In diesem Artikel
Die Tabelle Buchungen, ist das Zentrum der Buchhaltung. Hier werden alle Buchungsvorgänge erfasst. Diese sind immer sichtbar und chronologisch geordnet. Jeder Eintrag kann jederzeit geändert oder korrigiert werden, was maximale Flexibilität garantiert.
Hauptspalten der Tabelle Buchungen
Die Anzeige der Spalten variiert je nach gewählten Ansicht. Über Menü Daten > Spalten einrichten können zusätzliche Spalten hinzugefügt werden.
Folgend sind die wichtigsten Spalten aufgeführt.
Datum
Das Datum der Einnahmen- oder Ausgabenbuchung eingeben.
Beleg
Eine Belegnummer eingeben. Normalerweise wird dieselbe Nummer wiedergeben, welche dem Beleg in Papierform vergeben wurde; dies erlaubt im Nachhinein jederzeit auf einfache Art die Belege zu finden.
Link
In dieser Spalte können Sie den Link zum digitalen Dokument des entsprechenden Buchungsvorgangs einfügen.
Beschreibung
Die Beschreibung für die Identifikation der Einnahmen- oder Ausgabenbuchung eingeben.
Einnahmen
Der eingehende Betrag. Sie können auch einen „Kommentarwert“ in eckigen Klammern […] hinzufügen.
Alle Werte in eckigen Klammern werden vom Programm nicht als Wert betrachtet, sondern als Anmerkung.
Ausgaben
Der ausgehende Betrag. Sie können auch einen „Kommentarwert“ in eckigen Klammern […] hinzufügen.
Alle Werte in eckigen Klammern werden vom Programm nicht als Wert betrachtet, sondern als Anmerkung.
Konto
Das Vermögenskonto das von der Operation betroffen ist, ausgewählt aus den in der Konten-Tabelle definierten Konten (z. B. Kasse, Bank, Post, Kunden, Lieferanten …). In dieser Spalte kann keine Kategorie eingegeben werden.
Sie können auch ein Konto als Kommentar in Eckklammern […] hinzufügen. Alle Konten, die in eckigen Klammern stehen, werden vom Programm nicht als Wert betrachtet, sondern als Kommentar.
Kategorie
Die Kategorie, die den Buchungsvorgang begründet, ausgewählt aus der Kategorien-Tabelle (z. B. Verkäufe, Miete).
Alternativ kann auch ein Konto aus der Konten-Tabelle eingegeben werden, was für Bewegungen zwischen Vermögenskonten (Umbuchungen) benutzt wird.
Weitere Details finden Sie auf den Seiten:
In der Spalte Kategorie können Sie auch eine Kategorie als Kommentar in eckigen Klammern […] hinzufügen.
Alle Kategorien in eckigen Klammern werden vom Programm nicht als Wert betrachtet, sondern als Kommentar.
Kategorie Text
Diese Spalte übernimmt automatisch die Beschreibung der Kategorie, die in die Tabelle Kategorien eingefügt wurde.
Wenn Sie die Beschreibung einer Kategorie in der Tabelle Kategorien ändern, müssen Sie die Buchhaltung neu berechnen, um den neuen Text in der Spalte Kategorie Text/Beschreibung der Tabelle Buchungen anzuzeigen.
Saldo
Die Spalte Saldo ist standardmässig nicht aktiviert und kann vom Benutzer nach Bedarf ein- oder ausgeblendet werden.
Es handelt sich um eine sehr nützliche Spalte, da sie die Unterschiede zwischen Einnahmen und Ausgaben hervorhebt. Beim Erfassen von einzelnen Zeile lassen sich eventuelle Differenzen in der Buchung sofort erkennen und direkt korrigieren.
Im Beispiel zeigt die Spalte Saldo die Differenz in Zeile 4 an:
in der Buchung fehlt das Konto in der Spalte Konto.
Einnahmen- oder Ausgabenbuchung erfassen
In der Tabelle Buchungen werden die täglichen Einnahmen und Ausgaben zwischen den Konten und den Kategorien erfasst. Es stehen verschiedene Spalten zur Verfügung, in welchen Sie Ihre Bewegungsdaten eingeben können, wie z.B.:
- Datum: Das Buchungsdatum
- Beleg: Die Beleg-/Dokumentennummer
- Beschreibung: Der Buchungstext
- Einnahmen/Ausgaben: Der Betrag, der eingenommen oder ausgegeben wird.
- Konto: Eines der Vermögenskonto eingeben, das in der Tabelle Konten vorhanden ist (z.B. Kasse, Bankkonto, Postfinancekonto, Kunden, Lieferanten....)
- Kategorie: Der Grund für die Einnahme oder Ausgabe wird eingegeben, was eine Einnahme- oder Ausgabenkategorie oder ein Gegenkonto für Vermögensbewegungen sein kann.
Nach jeder Buchung wird der Betrag automatisch im Konto- und Kategorieauszug ausgewiesen. In der Spalte Kategorie kann sowohl eine Kategorie (Tabelle Kategorien) als auch ein Vermögenskonto (Tabelle Konten) eingegeben werden:
- Wenn in der Spalte Kategorie eine Kategorie angegeben wird, wird der Betrag in der Kategorie als Einnahme und Ausgabe verbucht.
- Wenn in der Spalte Kategorie ein Konto eingegeben wird, wird der Betrag negativ (mit umgekehrtem Vorzeichen) verbucht. Wenn es sich um eine Ausgabe handelt, wird der Betrag positiv verbucht. Auf diese Weise können Bewegungen zwischen zwei Vermögenskonten vorgenommen werden (wie bei einer Umbuchung).
- Es ist jedoch nicht möglich, in einer einzigen Buchungszeile Ein- und Ausgänge zwischen zwei Kategorien zu erfassen. Es müssen zwei Buchungszeilen verwendet werden, wobei die Spalte 'Konto' nicht benutzt werden darf (erste Buchungszeile für die Einnahme; zweite Buchungszeile für die Ausgabe).
Es ist auch möglich, Sammelbuchungen (Buchungen auf mehreren Zeilen) zu erfassen, die nur ein Konto und mehreren Kategorien betrifft. In diesem Fall müssen mehrere Buchungszeilen eingegeben werden: Auf der ersten Zeile wird das Vermögenskonto ohne Kategorie verbucht und in den folgenden Zeilen werden nur die Kategorien (ohne Angabe des Kontos) verbucht.
Die Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung ermöglicht es Ihnen, die Bewegungen ähnlich wie in der doppelten Buchführung zu verwalten, mit Ausnahme der Bewegungen zwischen zwei Kategorien, die zwei Buchungszeilen erfordern.
Schnellere Datenerfassung
Für ein möglichst schnelles Buchen folgende Funktionen benutzen:
- Dateneingabe mit automatischer Vervollständigung - erlaubt, zuvor eingegebenen Daten automatisch zu übernehmen.
- Sich wiederholende Buchungen (Menü Aktionen) - erlaubt, die sich wiederholenden Buchungen in einer separaten Tabelle zu speichern.
- Import aus dem Bankkonto- oder Postkontoauszug - erlaubt, Bewegungen automatisch aus Bank-, Post- oder Kreditkartenabrechnung zu importieren.
Einnahmen- oder Ausgabenbuchung erfassen
Wenn eine Buchung erfasst wird, muss:
- in der Spalte Konto das Konto angegeben werden, aus welchem der Betrag eingenommen oder ausgegeben wird.
- In der Spalte Kategorie wird die Kategorie der Ausgabe oder der Einnahme angegeben.
Im Konto- und Kategorieauszug wird der Betrag positiv verbucht, wenn es sich um eine Einnahme handelt, und negativ, wenn es sich um eine Ausgabe handelt.
Bewegungen zwischen den diversen Vermögenskonten
In der Spalte Kategorie ist es möglich, auch ein Vermögenskonto einzugeben, welches in der Konten-Tabelle vorhanden ist.
Um z.B. eine Abhebung vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse (Geldeingang) zu verbuchen, ist wie folgt vorzugehen:
- In der Spalte Einnahmen wird der Betrag, der eingenommen wird, eingegeben.
- In der Spalte Konto wird das Konto 'Kasse' eingegeben.
- In der Spalte Kategorie wird das Bankkonto eingegeben.
In diesem Fall wird das Programm den Betrag positiv im Kassenkonto (das erhöht sich) und negativ im Bankkonto (das sich verringert) verbuchen.
Dank dieser Buchungsart können Sie wie bei der doppelten Buchhaltung jede direkte Bewegung zwischen zwei Vermögenskonten in einer einzigen Buchungszeile erfassen (siehe im Abbild oben, erste Buchungszeile).
Buchung auf mehreren Zeilen
Wenn Sie eine Transaktion erfassen müssen, die auf mehrere Konten oder Kategorien aufgeteilt werden soll, müssen Sie mehrere Buchungszeilen eingeben.
Folgenden finden Sie ein Buchungsbeispiel (siehe Belegnummer 11 in der Abbildung).
Mehrere Rechnungen werden mit der Kasse bezahlt.
So vorgehen:
- Das gleiche Datum und dieselbe Belegnummer in allen Zeilen eingeben, die denselben Buchungssatz betreffen. Dies erlaubt, eine Buchung mit mehreren Bewegungen zu ermitteln.
- In der ersten Zeile den Gesamtbetrag eingeben. Er ist bei einem Zahlungsausgang in der Spalte Ausgaben bzw. bei einem Zahlungseingang in der Spalte Einnahmen zu erfassen.
- In der Spalte Konto das Liquiditätskonto eingeben (Konto, über welches bezahlt oder einkassiert wird).
Die Kategorie-Spalte der ersten Zeile bleibt leer. - In den darauf folgenden Zeilen in jeder Zeile den bezahlten oder erhaltenen Rechnungsbetrag buchen (Spalte Ausgaben bzw. Einnahmen).
Jede Rechnung wird auf einer Zeile gebucht.
Die Spalte Konto bleibt leer. - In der Spalte Kategorie für jede Zeile die Kategorie angeben, um den Ein- oder Ausgang der Bewegung zu identifizieren.
Beispiel einer Buchung mit MWST/USt
Um Buchungen mit MWST/USt verwalten zu können, muss eine Einnahmen-/Ausgabenvorlage mit MWST/USt-Optionen eingerichtet sein.
Zusätzliche MWST/USt-Spalten
Je nach Art der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (mit oder ohne MWST/USt) sind zusätzliche Spalten vorhanden, in welcher die MWST/USt-Daten eingefügt werden.
MWST/USt
In dieser Spalte den MWST/USt-Code eingeben, welcher sich auf einen Verkauf oder eine Ausgabe bezieht. Der Code muss in der Tabelle MWST/USt-Codes vorhanden sein.
Für eine Erklärung der übrigen MWST/USt-Codes-Spalten sehen Sie bitte die Webseite Buchungen mit MWST/USt.
Konto- und Kategorieauszüge
Im Konto- oder Kategorieauszug werden die Bewegungen wie in der Tabelle Buchungen präsentiert.
Nach dem Hinzufügen von neuen Buchungen oder bei Änderungen bestehender Buchungen (in der Tabelle Buchungen) kann der Kontoauszug durch Anklicken des Symbols Tabelle nachführen (die sich oben rechts im Bildschirm befindende Pfeile, welche einen Kreis bilden) aktualisiert werden.
