Dokumente verwalten

Die Buchhaltung wird aufgrund von Dokumenten und Belegen erstellt.

Sie können selber entscheiden, wie Sie sich organisieren wollen. Das hängt auch von der Grösse Ihres Unternehmens und von der Anzahl der Dokumente ab.

Hier einige Tipps, die sich als nützlich erwiesen haben.

Verschiedene Dokumente
Es gibt verschiedene Arten von Dokumenten.

• Basis Dokumente: Mietverträge, Abbonemente (Telefon), Statuten, Versicherungspolicen und alles, was mit einer Unterschrift Gültigkeit über verschiedene Jahre hat.
  Diese Dokumente müssen in einem separaten Ordner aufbewahrt werden.
  Wenn es sich um wichtige Dokumente handelt (Garantien z.B.) kann es nützlich sein, sie zu kopieren und das Original in einem Schliessfach oder an einem anderen sicheren Ort aufzubewahren.
  Wichtige Dokumente nicht lochen, sondern legen Sie sie in durchsichtige Mappen.
  Dieser Ordner ist sozusagen das Fundament Ihres Unternehmens und Ihrer Aktivität und sollte entsprechend sorgfältig aufbewahrt werden.
• Dokumente, die Angestellte betreffen: Arbeitsverträge, Versicherungen des Personals usw. sollten in einem separaten Ordner aufbewahrt werden. Wenn es viele Dokumente sind, sollten sie sich verschiedene Ordner anschaffen und die Dokumente je nach Thematik ablegen.
• MwSt/USt-Erklärung: Legen Sie sich einen Ordner für die verschiedenen Erklärungen zu (vierteljährliche, halbjährliche, jährliche). Die anderen Dokumente, welche z.B. das Steueramt und anderes betreffen, bewahren Sie besser zusammen mit den Basis-Dokumenten auf.
• Buchhalterische Belege des Jahres: Dies sind Quittungen, Rechnungen und anderes, die mit einem Einkauf oder einem Inkasso zu tun haben Die buchhalterischen Belege werden Jahr für Jahr in einem neuen Ordner abgelegt. Für jedes Jahr haben Sie also eine Ordner mit buchhalterischen Belegen.

Buchhalterische Belege
Eine korrekte Buchführung basiert aufgrund einer sorgfältigen Verwaltung dieser Dokumente, was Ihnen alleine schon die Sicherheit gibt, immer alles unter Kontrolle zu haben (Liquidität, Kreditoren und Debitoren usw.).

1. Alle buchhalterischen Belege (Quittungen, Rechnungen, Kassenzettel) müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
2. Die Belege nach Datum sortieren und zusammen mit den entsprechenden Dokumenten der Bank aufbewahren (Zahlungsüberweisungen, Gutschriften und so weiter).
3. Die Bankkontoauszüge gehören zu den Belegen.
4. Die Dokumente fortlaufend numerieren. Diese Nummer wird in die Spalte Beleg der Buchhaltung eingegeben und hilft Ihnen, bei Bedarf das buchhalterische Dokument schnell zu finden.
5. Ende Jahr drucken Sie das Journal aus und bewahren es zusammen mit den Belegen auf.
6. Jedes Jahr gibt es einen neuen Ordner für die buchhalterischen Belege.

Es kann nach zwei verschiedenen Richtlinien gebucht werden:

• Buchhaltung nach Inkasso: Die Rechnungen werden erst gebucht, wenn sie dem Lieferanten bezahlt, oder vom Kunden beglichen worden sind.
• Buchhaltung nach Rechnungen: Die Rechnungen werden gebucht, sobald sie eingegangen sind (Rechnungen von Lieferanten) oder ausgestellt worden sind (Rechnungen an Kunden).

Kleine Unternehmen, die nicht mehrwertsteuer/umsatzsteuer-pflichtig sind, können selber entscheiden, wie sie buchen wollen, aber die mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen müssen vom Mehrwertsteueramt in Bern die Erlaubnis bekommen, nach einer gewissen Art und Weise zu buchen. Manchmal kann es sogar vorkommen, dass das Mehrwertsteueramt vorschreibt, wie gebucht werden soll. Wenn eine bestimmte Richtlinie einmal bewilligt worden ist, muss diese eingehalten werden und wer sie ändern will, muss beim betreffenden Amt um Erlaubnis fragen.

Buchhaltung nach Inkasso
Die Kosten werden erst erhoben, nachdem die Rechnungen bezahlt oder einkassiert worden sind.

1. Die ausgestellten und die eingegangenen Rechnungen separat aufbewahren.
2. Regelmässig kontrollieren, ob die Rechnungen bezahlt worden sind. 
   Es ist sinnvoll, sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Mahnung zu verschicken. Auf jeden Fall sollten Sie nicht zu lange damit warten, sondern sich schnell um das Einkassieren bemühen. Das ist manchmal zwar relativ aufwendig, aber es muss sein.
3. Sobald die Rechnungen beglichen worden sind, werden sie zusammen mit den anderen Belegen eingegeben.

Buchhaltung nach Rechnungen
Aufwand und Ertrag werden erhoben, sobald man dem Kunden eine Rechnung geschrieben, oder nachdem man eine vom Lieferanten bekommen hat.

Lesen Sie auch: Postenbuch Kunden/Lieferanten

1. Die ausgestellten und die eingegangenen Rechnungen separat aufbewahren.
2. Regelmässig kontrollieren, ob die Rechnungen bezahlt worden. Es ist sinnvoll, sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Mahnung zu verschicken. Auf jeden Fall sollten Sie nicht zu lange damit warten, sondern sich schnell um das Einkassieren bemühen. Das ist manchmal zwar relativ aufwendig, aber es muss sein.
3. Sobald Sie eine ausgestellte Rechnung gebucht haben, schreiben Sie auf die Rechnug, dass sie gebucht worden ist. Beim Buchen benutzen Sie die Spalte "Beleg" zum Eingeben der Rechnungsnummer.
4. Nach Bezahlen der Rechnung wird diese gebucht und am richtigen Ort abgelegt.
   Nachher sofort auf dem Dokument festhalten (z.B. mit einem Visum), dass es gebucht worden ist.

Buchungen / Häufigkeit
Am besten ist es, regelmässig zu buchen (täglich, wöchentlich, monatlich).

• Wir raten Ihnen ausdrücklich, Ihre Buchhaltung nicht zu vernachlässigen und die Daten immer auf dem aktuellen Stand zu halten und abzuwägen, wie sich Ihre Geschäftstätigkeit entwickelt.
• Indem Sie die verschieden Aufwände durchschauen, werden Sie sich über die getätigten Investitionen bewusst.
• Sie machen die Buchhaltung nicht nur für den Fiskus.