1.
      Quelli che iniziano con il punto ".".
    • Centri di costo CC2.
      Quelli che iniziano con la virgola ",".
    • Centri di costo CC3.
      Quelli che iniziano con il punto e virgola ";".
      Per maggiori informazioni vedi la pagina Centri costo/profitto.
  • Segmenti.
    • I saldi di apertura dei Segmenti  vengono creati con delle registrazioni d'apertura nelle tabella Registrazioni.
      Per maggiori informazioni vedi la pagina Segmenti.
    • Il programma crea una registrazione per ogni abbinamento conto e segmento, riprendendo esattamente la situazione finale dell'anno precedente.
    • È preferibile non inserire dei saldi d'apertura dei segmenti usando la colonna Apertura. Se nell'anno precedente si è fatto questo, il programma riporterà nuovamente il saldo nella colonna Apertura del nuovo anno.

Nota: per le operazioni di assestamento come per esempio la rilevazione e chiusura dei conti transitori, queste devono essere registrate manualmente.

Ripartizione utile/perdita

Totale da ripartire
Il programma indica automaticamente l'importo dell'utile o della perdita da ripartire.

Conti
Seleziona il conto o i conti (fino a tre) in cui deve essere ripartito il risultato d'esercizio. Nel caso in cui ci fossero più conti per la destinazione del risultato di esercizio, occorre inserire l'importo manualmente nelle apposite caselle.

Se viene indicato un solo conto, l'importo verrà automaticamente inserito nel conto selezionato dalla lista.
Il programma aggiorna automaticamente i saldi iniziali.  Il totale attivi corrisponde esattamente al totale passivi.

Ripartizione del risultato d'esercizio su un numero di conti maggiore di tre
In questo caso ripartire in automatico il risultato d'esercizio solo sul conto Utili e perdite riportate e andare avanti con la creazione del nuovo anno.
Nel nuovo anno (nuovo file), nella tabella Registrazioni, eseguire una registrazione multipla per stornare il risultato d'esercizio dal conto Utili e perdite riportati ai conti desiderati.

Salvare il nuovo file 

Il programma crea un nuovo file di contabilità per il nuovo anno, come indicato in precedenza.

Devi quindi completare le proprietà del file e salvare il file attribuendo un nuovo nome.

  • Conferma i Dati base del nuovo anno. Il programma riprende le intestazioni dell'anno precedente.
  • Clicca sul menu FileSalva con nome, indicando la cartella dove intendi memorizzare il nuovo file contabile.

Se ci sono differenze o altro, si può anche non salvare il file creato e ripetere l'operazione di creazione del file del nuovo anno successivamente.

Modifica dei saldi riportati a nuovo

Una volta che è stato creato il nuovo anno e i saldi sono stati riportati. Se necessario, questi possono essere modificati manualmente, cambiando gli importi nelle:

  • Colonna Apertura della tabella Conti.
  • Colonna Precedente, per i saldi relativi all'anno precedente. 
  • Nella tabella Registrazioni per i Segmenti.

Se hai effettuato modifiche nel file dell'anno precedente, clicca sul menu Azioni→ Aggiorna saldi iniziali, per riprendere i saldi.

Operazioni consigliate a fine anno

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