Contabilità in partita doppia per Amministrazione di un appartamento o immobile a reddito

Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per il settore immobiliare svizzero. È un’ottima soluzione per chi vuole tenere la contabilità immobiliare in partita doppia.

Un immobile ha diverse spese da affrontare:

• alcune spese, per legge, possono essere rimborsate dagli inquilini al proprietario (per esempio riscaldamento, acqua, spese comuni),
• altre invece restano a carico del proprietario (non possono essere addebitate agli inquilini).

Durante l’anno, gli inquilini versano degli anticipi per contribuire alle spese rimborsabili.

Alla fine dell’anno si fa il controllo:

• se gli anticipi coprono esattamente le spese, va tutto bene,
• se mancano soldi, l’inquilino deve versare ancora qualcosa,
• se ha pagato troppo, ha diritto a un rimborso.

Questa differenza tra anticipi e spese effettive si chiama conguaglio.

Il totale dei conguagli dell’anno si calcola così: si sommano tutti gli anticipi pagati dagli inquilini e li si confronta con tutte le spese sostenute e anticipate dal proprietario. La differenza che risulta deve poi essere ripartita tra i vari inquilini.

Questo è un modello specifico. Se non sei sicuro da dove iniziare, leggi l’introduzione ai modelli a reddito.

Ecco le registrazioni di esempio più comuni che fanno uso di questo modello.

Registrazioni di esempio comuni

Guarda le registrazioni di esempio comuni per contabilizzare:

• La richiesta degli affitti agli inquilini
• L’incasso dell'affitto dall'inquilino
• La registrazione delle spese pagate
• La richiesta dei conguagli agli inquilini
• L'incasso di un conguaglio dall'inquilino

Scopri le basi su come tenere una contabilità immobiliare.

Richiesta degli affitti agli inquilini

Normalmente l’affitto è composto da un importo a favore del proprietario e un acconto spese copre le spese a carico dell'inquilino e anticipate dal proprietario.

La pigione è addebitata all’inizio di ogni mese a ogni inquilino.

Inserisci la registrazione per l’affitto e la registrazione per l’acconto spese separatamente:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile degli incassi da affitti.

L’acconto spese è addebitato assieme alla pigione all’inizio di ogni mese per ogni inquilino:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile degli acconti degli inquilini per le spese anticipate.

Se preferisci puoi creare una registrazione unica su più righe.

Incasso dell'affitto dall'inquilino

Quando incassi l’affitto l’importo dovrebbe comprendere sia la pigione a favore del proprietario sia l’acconto che copre le spese anticipate dal proprietario e rimborsabili dall’inquilino.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile banca, contanti o altro mezzo, con cui hai incassato l’importo.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile dell’inquilino.
3. Nella colonna Importo inserisci l'importo che comprende sia la pigione che l’acconto spese versato.

Registrazione delle spese pagate

Le spese pagate dal proprietario ma rimborsate dagli inquilini si registrano nel bilancio come anticipi. Non sono un vero costo per il proprietario.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della spesa posizionata in bilancio.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto banca, cassa o altro mezzo con cui è stata anticipata la spesa dal proprietario.

Registra invece le spese pagate dal proprietario che non sono rimborsate dagli inquilini tra le spese presenti nel conto economico. Queste rappresentano un costo per il proprietario.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della spesa posizionata in conto economico.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile di liquidità, banca, cassa o altro mezzo, con cui è stata pagata la spesa dal proprietario.

Richiesta dei conguagli agli inquilini

Quando ottieni i singoli importi di conguaglio da richiedere a ogni inquilino addebitali in contabilità.

Ecco l'esempio per conguagli spese che l'inquilino deve rimborsare:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.

Se l’importo di conguaglio spese è a favore dell’inquilino il proprietario dovrà rimborsare l'inquilino, quindi procedi al contrario:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del Conteggio annuale
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile dell’inquilino.

Se il saldo del conto di Conteggio annuale (rappresentato dal conto 1150), dopo l'addebito dei conguagli spese agli inquilini, non si azzera completamente, controlla anche la sezione Gestisci gli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale e la sezione Verifica della ripartizione delle spese agli inquilini.

Incasso di un conguaglio dall'inquilino

Quando incassi un conguaglio già emesso all’inquilino registra l’incasso.

Se l'inquilino ha pagato il conguaglio procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile di liquidità, banca, cassa o altro mezzo, con cui hai incassato il conguaglio spese.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile dell’inquilino che ha versato il conguaglio spese.

Se hai rimborsato l'inquilino procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino a cui hai rimborsato il conguaglio spese.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto della banca, cassa o altro mezzo, con cui hai rimborsato il conguaglio.

Operazioni di chiusura

Guarda le registrazioni di esempio specifiche per contabilizzare:

• Le operazioni di chiusura per il conteggio annuale delle spese di riscaldamento e accessorie
• Il trasferimento delle spese rimborsabili dagli inquilini nel conto di Conteggio annuale
• Il trasferimento degli acconti spese versati dagli inquilini durante l’anno nel conto di Conteggio annuale
• Il calcolo dei conguagli spese agli inquilini
• La gestione degli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale
• La verifica della ripartizione delle spese agli inquilini

Operazioni di chiusura per il conteggio annuale delle spese di riscaldamento e accessorie

Alla fine dell'anno effettua delle operazioni di chiusura per calcolare i conguagli spese agli inquilini in maniera corretta.

Il periodo annuale per il calcolo potrebbe non combaciare con l’anno solare. Le spese rimborsabili dagli inquilini possono essere calcolate anche su due anni solari come, per esempio, dal 01.07.2024 al 30.06.2025.

In questo periodo non tutte le spese anticipate presenti in bilancio saranno subito addebitate agli inquilini. Alcune di queste spese potrebbero essere riportate nel conguaglio del periodo successivo.

Trasferimento delle spese rimborsabili dagli inquilini nel conto di Conteggio annuale

Una volta stabilito quali spese saranno addebitate nel periodo attuale trasferisci questi importi nel conto Conteggio annuale (rappresentato dal conto 1150).

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile della spesa anticipata dal proprietario e che vuoi sia rimborsata dagli inquilini.
3. Nella colonna Importo inserisci l’importo che sarà addebitato nel periodo di conteggio annuale delle spese che stiamo chiudendo.

Trasferimento degli acconti spese versati dagli inquilini durante l’anno nel conto di Conteggio annuale

Sempre all’interno del periodo attuale calcola il totale degli acconti spese richiesti agli inquilini.

Trasferisci il totale di questi acconti spese all’interno del conto di Conteggio annuale (conto 1150).

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile degli acconti degli inquilini per le spese anticipate.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.
3. Nella colonna Importo inserisci l’importo totale degli acconti spese mensili richiesti durante tutto il periodo di conteggio della durata di dodici mesi.

Come calcolare i conguagli spese agli inquilini

Apri il conto Conteggio annuale (1150) dall’angolo in alto a destra della cella che contiene il suo numero di conto nella tabella Conti.

Nel conto di Conteggio annuale resterà un saldo aperto.

Il saldo di tutti i conguagli spese che saranno emessi corrispondono alla differenza tra le due precedenti operazioni di chiusura.

Di solito le spese si dividono tra gli inquilini in base a regole di ripartizione: grandezza dell’appartamento, caratteristiche dell’immobile e tempo di permanenza dell’inquilino.

Quando addebiti i conguagli in contabilità il conto di Conteggio annuale 1150 dovrà avere il saldo uguale a zero.

Gestisci gli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale

Può succedere che quando si addebitano i conguagli spese agli inquilini restano dei centesimi nel conto di Conteggio annuale. Questo succede perché è un importo talmente piccolo che non può essere ripartito su tutti gli inquilini.

In questo caso sposta i centesimi restanti presenti nel conto di Conteggio annuale in un conto dei costi del conto economico come arrotondamento e azzerare il conto di Conteggio annuale.

Verifica della ripartizione delle spese agli inquilini

Questo metodo di ripartizione delle spese attraverso un conto di Conteggio annuale è molto utile per verificare la corretta ripartizione delle spese agli inquilini.

Se nel conto Conteggio annuale resta un importo irrisorio guarda la sezione Gestisci gli arrotondamenti nel conto Conteggio annuale.

Nel caso resta un saldo positivo o negativo troppo grande all’interno di questo conto è possibile che non siano state ripartite correttamente tutte le spese. In questo caso è consigliabile fare una verifica dei coefficienti di ripartizione che hai usato per generare i conguagli spese.

Se il conto Conteggio si azzera dopo l’addebito dei conguagli spese sei sicuro di avere ripartito correttamente le spese senza tralasciare nessun importo.