La tabella Registrazione ha una serie di viste con le colonne già impostate.

Colonne della tabella Registrazioni

Le colonne elencate qui di seguito e precedute da un * non sono di regola visibili. Per renderle visibili usare il comando dal menu Dati > Disponi colonne.

Data
La data che viene inserita in questa colonna, è quella che il programma usa per attribuire la registrazione a un periodo di competenza. La data deve essere riferita al periodo contabile definito nelle Proprietà file (Dati base), dove nella sezione Opzioni si può indicarla come obbligatoria, altrimenti il valore può essere vuoto. Se sono state bloccate le registrazioni, il programma segnala un errore quando si inserisce una data inferiore o uguale alla data blocco.

*Data Documento
Si può indicare la data del documento, per esempio la data di emissione di una fattura.

*Data Valuta
Si può indicare la data valuta dell'operazione bancaria. Il valore viene importato da un estratto conto in formato elettronico.

Documento
Il numero di giustificativo che di regola viene attribuito per identificare la registrazione contabile e si riferisce al documento cartaceo. Quando si registra si consiglia di indicare sul documento un numero progressivo, in modo che dalla registrazione si può facilmente risalire al documento contabile.
La funzione di auto-completamento suggerisce dei valori progressivi e dei codici di registrazione, precedentemente impostati nella tabella registrazioni ripetitive.

Il programma propone il numero successivo di documento, che può essere ripreso con il tasto F6.

• Progressione numerica, il programma incrementa semplicemente il valore più alto trovato nella colonna Doc.
• Progressione alfanumerica. Il programma incrementa la parte numerica finale, utile se si vogliono tenere numerazioni separate per la cassa o la banca:
  • Se precedentemente è stato inserito  C-01 e si inizia a digitare C, il programma propone C-02.
  • Se precedentemente è stato inserito  B104 e si inizia a digitare B, il programma propone B105.
  • Se precedentemente è stato inserito  D10-04 e si inizia a digitare D, il programma propone D10-05.

Nelle Registrazioni ricorrenti si possono predisporre delle registrazioni di gruppo che possono essere riprese in blocco tramite un codice nella tabella Registrazioni.

Per aggiungere una grande quantità di numeri di documento si può usufruire di Excel. Creare in Excel la quantità desiderata di numeri di documento e copiare e incollare nella colonna Doc della tabella Registrazioni di Banana Contabilità.

*Documento protocollo
È una colonna supplementare da utilizzare quando si vuole attribuire un'altra numerazione alle registrazioni o al documento. La funzione di auto-completamento suggerisce un valore progressivo che ha lo stesso funzionamento della colonna Documento. Si usa per esempio:

• Quando si necessita di attribuire un numero progressivo alle registrazioni, diverso dal numero di documento.
• Se le registrazioni sono inserite da altre persone, usando un altro file e poi queste sono importate nella contabilità. In questo modo si può avere sia una numerazione progressiva riferita alla contabilità sia il numero originale.

*Tipo Documento
Contiene un codice che il programma usa per identificare un tipo di registrazione. Se si desidera usare dei codici propri è meglio aggiungere una nuova colonna.

• 01 - Nei report (come nell'estratto conto) questa registrazione è considerata una registrazione d'apertura, quindi non figura nel periodo, ma nei Saldi iniziali.
• dal 10 al 19 - Codici per fatture clienti.
• dal 20 al 29 - Codici per fatture fornitori.
• dal 30 fino al 1000 -  Codici riservati per scopi futuri.

*Numero fattura
Si riporta il numero di fattura del cliente o del fornitore. Questa colonna è fondamentale perché viene usata in in combinazione con la funzione di controllo fatture Clienti e Fornitori.

*Documento originale
Il numero di riferimento presente su un documento, per inserire per esempio il numero di una nota di credito.

*DocLink Collegamento a file esterno
In questa colonna si inserisce un link a un file esterno, di regola al giustificativo contabile. Vedi Inserire, modificare e aprire collegamenti.

• Quando nella cella è stato inserito un collegamento, appare una piccola icona e cliccandovi il programma apre il documento, ma solo se si tratta di un'estensione considerata sicura.
• L'altra piccola icona permette d'inserire e modificare il collegamento.

 *Riferimento Esterno
L'eventuale numero di riferimento attribuito da un programma che ha generato questa operazione. Questo valore può servire per controllare che una medesima operazione non sia stata importata due volte.

Descrizione
Il testo della registrazione.
La funzione di auto-completamento suggerisce il testo di una registrazione già inserita, o inserita l'anno precedente se è attiva l'apposita opzione.
Se si preme il tasto F6 il programma riprende i dati della riga precedente con la medesima descrizione e completa i campi della riga attuale.

Se la descrizione inizia con #CheckBalance, la registrazione viene considerata una registrazione per il controllo del saldo.
Si veda a questo proposito la spiegazione nella pagina controllo contabilità.

*Note
Serve per aggiungere delle note alla registrazione.

Conto Dare
Il conto che viene addebitato.

• Nel conto Dare si possono inserire anche dei segmenti, separati di regola da un ":" o un "-".
  Inserendo il segno di separatore di segmento si passa immediatamente al segmento successivo.
• Se si preme il tasto invio si termina invece l'input e si passa alla colonna successiva.
• La funzione di auto-completamento propone i conti e i segmenti presenti nel piano contabile.
• Invece del conto si può inserire un testo di ricerca. Il programma propone l'elenco dei conti che contiene il testo in una delle colonne.
• [Commento]. Un valore fra parentesi quadre è considerato un commento e il contenuto non viene considerato, salvo in situazioni particolari.

*Conto Dare Descrizione
La descrizione del conto inserito in dare, ripresa dal piano dei conti.

Conto Avere
Il conto che viene accreditato.
Valgono le medesime indicazioni come per il conto Dare. 

*Conto Avere Descrizione
La descrizione del conto inserito, ripresa dal piano dei conti.

Importo
L'importo che viene registrato sul conto Dare e Avere.

*Saldo
La colonna Saldo indica la somma fra il Dare e l'Avere. Viene quindi visualizzato un importo solo per le registrazioni su diversi conti. Al termine della registrazione il saldo deve essere a zero. Se un importo si ripete significa che c'è un errore.

Le colonne IVA
Per le spiegazioni delle colonne IVA, consultare la pagina Registrazioni della gestione IVA.

CC1
Il conto di un Centro di costo preceduto dal "." da immettere senza il ".".

• Se la sigla è preceduta dal segno meno "-P1", l'importo viene registrato in Avere.
• [Commento]. Un valore fra parentesi quadre è considerato un commento e il contenuto non viene considerato, salvo casi particolari.

*CC1 Descrizione
La descrizione del centro di costo ripresa dal piano dei conti.

CC2
Il conto di un Centro di costo preceduto dal "," da immettere senza il ",".

• Se la sigla è preceduta dal segno meno "-P2", l'importo viene registrato in Avere.
• [Commento]. Un valore fra parentesi quadre è considerato un commento e il contenuto non viene considerato, salvo casi particolari.

*CC2 Descrizione
La descrizione del centro di costo ripresa dal piano dei conti.

CC3
Il conto di un centro di costo preceduto dal ";" da immettere senza il ";".

• Se la sigla è preceduta dal segno meno "-P3" l'importo viene registrato in avere.
• [Commento]. Un valore fra parentesi quadre è considerato un commento e il contenuto non viene considerato, salvo casi particolari.

*CC3 Descrizione
La descrizione del centro di costo ripresa dal piano dei conti.

*Data Scadenza
La data entro la quale la fattura deve essere pagata. Per maggiori informazioni si vedano le pagine Clienti e Fornitori.

*Data Pagamento
Si inserisce la data del pagamento, usata in combinazione con il comando visualizza scadenze.
Per usare le funzioni di controllo delle fatture clienti e fornitori si deve inserire una registrazione per l'emissione della fattura e un'altra per il pagamento.

*Blocco Numero, Blocco Importo, Blocco Progressivo, Blocco Linea
Si veda la funzione Blocca registrazioni.

Colonne aggiuntive

Dal menu Strumenti → Aggiungi nuove funzionalità → Aggiungi colonne Articoli nella tabella Registrazioni vengono aggiunte le seguenti colonne.
Per ulteriori informazioni vedi anche Colonne articoli Tabella Registrazioni.

IdArticolo

• L'identificatore dell'articolo della tabella Articoli. Se si inserisce un articolo presente nella tabella Articoli, sono ripresi la descrizione, unità, prezzo unitario, codice IVA e conto.

Quantità

• Il quantitativo che moltiplicato per il prezzo unitario dà il totale dell'importo (può essere anche un numero negativo).
• Se è presente la Tabella Articoli.
  • Un valore positivo (+) viene sommato alla quantità dell'articolo.
  • Un valore in negativo (-) viene sottratto alla quantità dell'articolo.
  • Un valore neutro (±) il quantitativo viene considerato per il calcolo dell'importo totale, ma non influenza la quantità nella tabella Articoli. 
    I valori neutri vengono usati nella gestione dei Titoli, per registrazioni utili o perdite. Si può specificare la quantità e l'importo dell'utile o perdita sul singolo titolo, senza che la registrazioni abbia ripercussioni sulle quantità di titoli disponibili.  È possibile inserire il simbolo “±” digitando prima “+” e poi “-”. Il programma riconosce automaticamente questa combinazione e la converte nel simbolo “±”.
• Se si inserisce una quantità e il prezzo unitario è vuoto e vie è un importo della registrazione, viene calcolato il prezzo unitario. 

Unità

• Una descrizione riferita alla quantità, per esempio: mq, ton, pz.

Prezzo/Unità

• Il prezzo per ogni unità, che moltiplicato con la quantità dà il totale dell'importo (può essere anche un numero negativo).
• Il numero di decimali può essere modificato con l'apposito comando in Menu Strumenti > Aggiungi e Rimuovi funzionalità. 

Importo registrazione

• Se è stato inserito un valore nella colonna Quantità o Prezzo unitario, l'importo registrazione viene calcolato in base ai contenuti di queste due colonne e convertito in un valore positivo.

Aggiungere nuove colonne

Con il comando Disponi colonne è possibile rendere visibili delle colonne, nasconderle, spostarne la sequenza, aggiungerne di supplementari o indicare che una determinata colonna non deve essere stampata.

• Le colonne aggiunte nella tabella Registrazioni sono visibili anche nella tabella Registrazioni ripetitive, Scheda conto, Riassunto IVA senza renderle visibili.
  Per visualizzare queste colonne nelle altre tabelle si dovrà usare il comando Disponi colonne.
• Se nella scheda conto si aggiunge una colonna importo, gli importi inseriti vengono sommati.

Viste

Quando si crea una nuova contabilità vengono create e visualizzate automaticamente le seguenti viste:

• Base - Colonne principali.
• Centri di Costo - Colonne CC1, CC2 e CC3.
• Scadenze - Colonne Data Scadenza e Data Pagamento
• Blocco - Colonne del Blocco.

Con il comando Disponi Viste si possono personalizzare le viste e crearne di proprie aggiuntive.
Con il comando Imposta pagina si può cambiare la modalità di stampa della vista.

 

Per registrare l'emissione di assegni bancari è necessario inserire nelle passività un conto Assegni emessi.

L'assegno viene emesso al momento di pagare un fornitore. Successivamente viene addebitato sul conto corrente bancario.

La scheda conto Assegni emessi dopo le registrazioni.

Il conto privato è un conto finanziario, utilizzato nella contabilità per registrare quelle transazioni che non riguardano direttamente l'azienda, ma il patrimonio personale del titolare.  Questo conto tiene traccia dei prelievi e degli apporti del titolare a scopi privati; pertanto serve per tenere separate le finanze aziendali da quelle personali, evitando confusione contabile.

Prelievi dall'azienda del privato/socio

I prelievi personali vengono registrati come diminuzione del patrimonio netto. Se il titolare/socio utilizza fondi aziendali per spese personali, l'importo viene addebitato al conto privato.

Esempio di scrittura contabile per un prelievo in contanti:

• Dare: Conto privato (per il prelievo del titolare/socio)
• Avere: Cassa/Banca (per l'importo prelevato).

Apporti nell'azienda dal privato/socio

Gli apporti personali del titolare (es. aumento di capitale o versamenti per coprire spese) vengono registrati come incremento del patrimonio netto.

Esempio di scrittura contabile per un apporto in contanti:

• Dare: Cassa/Banca (per l'importo versato dal titolare/socio)
• Avere: Conto privato (per l'apporto del titolare/socio).

Utili prelevati

Se il titolare/socio preleva utili maturati:

• Dare: Conto utili a nuovo (o Risultato di esercizio)
• Avere: Conto privato

Saldo del Conto Privato/socio

• Saldo positivo: indica che il titolare ha un credito verso l'azienda.
• Saldo negativo: indica che il titolare ha debito verso l'azienda.

Banana Contabilità Plus include nel comando Controlla contabilità la funzione del #CheckBalance per la verifica e la corrispondenza dei saldi contabili con i saldi effettivi.

Questo controllo è fondamentale per la veridicità della contabilità. Consigliamo di eseguire la verifica dei saldi, oltre che alla fine dell'esercizio contabile, anche periodicamente a fine mese, per evitare che eventuali saldi non corrispondenti vengano riportati sbagliati da mese in mese.

Per poter eseguire questo controllo, si procede come segue:

• Si registra la data a cui si riferisce il saldo.
• Nella colonna Descrizione si inserisce #CheckBalance, seguito dalla sigla della moneta e dall'importo corrispondente al saldo da verificare (es. saldo effettivo presente in cassa, saldo bancario dell'estratto bancario...).
• Nel conto Dare indicare il conto su cui si effettua la verifica (conto bancario, cassa, conto IVA o altro conto che si intende verificare).
• Nella colonna Importo la cella deve essere vuota.

Il programma con questo comando, in caso di non corrispondenza dei saldi, segnala degli avvisi di errore e li riporta anche nella finestra Messaggi, indicando i conti con saldi non orrispondenti.

Le registrazioni #CheckBalance sono anche utili in abbinamento al comando blocco registrazioni.
 

Versamento acconto su carta di credito

Quando si versano degli acconti sulla carta di credito occorre verificare che nella tabella Conti sia presente il conto Carta di credito, altrimenti occorre inserirlo nella sezione dei Passivi.

Il conto carta di credito si aggiunge nel gruppo o sottogruppo dei debiti a breve termine; se non ci sono dei sottogruppi si elenca nei passivi.

Esempio:

Sul conto carta di credito è stato versato un importo di 1'000.-

• In Dare si registra il conto carta di credito
• In Avere si registra il conto bancario con cui viene eseguito il versamento.

Registrare la fattura della carta di credito

Quando arriva la fattura della carta di credito occorre registrare tutti i costi elencati nella carta di credito e stornare il credito dal conto carta di credito.

Esempio:

Riceviamo la fattura della carta di credito per un totale di 749.- CHF (dettagli: 479 CHF per acquisto computer, 150.00 CHF per spese alberghiere, 120 CHF acquisto di materiale per ufficio) (Doc. 10).

Si registra su più righe:

• In Dare si registrano tutti i costi che sono relativi alle spese elencate nella carta di credito; si registra un costo per riga.
• In Avere si registra il conto carta di credito.

Verificare il saldo del conto carta di credito

Ogni volta che si versano anticipatamente degli acconti sulla carta di credito e sono stati registrati tutti i costi elencati sulla carta di credito, bisogna verificare che il saldo del conto carta di credito corrisponda alla disponibilità presente ancora sulla carta di credito.

 

Carta di credito e contabilità sull'incassato

Se non vengono effettuati degli acconti sulla carta di credito e la fattura viene pagata integralmente tramite banca, la fattura della carta di credito, con la rilevazione dei costi viene registrata al momento del pagamento.

Si registra su più righe:

• Su tutte le righe che compongono la registrazione, inserire per ogni movimento la stessa data e lo stesso Nr. di documento.
• Nella colonna Dare inserire un conto per riga, riferito al costo o all'investimento della transazione con carta si credito.
• Inserire l'importo di ogni singola transazione registrata in Dare.
• Nella colonna Avere inserire il conto della banca o posta con cui viene pagata la fattura.
• Nella colonna Importo inserire l'importo totale pagato della fattura carta di credito .
• Nel caso di assoggettamento IVA, nella colonna Cod.IVA inserire per ogni riga il codice IVA.

Dopo aver registrato tutti i movimenti verificare il saldo della carta di credito, semplicemente aprendo la scheda conto della carta di credito.

Carta di credito e contabilità sul fatturato

Se le registrazioni della contabilità si basano sul fatturato, tutti i costi relativi agli acquisti con carta di credito si registrano al momento del ricevimento della fattura carta di credito:

• Su tutte le righe che compongono la registrazione, inserire per ogni movimento la stessa data e lo stesso Nr. di documento.
• In Dare si registrano tutti i conti relativi ai costi. Ogni costo va registrato su una riga.
• Nella colonna Importo inserire l'importo della singola transazione registrata in Dare.
• In Avere si registra il conto della carta di credito, come qualsiasi fornitore.
• Nella colonna Importo inserire l'importo complessivo da pagare della carta di credito.
• Nel caso di assoggettamento IVA, nella colonna Cod.IVA inserire per ogni riga il codice IVA.

Quando la fattura della carta di credito viene pagata, si registra:

• In Dare il conto della carta di credito (il debito si estingue).
• In Avere il conto banca o posta con cui viene pagata la fattura.
• Come importo si registra l'importo complessivo della carta di credito pagato.

Banana Contabilità prevede l'importazione dei movimenti dalla carta di credito nel file della contabilità principale.

Bisogna assicurarsi che nel piano contabile sia presente il conto carta di credito e il conto di giro da utilizzare in caso di versamento di acconti.

Installare l’estensione di importazione

Per poter eseguire l'importazione è necessario che il formato dei dati, fornito dalla banca emittente della carta di credito, sia compatibile con i formati previsti da Banana Contabilità.

Per installare l'estensione relativa al formato dei dati rilasciati dalla banca emittente, procedere come segue:

• Menu Estensioni > Gestione Estensioni.
• Selezionare l’estensione corrispondente al formato con cui l’istituto emittente della carta di credito mette a disposizione i movimenti della carta (formato standard internazionale ISO 20022 con il piano Professional o .CSV con il piano Advanced) e cliccare sul bottone Installa.
  Il formato verrà visualizzato nella finestra di dialogo Importa in contabilità.

Importare i movimenti dalla carta di credito

Dopo aver installato l'estensione per il formato dei dati compatibile con Banana, per importare i dati procedere come segue:

• Menu Azioni > Importa in contabilità > Registrazioni:
  • Selezionare il tipo di formato della banca che ha emesso la carta di credito.
• Con il bottone Sfoglia selezionare il file trasmesso dalla banca e confermare con OK.
• Inserire il periodo e indicare il conto della carta di credito e confermare con OK.
  Tutti i movimenti vengono importati nella tabella Registrazioni.
• Per ogni riga inserire il conto di contropartita che si riferisce al movimento.

Importare i movimenti dalla carta di credito con acconti versati

Quando sulla carta di credito sono stati versati degli acconti, questi vengono registrati in contabilità. In questo caso, dopo l'importazione dei dati della carta di credito vi è la problematica delle registrazioni di versamento degli acconti. In questo caso sul conto carta di credito figura una doppia registrazione:

• Presenza del conto carta di credito come contropartita degli addebiti bancari per i versamenti sulla carta di credito.
• Presenza del conto carta di credito nei movimenti importati dalla carta di credito.

Per ovviare a questa sovrapposizione si utilizza, al momento dell'importazione, il conto di giro.

Come eseguire l'importazione:

• Dalla finestra Azioni > Importa in contabilità > Registrazioni:
  • Selezionare il tipo di formato della banca che ha emesso la carta di credito.
• Con il bottone Sfoglia selezionare il file trasmesso dalla banca e confermare sul bottone OK.
• Inserire il periodo e indicare il conto di giro. Confermare sul bottone OK.
  Tutti i movimenti vengono importati nella tabella Registrazioni.
• Per ogni riga inserire il conto della contropartita che si riferisce al movimento.