Registrazioni Entrate/Uscite

Le registrazioni di entrate e uscite vengono immesse nella tabella Registrazioni, che è il fulcro centrale per la tenuta della contabilità. In questa tabella i movimenti sono sempre visibili e in perfetto ordine, in modo da avere una visione chiara delle operazioni registrate. Inoltre, tutti i dati inseriti possono essere modificati e corretti in qualsiasi momento.

Le colonne della tabella Registrazioni

Qui di seguito vengono elencate le principali colonne della tabella Registrazioni. La visualizzazione delle colonne cambia in base alla Vista selezionata.

È possibile aggiungere delle colonne supplementari sia di sistema sia colonne proprie tramite il menu Dati > Disponi colonne.

Data
Si inserisce la data della registrazione in entrata o in uscita

Doc
Si inserisce un numero di Doc. Solitamente si riporta lo stesso numero di documento assegnato al documento cartaceo; questo permette a distanza di tempo di ritrovare facilmente i documenti.

Descrizione
Si inserisce una descrizione per identificare la registrazione in entrata o in uscita.

Entrate
Inserire l'importo in entrata.

Uscite
Inserire l'importo in uscita.

Conto
Inserire i conti patrimoniali (cassa, banca, posta, clienti, fornitori..).

• Se è un'entrata, l'importo verrà registrato in positivo sul conto.
• Se è un'uscita, l'importo verrà registrato in negativo sul conto.

Categoria
Inserire il motivo dell'entrata o dell'uscita; può essere una categoria definita nella tabella Categorie oppure un conto presente nella tabella Conti.

• Inserimento di una categoria:
  Serve per attribuire l'entrata o uscita a una voce di spesa. Il segno della categoria segue quello del conto.
  • Se è un'entrata, l'importo viene registrato in positivo.
  • Se è un'uscita, l'importo viene registrato in negativo.
• Inserimento di un conto:
  Serve per spostare importi da un conto patrimoniale ad un altro (es. prelevamenti, versamenti, ...). Sul conto inserito nella colonna Categoria l'importo viene quindi inserito all'inverso. La registrazione funziona come quella della contabilità in partita doppia:
  • Se è un'entrata, l'importo viene registrato in negativo.
  • Se è un'uscita, l'importo viene registrato in positivo.

Descrizione Categoria
In questa colonna viene ripresa in automatico la descrizione della categoria, inserita nella tabella Categorie.
Se nella tabella Categorie viene modifica la descrizione di una categoria, per visualizzare il nuovo testo nella colonna Descrizione categoria della tabella Registrazioni, è necessario ricalcolare la contabilità.

Inserire le Registrazioni

Nella tabella Registrazioni si registrano i movimenti in entrata e uscita fra conti e categorie. Ci sono colonne diverse per inserire i dati delle operazioni da registrare:

• Data: la data della registrazione.
• Doc.: numero di documento.
• Descrizione: la descrizione dell'operazione.
• Entrate/Uscite: l'importo in entrata o in uscita.
• Conto: viene inserito uno dei conti patrimoniali (cassa, banca, posta, clienti, fornitori....).
• Categoria: viene inserito il motivo dell'entrata o dell'uscita, ovvero una categoria di ricavo o spesa oppure un conto di contropartita per dei movimenti patrimoniali.

Dopo ogni registrazioni, l'importo viene riportato in automatico nella scheda conto e categoria. Nella colonna categoria si può inserire un conto di una categoria o anche un conto della tabella Conti:

• Se nella colonna Categoria si indica una categoria, l'importo viene registrato nella categoria come entrata e uscita. 
• Se nella colonna Categoria si indica un conto, l'importo viene registrato all'inverso (con il segno invertito). Se è in uscita invece come positivo. In questo modo si possono fare operazioni fra due conti patrimoniali (come nel caso di un giroconto).
• Non è possibile invece fare operazioni in entrata e uscita di due categorie con una registrazione sola.
  Bisogna usare due righe di registrazione, senza usare la colonna Conto, con la prima riga in entrata e la seconda in uscita.

Si possono anche registrare operazioni composte, uscita da un conto con più categorie. In questo caso si usano più righe: sulla prima riga si registra il conto senza categoria e nelle righe successive si registrano le categorie e senza conto.

La Contabilità entrate e uscite permette di gestire operazioni in modo simile a quella della contabilità doppia, eccetto per movimenti fra due Categorie che richiedono due righe di registrazione. 

Velocizzare l'inserimento delle Registrazioni

Per velocizzare l'inserimento delle registrazioni si utilizzano le seguenti funzioni:

• Immissione dati con auto-completamento - consente la ripresa in automatico dei dati già inseriti in precedenza.
• Registrazioni ricorrenti - permette di memorizzare in un'apposita tabella le registrazioni ripetitive.
• Importazione dati dall'estratto bancario o postale - per importare in automatico i movimenti dall'estratto bancario, postale o carta di credito.

Registrazione di spese o entrate

Quando si registra un movimento si deve indicare:

• nella colonna Conto il conto da dove l'importo entra o esce.
• nella colonna Categoria si indica invece la categoria di spesa o entrata.

Nella scheda conto e categoria l'importo sarà registrato in positivo se è un'entrata e in negativo se è un'uscita.

Movimenti fra conti patrimoniali

Nella colonna Categoria è possibile inserire anche un conto patrimoniale, presente nella tabella Conti.

Per esempio, per registrare un'entrata nella cassa da un prelevamento in banca, la registrazione si esegue nel modo seguente:

• Nella colonna Entrate si inserisce l'importo in entrata.
• Nella colonna Conto viene inserito il conto Cassa.
• Nella colonna Categoria viene inserito il conto Banca.

In questo caso, il programma andrà a registrare l'importo in positivo nel conto Cassa (che aumenta) e in negativo nel conto Banca (che diminuisce).

Grazie a questa modalità di registrazione si possono registrare su una sola riga di registrazione qualsiasi movimento diretto fra due conti patrimoniali, come per la partita doppia (vedi esempio dell'immagine sopra, prima registrazione).

Registrazione su più righe

Quando si deve registrare un'operazione che deve essere suddivisa su più conti o categorie, si devono inserire più righe di registrazione.

Qui di seguito proponiamo un esempio (vedi registrazione Doc. 11).
Tramite cassa vengono pagate più fatture.

• Inserire la stessa data e lo stesso numero di documento in tutte le righe che interessano la stessa registrazione. Questo permette di individuare una registrazione che ha più movimenti.
• Nella prima riga inserire l'importo complessivo, nella colonna Uscite se si tratta di un pagamento, nella colonna Entrate se si tratta di un incasso.
• Nella colonna Conto, inserire il conto della liquidità (conto tramite il quale si paga o si incassa).
  La colonna Categoria nella prima riga rimane vuota.
• Nelle righe successive inserire su ogni riga l'importo della fattura pagata o incassata (rispettivamente colonna Uscite e colonna Entrate).
  Ogni fattura verrà registrata su una riga.
  La colonna Conto rimane vuota.
• Nella colonna Categoria inserire per ogni riga la categoria per identificare la voce di uscita o di entrata del movimento.

Esempi di registrazioni con IVA

Per poter gestire i movimenti con IVA, è necessario aver impostato un modello di Entrate / Uscite con le opzioni IVA.

Colonne supplementari per l'IVA

A dipendenza del tipo di contabilità Entrate / Uscite impostato (con o senza IVA) ci sono delle colonne supplementari dove vengono inseriti i dati IVA.

Cod.IVA
Inserire il codice IVA che si riferisce a una vendita o a un costo. Deve essere un codice presente nella tabella Codici IVA.

Per la spiegazione delle altre colonne IVA sono disponibili maggiori dettagli alla pagina Registrazioni con IVA.

Scheda conto/categoria

Nella scheda conto o categoria, la presentazione dei movimenti è del tutto simile a quella della tabella Registrazioni.
Se si aggiungono nuove registrazioni o se si effettuano dei cambiamenti (sempre eseguiti nella tabella Registrazioni), è possibile aggiornare la scheda conto cliccando sul simbolo Aggiorna (freccia blu arrotondata, posizionata nella parte destra della finestra).