Verbuchung der Nettolöhne

Bei der Nettolohnverbuchung werden in der Buchhaltung ausschliesslich die Beträge erfasst, die den Mitarbeitenden tatsächlich ausbezahlt wurden. Es handelt sich um eine einfache und praktische Methode, die sich besonders eignet, wenn die Lohnabrechnung mit einer speziellen Software erstellt oder einem Treuhandbüro anvertraut wird.

Im Vergleich zur Bruttolohnverbuchung bietet diese Methode eine weniger detaillierte Übersicht über die Personalkosten, da die vom Arbeitgeber getragenen Sozialversicherungsbeiträge nicht getrennt von den den Mitarbeitenden abgezogenen Beiträgen ausgewiesen werden.

Die Bruttolöhne, die Lohnabzüge und die Sozialversicherungsbeiträge werden deshalb mit einem Lohnprogramm berechnet oder von einem Treuhandbüro ermittelt, das auch die entsprechenden Meldungen an die zuständigen Institutionen übermittelt. 
Da die jährliche AHV-Deklaration auf der Bruttolohnsumme basiert, muss diese anhand der Lohnabrechnungen des Lohnprogramms rekonstruiert und mit den Daten der Buchhaltung abgestimmt werden.

Verbuchte Positionen

Bei der Nettolohnverbuchung werden in der Buchhaltung in der Regel folgende Beträge erfasst:

• die den Mitarbeitenden ausbezahlten Nettolöhne;
• die Akontozahlungen für Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV), die monatlich oder vierteljährlich geleistet werden;
• die Prämien für Versicherungen und die berufliche Vorsorge (BVG), die in der Regel zu Beginn des Jahres oder halbjährlich bezahlt werden;
• allfällige Nach- oder Rückzahlungen aufgrund der definitiven Jahresabrechnungen.

Nicht verbuchte Positionen

Bei der Nettolohnverbuchung werden folgende Positionen nicht direkt in der Buchhaltung erfasst:

• der Bruttolohn;
• die Abzüge zulasten der Mitarbeitenden;
• die Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungen am Periodenende.

Vorteile der Nettolohnverbuchung

• Einfache Buchungsführung;
• Wenige Konten zu verwalten;
• Geringerer Buchungsaufwand.

Grenzen der Nettolohnverbuchung

• Der Bruttolohn ist in der Buchhaltung nicht ersichtlich.
• Die Lohnabzüge der Mitarbeitenden werden nicht separat ausgewiesen.
• Die Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeitenden und des Arbeitgebers werden nicht getrennt ausgewiesen.

Anwendungsfälle der Nettolohnverbuchung

Die Nettolohnverbuchung empfiehlt sich, wenn die Lohnverwaltung mit einem Lohnprogramm oder durch ein Treuhandbüro erfolgt und die Buchhaltung in erster Linie der Erfassung von Zahlungen und buchhalterischen Vorgängen dient.

Sie eignet sich besonders, wenn:

• die Details zu Löhnen, Lohnabzügen und Sozialversicherungsbeiträgen ausserhalb der Buchhaltung verwaltet werden;
• die Personalkosten in der Buchhaltung nicht separat ausgewertet werden müssen;
• die Buchhaltung möglichst einfach gehalten und die Anzahl der Buchungen reduziert werden soll.

Üblicherweise verwendete Konten

Für die Nettolohnverbuchung werden in der Regel nur wenige Konten benötigt.

Aufwandskonten

• 5000 Löhne
• 5700 AHV-/IV-/EO-/ALV-Beiträge
• 5710 Beiträge an die Familienausgleichskasse
• 5720 Beiträge an die obligatorische berufliche Vorsorge
• 5730 Prämien für die Berufsunfallversicherung
• 5740 Prämien für die Krankentaggeldversicherung
• 5790 Quellensteuer

Zahlungskonten

• 1020 Bank
• ein anderes Liquiditätskonto.

Unterscheidung zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil

Bei der Nettolohnverbuchung zeigt die Buchhaltung die Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge zwischen dem Arbeitgeber- und dem Arbeitnehmeranteil nicht direkt.

Die an die Sozialversicherungen (AHV, BVG, Unfallversicherung, Krankentaggeldversicherung und weitere Einrichtungen) geleisteten Zahlungen umfassen in der Regel beide Anteile und werden als Gesamtbeträge verbucht. Deshalb lässt sich der Arbeitgeberanteil allein anhand der Buchungen nicht unmittelbar bestimmen.

Um den Arbeitgeberanteil zu ermitteln, sind folgende Unterlagen heranzuziehen:

• die Aufwandskonten für die Sozialversicherungsbeiträge;
• die vom Lohnprogramm erstellten Lohnabrechnungen.

Die Buchhaltung weist die gesamten Personalkosten korrekt aus, während die detaillierte Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge den Lohnabrechnungen des Lohnprogramms zu entnehmen ist.

Zahlung der Nettolöhne

Bei der Auszahlung der Löhne an die Mitarbeitenden  wird der tatsächlich ausbezahlte Nettolohn verbucht.

In der Tabelle Buchungen werden monatlich für jede Lohnauszahlung folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Lohnauszahlung
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5000 Löhne
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)

Periodische Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Bei der Zahlung der Akontobeiträge an die Sozialversicherungen werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5700 AHV-/IV-/EO-/ALV-Beiträge
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Betrag der Sozialversicherungsbeiträge gemäss Akontorechnung. Dieser umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Jährliche Zahlung der Versicherungsprämien

Bei der Zahlung von Versicherungsprämien, beispielsweise für die Unfallversicherung (UVG) oder die UVG-Zusatzversicherung, werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der jährlichen Zahlung der Versicherungsprämien
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5730 Prämien für die Berufsunfallversicherung
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Betrag gemäss Rechnung. Dieser umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Zahlung der jährlichen BVG-Prämie

Bei der Zahlung der jährlichen BVG-Prämie werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Zahlung der jährlichen BVG-Prämie
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5720 Beiträge an die obligatorische berufliche Vorsorge
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Betrag gemäss Rechnung. Dieser umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Zahlung der Krankentaggeldversicherungsprämie

Bei der Zahlung der jährlichen Prämie für die Krankentaggeldversicherung werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Zahlung der Krankentaggeldversicherungsprämie
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5740 Krankentaggeldversicherung
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Betrag gemäss Rechnung. Dieser umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Spesenvergütung im ausbezahlten Nettolohn enthalten

Ist im ausbezahlten Nettolohn eine Spesenvergütung enthalten, empfiehlt es sich, den Nettolohn und die Spesenvergütung in der Buchhaltung getrennt zu erfassen. Dadurch wird verhindert, dass das Lohnkonto durch Beträge verfälscht wird, die keinen eigentlichen Lohn darstellen.

Beispiel:

• Nettolohn: CHF 4'000
• Spesenvergütung: CHF 200
• Gesamtzahlung über die Bank: CHF 4'200

In der Buchhaltung müssen der Nettolohn und die Spesenvergütung getrennt verbucht werden. Die Erfassung erfolgt deshalb in drei Buchungszeilen.

In der Tabelle Buchungen:

• Erste Zeile – Gesamtzahlung über die Bank
  • Datum: Buchungsdatum
  • Beschreibung: Zahlung des Monatslohns
  • Soll: bleibt leer
  • Haben:Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
  • Betrag: insgesamt ausbezahlter Betrag (CHF 4'200)
     
• Zweite Zeile – monatlicher Nettolohn
  • Datum: Buchungsdatum 
  • Beschreibung: Zahlung des Monatslohns
  • Soll: Konto 5000 Löhne
  • Haben: bleibt leer
  • Betrag: ausbezahlter Nettolohn (CHF 4'000)
     
• Dritte Zeile – Spesenvergütung
  • Datum: Buchungsdatum
  • Beschreibung: Spesenvergütung
  • Soll: Spesenkonto (z.B. Reisespesen)
  • Haben: bleibt leer
  • Betrag: Spesenvergütung (CHF 200)

Zahlung der Quellensteuer

Wird die Quellensteuer am Ende des Quartals bezahlt, werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Zahlung der Quellensteuer
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5790 Quellensteuer
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Vom Lohnprogramm gemäss den Vorgaben des Quellensteueramts berechneter Betrag.

Kontrolle und Überprüfung

Während des Jahres werden die Sozialversicherungsbeiträge und einige Versicherungsprämien in der Regel in Form von Akontozahlungen geleistet. Erst mit den definitiven Jahresabrechnungen oder dem Jahresausgleich wird der tatsächlich geschuldete Betrag ermittelt.

Deshalb ist es bei der Nettolohnverbuchung wichtig, während des Jahres regelmässige Kontrollen durchzuführen und zum Jahresabschluss eine sorgfältige Abstimmung vorzunehmen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite AHV-Lohnsummenabstimmung Nettolöhne.