In this article
Aan de basis van boekhouden staan boekhouddocumenten en bonnen.
Hoe men de boekhouding organiseert hangt af van de hoeveelheid activiteit en het aantal documenten.
Men moet de manier waarop men de dingen organiseert aanpassen aan wat nodig is.
Hieronder geven we een opsomming van methodes die bewezen hebben erg nuttig te zijn.
De diverse document soorten
Het is belangrijk om de diverse soorten documenten te onderscheiden en per soort te organiseren.
- Basis documenten: contracten voor de huur, telefoon abonnementen, statuten, verzekeringscontracten en alles dat slechts eenmaal ondertekend wordt en voor meerdere jaren vastligt. Deze documenten moeten bewaard worden in een aparte map of ordner die alleen dit soort documenten bevat. Voor sommige van deze erg belangrijke documenten (zoals bonnen van aanbetalingen, etc.) kan het nuttig zijn een fotocopie te maken en de originelen in een kluis of op een veilige plaats te bewaren. Maak geen (perforator) gaten in belangrijke documenten maar stop deze in transparante plastiek mappen. Deze ordner is basis van uw activiteit/bedrijf en u moet deze zorgvuldig behandelen.
- Documenten die betrekking hebben op medewerkers: Contracten, verzekeringen in verband met personeel en andere documenten; het is handig deze in een aparte ordner te bewaren.
Als er veel documenten zijn adviseren we u een ordner per thema te gebruiken. - BTW Aangiften: het is goed om een speciale ordner aan te houden met de diverse aangiften die u regelmatig indient (per kwartaal, per halfjaar of jaarlijks). Uw BTW inschrijving of andere algemene documeten kunt u beter bij de basis documenten bewaren.
- Rekeningen en documenten door het jaar heen: dit zijn bonnen, facturen of andere dingen die betrekking hebben op een uitgave of een ontvangst. Deze moeten per jaar apart gehouden worden. Per jaar moet u een ordner hebben met dit soort documenten.
boekhouddocumenten
Een goede dagelijkse regelmaat is nodig om de boekhoudkundige transacties in te voeren en om de bedrijfstoestand, zoals de geldstromen, de totalen van de debiteuren en crediteuren, etc., onder controle te houden.
- Alle boekhouddocumenten (bonnen, facturen, kwitanties) moeten gewoonlijk minstens tien jaar bewaard worden.
- Klassicificeer de boekhouddocumenten en berg deze op datum volgorde, samen met de gerelateerde bankafschriften of kwitantie, op.
- Schrijf een oplopend nummer op de boekhouddocumenten (afschriften en andere). Met dit nummer, dat ingevoerd moet worden in de Doc kolom kunt u het boekhouddocument terugvinden met de boekhouding als uitgangspunt.
- Druk een kopie van het journaal af aan het einde van het jaar en bewaar dit samen met de boekhouddocumenten.
- Het is gebruikelijk voor ieder jaar een nieuwe ordner te gebruiken voor de boekhouddocumenten.
Ingediende rekeningen of kwitanties met een boeking op het moment van betaling
Kleine bedrijven en verenigingen voeren de rekeningen alleen in in de boekhouding op het moment van betalen (kassa methode).
- Scheid de ingediende rekeningen van de rekenigen waarvoor u al een betaling hebt ontvangen.
- Controleer regelmatig de rekeningen die wachten op betaling. Het is verstandig een betalingsherinnering te sturen zodra de vervaldatum voor de betaling voorbij is. Wacht hier niet te lang mee en zorg er voor dat u betaling ontvangt voor uitstaande rekeningen. Dit kost tijd maar is belangrijk.
- Als deze rekeningen eenmaal betaald zijn berg ze dan op met de normale boekhouddocumenten.
Ingediende rekeningen of kwitanties met een boeking op de verkopen
De rekeningen worden geregistreerd op het moment dat ze ingediend worden en op het moment van betaling.
Zie ook: Klanten/Leveranciers Registers.
- Scheid de ingediende rekeningen van de rekenigen waarvoor u al een betaling hebt ontvangen.
- Controleer regelmatig de rekeningen die wachten op betaling. Het is verstandig een betalingsherinnering te sturen zodra de vervaldatum voor de betaling voorbij is. Wacht hier niet te lang mee en zorg er voor dat u betaling ontvangt voor uitstaande rekeningen. Dit kost tijd maar is belangrijk.
- Als u het indienen van de rekening invoert in de boekhouding maakt u een aantekening daarvan op deze rekening. In de transactie regel gebruikt u de "DocOrigineel" kolom om het rekeningnummer in te voeren.
- Wanneer de rekeningen betaald zijn verhuis deze dan naar de "betaald" afdeling en voer deze in de boekhouding in.
- Wanneer u betaald heeft markeert u dit op de rekening (bijvoorbeeld met een "vinkje").
Transacties / frequentie
- Het is verstandig om regelmatig de transacties in de boekhouding in te voeren (dagelijks, wekelijks, maandelijks).
- We raden u sterk aan om het invoeren van transacties niet te verwaarlozen zodat u altijd bijgewerkte informatie heeft en de voortgang van uw activiteit kunt beoordelen.
- Door de diverse betalingsrekeningnummers door te nemen heeft u makkelijk een overzicht over de diverse uitgaven die u gedaan heeft.
- U doet de boekhouding niet alleen voor de belastingautoriteit.