Verschiedene Operationen Kunden

Spalte 'Rechnung' in der Tabelle Buchungen anzeigen

Die Rechnugnsnummer ist in der Spalte Rechnung (RechnungBeleg) einzugeben, welche normalerweise nicht in der Tabelle Buchungen sichtbar ist.

Diese Spalte wird wie folgt sichtbar gemacht:

  • Die Tabelle Buchungen auswählen
  • Menü Daten
  • Befehl Spalten einrichten
  • Für die Spalte Rechnung (RechnungBeleg) die Option Sichtbar aktivieren, damit sie eingeblendet wird.



Durch rechten Mausklick auf eine Zelle der Spalte Rechnung (RechnungBeleg) erhalten Sie sind die folgend beschriebenen Befehle Link Rechnung öffnen und Rechnungszeilen extrahieren.

Rechnungsdaten automatisch vervollständigen

Beim Buchen einer Zahlung oder einer Berichtigung von einer ausgestellten Rechnung macht das Programm Vorschläge zur Vervollständigung der Buchung auf automatische Art. Dabei wird wie folgt vorgegangen:

  • Eine neue Zeile erstellen, indem das Datum eingegeben wird.
  • In der Spalte Rechnung die Taste F2 drücken, worauf die Liste der noch offenen Rechnungen erscheint. Wird eine Rechnungsnummer oder eine Kundennummer eingegeben, so wird die Liste aufgrund dieses eingegebenen Textes gefiltert.
  • Die gewünschte Rechnung aus der Liste auswählen und Enter drücken. Das Programm vervollständigt daraufhin die Buchung automatisch mit der Beschreibung, dem Sollkonto, dem Habenkonto und dem Betrag. Selbstverständlich können die Daten manuell abgeändert werden.
  • Vor dem Drücken der Taste F2 (zum Anzeigen der Liste der offenen Rechnungen) kann in der Buchung nebst dem Datum auch das Kundenkonto angegeben werden; auf diese Art wird die Liste mit dieser gefiltert.
Wichtiger Hinweis

Die Liste in der Spalte Rechnungen enthält Kunden- wie auch Lieferantenrechnungen. Eine Lieferantenrechnung kann dieselbe Nummer haben wie eine von einem anderen Lieferanten; deshalb wird bei der Anzeige nebst der Rechnungsnummer auch die Lieferantenkontonummer berücksichtigt.

Die Spalte Rechnung ist mit den unten beschriebenen Befehlen 'Link Rechnung öffnen' und 'Rechnungszeilen extrahieren' verknüpft. Die Befehle ist verfügbar, wenn man mit der rechten Maustaste auf die Zelle Rechnung und danach auf den hierauf in derselben Zelle rechts oben erscheinendes kleines blaues Symbol klickt oder man der rechten Maustaste auf die Zelle Rechnung klickt.

Befehle 'Link Rechnung öffnen' und 'Rechnungszeilen extrahieren'

Der Befehl Rechnungszeilen extrahiern zeigt die Bewegungen der ausgewählten Rechnung an.
Der Befehl ist verfügbar, wenn man mit der rechten Maustaste auf die Zelle Rechnung und danach auf den hierauf in derselben Zelle rechts oben erscheinendes kleines blaues Symbol klickt oder man der rechten Maustaste auf die Zelle Rechnung klickt.




 

Der Befehl Link Rechnung öffnen führt den in den Kundeneinstellungen definierten Text aus (Buch2 -> Kunden -> Einstellungen - Registerkarte 'Erweitert' -> Link zum Rechnungsbeleg).

Wurden die Rechnungen zum Beispiel mit Winword erstellt und im Ordner Dokumente gespeichert, so können diese Dateien direkt geöffnet werden, indem man in der Befehlszeile den Text  'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' erfasst. Das Programm ersetzt <RechnungBeleg> mit dem der Zelle entsprechenden Inhalt und führt den Befehl aus.

In der Befehlzeile können auch andere in der Tabelle verwendete Spalten mit ihrem XML-Namen vermerkt werden.

Sollte die Mitteilung 'Datei mit Endung wird als unsicher betrachtet' erscheinen, so ist die Dateierweiterung (zum Beispiel .doc) mittels Befehl Werkzeuge -> Basiseinstellungen, Registerkarte Erweitert unter Dateierweiterungen hinzuzufügen.
 

Adress-Spalten befähigen (fakultativ)

Es ist möglich, im Kontenplan (Tabelle Konten) über Spalten für das Erfassen der Adressen und anderer Kundendaten zu verfügen:

  • Aus dem Menü Werkzeuge den Befehl Neue Funktionen hinzufügen auswählen.
  • Die Option Spalten Adressen in der Kontentabelle hinzufügen auswählen.
    (Sollte diese Option nicht in der Liste erscheinen, so bedeudetet dies, dass sie bereits aktiviert wurde).

Das Programm fügt der Tabelle Konten folgendes hinzu:

  • Eine Ansicht Adressen, in welcher die hinzugefügten Spalten sichtbar sind.
  • Spalten zum Erfassen der Adressen und anderer Informationen.
    • Aus dem Menü Daten den Befehl Spalten einrichten benutzen, um eine oder mehrere dieser Spalten auch in den anderen Ansichten sichtbar zu machen.
    • Um andere Ansichten mit nur bestimmten Spalten zu kreieren, den Befehl Ansichten einrichten aus dem Menü Daten benutzen.

In der Tabelle Konten, Ansicht Adressen auswählen und für die Kundenkonten die gewünschten Informationen erfassen.


 

Fälligkeitsdatum der Rechnungen definieren

Um das Fälligkeitsdatum einer Rechnung festzulegen bzw. zu ändern, können bis zu 3 Ebenen angewandt werden (z.B. mit höherer Priorität für die erste Ebene). Die Fälligkeiten werden in den Berichten und Ausdrucken der Rechnungen angezeigt und auf dem Rechnungsdokument gedruckt.

1. Ebene - Fälligkeitsdatum auf dem einzelnen Rechnungsdokument festlegen

In der Buchungszeile der Rechnung (Tabelle Buchungen -> Ansicht Fälligkeitsdaten) gibt es eine Spalte Fälligkeiten. Wird hier ein Datum festgelegt, so hat es Vorrang vor dem in der zweiten und dritten Ebene festgelegten Datum.

2. Ebene - Fälligkeitsdatum für das einzelne Kunden- bzw. Lieferantenkonto festlegen

Um ein allgemeines Fälligkeitsdatum auf Kundenebene festzulegen, z.B. +20 Tage ab Ausstellungsdatum des Rechnungsdokumentes, wählen Sie in der Tabelle Konten, Ansicht Adresse, Spalte Tage (PaymentTermInDays) das Kundenkonto aus und legen Sie die gewünschte Anzahl von Tagen fest.

3. Ebene - im Allgemeinen

Mit dem Befehl Buch2 -Einstellungen Kunden/Lieferanten können Sie die Fristen festlegen, die für die gesamte Gruppe von Kunden/Lieferanten gelten sollen.
 

Einstellungen Kunden vornehmen

  • Aus dem Menü Buch2 - Untermenü Kunden den Befehl Einstellungen auswählen.
  • Wichtig: Unter "Gruppe oder Konto" die Gruppe des Kontenplans auswählen, in welcher die verschiedenen Kundenkonten gruppiert werden!
  • Siehe Einstellungen Kunden/Lieferanten für eine Beschreibung der verschiedenen Optionen.

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