In questo articolo
- Visualizzare la colonna Fattura nella tabella Registrazioni
- Completamento automatico dei dati della fattura
- Comandi Estrai righe fattura e apri collegamento fattura
- Abilitare le colonne indirizzi (opzionale)
- Impostare la data di scadenza delle fatture
- Configurare le impostazioni clienti
Visualizzare la colonna Fattura nella tabella Registrazioni
Il numero fattura deve essere inserito nella colonna Fattura (DocFattura) che normalmente non è visibile nella tabella Registrazioni.
Per rendere visibile la colonna:
- Selezionare la tabella Registrazioni
- Menu Dati
- Comando Disponi colonne
- Attivare l'opzione visibile per la colonna DocFattura.
La colonna Fattura diventa visibile.
Alla colonna Fattura sono associati i comandi Apri collegamento fattura e Estrai righe fattura di seguito descritti (cliccare il tasto destro del mouse dalla cella della colonna Fattura).
Completamento automatico dei dati della fattura
Quando si registra un pagamento o una rettifica di una fattura emessa, il programma propone dei suggerimenti per completare la registrazione in modo automatico. Si procede nel seguente modo:
- Creare una nuova riga di registrazione aggiungendo la data
- Nella colonna Fattura premere il tasto F2; apparirà l'elenco delle fatture ancora aperte. Se si scrive un numero di fattura o un numero cliente, l'elenco verrà filtrato in base al testo inserito.
- Selezionare la fattura che si desidera dall'elenco e premere Enter. Il programma completerà in automatico la registrazione con la descrizione, il conto dare o conto avere e l'importo. Naturalmente i dati possono essere modificati manualmente.
- È possibile indicare oltre alla data anche il conto cliente prima di premere F2 per visualizzare l'elenco delle fatture aperte, in questo caso l'elenco sarà filtrato con il conto cliente presente nella riga di registrazione.
Note
L'elenco visualizzato nella colonna Fattura include sia le fatture dei clienti sia quelle dei fornitori. Una fattura di un fornitore può avere lo stesso numero di una fattura di un altro fornitore, poiché il criterio di visualizzazione considera oltre al numero di fattura anche il numero del conto fornitore.
Alla colonna Fattura sono associati i comandi Apri collegamento fattura e Estrai righe fattura di seguito descritti (cliccare il tasto destro del mouse dalla cella della colonna Fattura).
Comandi Estrai righe fattura e apri collegamento fattura
Il comando Estrai righe fattura visualizza i movimenti della fattura selezionata.
Il comando è disponibile cliccando sul simbolo blu in alto a destra della cella oppure con il tasto destro del mouse.
Il comando Apri collegamento fattura esegue il testo definito nelle impostazioni clienti (Conta2 - Clienti - Impostazioni - Avanzato - Collegamento al documento fattura).
Ad esempio se le fatture sono state create con Winword e salvate nella cartella Documenti si possono aprire direttamente questi files impostando la linea di comando con il testo 'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' . Il programma sostituirà <DocInvoice> con il contenuto corrispondente al campo ed eseguirà il comando.
Nella linea di comando è possibile indicare anche altre colonne presenti nella tabella utilizzando il loro nome XML.
Se appare il messaggio 'File con estensione considerata non sicura', aggiungere l'estensione (ad esempio .doc) tramite il comando Strumenti - Opzioni programma, Avanzato, Estensione file.
Abilitare le colonne indirizzi (opzionale)
Si può fare in modo che nel piano dei conti ci siano delle colonne per inserire l'indirizzo e altri dati del cliente:
- Andare nel menu Strumenti - Aggiungi nuove funzionalità
- Scegliere il comando Aggiungi colonne indirizzi nella tabella conti.
(Se non vedete questa opzione nella lista è perché questa funzionalità è già stata attivata).
Il programma aggiunge nella tabella conti:
- Una vista Indirizzi dove sono visibili le colonne aggiunte.
- Le colonne che permettono di inserire i dati dell'indirizzo e altre informazioni.
- Per rendere visibili una o più di queste colonne, anche nelle altre viste usare il comando Dati - Disponi colonne.
- Per creare altre viste con solo determinate colonne usare il comando Disponi Tabelle (menu Dati).
Selezionare la tabella Conti, vista Indirizzo e aggiungere le informazioni che si desiderano ai conti clienti.
Impostare la data di scadenza delle fatture
Per impostare/modificare le date di scadenza delle fatture potete intervenire su tre livelli con priorità maggiore per il primo livello. Le date di scadenza saranno visualizzate nello scadenzario pagamenti e stampate sui documenti fattura.
1. livello - impostazione della scadenza sul singolo documento fattura
Nella riga di registrazione della fattura, tabella Registrazioni, vista Scadenze, è a disposizione una colonna Scadenza. Se la data è impostata, avrà priorità sulle date impostate nel secondo e terzo livello.
2. livello - impostazione della scadenza sul singolo conto cliente/fornitore
Per impostare una scadenza generica a livello di cliente, ad esempio +20 giorni dalla data di emissione del documento, selezionare il conto cliente nella tabella Conti, vista Indirizzo, colonna Giorni (PaymentTermInDays) e impostare il numero di giorni desiderato.
3. livello - impostazione generale
Con il comando Conta2-Clienti-Impostazioni è possibile stabilire le scadenze che saranno applicate a tutto il gruppo di clienti/fornitori.
Configurare le impostazioni clienti
- Selezionare il comando Conta2 - Clienti - Impostazioni.
- Importante è indicare nel "Gruppo o conto", il gruppo del piano dei conti dove sono raggruppati i diversi conti dei clienti.
- Per la spiegazione delle diverse opzioni vedi Impostazioni clienti/fornitori