Sur cette page, vous trouverez une checklist indicative pour ceux qui utilisent Banana Comptabilité Plus, utile pour effectuer toutes les vérifications nécessaires à la clôture de l’année comptable et au démarrage du nouvel exercice. 

Nous expliquons également comment intervenir si, après la clôture, des différences ou des écritures manquantes apparaissent. Plus d’informations sur la page Modifications après la clôture de l’exercice.

Utilisez le Filtre temporaire pour des vérifications et corrections rapides

Pour effectuer rapidement les contrôles, surtout en fin d’année, nous vous conseillons d’utiliser la fonction Filtre temporaire des lignes, qui vous montre tous les mouvements correspondant à un mot-clé, une phrase, un compte ou un ensemble d’éléments. Vous pouvez corriger ou modifier les mouvements directement dans les lignes affichées par le Filtre, sans devoir parcourir toute la table Tableau Écritures. Ensuite, en retirant le Filtre temporaire, les lignes reviennent à leur ordre d’origine. Plus d’informations sur la page :

•  Filtre temporaire des lignes (disponible uniquement avec le plan Advanced).

Commande de contrôle de la comptabilité

Avec Banana Comptabilité, vous pouvez enregistrer rapidement, même en laissant certaines opérations en attente, sans interrompre le travail en cours.

La commande Actions > Contrôler comptabilité effectue de nombreuses vérifications, comme si les données étaient saisies à nouveau depuis le début, et signale immédiatement toute erreur ou différence détectée. 

Utilisez cette commande régulièrement, notamment en cas de différences, de messages d’erreurs, de changements importants (soldes initiaux, codes TVA) et surtout avant de clôturer la comptabilité.

Vérification des soldes d’ouverture

• Dans le tableau Comptes, dans les colonnes Ouverture et Solde, à la ligne "La différence doit être zéro", aucun montant ne doit apparaître. Dans le cas contraire, il faut identifier et corriger l’erreur pour équilibrer le bilan initial.
  Remarque : dans la vue Mouvements, il est normal qu’il y ait des montants dans les colonnes Débit et Crédit.
• Assurez-vous que les charges et produits à recevoir ou à payer de l’année précédente soient clôturés.
• Vérifiez que les soldes d’ouverture correspondent bien à ceux de fin d’année précédente déjà révisés et déclarés à l’Administration fiscale.
• Pour la comptabilité en devises, voir la page dédiée Soldes d’ouverture comptabilité multi-devises.

Vérification de la correspondance des soldes comptables

La première vérification consiste à s’assurer que les soldes comptables des comptes correspondent à la réalité. Le solde du compte caisse doit correspondre à l’état réel de la caisse. Les soldes des comptes bancaires, cartes de crédit, prêts ou avoirs doivent correspondre aux extraits de compte. Il en va de même pour tous les autres comptes avec des rapprochements à faire, comme la TVA, les fournisseurs, etc.

En cas de différence, il faut en identifier la cause et compléter soit le solde initial, soit les écritures.

Différences dans le tableau Écritures

Dans le tableau Écritures (fenêtre Info en bas), vérifiez qu’aucune différence ne soit signalée. En plus de la commande Contrôler la comptabilité, avec Banana Comptabilité Plus vous pouvez activer la colonne Solde dans le tableau Écritures. Cette colonne détecte toutes les lignes où il y a des différences. Il suffit donc de faire défiler rapidement la colonne pour repérer immédiatement les différences comptables et les corriger, sans propager d’erreurs dans la nouvelle année.

Différences entre les soldes bancaires des extraits et les soldes comptables (fonction CheckBalance)

La fonction #CheckBalance vérifie que les soldes comptables correspondent à ceux des extraits bancaires. Il est recommandé d’effectuer cette vérification non seulement en fin d’exercice, mais chaque mois, pour éviter de reporter des soldes erronés mois après mois.
Les informations concernant les écritures de vérification des soldes sont disponibles sur la page Écritures de vérification des soldes.

Comptabilité multi-devises

Si vous utilisez une comptabilité multi-devises, vous devez aussi définir les taux de clôture et enregistrer les gains ou pertes de change latents. Plus d’informations à la page :

• Clôtures et vérifications comptabilité multi-devises.

Vérifications avant la clôture

Pour s’assurer que la comptabilité de l’année est complète et cohérente, il est important que :

• Tous les mouvements de l’année soient enregistrés (banque, caisse, clients, fournisseurs).
• Aucune ligne ne soit déséquilibrée ou incohérente.
• Les écritures TVA soient cohérentes (si applicable).
• La comptabilité multi-devises contienne tous les mouvements en devises.
• Les différences de change aient été calculées dans la comptabilité multi-devises.
• La commande Contrôler comptabilité ait été exécutée et qu’aucune erreur n’ait été détectée.

Opérations de fin d’année

• Enregistrez les amortissements.
• Saisissez les charges et produits à payer ou à recevoir.
• Vérifiez l’imputation correcte des charges et produits.
• Rapprochez les comptes bancaires et les soldes des clients et fournisseurs.

Plus d’informations sur la page : Écritures comptables de clôture.

Différences de change (si comptabilité multi-devises)

• Mettez à jour le taux de change au 31/12 dans le tableau Taux de change (utilisez le taux officiel de l’Administration fédérale des contributions).
• Exécutez la commande Créer écritures différences de change.

Créez une checklist personnalisée

Chaque année, les opérations de vérification et de clôture sont nombreuses, et il n’est pas toujours facile de tout se rappeler d’un exercice à l’autre. Pour éviter les oublis, avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez créer un tableau simple directement dans votre fichier comptable où vous pouvez noter :

• Toutes les informations relatives aux vérifications.
• Les observations et corrections faites par le réviseur l’année précédente, afin de ne pas répéter les mêmes erreurs.
• La liste des documents à imprimer.
• Les documents à envoyer au réviseur.
• Les liens vers les pages ou ressources que vous jugez utiles.

Plus d’informations sur les pages suivantes :

• Ajouter tableaux
• Tableau Notes internes

À la fin de l'exercice, avant d'ouvrir la nouvelle année comptable, certaines opérations de clôture doivent être effectuées. Certaines écritures sont simples et peuvent être réalisées de manière autonome, tandis que d'autres nécessitent des compétences techniques spécifiques ou impliquent des aspects fiscaux et sociaux pour lesquels il est conseillé de s'adresser à un expert-comptable ou à un fiduciaire.

Contrôles préliminaires

Avant la clôture, vérifiez que :

• Il n'y a pas d'erreurs avec la commande Contrôler comptabilité.
• Les soldes bancaires dans la comptabilité correspondent aux relevés bancaires.
  • Utilisez la fonction de #CheckBalance.
• Dans le Tableau Écritures, il n'y a pas de différences entre les colonnes Débit et Crédit.
  • Affichez la colonne Solde et vérifiez qu'il n'y ait pas de différences.
• Toutes les écritures de l’année ont été enregistrées.
• Le solde du compte TVA automatique a été transféré dans le compte TVA due.

Factures clients et fournisseurs ouvertes (avec comptabilité de caisse) 

Si vous utilisez une comptabilité de caisse, à la fin de l'année vous devez enregistrer :

• Les factures clients émises mais non encore encaissées.
• Les factures fournisseurs reçues mais non encore payées.

Ces écritures permettent d’attribuer correctement les charges et les produits à l’exercice concerné.
Vous pouvez utiliser les fonctions Factures clients ouvertes et Factures fournisseurs ouvertes.

Factures clients ouvertes au 31.12

Dans le cas où vous tenez une comptabilité de caisse, à la fin de l’année vous devez enregistrer les factures clients émises et non encore encaissées. Cette opération de clôture permet de déterminer les charges et les produits de l'exercice.
Pour faciliter la procédure, la fonction des factures ouvertes par client vous permet de relever rapidement les montants au 31.12.

Factures fournisseurs ouvertes au 31.12

Si vous tenez une comptabilité de caisse, en fin d’année vous devez enregistrer les factures reçues des fournisseurs et non encore payées. Cette opération de clôture sert à déterminer les charges et les produits de l’exercice. Pour faciliter la procédure, la fonction factures ouvertes par fournisseur permet d’identifier rapidement les montants au 31.12.

Amortissements

À la fin de l'exercice, il faut comptabiliser la dépréciation des biens mobiliers et immobiliers et envisager un amortissement accéléré pour les biens sujets à une obsolescence rapide.
Vous pouvez utiliser notre application Registre des Actifs qui génère automatiquement les écritures d’amortissement que vous pouvez reprendre dans votre fichier comptable. L’écriture d’amortissement varie selon la méthode utilisée :

• Amortissement direct : la dépréciation est enregistrée directement dans le compte de résultat, en débitant le compte d’amortissement et en créditant le compte de l’actif. Dans le bilan, l’actif est toujours affiché à sa valeur résiduelle.

• Amortissement indirect : dans ce cas, l’amortissement n’est pas enregistré comme une diminution de l’actif, mais comme une correction en comptabilisant dans un fonds d’amortissement (réduction de l’actif).

Ajustement du stock

Si vous avez un stock de marchandises, ou simplement un inventaire du matériel de l’entreprise, la valeur du stock en fin d’année doit être ajustée en comptabilité. Au cours de l’année, les mouvements liés au stock ne sont pas enregistrés dans le fichier comptable :

• Les entrées et sorties de marchandises, ainsi que leurs valeurs respectives, sont gérées et mises à jour dans le fichier ou l’application dédiée à la gestion du stock.

L' application Stock facilite la gestion des quantités entrantes et sortantes, des prix unitaires et des valeurs finales du stock, vous permettant de déterminer simplement et rapidement l'ajustement à enregistrer en fin d’année dans votre comptabilité.

Pour calculer la valeur du stock à reporter correctement dans le Bilan :

• Déterminez la valeur du stock
• Comparez la valeur du stock au début de l’année avec la valeur finale
• Enregistrez la différence comme variation de stock en utilisant comme contrepartie le compte de charges des marchandises.

Dans notre exemple sur Banana, on suppose une augmentation du stock par rapport à sa valeur initiale. Le stock (compte 1200) est donc enregistré au débit, tandis que la diminution du coût des marchandises est enregistrée au crédit.

Consommation propre

La consommation propre se produit lorsque l’entrepreneur utilise à des fins privées des biens ou services appartenant à l’entreprise (marchandises, matériel, voiture, locaux, etc.).
Fiscalement, c’est comme si l’entreprise vendait à l’entrepreneur, et cela doit donc être enregistré comme un produit. Si l’entreprise est soumise à la TVA, l’opération est imposable à la TVA.

En Suisse, selon la Loi sur la TVA (LTVA), la consommation propre est imposable car elle représente une utilisation privée de biens pour lesquels l’entreprise a déduit la TVA préalable.

La valeur à considérer est généralement :

• La valeur de marché du bien utilisé, ou
• Le coût d’achat si inférieur.

Le taux de TVA applicable est celui du bien (p.ex. 8,1 %).

Si l’entrepreneur prélève des marchandises de l’entreprise pour un usage personnel :

• Enregistrez un produit (comme s’il s’agissait d’une vente).
• Calculez la TVA sur la valeur du bien.
• Réduisez le stock.

Consommation propre sur les véhicules de l’entreprise :

Si l’entrepreneur utilise la voiture de l’entreprise à des fins privées, l’utilisation privée doit être enregistrée comme un produit d’exploitation. Si l’entreprise est soumise à la TVA, l’opération est imposable à la TVA.

• Le montant à enregistrer est forfaitaire ou calculé selon des règles fiscales (p.ex. 9,6 % du prix d’achat par an).
• L’utilisation privée est considérée comme un produit.
• La TVA doit être déclarée comme TVA due.
• La contrepartie peut être :
  • une réduction des coûts de voiture (6900), ou
  • une réduction de la valeur de l’actif (véhicule), souvent préférée pour les entreprises individuelles.

Ajustement du compte Impôts et taxes

L’ajustement des impôts et taxes est une écriture de fin d’année qui sert à :

• Enregistrer les impôts et taxes dus pour l’année mais pas encore payés.
• Corriger les montants estimés précédemment sur la base du décompte fiscal effectif.

Cela permet de reconnaître le coût correct de l’exercice et de constater la dette correspondante envers l’administration fiscale.

Il est également nécessaire de vérifier que les acomptes payés durant l’année concernent bien l’année en cours.
Les paiements d’impôts relatifs à des exercices antérieurs doivent être enregistrés comme des clôtures des provisions présentes dans le compte “Impôts directs” (bilan).

Si le solde des provisions s’avère insuffisant ou excédentaire, la différence doit être enregistrée comme charge ou produit extraordinaire, ou comme élément d’exercices précédents, selon la nature de la variation.

Ajustement du compte Privé

Le compte privé (généralement 2850 / 2860) est utilisé dans les entreprises individuelles ou les sociétés de personnes pour enregistrer :

• Retraits personnels du titulaire
• Versements personnels du titulaire
• Utilisation de biens de l’entreprise à des fins privées (consommation propre)
• Dépenses privées payées par erreur par l’entreprise
• Ajustements de fin d’année

À la fin de l’année, ce compte doit être ajusté pour refléter le solde correct entre le titulaire et l’entreprise.

Si le compte privé est actif (solde débit) et représente donc une créance du titulaire envers l’entreprise, des intérêts pourraient théoriquement être reconnus.

Clôtures et déclaration TVA

Pour les entreprises soumises à la TVA, il est important en fin d’année de vérifier les écritures TVA et d’effectuer les clôtures correctement. Banana Comptabilité Plus permet de contrôler les données et de préparer les déclarations TVA (plan Advanced) pour la Suisse, facilitant une gestion ordonnée et conforme aux règles en vigueur. En fin d’année, après les vérifications et corrections nécessaires, vous devez :

• Enregistrer la TVA du 4e trimestre (ou du dernier semestre en cas de méthode du taux de la dette fiscale nette).
  • Vous devez transférer le solde du compte TVA automatique au compte TVA due.
• Avant de transmettre la dernière déclaration TVA :
  • Ouvrez les PDF des décomptes TVA périodiques transmis à l’AFC.
  • Utilisez les extensions TVA pour recalculer les décomptes TVA de chaque période précédente.
  • Vérifiez que les décomptes TVA recalculés correspondent encore à ceux déjà transmis.
• Utilisez la commande Résumé TVA pour visualiser les différents rapports et générer une impression PDF pour l’archivage des données. En cas de contrôle fiscal, ces documents seront utiles.

Ajustements AVS/AI/APG/AC

Les contributions AVS/AI/APG/AC sont les contributions sociales obligatoires en Suisse couvrant la retraite (AVS), l’invalidité (AI), les allocations pour perte de gain (APG) et le chômage (AC).

• Durant l’année, le compte des contributions AVS enregistre généralement les acomptes versés à la Caisse cantonale de compensation AVS (au débit) et les parts prélevées sur les salaires des employés (au crédit).
• Si durant l’année les allocations familiales versées aux employés ont été enregistrées dans un compte dédié, par exemple dans le compte “Contributions allocations familiales”, pour concilier la comptabilité avec le décompte final AVS et enregistrer l’ajustement correspondant, on peut transférer le solde de ce compte au compte Contributions AVS/AI.

Ajustements LAA, LAA complémentaire

Les contributions LAA et LAA complémentaire en Suisse sont des assurances obligatoires contre les accidents professionnels et non professionnels (LAA), ainsi que des couvertures supplémentaires offertes par l’employeur (LAA complémentaire).

Avec l’enregistrement des derniers salaires de décembre et le paiement du treizième salaire, il faut imprimer la liste des salaires avec tous les salaires bruts indiqués. Vous devez communiquer le total brut AVS aux assurances du personnel, qui détermineront les éventuels ajustements à payer.

Ajustement caisse de pension

La caisse de pension (ou LPP) est l’assurance obligatoire suisse pour la prévoyance professionnelle, qui complète la retraite AVS.

De nombreuses assurances pour le deuxième pilier (LPP) calculent la prime annuelle selon les prévisions salariales communiquées par l’entreprise avant la fin de l’année. Les gratifications ne sont pas incluses. Les modifications importantes durant l’année doivent être communiquées immédiatement, afin que l’assurance puisse adapter les primes. L’entreprise peut aussi décider de verser un montant plus élevé que la prime prévue, pour éviter un déficit en cas de changement en cours d’année.

En fin d’année, l’assurance LPP envoie un décompte final indiquant un solde créditeur ou débiteur, selon que les versements ont été supérieurs ou inférieurs au montant dû.

Dans l’exemple suivant, on suppose qu’il y a un solde à payer. L’écriture se fait donc sur deux comptes : au débit le compte Contributions LPP et au crédit le compte Dettes envers institutions de prévoyance.

En cas de crédit, le compte Contributions LPP est extourné : au débit on enregistre le compte Créances envers institutions de prévoyance et au crédit le compte Contributions LPP (en diminution).
Dans la nouvelle année, le crédit doit être transféré au compte Contributions LPP (pour la nouvelle année) et le crédit se clôture au crédit.

Ajustement du Fonds de dépréciation des créances ou Pertes sur créances

Le Fonds de dépréciation des créances / Pertes sur créances est un compte correctif de l’actif, lié aux créances clients, et sert à réduire la valeur des créances afin de tenir compte du risque de non-recouvrement.

En pratique :

• Les créances au bilan sont présentées à leur valeur réaliste.
• Le fonds représente une estimation des pertes possibles.
• Il renforce la prudence du bilan, comme l’exige le CO suisse.

Le compte de résultat "Dépréciation des créances" est enregistré au débit et le Fonds de dépréciation des créances est enregistré au crédit.

Ajustement Impôt à la source

Au cours de l’année, l’employeur retient l’impôt à la source sur les salaires des employés étrangers non domiciliés fiscalement en Suisse. Les montants retenus doivent être versés à l’Administration de l’impôt à la source chaque trimestre. 

En fin d’année, avec le dernier décompte de décembre, la déclaration d’impôt à la source du dernier trimestre est effectuée. Tous les salaires bruts versés sont vérifiés, et en cas de modifications ou d’erreurs, les rectifications peuvent être effectuées avec la dernière déclaration d’impôt à la source. 

En général, le montant total à payer pour l’impôt à la source du quatrième trimestre est enregistré comme dette au 31.12 ou, en cas de trop-perçu, comme créance. La contrepartie est toujours le compte salaires (compte 5000). 

Remboursements pour cadres supérieurs

Par “cadres supérieurs”, on entend les dirigeants (CEO, directeurs, responsables d’unités).
Les remboursements peuvent concerner les dépenses effectives engagées par le cadre pour l’entreprise. Ces remboursements ne sont pas imposables pour l’employé, donc non soumis à l’AVS, à la LPP ni à l’impôt à la source, à condition qu’ils soient documentés, ou, en cas d’indemnités forfaitaires, qu’ils aient été approuvés par l’AFC via un règlement.

Dans ce cas, ils sont enregistrés comptablement comme frais de remboursement ou charges de personnel.

Les comptes de régularisation sont des écritures d’ajustement de fin d’exercice utilisées pour appliquer le principe de la comptabilité d’exercice, en attribuant les charges et les produits à l’année à laquelle ils se rapportent économiquement, indépendamment du moment du paiement ou de l’encaissement.

Attention

Les comptes de régularisation ne concernent pas des factures simplement impayées ou non encore encaissées, mais des ajustements nécessaires pour déterminer correctement la comptabilité d’exercice de l’exercice.

Différence entre comptes de régularisation

À la fin de l’année, deux situations peuvent se présenter :

• Charges ou produits courus mais pas encore enregistrés → Comptes de régularisation
• Charges ou produits déjà enregistrés mais ne relevant pas entièrement de l’exercice en cours → Charges et produits constatés d’avance

Règle simple

• Les comptes de régularisation ajoutent ce qui manque.
• Les charges et produits constatés d’avance reportent ce qui a été enregistré en excès.

Produits à recevoir et charges à payer

Les comptes de régularisation concernent des charges ou des produits déjà courus durant l’exercice, mais qui auront une incidence financière (encaissement ou paiement) dans l’exercice suivant.

Ils se distinguent en :

• Produits à recevoir → Produits à encaisser
• Charges à payer → Charges à payer

La charge ou le produit relève entièrement de l’année en cours, mais n’a pas encore été encaissé ou payé.

Charges constatées d’avance et produits constatés d’avance

Les charges et produits constatés d’avance reportent des charges et des produits déjà enregistrés mais relevant de l’exercice suivant.

Ils se distinguent en :

• Charge constatée d’avance → reporte une partie d’une charge déjà enregistrée
• Produit constaté d’avance → reporte une partie d’un produit déjà enregistré.

Comptes de régularisation dans la structure du plan comptable de Banana Comptabilité

Les comptes de régularisation sont enregistrés par des écritures normales dans le Tableau Écritures, en utilisant des comptes spécifiques du bilan dans le plan comptable.

Les comptes sont listés dans les sous-groupes suivants :
Actifs circulants

• 1300 Charges constatées d’avance (charges payées d’avance)
• 1301 Produits à encaisser

Capitaux de tiers à court terme

• 2300 Charges à payer
• 2301 Produits encaissés d’avance

Ci-dessous, nous présentons quelques exemples de produits à recevoir et charges à payer ainsi que de charges et produits constatés d’avance créés dans le Tableau Écritures de Banana Comptabilité.

Méthode comptable et comptes de régularisation

• Dans la Méthode de la comptabilité d’exercice ou principe de la comptabilité d’exercice, les factures émises ou reçues sont enregistrées directement dans les comptes Clients ou Fournisseurs et apparaissent comme postes ouverts.
• Dans la Méthode de caisse, les comptes de régularisation sont nécessaires en fin d’année pour enregistrer les charges et produits courus mais non encore encaissés ou payés.
• Dans la Méthode système mixte, la solution la plus cohérente avec la méthode d’enregistrement adoptée est appliquée.

Cas 1 - Produits à recevoir (Produits à encaisser)

Exemple : la banque accorde des intérêts créditeurs de CHF 1’200 pour la période du 01.10 au 31.03. Au 31.12, 3 mois sont courus (octobre–décembre).

Part relative à l’année en cours :

• 1’200 ÷ 6 mois × 3 mois = CHF 600

Écriture au 31.12 

• Débit : 1301 Produits à encaisser CHF 600
• Crédit : 6950 Intérêts créditeurs CHF 600

Dans le Compte de résultat, CHF 600 figurent pour la part des intérêts créditeurs courus jusqu’au 31.12 ; au Bilan, les produits à recevoir figurent pour les intérêts courus mais non encore encaissés.

Cas 2 - Charges à payer

Exemple : Intérêts débiteurs sur un prêt : CHF 2’400 par an, payables le 31.03 de l’année suivante.
Au 31.12, 3 mois sont courus.

2’400 ÷ 12 × 3 = CHF 600

Écriture au 31.12 

• Débit : 6900 Charges d’intérêts courues CHF 600
• Crédit : 2300 compte  Charges à payer (dette) CHF 600

Dans le Compte de résultat, les intérêts débiteurs courus jusqu’au 31.12 figurent ; au Bilan, les charges à payer figurent pour la dette à payer.

Cas 3 - Charge constatée d’avance

Exemple - Prime d’assurance payée de CHF 1’200 pour 12 mois, pour la période du 01.10 au 30.09 de l’exercice suivant :

Période relative à l’année en cours :
Octobre–décembre = 3 mois

Part relative à l’année en cours :
1’200 ÷ 12 × 3 = CHF 300

Part relative à l’année suivante :
1’200 − 300 = CHF 900

Écriture au 31.12 

• Débit : Charges constatées d’avance CHF 900
• Crédit : Assurance CHF 900

Dans le Compte de résultat, la charge de CHF 300 reste car une diminution de la prime d’assurance est enregistrée pour la part payée d’avance ; au Bilan, CHF 900 restent car il s’agit de la part de charge relative à l’exercice suivant.

Fiche du compte Charge constatée d’avance

Fiche du compte Charge prime d’assurance

Cas 4 - Produit constaté d’avance

Exemple - Loyer semestriel de CHF 6'000, encaissé d’avance le 01.12, pour la période du 01.12 au 31.05 :

Part mensuelle :
6’000 ÷ 6 = 1’000 par mois

Part relative à l’année en cours :
Décembre = CHF 1’000

Part relative à l’année suivante :
5 mois = CHF 5’000

Écriture initiale: 

• Débit : Banque CHF 6’000
• Crédit : Produits de location CHF 6’000

Écriture au 31.12 

• Débit : Produits de location CHF 5’000
• Crédit : Produits constatés d’avance CHF 5’000 (produits encaissés d’avance)

Dans le Compte de résultat, la diminution des produits de location doit figurer pour la part relative à l’exercice suivant ; au Bilan, le produit constaté d’avance figure pour la part encaissée d’avance relative à l’exercice suivant et représentant une dette envers le client.

Fiche du compte Produits de location

Fiche du compte Produit constaté d’avance pour produits encaissés d’avance

Extourne dans l’exercice suivant

Au début du nouvel exercice, les produits à recevoir et les charges à payer ainsi que les charges et produits constatés d’avance sont extournés. 

Pour extourner, on utilise les mêmes comptes qui ont donné origine aux comptes de régularisation :

• les comptes de régularisation et les comptes de charges et de produits sont inversés
• ou ils sont compensés au moment du paiement et de l’encaissement.

L’extourne est nécessaire pour clôturer les comptes de produits à recevoir, charges à payer, charges constatées d’avance et produits constatés d’avance.

En résumé :

Les comptes de régularisation complètent ce qui manque, les charges et produits constatés d’avance reportent ce qui a été enregistré d’avance.

Dans Banana Comptabilité, le résultat de l'exercice est réparti automatiquement lors du report des soldes initiaux dans la nouvelle année en utilisant la commande Créer nouvelle année.

Dans la fenêtre de dialogue, dans la section Répartition bénéfice/perte, en cliquant sur la flèche vers le bas de la première case, tous les comptes du bilan disponibles sont affichés.

Il est possible de sélectionner le ou les comptes sur lesquels répartir le résultat de l'exercice. La répartition peut être effectuée sur un maximum de trois comptes, en utilisant les trois cases disponibles.

Dans la case (ou les cases) sous la colonne Montants, insérez le montant à répartir pour chaque compte sélectionné.

Les informations détaillées sur la fenêtre de dialogue Créer nouvelle année sont disponibles sur la page de documentation : Dialogue Reporter soldes à nouveau

En comptabilité, l'enregistrement de la distribution des bénéfices a lieu lorsque l'assemblée générale des actionnaires ou l'organe compétent approuve formellement l'affectation du bénéfice résultant des états financiers.

Clôture de l'exercice

À la fin de l'année, les comptes sont clôturés et le bénéfice (ou la perte) de l'exercice est déterminé.

• Bénéfice de l'exercice = le résultat positif de la gestion (produits > charges).
• Le bénéfice est comptabilisé dans le Compte de résultat et reporté dans les Fonds propres sous le compte Bénéfices reportés.

La distribution des bénéfices correspond à l'affectation de ce résultat entre différentes rubriques, décidée par l'assemblée générale.

Décision sur l’affectation du bénéfice

L’assemblée générale décide de l’affectation du bénéfice. 

Ci-dessous, nous donnons quelques conseils selon la pratique générale, mais nous vous recommandons de consulter votre professionnel de confiance

Exemple de comptes pour la distribution des bénéfices :

• Réserve légale
• Autres réserves
• Dividendes aux actionnaires
• Bénéfices reportés

La distribution n’est pas enregistrée au moment du paiement, mais à la date de la décision officielle (décision). Le paiement est simplement l'étape suivante consistant à éteindre la dette envers les actionnaires.

• Les montants sont transférés des comptes de bénéfices reportés vers les différents comptes établis par la délibération.

Impôt anticipé sur les dividendes en Suisse

En Suisse, lorsqu’une société distribue des dividendes à ses actionnaires, elle doit prélever un impôt appelé « impôt anticipé » équivalant à 35 % du montant distribué.

Il est appelé « anticipé » car il est perçu à la source, c’est-à-dire immédiatement, au moment du paiement, avant que l’actionnaire ne reçoive l’argent.

L’impôt anticipé sur les dividendes est une retenue fiscale obligatoire de 35 %, qui remplit deux fonctions :

• Garantir les recettes fiscales (l’État perçoit immédiatement l’impôt).
• Éviter la fraude fiscale (ceux qui ne déclarent pas les dividendes ne récupèrent pas la retenue).

Paiement des dividendes 

Lors du paiement des dividendes, la société retient 35 % au titre de l’impôt anticipé.

L’impôt anticipé doit être déclaré sur le portail officiel puis versé à l’Administration fédérale des contributions (AFC).

Remboursement de l’impôt anticipé sur les dividendes

• Les actionnaires résidant en Suisse peuvent récupérer l’intégralité de la retenue en remplissant leur déclaration fiscale (l’administration fiscale la compense avec les impôts dus).
• Les actionnaires à l’étranger peuvent la récupérer partiellement, selon les conventions contre la double imposition entre la Suisse et le pays de résidence.

Avant d’envoyer la comptabilité au réviseur, il est important de s’assurer que les travaux de clôture sont complets et cohérents. Nous vous conseillons de consulter la page Clôtures, où vous trouverez des indications sur les vérifications préliminaires et sur les fonctions de Banana Comptabilité utiles pour conclure correctement l’exercice.

Comme chaque année il peut être nécessaire d’envoyer des documents différents, nous vous suggérons de préparer une liste de contrôle personnalisée, en notant quels documents ont été demandés par le réviseur les années précédentes et quelles opérations de clôture ou d’ajustement ont été nécessaires.

Préparation préliminaire

Une bonne organisation durant l’année facilite grandement le travail tant pour la personne qui tient la comptabilité que pour le réviseur. Nous vous conseillons de :

Créer un dossier pour les documents numériques

Archivez dans un seul dossier tous les documents numérisés de l’exercice : factures, justificatifs de caisse, décomptes AVS, documents d’assurance et de prévoyance, communications bancaires et autres justificatifs pertinents.

Numériser les justificatifs

Numérisez régulièrement les documents papier. Cela vous permet d’avoir une documentation ordonnée et toujours accessible.

Lier les documents aux écritures

Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez joindre les justificatifs directement aux écritures comptables. Le réviseur pourra les visualiser d’un simple clic, sans devoir chercher dans des dossiers papier, ce qui rend le travail plus rapide et plus efficace.

Comment envoyer la comptabilité au réviseur ou au fiduciaire

Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez partager numériquement toutes les données de l’exercice : le fichier comptable (.ac2), les documents numérisés et les rapports nécessaires.

Partage via le Cloud

Si vous archivez les données dans un service Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive), vous pouvez partager le dossier contenant la comptabilité et les justificatifs.
Pour plus de sécurité :

• Partagez les documents les plus sensibles en lecture seule
• ou créez une copie du dossier avant de le partager
• si nécessaire, préparez un deuxième dossier avec des autorisations de modification

Consultez la page Comptabilité dans le Cloud pour plus d’informations.

Partage via clé USB

Si vous conservez les données sur le disque dur, vous pouvez les copier sur une clé USB ou sur un autre support et les remettre directement au réviseur ou au fiduciaire.

Si le réviseur ou le fiduciaire n’a pas Banana Comptabilité Plus

Le réviseur peut télécharger gratuitement Banana Comptabilité Plus depuis notre site et utiliser le plan Free pour ouvrir le fichier comptable (.ac2).

Avec le plan Free, il pourra :

• ouvrir et consulter la comptabilité
• visualiser les écritures et le détail des comptes
• accéder aux justificatifs joints aux écritures

Le plan Free ne permet pas d’enregistrer des modifications ni d’imprimer, mais il permet néanmoins au réviseur d’effectuer toutes les vérifications nécessaires.

Envoi de la documentation au format PDF

Si vous préférez ne pas partager le fichier .ac2 ou si le réviseur n’utilise pas Banana Comptabilité Plus, le programme vous permet tout de même de générer un dossier PDF complet. 

Avec la commande du menu Fichier > Créer un dossier PDF, vous pouvez inclure :

• Fiches de compte
• Journal
• Bilan amélioré avec groupes
• Rapport comptable
• Résumé TVA
• Impressions PDF de fin d’année

Avec le plan Advanced, vous pouvez également inclure les justificatifs numériques joints aux écritures, en créant un document unique complet à envoyer par e-mail.

Support aux opérations de clôture

Si les vérifications ou la clôture de l’exercice sont prises en charge par le fiduciaire :

• vous pouvez lui envoyer le fichier .ac2
• ou partager le dossier Cloud contenant aussi les documents numérisés

De cette manière, il n’est pas nécessaire de remettre des dossiers papier, et le fiduciaire peut travailler plus rapidement en consultant les documents numériques de manière autonome. 

S’il n’utilise pas Banana Comptabilité, vous pouvez lui envoyer le dossier PDF. Le fiduciaire pourra vérifier les données et vous indiquer d’éventuelles modifications ou écritures à effectuer.

La clôture de l'exercice est le moment où l'on vérifie que la comptabilité est complète, cohérente et prête pour l’année suivante. Une fois terminée, il ne devrait idéalement plus y avoir de modifications. Toutefois, il peut arriver que des écritures manquent, que des erreurs soient détectées ou que des différences de change n’aient pas été enregistrées.

Cette page explique quand il est nécessaire d’intervenir après la clôture et quels outils Banana Comptabilité met à disposition pour le faire correctement.

Quand faut-il intervenir après la clôture

Les situations les plus fréquentes sont :

• Différences de change non enregistrées dans la comptabilité multidevise.
• Écritures manquantes, enregistrées tardivement.
• Erreurs d’enregistrement identifiées par la suite.

Dans tous les cas, il est important de documenter la raison de l’intervention et de s’assurer que les modifications respectent le cadre fiscal et réglementaire.

Ajustements dans l’exercice suivant (procédure recommandée)

Si vous avez déjà révisé la comptabilité ou envoyé la déclaration fiscale, vous ne devez pas modifier un exercice déjà clôturé. 

Dans ce cas, nous vous conseillons de :

1. Enregistrer l’ajustement dans la nouvelle année.
2. Décrire clairement le problème dans l’écriture ou dans un document joint.
3. Vérifier l’impact fiscal avec votre fiduciaire.

Cas multidevise

Pour différences de change non enregistrées dans l’année clôturée :

• enregistrez la différence sur un compte de transition (ex. Ajustement de change année précédente)
• créez une écriture d’ouverture pour solder le compte
• affectez la variation au compte gains/pertes de change

Cette procédure permet de maintenir des soldes corrects sans modifier rétroactivement l’année clôturée.

Modifications d’un exercice déjà clôturé

Si vous n’avez pas encore révisé ou envoyé la déclaration fiscale, vous pouvez encore corriger directement dans le fichier de l’année clôturée. Dans ce cas :

1. Procédez avec prudence, en vous limitant uniquement aux modifications indispensables.
2. Réexécutez la commande Côntroler comptabilité pour vous assurer que les écritures sont correctes et équilibrées.
3. Enregistrez et refermez l’année.
4. Ouvrez l’année suivante et exécutez la commande Mettre à jour soldes initiaux pour réaligner les soldes.

Outils Banana utiles pour gérer les ajustements

Créer écritures différences de change

Permet de générer automatiquement les écritures des différences de change à la date de clôture, en utilisant les taux présents dans le tableau Devises. Cela est particulièrement utile si l’exercice n’a pas encore été définitivement clôturé.

Mettre à jour soldes initiaux

La commande, disponible depuis le menu Actions > Mettre à jour soldes initiaux, reporte dans le nouvel exercice les soldes finaux de l’année précédente. Utilisez-la chaque fois que vous apportez des modifications à l’année clôturée ou au plan comptable, afin de garantir la cohérence entre les exercices.

Vérifier comptabilité

La commande, disponible depuis le menu Actions > Vérifier comptabilité , exécute une vérification complète des déséquilibres, erreurs d’enregistrement ou écritures incohérentes. Elle est recommandée après chaque intervention, tant dans l’exercice précédent que dans le nouveau.

Erreurs courantes et comment les résoudre

• Soldes initiaux du Compte de résultat reportés par erreur
  Supprimez les montants de la colonne Ouverture et exécutez Mettre à jour soldes initiaux.
• Bénéfice ou perte de l’exercice non correctement reporté
  Corrigez l’écriture dans l’exercice précédent puis mettez à jour les soldes initiaux dans la nouvelle année.
• Déséquilibres après modifications à l’exercice précédent
  Utilisez Mettre à jour soldes initiaux et réexécutez Vérifier comptabilité.

Bonnes pratiques

• Exécutez toujours les vérifications et enregistrez toutes les différences de change avant de créer la nouvelle année.
• En cas de modifications après la clôture, documentez toujours les raisons de l’intervention.
• Avant d’intervenir sur une année clôturée, évaluez les implications légales et fiscales avec un professionnel.
• Après chaque ajustement, utilisez les commandes Mettre à jour soldes initiaux et Vérifier comptabilité pour garantir la cohérence des données.