Map voor digitale documenten

Met Banana Boekhouding kunt u zonder papier werken omdat u alle ondersteunende documenten (facturen, bonnen en meer) digitaal op kunt slaan. De transactierijen kunnen gekoppeld worden aan de bijbehorende pdf of andere bestandstypes die de bonnen bevatten en met één klik kunt u de inhoud ervan weergeven.

Het is handig om een speciale map aan te maken waar u alle documenten in digitaal formaat (pdf of anders) kunt opslaan. Zie ook Beheer boekhoudbestanden lokaal, online of in de cloud.
Om documenten makkelijk terug te vinden is het aan te raden altijd dezelfde methode te gebruiken voor de namen van de digitale bestanden.

• Maak in de map waar u het boekhoudbestand bewaart een submap met de naam "Ondersteuningsdocumenten".
  • Door een submap te gebruiken zijn de koppelingen relatief t.o.v. het bestand waardoor u de link kunt openen en ook het synchronisatiesysteem tussen verschillende computers en operating systemen kunt gebruiken.
  • We raden aan om een enkele map te gebruiken voor de documenten van ieder jaar.
  • Als u meerdere documentmappen wilt gebruiken maak dan submappen aan in de map "Ondersteuningsdocumenten".
• Telkens wanneer u een ondersteuningsdocument in digitale vorm ontvangt of het zelf digitaliseert zet u dit in deze map.
  • Het wordt aanbevolen dat de bestandsnaam de vorm heeft van "jaar-maand-dag+klant of leverancier+document type".
    Op deze manier staan de bestanden automatisch in oplopende volgorde en is het makkelijker om ze te beheren.
    • 2022-01-15-KPN-factuur.pdf
    • 2022-01-31-Pieter Jansen-factuur.pdf
  • Voor de datum wordt aanbevolen om de datum die op het bijbehorende document voorkomt te gebruiken.
  • In de map worden alle documenten gesorteerd op datum en zijn makkelijk te vinden.
• Als u een transactie invoert koppel het dan aan het digitale document via Menu Gegevens → Koppelingen → Koppeling toevoegen... .
• Om de inhoud van digitale documenten in een bijbehorende applicatie weer te geven:
  • Ga op de transactieregel staan die bij het document hoort dat u wilt bekijken.
  • Menu Gegevens → Koppeling → Koppeling openen.
  • Bekijk de kolom "Koppeling" en klik op het "koppeling openen" icoon.