Association | Comptabilité en partie double

Tutoriel créé à partir des informations disponibles sur le site www.swissaccounting.ch (anciennement www.veb.ch). Le plan comptable est structuré selon les idées de Herbert Mattle et Dieter Pfaff.
Plus d'informations :

• Swissaccounting.ch (allemand) - Document PDF et informations utiles pour gérer de manière optimale les finances et la comptabilité, et respecter les normes légales et d’assurance.
• Kmu.admin.ch - Informations utiles pour constituer une association

Configurez votre fichier

• Créez un nouveau fichier à partir de ce modèle (ID du modèle  +10943), avec l’une des méthodes expliquées.
• Dans le menu Fichier > Propriétés du fichier, définissez la période et le nom de l’entreprise.
• Dans le menu Fichier > Enregistrer sous, enregistrez le fichier. Il est utile d’indiquer dans le nom du fichier le nom de l’association et l’année. Par exemple "Association XX-2022.ac2".

Voir aussi Organiser les fichiers de comptabilité en local, en réseau et dans le cloud.

Tableau Comptes

Dans le tableau Comptes, en ouvrant ce tutoriel, vous trouvez les comptes du bilan et du compte de résultat déjà configurés. Pour obtenir des totaux intermédiaires et plus de détails intéressants, les groupes principaux sont divisés en plusieurs sous-groupes. Vous pouvez personnaliser tout le plan selon vos besoins.

Les comptes du Bilan sont divisés en groupes et sous-groupes : Actif circulant, Actif immobilisé, Total Actifs ; Dettes à court terme, Dettes à long terme, Fonds et Capitaux propres. Le Compte de résultat est en forme de liste. Il y a des centres de coûts et de profits pour gérer les membres et les projets, et des segments pour la gestion des différents secteurs.

Actifs

Les actifs sont divisés dans les groupes principaux suivants :

• Actif circulant
• Actif immobilisé

Passifs

Les passifs sont divisés en trois groupes principaux :

• Capitaux de tiers à court terme
• Capitaux de tiers à long terme
• Capitaux propres

Dans le tableau Comptes, colonne Ouverture, insérez le solde initial pour chaque compte.
Lors du passage à la nouvelle année, le solde d’ouverture est reporté automatiquement depuis le menu Actions > Créer une nouvelle année.

Après chaque enregistrement, les colonnes du tableau Comptes sont immédiatement mises à jour, vous offrant ainsi une vue claire et immédiate de la situation financière.

Compte de Résultat

Le compte de résultat est divisé en Revenus et Charges avec les sous-groupes suivants :

Revenus

• Cotisations des membres
• Revenus de contributions
• Revenus d'activités et de services
• Autres revenus

Charges

• Charges pour activités et services
• Charges de personnel
• Charges administratives
• Amortissements et ajustements de valeur
• Charges et produits financiers
• Impôts directs

Autres éléments du Plan comptable

À la fin du plan comptable, les centres de profit sont configurés pour permettre d’avoir tous les détails pour les groupes suivants :

• Liste des membres, gérée avec CC3 (;) - Permet d’avoir les détails pour chaque membre, ainsi que d’imprimer les souscriptions et les attestations de dons.
• Projets, gérés avec le CC1 (.) - Pour avoir les détails de chaque projet.
• Secteurs d’activité, gérés avec les Segments - Pour savoir quel secteur a été le plus intéressant et a généré le plus de profit.

Planifiez la Liquidité

La liquidité est le pilier principal de l’Association : elle permet de mener à bien ses activités pour atteindre les objectifs fixés, de prévoir à l’avance la trésorerie disponible, de minimiser les risques et de vérifier en permanence si l’on est en ligne avec le budget approuvé par l’assemblée des membres.

Banana Comptabilité Plus vous permet de créer à la fois la planification de la liquidité et le Budget économique.

Découvrez les différentes fonctions de la Prévision dans notre documentation :

• Budget et Prévisions
• Modèle de Planification financière

Saisissez les écritures de Budget

Le budget s’insère dans le tableau Budget, basé sur la méthodologie de la comptabilité en partie double. Vous utilisez le même plan comptable que pour la comptabilité générale. Il vous suffit de commencer à enregistrer les opérations qui se répètent généralement au fil des mois, en saisissant une seule écriture. Vous devez également enregistrer les opérations annuelles ou trimestrielles. Le tableau contient une colonne Répéter qui, selon l’option de période saisie, permet au programme de calculer automatiquement le total avec tous les détails.

Lors de la saisie des mouvements, enregistrez également les comptes au débit et au crédit, comme si vous enregistriez la comptabilité réelle. Ainsi, en utilisant tous les comptes disponibles dans le plan comptable, vous aurez tous les mouvements des comptes de liquidité, des autres comptes de bilan et du compte de résultat.

Il est plus difficile de faire des prévisions pour les revenus. Nous vous conseillons d’insérer les montants en vous basant sur les revenus de la même période de l’année précédente, en évaluant les événements à venir ou en vous concentrant sur d’autres événements particuliers, comme l’achat de nouveaux équipements ou d’autres investissements.

Enregistrez toujours dans le tableau Budget, en utilisant les comptes du compte de résultat et ceux de la liquidité.

Fiche de compte Budget

Si vous insérez votre Budget, vous pouvez obtenir toutes les données regroupées pour chaque poste de coût ou de revenu dans les fiches correspondantes, comme pour les données réelles enregistrées.

Vous pourrez ainsi voir tous les détails de chaque fiche de compte ou d’un groupe et vérifier en permanence si les données budgétées sont alignées avec les données comptabilisées, grâce aussi au graphique qui vous donne une vision immédiate pour faire des comparaisons.

Pour activer une ou plusieurs fiches du Budget, procédez comme suit :

• Menu Rapports > Fiches de compte > activez Écritures budgétaires.

Bilan de planification financière

Dès que vous avez terminé les écritures de votre prévision, en visualisant le bilan et le compte de résultat, vous voyez quel sera l’impact sur la liquidité. Vous pouvez toujours revenir dans le tableau Budget et modifier les montants pour les postes que vous jugez nécessaires.

La planification des flux de trésorerie est une stratégie très valable et efficace, qui vous permet d’évaluer avec plus de prudence vos décisions concernant les activités de l’association.

Pour obtenir le Bilan de la planification financière, cliquez :

Menu Rapports > Bilan embelli avec groupes > section Colonnes, activez dans le Bilan Budget.

Prévision des coûts et des revenus

Dans le Compte de résultat, vous pouvez constater l’impact de votre prévision sur les coûts et les revenus et comprendre si, avec les revenus budgétés, vous serez en mesure de couvrir les coûts.

Pour obtenir le bilan de la planification financière, cliquez :

Menu Rapports > Bilan embelli avec groupes > section Colonnes, activez dans le Compte de Résultat Budget.

Enregistrez les mouvements réels

Dans le tableau Écritures, saisissez tous les mouvements journaliers. Si vous souhaitez accélérer la saisie, nous vous suggérons d’utiliser les différentes fonctions de Banana :

• La fonction Saisie semi-automatique vous permet de reprendre automatiquement les données déjà saisies précédemment.
• La fonction Écritures récurrentes (menu Actions) vous permet d’enregistrer dans un tableau spécifique les écritures répétitives.
• L’importation des données de l’extrait bancaire vous permet de reprendre automatiquement tous les mouvements bancaires.
• Vous pouvez lier chaque écriture à son justificatif au format numérique, et visualiser le document d’un simple clic.
  Voir aussi Fichiers comptables et justificatifs numériques pour mieux organiser vos documents.
• Utilisez la commande Trier les lignes par date, pour trier les lignes par ordre chronologique.
• Utilisez la commande Imprimer/Aperçu pour imprimer ou exporter le journal au format PDF. 

 Rapport Embelli

Pour visualiser le Rapport, cliquez sur le menu Rapports puis sur la commande Rapport embelli ou Rapport embelli avec groupes. Vous pouvez personnaliser le rapport avec les colonnes que vous souhaitez voir, par exemple en ajoutant la colonne de votre budget ou en générant des rapports aussi par période.

• Le Rapport embelli affiche tous les comptes sans les éventuels sous-groupes
• Le Rapport embelli avec groupes affiche tous les comptes avec les sous-groupes.

Vérifiez les soldes avec le Budget

Une fois que les données réelles ont été enregistrées, vous pouvez visualiser le Bilan et le Compte de résultat et les comparer au budget. Surveiller cette comparaison est une excellente méthode pour vérifier si tout se déroule comme prévu ou s’il est nécessaire de modifier certains montants pour mieux correspondre aux valeurs comptables et ne pas compromettre la prévision pour les mois suivants.

Pour obtenir le bilan avec les données réelles et budgétaires comparées, cliquez :

Menu Rapports > Bilan embelli avec groupes > section Colonnes, activez dans le Bilan et le Compte de Résultat Courant,  Budget et Différence.