Registrazioni dei salari al netto

La gestione dei salari al netto consiste nel registrare in contabilità esclusivamente gli importi effettivamente corrisposti ai dipendenti. È un metodo semplice e pratico, particolarmente indicato quando l'elaborazione delle paghe viene effettuata con un software dedicato o affidata a uno studio fiduciario.

Rispetto alla contabilizzazione al lordo, offre una visione meno dettagliata dei costi del personale, poiché non distingue separatamente i contributi sociali a carico del datore di lavoro da quelli trattenuti ai dipendenti.

Per questo motivo, il calcolo dei salari lordi, delle trattenute e dei contributi sociali viene effettuato dal programma di gestione delle paghe o affidato ad una fiduciaria che ne invia le dichiarazioni ai corrispondenti enti. La dichiarazione annuale alla Cassa AVS si basa infatti sulla massa salariale lorda, che deve essere determinata a partire dai conteggi salariali.

Cosa viene registrato

Con la gestione al netto, in contabilità si registrano normalmente:

• i salari netti corrisposti ai dipendenti
• gli acconti dei contributi sociali (AVS/AI/IPG/AD), versati mensilmente o trimestralmente
• i premi assicurativi e previdenziali, versati a inizio anno o con cadenza semestrale.
• gli eventuali conguagli di fine anno.

Cosa non viene registrato:

• Il salario lordo
• Le trattenute del dipendente
• I debiti verso enti sociali a fine periodo.

Vantaggi della gestione al netto

• Registrazioni semplici
• Pochi conti da gestire
• Contabilità più veloce.

Limiti della gestione al netto

• Il salario lordo non appare in contabilità
• Non si vede il dettaglio delle trattenute salariali dei dipendenti
• Non si distinguono i contributi del dipendente e del datore di lavoro.

Quando utilizzare la gestione dei salari al netto

La registrazione dei salari al netto è consigliata quando la gestione delle paghe viene effettuata con un programma salari o da una fiduciaria e la contabilità ha lo scopo principale di registrare i pagamenti e gli adempimenti contabili.

È particolarmente adatta quando:

• il dettaglio dei salari, delle trattenute e dei contributi sociali è gestito al di fuori della contabilità
• non è necessario analizzare separatamente i costi del personale in contabilità
• si desidera mantenere la contabilità più semplice e con un numero ridotto di registrazioni.

Conti normalmente utilizzati

Per gestire i salari al netto sono normalmente sufficienti pochi conti.

Conti di costo

• 5000 Salari
• 5700 Contributi AVS/AI/IPG/AD
• 5710 Contributi cassa assegni familiari
• 5720 Contributi previdenza professionale obbligatoria
• 5730 Premi per l'assicurazione infortuni professionale
• 5740 Assicurazione indennità giornaliera per malattia
• 5790 Imposta alla fonte

Conti di pagamento

• 1020 Banca
• Altro conto della Liquidità.

Distinzione tra quota del datore di lavoro e quota del dipendente

Nella gestione dei salari al netto, la contabilità non evidenzia direttamente la ripartizione dei contributi sociali tra la quota a carico del datore di lavoro e quella trattenuta al dipendente.

I versamenti effettuati agli enti sociali (AVS, LPP, assicurazioni e altri istituti) comprendono generalmente entrambe le quote e sono registrati come importi complessivi. Di conseguenza, dalle sole registrazioni contabili non è possibile identificare immediatamente la parte a carico del datore di lavoro.

Per determinarla è necessario fare riferimento:

• ai conti di costo dedicati ai contributi sociali
• ai conteggi elaborati dal programma di gestione delle paghe.

La contabilità rileva correttamente il costo complessivo del personale, mentre il dettaglio della ripartizione dei contributi è demandato ai conteggi salariali.

Pagamento dei salari al netto 

Quando si paga il salario al dipendente, si registra il salario netto pagato.

Nella tabella Registrazioni si registrano mensilmente:

• Data: la data del pagamento del salario
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5000 Salari
• Avere: il conto Banca

Pagamento periodico dei contributi sociali

Quando si pagano gli acconti dei contributi sociali registriamo:

• Data: la data del pagamento dei contributi sociali
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5700 Contributi AVS/AI/IPG/AD
• Avere: il conto Banca
• Importo: inserire l'importo dei contributi sociali (indicato nella fattura di acconto) che comprende sia la quota a carico del datore di lavoro sia quella a carico dei dipendenti,

Pagamento annuale dei premi assicurativi

Quando si pagano i contributi assicurativi, per esempio LAINF o LAINF complementare, si registra il pagamento verso l'ente assicurativo.

• Data: la data del pagamento annuale dei premi assicurativi
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5730 Premi per l'assicurazione infortuni professionali
• Avere: il conto Banca
• Importo: si inserisce l'importo indicato nella fattura. Comprende sia la quota del datore di lavoro sia quella a carico del dipendente.

Pagamento del premio annuale della cassa pensione

Quando si paga il premio annuale per la cassa pensione LPP:

• Data: la data del pagamento del premio annuale della cassa pensione
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5720 Contributi previdenza professionale obbligatoria
• Avere: il conto Banca
• Importo: si inserisce l'importo indicato nella fattura. Comprende sia la quota del datore di lavoro sia quella a carico del dipendente.

Pagamento del premio assicurazione malattia

Quando si paga il premio annuale per l'assicurazione malattia:

• Data: la data del pagamento del premio assicurazione malattia
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5740 Assicurazione indennità giornaliera per malattia
• Avere: il conto Banca
• Importo: si inserisce l'importo indicato nella fattura. Comprende sia la quota del datore di lavoro sia quella a carico del dipendente.

Rimborso spese incluso nei salari netti pagati

Quando nel salario netto pagato è incluso un rimborso spese, è consigliabile separare contabilmente il salario netto dal rimborso. In questo modo il conto salari non viene alterato da importi che non rappresentano effettivamente il salario.

Esempio:

• Salario netto: CHF 4'000
• Rimborso spese: CHF 200
• Pagamento totale con banca: CHF 4'200

Nella registrazione si devono separare i due importi, pertanto va registrata su tre righe:

Nella tabella Registrazioni:

• Prima riga - pagamento totale con banca
  • Data: la data della registrazione
  • Descrizione: pagamento salario mensile
  • Dare: deve rimanere vuota
  • Avere: il conto Banca
  • Importo: l'importo totale pagato CHF 4'200
     
• Seconda riga - salario netto mensile
  • Data: data della registrazione 
  • Descrizione: pagamento salario mensile
  • Dare: il conto 5000 Salari
  • Avere; deve rimanere vuota
  • Importo: l'importo del salario netto pagato CHF 4'000
     
• Terza riga - rimborso spese
  • Data: la data della registrazione
  • Descrizione: rimborso spese
  • Dare: il conto Rimborso spese (es. spese di viaggio)
  • Avere: deve rimanere vuota
  • Importo: l'importo del rimborso spese CHF 200

Pagamento delle Imposte alla Fonte

Quando si pagano a fine trimestre le imposte alla fonte:

• Data: la data del pagamento delle imposte alla fonte
• Descrizione: la descrizione del pagamento
• Dare: il conto 5790 Imposta alla fonte
• Avere: il conto Banca
• Importo: inserire l'importo calcolato dal gestionale salari, in base alle impostazioni previste dall'Ufficio Imposte alla Fonte.

Controllo e verifica

Durante l'anno i contributi sociali e alcuni premi assicurativi vengono generalmente versati sotto forma di acconti. Solo con i conteggi definitivi o con i conguagli di fine anno viene determinato l'importo effettivamente dovuto.

Per questo motivo, nella gestione degli stipendi al netto è fondamentale eseguire controlli periodici e una verifica accurata alla chiusura dell'esercizio.

Per maggiori informazioni consulta la pagina Riconciliazione dei salari al netto.