Verbuchung der Nettolöhne

Die Nettoverbuchung der Löhne besteht darin, in der Buchhaltung nur die tatsächlich ausbezahlten Beträge zu erfassen. Es handelt sich um eine einfache und praktische Methode, die jedoch weniger detaillierte Informationen bietet als die Bruttoverbuchung der Löhne.

Die Nettoverbuchung der Löhne basiert in der Regel auf dem Zahlungszeitpunkt (Kassenprinzip), da die Buchungen erst bei der effektiven Auszahlung erfolgen.

Was wird verbucht

Bei der Verbuchung der Nettolöhne werden monatlich folgende Positionen verbucht:

• die an die Mitarbeitenden ausbezahlten Nettolöhne
• die Akontozahlungen der Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV)
• die Versicherungs- und Vorsorgeprämien
• die Jahresendabrechnungen

Diese Methode ist die einfachste und wird häufig in kleinen Unternehmen verwendet oder wenn die Lohnverwaltung mit einer separaten Lohnsoftware erfolgt.

Was wird nicht verbucht

• der Bruttolohn
• die Abzüge der Mitarbeitenden
• die Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungen am Periodenende

Vorteile der Nettoverbuchung der Löhne

• einfache Buchungen
• wenige Konten
• effiziente Buchführung

Einschränkungen der Nettoverbuchung der Löhne

• der Bruttolohn erscheint nicht in der Buchhaltung
• die Details der Lohnabzüge der Mitarbeitenden sind nicht ersichtlich
• keine Unterscheidung zwischen Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträgen

Wann die Nettoverbuchung der Löhne verwendet werden sollte

Die Nettoverbuchung der Löhne ist ideal für eine einfache, zahlungsorientierte Buchhaltung. Die Bruttoverbuchung der Löhne ist hingegen besser geeignet, wenn eine vollständige und detaillierte Übersicht über die Personalkosten erforderlich ist.

Insbesondere ist die Nettoverbuchung der Löhne empfehlenswert, wenn:

• die Buchhaltung hauptsächlich zur Erfassung von Zahlungen und Einnahmen verwendet wird
• die Lohnabrechnungen separat geführt werden
• es nicht erforderlich ist, die Details der Lohnabzüge in der Buchhaltung abzubilden

Üblicherweise verwendete Konten

Für die Nettoverbuchung der Löhne sind in der Regel nur wenige Konten erforderlich.

Aufwandskonten

• 5000 Löhne
• 5700 Beiträge AHV/IV/EO/ALV
• 5710 Beiträge Familienausgleichskasse
• 5720 Beiträge obligatorische berufliche Vorsorge (BVG)
• 5730 Prämien Berufsunfallversicherung
• 5740 Krankentaggeldversicherung
• 5790 Quellensteuern

Liquiditätskonten

• 1020 Bank
• weitere Liquiditätskonten

Arbeitgeberanteil bei Sozial- und Versicherungsbeiträgen

Im Unterschied zur Bruttoverbuchung der Löhne ist bei der Nettoverbuchung der Löhne die Unterscheidung zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil in den Kontenblättern nicht unmittelbar ersichtlich.

Bei diesem Ansatz:

• wird der an die Mitarbeitenden ausbezahlte Nettolohn direkt verbucht
• werden die Sozial- und Versicherungsbeiträge als Aufwand sowie als Zahlungen an die entsprechenden Institutionen erfasst

Die Zahlungen an die Institutionen (AHV, BVG, Versicherungen) umfassen häufig sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil.

Folglich werden in den Kontenblättern in der Regel Gesamtbeträge ausgewiesen, ohne explizite Aufteilung zwischen den beiden Anteilen.

Der Arbeitgeberanteil ergibt sich somit:

• aus den entsprechenden Aufwandskonten,
• oder aus den Lohnabrechnungen
• jedoch nicht direkt aus der einzelnen Buchung

Der Personalaufwand wird korrekt verbucht, die Aufteilung ist jedoch weniger transparent als bei der Bruttoverbuchung der Löhne.

Zahlung der Nettolöhne

Bei der Auszahlung der Löhne an die Mitarbeitenden wird der Nettolohn verbucht.

In der Tabelle Buchungen werden monatlich folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Lohnzahlung
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5000 Löhne
• Haben: Konto 1020 Bank

Periodische Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Bei der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge wird Folgendes verbucht:

• Datum: Datum der Zahlung
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5700 Beiträge AHV/IV/EO/ALV
• Haben: Konto 1020 Bank

Jährliche Zahlung der Versicherungsprämien

Bei der Zahlung der Versicherungsprämien, z.B. für die Unfallversicherung (UVG) oder die Zusatzversicherung (UVGZ), wird die Zahlung an die Versicherung verbucht.

• Datum: Datum der Prämienzahlung
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5730 Prämien Berufsunfallversicherung
• Haben: Konto 1020 Bank

Zahlung der jährlichen BVG-Beiträge

Bei der Zahlung der jährlichen Beiträge an die Pensionskasse (BVG) wird die Zahlung an die Vorsorgeeinrichtung verbucht.

• Datum: Datum der Zahlung
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5720 Beiträge obligatorische berufliche Vorsorge (BVG)
• Haben: Konto 1020 Bank

Zahlung der Krankentaggeldversicherung

Bei der Zahlung der Prämie für die Krankentaggeldversicherung wird die Zahlung an die Versicherung verbucht.

• Datum: Datum der Zahlung
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5740 Krankentaggeldversicherung
• Haben: Konto 1020 Bank

Spesenrückerstattung im ausbezahlten Nettolohn enthalten

Wenn im ausbezahlten Nettolohn eine Spesenrückerstattung enthalten ist, empfiehlt es sich, den Nettolohn und die Spesen buchhalterisch zu trennen. Dadurch wird vermieden, dass das Lohnkonto durch Beträge verfälscht wird, die keinen effektiven Lohn darstellen.

Beispiel:

• Nettolohn: CHF 4’000
• Spesenrückerstattung: CHF 200
• Totalzahlung über Bank: CHF 4’200

Bei der Buchung sind die beiden Beträge zu trennen. Die Erfassung erfolgt daher in drei Zeilen.

In der Tabelle Buchungen:

• Erste Zeile – Gesamtzahlung über Bank
  • Datum: Datum der Buchung
  • Beschreibung: Zahlung Monatslohn
  • Soll: bleibt leer
  • Haben: Konto 1020 Bank
  • Betrag: Gesamtbetrag der Zahlung CHF 4’200
     
• Zweite Zeile – monatlicher Nettolohn
  • Datum: Datum der Buchung
  • Beschreibung: Zahlung Monatslohn
  • Soll: Konto 5000 Löhne
  • Haben: bleibt leer
  • Betrag: Nettolohn CHF 4’000
     
• Dritte Zeile – Spesenrückerstattung
  • Datum: Datum der Buchung
  • Beschreibung: Spesenrückerstattung
  • Soll: Konto Spesen (z.B. Reisekosten)
  • Haben: bleibt leer
  • Betrag: Spesenrückerstattung CHF 200

Zahlung der Quellensteuern

Bei der Zahlung der Quellensteuern am Ende des Quartals wird die Zahlung an die zuständige Behörde verbucht.

• Datum: Datum der Zahlung
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5790 Quellensteuern
• Haben: Konto 1020 Bank

Kontrolle und Abstimmung

Es ist wichtig, regelmässig die Übereinstimmung zwischen folgenden Bereichen zu überprüfen:

• Buchhaltung
• Lohnabrechnungen
• Lohnausweise
• Abrechnungen der Sozialversicherungen

Im Laufe des Jahres werden Sozialversicherungsbeiträge und gewisse Versicherungsprämien häufig in Form von Akontozahlungen geleistet. Erst mit den definitiven Abrechnungen oder den Jahresendabrechnungen wird der tatsächlich geschuldete Betrag festgelegt.

Aus diesem Grund ist es bei der Nettoverbuchung der Löhne besonders wichtig, regelmässige Kontrollen sowie eine sorgfältige Abstimmung am Jahresende durchzuführen.

Zusammenfassung

Die Nettoverbuchung der Löhne eignet sich für eine einfache, zahlungsorientierte Buchhaltung, während die Bruttoverbuchung der Löhne besser geeignet ist, wenn eine vollständige und detaillierte Übersicht über die Personalkosten erforderlich ist.