Contabilità Enti Terzo Settore con Rendiconto di Cassa / Situazione Patrimoniale | Entrate / Uscite

Il modello è impostato per ottenere il Rendiconto di cassa e al contempo anche per tenere la situazione patrimoniale. Si tratta di una gestione più complessa rispetto alla contabilità solo per il rendiconto di cassa, perché si necessitano dei centri di costo per le operazioni di investimento, disinvestimento o di aumento o diminuzione dei prestiti.

Per una soluzione più semplice, adatta anche a persone senza conoscenze contabili, che devono fare la contabilità solo per il rendiconto di cassa, consigliamo di usare il modello Contabilità Entrate/uscite solo con conti Liquidità.

Il modello è anche impostato per gestire progetti e l'elenco soci con i Centri di costo, mentre la raccolta fondi e il 5 per mille sono stati impostati con i Segmenti. La stampa dei rendiconti avviene tramite un’Estensione apposita.

Per maggiori informazioni sulle soluzioni per ETS:

• Pagina Bilanci e Contabilità per Associazioni e Enti del Terzo Settore

Per sapere cosa devi fare per gestire la contabilità di un piccolo ETS:

• ▶ WEBINAR GRATUITO: La contabilità di un piccolo ETS - Corso base
• ▶ WEBINAR GRATUITO: La contabilità di un piccolo ETS - Domande e Risposte

Crea il file per l'Associazione

• Crea un nuovo file, partendo da questo modello (Template ID  +11094), con uno dei metodi spiegati.
• Con il comando File > Proprietà file imposta il nome dell'associazione, il periodo contabile, e la moneta di base, mentre nella sezione Indirizzo indica l'indirizzo dell'Associazione e il Codice fiscale (numero fiscale).
• Con il comando File > Salva con nome, salvi il file. È utile indicare nel nome del file, il nome dell'associazione e l'anno.
  Per esempio "associazione-20xx.ac2".

Guarda anche Organizzare i file della contabilità in locale, su rete e cloud.

Inserisci le entrate e le uscite

Nella tabella Registrazioni puoi inserire le entrate e le uscite giornaliere, completando le seguenti colonne:

• Data, eventuale nr. di documento
• Descrizione
• Importo in entrata o in uscita
• Nella colonna Conto, inserisci il conto dove da dove provengono i soldi (Cassa, Banca, Posta...)
• Nella colonna Categoria, inserisci la categoria di uscita o di entrata

Nota: sono ammesse solo registrazioni con conti della liquidità (Banca e Cassa), registrando quindi secondo il metodo sull'incassato, siccome nel Rendiconto di Cassa devono apparire soltanto le entrate e le uscite effettive di liquidità.

Alla pagina Registrazioni tipo per Enti del Terzo Settore trovi degli esempi di registrazioni più ricorrenti, che i piccoli ETS si trovano a dover inserire nelle loro contabilità.

Man mano che inserisci le entrate e le uscite, avrai tutti i conti e tutte le categorie aggiornati con i totali e nelle relative schede potrai trovare tutti i dettagli.

Consigli:

• Nella tabella Registrazioni, attiva la colonna Saldo, che ti permette di vedere all'istante se e dove ci sono differenze contabili, e a partire da quale riga di registrazione.
• Ogni tanto, soprattutto dopo alcune modifiche effettuate, premi il pulsante Controlla e ricalcola la contabilità, che ti segnala eventuali errori o differenze, che ev. potrai risolvere con l'Aiuto contestuale.

Registra gli investimenti e i flussi di capitale di terzi

Quando registri movimenti in entrata e in uscita di capitali di terzi e investimenti o disinvestimenti di immobilizzazioni, devi usare i Centri di costo (CC2 "Investimento").
Per poter registrare in questo modo assicurati che nelle Proprietà file, sotto la sezione Opzioni, sia selezionata la voce Registra i centri di costo come la categoria.

Le registrazioni verranno fatte usando due conti patrimoniali.

Esempio 1: Acquisto di mobili per l’ufficio dell’associazione

• inserisci l'importo che spendi nella colonna Uscite
• nel Conto inserisci il conto della liquidità "Banca"
• nella Categoria inserisci il conto "Mobili"
• nella colonna Investimento (Investimento / CC2) il codice associato a "Investimenti in immobilizzazioni inerenti alle attività di interesse generale" (CF1)

Esempio 2: Vendita di attrezzature dell'ufficio inutilizzate

• inserisci l'importo che ricevi nella colonna Entrate
• nel Conto inserisci il conto della liquidità "Banca"
• nella Categoria inserisci il conto "Strumentali"
• nella colonna Investimento (Investimento / CC2) il codice associato a "Disinvestimenti di immobilizzazioni inerenti alle attività di interesse generale" (RF1).

Esempio 3: Riceviamo un prestito dalla banca

• inserisci l'importo che ricevi nella colonna Entrate
• nel Conto inserisci il conto della liquidità "Banca"
• nella Categoria inserisci il conto "Debiti banche"
• nella colonna Investimento (Investimento / CC2) il codice associato a "Ricevimento di finanziamenti di prestiti" (RF4).

Esempio 4: Rimborso del prestito alla banca

• inserisci l'importo che spendi nella colonna Uscite
• nel Conto inserisci il conto della liquidità "Banca"
• nella Categoria inserisci il conto "Debiti banche"
• nella colonna Investimento (Investimento / CC2) il codice associato a "Rimborso di finanziamenti di prestiti" (CF4).

Schede conto

Le Schede conto corrispondono ai mastrini e mostrano quindi i movimenti di ogni singolo conto. Riportano il Saldo iniziale, le variazioni dovute alle registrazioni e il risultante Saldo finale.

È molto utile soprattutto per controllare tutti i movimenti del conto Banca, in modo da verificare se i movimenti e il saldo finale corrispondono all'estretto conto bancario.

Collegamenti ad allegati digitali

Se lo desideri, per ogni registrazione contabile puoi collegare un documento digitale (in formato PDF), salvato sul tuo computer o su internet. Ti permette di aprire con un semplice click una ricevuta, una fattura o altro documento direttamente nel file della contabilità.
Per inserire i documenti digitali, devi aggiungere la colonna DocLink nella tabella Registrazioni (menu Dati > Disponi colonne).

Crea il preventivo

Banana Contabilità Plus offre la possibilità di creare il tuo semplice preventivo o budget annuale, ti basta solo inserire gli importi previsionali nella colonna Preventivo della tabella Conti e/o Categorie.

Per fare ciò, vai nella tabella Conti e/o Categorie e spostati sulla vista “Preventivo”. Di seguito, nella colonna "Preventivo EUR" inserisci direttamente gli importi annuali che prevedi per ogni voce di conto e/categoria. Nella colonna "Diff.Preventivo EUR", mano mano che farai le registrazioni contabili dell'anno, vedrai istantaneamente la differenza tra il valore reale e il valore che hai inserito come previsione.

Personalizza la tabella Conti

Per la gestione di qualsiasi ente no profit è importante avere una situazione patrimoniale, per questo motivo abbiamo pensato di strutturare il piano contabile di questo modello per il Rendiconto di Cassa anche in maniera che possa servire per avere la situazione patrimoniale sotto controllo.

Nella tabella Conti trovi già predisposto il piano contabile con i conti e le classificazioni necessarie per gestire la contabilità di un'Associazione. Se lo ritieni opportuno puoi eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione. Maggiori dettagli su come impostare il piano contabile sono presente nella lezione online Il piano conti.

Nella colonna Gr1 è indicato il numero di raggruppamento del Rendiconto di Cassa (e dell'eventuale Stato patrimoniale) secondo la nuova riforma. Questo raggruppamento serve all’estensione di Banana per riportare gli importi di Cassa e Banca nel rendiconto.

Mano mano che registrerai i movimenti come spiegato in precedenza, avrai subito sott'occhio i saldi aggiornati dei vari conti o delle varie categorie e confrontarli con i valori di preventivo che avevi inserito.

Aggiungere nuovi conti

Per aggiungere un nuovo conto, posizionati nella riga precedente a quella desideri inserire il nuovo conto, e vai nel menul Modifica > Aggiungi righe vuote.
Digita nelle rispettive colonne:

• Nome del conto
• Descrizione
• Codice Somma In
  (deve essere uguale a quello inserito per i conti appartenenti allo stesso Gruppo di totalizzazione, ma eventualmente può essere scelto/modificato come si vuole)
• Codice Gr1 relativo al rendiconto
  (per sapere a quale Gr1 corrisponde un determinato conto, consulta la tabella con i codici per i conti della situazione patrimoniale.

Inserisci i saldi iniziali

Nella colonna Apertura inserisci i saldi iniziali dei Conti, ovvero nella tabella Conti. Gli importi dei conti patrimoniali negativi si inseriscono con il segno meno davanti.

Inserisci i saldi dell'anno precedente

Se stai creando una nuova contabilità e vuoi che nei rendiconti da stampare appaiono gli importi dell'anno precedente, devi inserire i valori nella colonna apposita. Vai nella vista Precedente e nella colonna Precedente inserisci i valori.

Personalizza la tabella Categorie

Nella tabella Categorie trovi per ogni entrata e ogni uscita una categoria. Puoi aggiungere delle categorie, eliminare quelle che non usi e cambiare le descrizioni, proprio come fatto per la tabella Conti.

Anche in questa tabella nella colonna Gr1 è indicato il numero di raggruppamento del Rendiconto di Cassa secondo la nuova riforma.
Questo raggruppamento serve all’estensione di Banana per riportare gli importi delle entrate e uscite nel rendiconto.

Aggiungere nuove categorie

Per aggiungere una nuova categoria, posizionati nella riga precedente a quella desideri inserire la nuova categoria, e vai nel menul Modifica > Aggiungi righe vuote. Digita nelle rispettive colonne:

• Nome della categoria
• Descrizione
• Codice Somma In
  (deve essere uguale a quello inserito per le categorie appartenenti allo stesso Gruppo di totalizzazione, ma eventualmente può essere scelto/modificato come si vuole)
• Codice Gr1 relativo al rendiconto
  (per sapere a quale Gr1 corrisponde una determinata categoria, consulta la tabella con i codici per il Rendiconto di Cassa)

Inserisci i saldi dell'anno precedente

Anche per le Categorie, se stai creando una nuova contabilità e vuoi che nei rendiconti da stampare appaiono gli importi dell'anno Precedente, devi inserire i valori nella colonna apposita, proprio come spiegato per la tabella Conti.

Ricordiamo che gli importi delle Entrate vanno inseriti normalmente in positivo, mentre quelli delle Uscite vanno inseriti con un segno meno "-" davanti all'importo, e diventeranno così in rosso.

Centri di costo per investimenti e flussi di capitale

 Per le categorie di capitali di terzi e investimenti o disinvestimenti, devi usare si usano i Centri di costo (CC2), che si trovano nella sezione "Solo rendiconto di cassa" e sono presentati con la virgola seguita da una sigla (ad esempio ,RF1).
Sono divisi in due tipologie:

• Entrate da disinvestimenti in immobilizzazioni o da flussi di capitale di terzi
• Uscite da investimenti in immobilizzazioni o da deflussi di capitale di terzi

Per ogni categoria personalizza la categoria, preceduta dalla virgola (CC2); inserisci la descrizione e la Somma in (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Stampa il Rendiconto di cassa

Una volta inserite le entrate e le uscite non devi fare altro che spostarti sul menu Estensioni, usando l’estensione Rendiconti 2021 Enti Terzo Settore (ETS) Italia, e selezionare:

• Rendiconto per cassa

Dovrai prima scegliere il periodo contabile del Rendiconto di cassa e dare l'OK.
In seguito ti apparirà una finestra specifica dei Parametri. In basso a destra c'è il bottone Aiuto, che porta alla pagina di documentazione del rendiconto scelto. È molto utile in caso di problemi, se devi sapere i codici Gr1 corrispondenti ai vari conti, o se hai bisogno di dettagli.

Anteprima rendiconto di cassa

Il rendiconto di cassa verrà visualizzato nella finestra d'anteprima. Puoi controllarlo, stamparlo o esportarlo in PDF/A.

Attenzione: se in basso al rendiconto ti appare un messaggio d'errore in rosso, consulta la pagina Messaggio d'errore nel rendiconto di cassa per scoprire le cause e risolverlo.

Stampa lo Stato patrimoniale

Per creare la stampa dello Stato patrimoniale vai sul menu Estensioni > Rendiconti Enti Terzo Settore (ETS) Italia > Stato patrimoniale.

Ti appare prima una finestra dove devi scegliere il periodo contabile dello Stato patrimoniale e dare l'OK.
In seguito ti apparirà una finestra specifica dei Parametri. In basso a destra c'è il bottone Aiuto, che porta alla pagina di documentazione del rendiconto scelto. È molto utile in caso di problemi, se devi sapere i codici Gr1 corrispondenti ai vari conti, o se hai bisogno di dettagli.

Ricordiamo che lo Stato patrimoniale è facoltativo per gli Enti sotto i 300'000 euro di ricavi.

Anteprima stato patrimoniale

Lo stato patrimoniale ti appare nella finestra d'anteprima. Puoi controllarlo, stamparlo o esportarlo in PDF/A.

Attenzione: se in basso allo Stato patrimoniale ti appare un messaggio d'errore in rosso, consulta la pagina Messaggio d'errore nello Stato patrimoniale per scoprire le cause e risolverlo.

Relazione tra Codici Gr1 e Rendiconti

I codici Gr1 servono all'estensione per riportare gli importi nel rendiconto di cassa e nello Stato patrimoniale. Ogni Conto (Cassa, Banca) e Categoria (voci di Uscita e Entrata) ha un proprio proprio codice Gr1 (Vedi tabella codici Gr1).
Ci possono essere più conti, o categorie, che hanno lo stesso codice Gr1. Nella stampa del rendiconto questi conti verranno raggruppati in un'unica voce (codice Gr1), in modo da avere un importo unico.

Esempio: hai due conti bancari e un conto postale (tutti con codice Gr1: “ACIV1”)

• Banca Unicredit, saldo 2’000 €
• Banca Intesa Sanpaolo, saldo 500 €
• Posta, saldo 200 €

Nel rendiconto il totale dei tre importi (2700 €) andrà finire in automatico alla voce “Depositi bancari e postali” (tutti con codice Gr1: “ACIV1”) facendo apparire l’importo totale di 2'700 €.

Gestione progetti

Categorie per la gestione dei progetti

La gestione dei progetti avviene tramite i Centri di costo che si trovano nella tabella Categorie. Per ogni progetto imposta la categoria, preceduta dal punto (CC1); inserisci la descrizione e la Somma in (uguale al Gruppo di totalizzazione).

 Registra un'uscita o entrata di un progetto

Se un'entrata o un'uscita si riferisce ad un progetto, devi registrare normalmente inserendo i dati nelle apposite colonne e per l'attribuzione al progetto devi visualizzare la colonna CC1 ("Progetto"), cliccando sulla vista centri di costo e inserisci la categoria relativa al progetto. Per poter registrare in questo modo assicurati che nelle Proprietà file, sotto la sezione Opzioni, sia selezionata la voce Registra i centri di costo come la categoria.

Stampa il Report per progetto

Il rendiconto del progetto si ottiene con la scheda del conto del centro di costo. In seguito puoi crare il PDF della scheda conto cliccando sull'apposito tasto e stamparlo.

Gestione Soci

Puoi creare e gestire l'anagrafica dei soci (o anche dei non soci), registrare i pagamenti e stampare l'attestato di donazione o le ricevute.

 Imposta i dati dei Soci

Nella tabella Conti alla fine del piano contabile, dove sono presenti i conti patrimoniali, potrai inserire l'elenco dei soci che dovrai creare con il centro di costo CC3 (;)

Per ogni socio devi inserire il conto preceduto da un punto e virgola, e completare con la descrizione e il codice Somma In (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Nella vista Indirizzo della tabella Conti inserisci gli indirizzi e i dati anagrafici dei soci.

Registra le donazioni dai soci

Quando registri delle donazioni da parte di soci devi usare si usano i Centri di costo (CC3 "Donatore"), in modo da assegnare la donazione ad un determinato socio o persona che hai nei tuoi indirizzi. Per poter registrare in questo modo assicurati che nelle Proprietà file, sotto la sezione Opzioni, sia selezionata la voce Registra i centri di costo come la categoria.

 Stampa l'Attestato di donazione

Esegui l'attestato dal menu Estensioni > Rendiconti Enti Terzo Settore (ETS) Italia > "Attestato di donazione".

Stampa la ricevuta

Puoi anche stampare delle Ricevute da dare a privati o organizzazioni, per il versamento delle quote associative o altro.

Gestione 5 per mille

La gestione del 5 per mille avviene tramite i Segmenti. 

 Categorie per la gestione del 5 per mille

Per la gestione del cinque per mille trovi l'impostazione con il segmento di livello 1 (:). Ogni categoria deve essere preceduta dal segmento di livello 1 (:); inserisci la descrizione del 5 per mille e il valore Somma In (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Per ogni anno devi impostare due conti di segmenti: uno per i costi che effettui con i soldi 5x1000 del finanziamento di quell'anno, mentre l'altro per i costi 5x1000 che effettui con i soldi 5x1000 che avevi accantonato quell'anno.

Esempio:

• :5XM-xx
  Segmento relativo al finanziamento 5 per mille dell'anno xx.
• :5XM-xxA
  Segmento relativo all'accantonamento 5 per mille dell'anno xx.
• :5XM-yy
  Segmento relativo al finanziamento 5 per mille dell'anno yy.
• :5XM-yyA
  Segmento relativo all'accantonamento 5 per mille dell'anno yy.

Registra il 5 per mille

Per registrare i movimenti che si riferiscono alla raccolta del cinque per mille devi utilizzare il segmento di livello 1 (:). Nella stessa colonna dove inserisci la categoria entrata o l'uscita devi far seguire il segmento della raccolta del cinque per mille.

 Stampa il Report 5 per mille

Esegui il rendiconto dal menu Estensioni > Rendiconti Enti Terzo Settore (ETS) Italia > "Report 5 per mille".
Nella finestra del dialogo potrai decidere se stampare il Modello di rendiconto A (del contributo) o il Modello di rendiconto B (dell'accantonamento).

Valori di apertura 5x1000 nel nuovo anno

Dato che i Segmenti del 5x1000 sono impostati nella tabella Categorie, non ci sono i valori di apertura.

Se hai bisogno di avere sott’occhio il saldo di un 5x1000 che ti è rimasto da spendere nel nuovo anno, oppure sapere a quanto ammontava l’importo accantonato di un 5x1000 che potrai ancora spendere, puoi seguire uno di questi metodi:

• Vedere il saldo dell’anno scorso dei segmenti 5x1000 nella colonna Precedente della tabella Categorie.
• Aggiungere a inizio anno una Nota nella tabella Registrazioni, ad esempio:

Basta inserire Data, Descrizione e Importo, senza Conto e Categoria.

Gestione raccolta fondi

 Categorie per la raccolta fondi

La gestione della Raccolta fondi avviene tramite i Segmenti. 

Nella tabella Categorie, utilizzando il segmento di livello 2 (::) potrai impostare le varie categorie per la raccolta fondi; per ogni raccolta fondi avrai bisogno di una categoria. Inserisci in seguito la descrizione e la Somma in (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Esempio
"::RF01" per la Raccolta fondi 1
"::RF02" per la Raccolta fondi 2
 

Registra la raccolta fondi

Per registrare dei movimenti che fanno riferimento alla Raccolta fondi devi registrare usando nella colonna delle entate o delle uscite il segmento di livello 2 (::) che segue la categoria di spesa o di entrata.

 Stampa il Report raccolta fondi

Esegui il rendiconto dal menu Estensioni > Rendiconti Enti Terzo Settore (ETS) Italia > "Report raccolta fondi".

Creazione nuovo anno

Quando hai finito di inserire le registrazioni di un determinato anno contabile, devi creare un nuovo file per le registrazioni dell’anno successivo. Per fare ciò vai nel menu Azioni > Crea nuovo anno.