Tutorial zur Finanzplanung für Buchhaltungsexperten

Mit der Finanzplanung von Banana Buchhaltung können Sie die Entwicklung der Ertrags-, Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens mit derselben Struktur wie in der Buchhaltung planen. 

Die Finanzplanung ist in Banana Buchhaltung direkt in die Buchhaltungsdatei integriert. Sie verwenden somit denselben Kontenplan, dieselbe Soll-/Haben-Logik und dieselben Elemente wie in der laufenden Buchhaltung, ohne separate Tabellenkalkulationen erstellen oder Daten zwischen verschiedenen Programmen übertragen zu müssen.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie zukünftige Geschäftsvorgänge erfassen, die Planung für bestimmte Zeiträume erstellen und automatisch Planerfolgsrechnungen, Planbilanzen und eine Liquiditätsplanung erhalten. Zudem können Sie Budget- und Ist-Werte vergleichen und Abweichungen analysieren.

Einführungsvideo

Wie die Finanzplanung in der Praxis funktioniert, zeigt Ihnen unser Einführungsvideo:

• ▶ Video: Buchhaltung und Budget in doppelter Buchhaltung

Zielgruppe

Dieses Tutorial richtet sich insbesondere an:

• Buchhaltungsexperten
• Treuhandbüros
• Berater und Treuhänder
• Steuerberater

Ziel ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie schnell eine vollständige Finanzplanung in derselben Buchhaltungsdatei erstellen können.

Sie können die Finanzplanung sowohl für Ihr eigenes Unternehmen als auch für Ihre Kunden erstellen. Buchhaltungs- und Treuhandbüros können damit ihre Dienstleistungen um eine zukunftsorientierte Beratung ergänzen: Sie analysieren die erwartete Entwicklung des Unternehmens, erkennen einen möglichen Finanzierungsbedarf frühzeitig und überprüfen regelmässig die Abweichungen zwischen den geplanten und den tatsächlichen Ergebnissen.

So funktioniert die Finanzplanung

Wenn Ihre Buchhaltung bereits eingerichtet ist, können Sie dieselbe Buchhaltungsstruktur auch für die Finanzplanung verwenden.

Sie arbeiten somit mit:

• demselben Kontenplan
• derselben Soll-/Haben-Logik
• denselben Kostenstellen und Segmenten
• denselben Analyse- und Berichtswerkzeugen

Zukünftige Geschäftsvorgänge erfassen Sie in der Tabelle Budget. Für jede Planbuchung können Sie das Datum, den geplanten Betrag und bei Bedarf angeben, wie häufig sie wiederholt werden soll.

Beispielsweise können Sie eine monatliche Mietzahlung einmal erfassen und eine monatliche Wiederholung festlegen. Ebenso lassen sich Verkäufe, Löhne, Versicherungen, Investitionen, Finanzierungen und weitere zukünftige Geschäftsvorgänge planen.

So müssen Sie nicht alle Planbuchungen für das gesamte Jahr manuell erfassen.

Kontenplan und Budgetsalden

Für die Finanzplanung verwenden Sie die Konten aus Ihrem bestehenden Kontenplan.

In der Tabelle Konten können Sie auch die Spalte Budget einblenden. So sehen Sie für jedes Konto direkt den Saldo, der sich aus den Planbuchungen ergibt.

Um die Spalte einzublenden, wählen Sie:

• über das Menü Daten > Spalten einrichten > Budget.

Aktiven und Passiven – Bilanz

Im folgenden Beispiel sehen Sie in der Tabelle Konten die Budgetsalden der Bilanzkonten in der Spalte Budget. So können Sie direkt im Kontenplan überprüfen, wie sich die Aktiven und Passiven auf Grundlage der in der Tabelle Budget erfassten Planbuchungen entwickeln werden.

Aufwand und Ertrag – Erfolgsrechnung

Bei den Erfolgskonten zeigt die Spalte Budget den geplanten Aufwand und Ertrag für den jeweiligen Zeitraum. So sehen Sie direkt im Kontenplan den geplanten Aufwand, den geplanten Ertrag und das geplante Geschäftsergebnis.

Für eine detailliertere Finanzplanung können Sie auch folgende Funktionen nutzen:

• Kosten- und Profitstellen
• Segmente

So können Sie die Finanzplanung auch für einzelne Projekte, Tätigkeiten, Abteilungen oder andere betriebliche Bereiche erstellen und auswerten.

Tabelle Budget

Die Tabelle Budget bildet die Grundlage der Finanzplanung. Hier erfassen Sie zukünftige Geschäftsvorgänge.

Für jede Planbuchung können Sie folgende Angaben erfassen:

• Anfangsdatum: das geplante Datum des Geschäftsvorgangs
• Enddatum: das Datum, bis zu dem die Buchung wiederholt werden soll; es kann auch in einem späteren Jahr liegen.
• Wiederholen: die Häufigkeit der Wiederholung, z.B. monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
• Beschreibung: die Beschreibung des geplanten Geschäftsvorgangs
• Konto Soll / Konto Haben: die betroffenen Konten aus dem Kontenplan
• Betrag: der geplante Betrag

Soll eine wiederkehrende Buchung auch in den Folgejahren fortgeführt werden, können Sie das Enddatum leer lassen.

Bei Bedarf können Sie auch MWST/USt-Codes, Kostenstellen und Segmente angeben.

Für eine weiterführende Planung können Sie zudem Mengen, Preise und Formeln verwenden. Beispielsweise lassen sich die geplanten Erträge automatisch anhand der vorgesehenen Verkaufsmengen und der jeweiligen Preise berechnen.

Die in der Tabelle Budget erfassten Planbuchungen bilden die Grundlage für die Budgetsalden der Konten und werden automatisch in den Berichten berücksichtigt. So gelangen Sie von den einzelnen Planbuchungen direkt zur Planbilanz, zur Planerfolgsrechnung und zu den Finanzanalysen, ohne die Daten erneut erfassen oder übertragen zu müssen.

Planung für bestimmte Zeiträume

Die Finanzplanung ist nicht auf Jahresgesamtwerte beschränkt. Jede Planbuchung kann dem Zeitraum zugeordnet werden, in dem der Geschäftsvorgang voraussichtlich stattfindet.

Sie können die Daten somit nach Jahren, Quartalen, Monaten oder anderen Zeiträumen auswerten und erhalten ein genaueres Bild der wirtschaftlichen und finanziellen Entwicklung.

Wenn beispielsweise Kosten nur für die Monate Juni, Juli und August geplant sind, können Sie den entsprechenden Zeitraum in der Tabelle Budget festlegen. In den Budgetberichten werden die Kosten den betreffenden Monaten zugeordnet, ohne auf die übrigen Monate des Jahres verteilt zu werden.

Dies ist besonders für die Liquiditätsplanung hilfreich, da Sie berücksichtigen können, wann die verschiedenen Einnahmen und Ausgaben anfallen.

Budgetberichte und Vergleich mit den Ist-Werten

Aus den in der Tabelle Budget erfassten Planbuchungen können Sie automatisch Budgetberichte erstellen.

Um die Bilanz und die Erfolgsrechnung mit den Budgetwerten anzuzeigen, wählen Sie:

• über das Menü Berichte > Formatierte Bilanz nach Gruppen > im Bereich Spalten > Budget.

Im selben Bericht können Sie folgende Werte anzeigen:

• Ist-Werte
• Budgetwerte
• Abweichungen zwischen Ist- und Budgetwerten

Bilanz: Ist-Werte, Budgetwerte und Abweichungen

Im folgenden Beispiel zeigt die Bilanz die Ist-Werte, die Budgetwerte und die jeweiligen Abweichungen nebeneinander.

Die Finanzplanung ist somit direkt mit der Buchhaltung verbunden: Budget und Ist-Werte basieren auf derselben Buchhaltungsstruktur und können laufend verglichen werden, sobald die tatsächlichen Geschäftsvorgänge erfasst werden.

Erfolgsrechnung: Ist-Werte, Budgetwerte und Abweichungen

Derselbe Vergleich ist auch für Aufwand und Ertrag möglich.

Mit der Erfolgsrechnung können Sie die tatsächliche Entwicklung mit der geplanten vergleichen und feststellen, welche Positionen von der Planung abweichen.

Vom Gesamtvergleich zu den Details eines einzelnen Kontos

Wenn Sie in den Berichten eine Abweichung feststellen, können Sie die einzelnen Buchungen des betroffenen Kontos genauer analysieren.

Mit der Erweiterung Account card: Current vs Budget, die derzeit als Beta-Version verfügbar ist, können Sie die tatsächlichen Buchungen und die Planbuchungen desselben Kontos vergleichen. 

Sie können die Erweiterung nutzen, um:

• tatsächliche Buchungen mit Planbuchungen zu vergleichen
• Abweichungen zu erkennen
• die Entwicklung der Salden zu analysieren
• Unterschiede gegenüber der Planung im Detail zu prüfen
• die Finanzplanung anhand der tatsächlichen Ergebnisse laufend zu aktualisieren.

Beispiel: Kontoauszug eines Kunden mit Ist- und Budgetwerten

Ein besonders nützlicher Anwendungsfall für Buchhaltungs- und Treuhandbüros ist die Analyse eines Kundenkontos.

Für dasselbe Kundenkonto können Sie folgende Daten vergleichen:

• Ist-Daten, z.B. bereits ausgestellte Rechnungen und erfasste Zahlungseingänge
• Budgetdaten, z.B. geplante Rechnungen und erwartete Zahlungseingänge

So sehen Sie, welche Geschäftsvorgänge bereits stattgefunden haben und welche für die kommenden Zeiträume geplant sind. Dabei bleiben die Details der einzelnen Buchungen erhalten.

Die Analyse ist nicht auf Kunden beschränkt. Je nach Struktur Ihrer Buchhaltung können Sie auch folgende Bereiche genauer auswerten:

• Konten
• Projekte
• Kostenstellen
• Segmente

Ist- und Budgetwerte eines Kontos vergleichen

Um den Vergleich zu nutzen, müssen Sie zunächst die Erweiterung installieren:

• Über das Menü Erweiterungen > Erweiterungen verwalten > Account card: Current vs Budget (Beta-Version).

Starten Sie anschliessend die Erweiterung und wählen Sie das Konto aus, das Sie analysieren möchten.

Die Ist- und Budgetdaten desselben Kontos werden angezeigt. So können Sie die Buchungen, die Entwicklung der Salden und die Abweichungen von der Planung vergleichen.

Zusammenfassung

Tutorial für Buchhaltungsbüros, Treuhänder und Steuerberater zur Erstellung einer in die Buchhaltung integrierten Finanzplanung mit Banana Buchhaltung. Nutzen Sie denselben Kontenplan, um die Finanzplanung für bestimmte Zeiträume zu erstellen und Budget- und Ist-Werte direkt zu vergleichen. Planbilanz, Planerfolgsrechnung und Liquiditätsplanung werden in derselben Buchhaltungsdatei verwaltet, ohne separate Tabellenkalkulationen oder Datenübertragungen.