De eenvoudigste manier om met Banana Boekhouding Plus aan de slag te gaan, is een van de vele beschikbare templates te kiezen en deze aan te passen aan uw wensen.

Aanmaken van een boekhoudbestand uitgaande van een online model

Ga als volgt te werk:

1. Menu Bestand, commando Nieuw....
2. Selecteer Online Modellen
3. Selecteer het land, de taal, de categorie en het type boekhouding
4. Uit de lijst van de Online modellen, kies het model dat het dichtst komt bij wat u nodig heeft.
5. Door op de het gekozen model te klikken opent het programme direct het bestand.

In het gedeelte "Zoeken" worden bij het invoeren van een sleutelwoord in het programma de modellen weergegeven die het ingevoerde sleutelwoord bevatten.

Het is ook mogelijk om vanuit een leeg bestand te beginnen, door de optie blanco bestand aanmaken te activeren. Om de start te vergemakkelijken en groeperingsfouten te vermijden, raden wij u altijd aan om steeds te beginnen met een bestaand model.

Meer informatie over het aanmaken van een nieuw bestand vindt u op de pagina Nieuw bestand aanmaken.

Bestandseigenschappen instellen

Stel uw gegevens in met het commando Bestands- en boekhoudingseigenschappen... (menu Bestand) en sla het bestand op met een eigen naam.

Het beginsaldo van de rekening invoeren

Voer de rekening in die u wilt beheren in de Rekeningentabel van het Kasboek en het beginsaldo in de kolom Opening. Het commando Nieuw jaar aanmaken... van het menu Taken zorgt ervoor dat het beginsaldo wordt overgenomen van een vorig jaar. Er kan één rekening worden ingevoerd.

De Categorieëntabel aanpassen

In de Categorieëntabel kunt u de inkomsten en uitgaven categorieën aanpassen aan uw eigen wensen. Het is mogelijk om:

• het categorienummer aan te passen
• de beschrijving aan te passen
• categorieën te verwijderen
• categorieën toe te voegen
• subgroepen toe te voegen
• subgroepen te verwijderen

Alle saldi van de Categorieën bepalen het resultaat van het boekjaar (winst of verlies) en mogen daarom geen beginsaldi bevatten.

Nieuwe categorieën toevoegen

Wanneer nieuwe categorieën moeten worden toegevoegd in een reeds bestaande groep gaat u als volgt te werk:

• Voeg een lege rij toe (Menu Bewerken, Rijen toevoegen... ) voor het Totaalrij van de Groep
• Voer het nummer of de afkorting van de Categorie in de kolom Categorie in
• Voer de Beschrijving in die de categorie omschrijft
• Voer in de Gr kolom een Gr in die identiek is aan de andere categorieën die tot het Groepstotaal horen.

Subgroepen toevoegen

Ga als volgt te werk om subgroepen toe te voegen:

• Voeg een lege rij toe (Menu Bewerken, Rijen toevoegen... ) op de plaats waar een nieuwe subgroep toegevoegd moet worden
• Voer een nummer of een afkorting in in de laatste lege rij van de kolom Groep (in ons voorbeeld 10 - Totale verkopen)
• Voer de Beschrijving in die de nieuwe subgroep omschrijft
• Voer het Groepstotaal nummer in in de Gr kolom (in ons voorbeeld 1 - Totale verkopen).

Categorieën of subgroepen verwijderen

Selecteer de categorieën of subgroepen die u wilt verwijderen en voer het Rijen verwijderen commando uit van het menu Bewerken.

Transactiestabel

In de Transactiestabel worden de dagelijkse inkomsten en uitgaven transacties ingevoerd waarbij de rekening wordt aangegeven waarop de boeking gedaan wordt en de categorie waarvoor de uitgave gedaan is of inkomsten ontvangen zijn.

Sneller invoeren van de transacties

Om het invoeren van uw transacties sneller te maken kunt u:

• de Smart fill functie gebruiken waarmee de transacties automatisch worden aangevuld met gegevens die al eens eerder zijn ingevoeurd.
• de Terugkerende transacties functie gebruiken (Menu Taken). Deze wordt gebruikt om terugkerende transacties te onthouden in een aparte tabel.
• De Banktransacties naar boekhouding importeren functie gebruiken.

Transacties met BTW

Om transacties met BTW in te voeren gaat u als volgt te werk:

• Kies van het menu Bestand het commando Nieuw en kies Kasboek met BTW
• Kies een van de bestaande modellen voor uw land van de Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
  Zie ook de Transacties pagina over het invoeren van transacties met BTW.

De Categorie- of Groepkaart

Met de Categorie- of Groepkaart kunt u een complete lijst maken van boekingen die betrekking hebben op dezelfde categorie of groep.

• Om een categorie- of groepkaart te openen klikt u eenmaal op het categorienummer cel en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat verschenen is in de rechterbovenhoek van de cel.
• Om meerdere categorie- of groepkaarten te openen moet u het commando Rekening-/ Categorie kaarten van het menu Rapporten gebruiken.
• Om de categorie- of groepkaarten bij te werken nadat er veranderingen in de Transactiestabel zijn gemaakt moet u klikken op het symbool met de twee ronde pijltjes in de rechterbovenhoek van de rekeningkaart.

Rekeningkaarten per periode

Om een rekeningkaart met rekeningsaldi op bepaalde data te openen klik u op Rapporten in het menu, Rekening-/ Categorie kaarten... en dan op Geselecteerde periode in de tab Periode om de door u gekozen periode in te voeren.

Zie de pagina Periode voor meer informatie.

De Categoriekaarten afdrukken

Om een Categoriekaart af te drukken, opent u deze vanuit de Rekeningen-, Categorieën- of Transactiestabel en begint u het afdrukken vanuit het menu Bestand.

Om diverse of alle Rekeningkaarten af te drukken, klik op menu Rapporten, kies Rekeningkaarten en kies de Rekeningen die u wilt afdrukken. Met het filter in het venster kunt u kiezen voor alle rekeningen, kostenplaatsen, segmenten, groepen, etc.

Zie de pagina Rekeningkaarten voor meer informatie.

Uitgebreide rekening

Om de Uitgebreide Rekening en de Uitgebreide Rekening op groepen te bekijken kiest u in het menu Rapporten het commando Uitgebreide Rekening of de Uitgebreide Rekening op groepen. U kunt ook overzichten per periode maken.

• De Uitgebreide Rekening laat alle rekeningen en categorieën zien zonder enige subgroepen
• De Uitgebreide Rekening op groepen laat alle rekeningen en categorieën zien met subgroepen.

Archiveer gegevens als PDF

Aan het eind van het jaar, wanneer de boekhouding afgesloten is kunt u alle boekhoudkundige gegevens opslaan met het commando Pdf bestand aanmaken... van het menu Bestand.

Het Budget

Voordat u met uw boekjaar begint kunt u een budget aanmaken met uw geschatte uitgaven en inkomsten om controle te hebben over de financiele en economische toestand van uw bedrijf.

Het budget kan op twee manieren ingesteld worden:

• Met de Budget kolom van de Categorieëntabel. Voor iedere rekening wordt het jaarbudget aangegeven.
  In dit geval, als u het budget opvraagt met het commando Uitgebreide rekening op groepen van het menu Rapporten, laat de Budget kolom de bedragen zien die betrekking hebben op het hele jaar.
• Met de Budgettabel, die u handmatig activeert met het commando Nieuwe functies toevoegen van het menu Extra.
  In deze tabel worden alle schattingen ingevoerd als budgettransacties voor inkomsten en uitgaven. Wanneer u deze tabel activeert wordt de Budget kolom van de Rekeningentabel automatisch gedeactiveerd.
  In de Budgettabel kunt u een gedetailleerd budget instellen dat rekening houdt met mogelijke veranderingen gedurende het jaar en in verschillende periodes van het jaar.

 

De rekeningentabel van Cash Manager bevat maar één rekening en er kunnen geen andere rekeningen worden toegevoegd.

The columns of the Accounts table:

Groep 
Deze kolom blijft leeg.

Rekening
Voer het getal of de afkorting van de rekening die beheert moet worden (contanten, bank).

Beschrijving
Voer de beschrijving in voor de rekening.

Opening
Het invoeren van een rekeningsaldo is alleen nodig als een nieuw bestand wordt geopend of als Banana Boekhouding software voor de eerste keer gebruikt wordt. Bij het aanmaken van een nieuw jaar worden de saldi automatisch ingevuld.

Inkomsten
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Uitgaven
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Saldo
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten en uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

 

De categorieëntabel geeft de inkomsten en uitgaven situatie weer.
U kunt naar eigen inzicht instellen:

• De uitgaven- en inkomstencategorieën.
• Eventueel kostenplaatsen en winstcentra.
• De totalisatiegroepen.
  Kijk voor meer informatie over het groepen systeem op pagina Het groepering- en totalensysteem.

In het voorbeeld hieronder zijn drie hoofdgroepen:

• Groep 4 - Totaal van alle categorieën die de groepering 4 hebben in de kolom Tel Op in (totaal inkomsten).
• Groep 3 - Totaal van alle categorieën die de groepering 3 hebben in de kolom Tel Op in (totaal uitgaven).
• Groep 00 - Het totaal van de groepen 3 en 4 (totaal inkomsten en Uitgaven) die het resultaat bepalen voor de boekhoudperiode.

De kolommen van de Rekeningentabel:

De belangrijkste kolommen van de categorietabel worden hieronder opgesomd. De weergave van de kolommen verandert naargelang de geselecteerde weergave.

U kunt extra systeemkolommen en uw eigen kolommen toevoegen via Gegevens → Kolommen instellen.

Sectie

Voer een ster in in de rij waarin een titel wordt ingevoerd die dan wordt overgenomen in de uitgebreide rekening op groepen. In ons voorbeeld wordt een ster ingevoerd op de regel met de titel Bedrijfsresultaat.

Als andere secties, zoals kostenplaatsen en winstcentra, worden gebruikt als aanvulling op inkomsten en uitgaven, moet een er nog een ster worden ingevoerd in de kolom Secties, ook weer op de titel rij.
Zie ook de pagina Secties voor meer informatie.

Groep 
Voer een code (getal of woord) in dat identiek is aan degene ingevoerd voor iedere categorie in de Tel Op In kolom. De totalen voor iedere categorie die hoort tot dezelfde groep van de Tel Op In kolom worden dan opgeteld (in ons voorbeeld: Groep 4 telt de Inkomsten categorieën op en groep 3 de Uitgaven categorieën).

Categorie
Voer het getal of de afkorting van de categorie die het type inkomsten of uitgaven identificeert.

Beschrijving
Voer de beschrijving in voor de categorie. Deze beschrijving wordt automatisch overgenomen uit de kolom Categoriebeschrijving van de tabel Records (indien weergegeven).

Tel Op In
Iedere Categorie heeft een code waarmee de totalen voor de betreffende Groep bepaald worden (in ons voorbeeld alle categorieën voor Inkomsten, in de Tel Op in kolom, hebben het groepsnummer 4 omdat deze worden opgeteld in Groep 4, Totale Inkomsten).

Inkomsten
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Uitgaven
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Saldo
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten en uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

 

Het beginsaldo moet alleen handmatig worden ingevoerd wanneer u voor de eerste keer een Cash Manager-bestand met Banana Boekhouding maakt. Voer in de tabel Rekeningen het beginsaldo van de kas in de kolom Opening in.

In de volgende jaren hoeft u het beginsaldo niet opnieuw in te voeren. Wanneer u met de opdracht Acties > Nieuw jaar aanmaken het bestand voor het nieuwe jaar maakt, neemt Banana Boekhouding automatisch het eindsaldo van het vorige jaar over als beginsaldo van het nieuwe jaar.

Met Cash Manager kunt u slechts één rekening beheren. Als u meerdere rekeningen wilt beheren, gebruik dan Inkomsten & Uitgaven boekhouding.

De transacties worden ingevoerd in de Transactiestabel.

Voor meer informatie over de kolommen in de Transactiestabel van het Kasboek zie de pagina Transacties (Inkomsten & Uitgaven boekhouding).
Voer het volgende in voor iedere boeking:

• de datum
• het document nummer
• de beschrijving
• het bedrag voor inkomsten of uitgaven
• de categorie uit de Categorieëntabel die bij de inkomsten of uitgaven hoort
• als de transactie onderhevig is aan BTW voer dan de BTW-code in de BTW-code kolom in.
  De BTW-codes staan in de Tabel BTW Codes.

Sneller transacties invoeren:

Om het invoeren van de transacties sneller te doen verlopen, kunt u gebruik maken van:

• de functie van het Auto-aanvullen bij het invoeren van gegevens (Smartfill); deze maakt het mogelijk automatisch gegevens, die reeds eerder zijn ingevoerd, op te halen
• de functie van de Terugkerende transacties die het mogelijk maakt de terugkerende transacties in een daarvoor bestemde tabel op te slaan
• Het importeren van transacties van een bank-rekeningafschrift.

Voorbeelden van transacties zonder BTW

Voorbeelden van transacties met BTW

Categorie kaart

Klik eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel met het categorienummer verschijnt om de boekingen voor een categorie weer te geven.

De weergave van de transacties in de categoriekaart lijkt erg op die van de Transactiestabel. Wanneer u nieuwe transacties invoert of veranderingen maakt (altijd in de Transactiestabel) kunt u de categorie- of groepkaart bijwerken door op het Tabel vernieuwen teken (ronde blauwe pijl) aan de rechterbovenkant van het scherm te klikken.

 

De financiële planning wordt gedaan in de Budgettabel.

Budgettransacties worden ingevoerd, zoals in de transactietabel, alsof ze normale transacties zijn.
U kunt ook Hoeveelheid en prijs en Formules voor berekeningen invoeren.

Zie voor meer informatie over de budgettabel de pagina Budgettabel.

Onmiddelijke informatie

Rekening-saldi, inkomsten en uitgaven kunnen direct bekeken worden in de Rekeningen- en Categorieën tabellen.
Na het invoeren van elke transactie worden de saldi automatisch bijgewerkt. Het is niet nodig een rapport af te drukken om de situatie onder controle te hebben, u kunt gewoon de Rekeningen- of Categorieën tabel consulteren.

• Journaal - commando Journaal op periode. U kunt de gehele, of een specifieke, periode opvragen.

• Rekening-/Categorie kaarten commando. U kunt alle kaarten opvragen of een selectie aangeven.
  Voer de gewenste periode in in het tabblad Periode; in het tabblad Opties kunt u verschillende opties aktiveren die al dan niet in de afdruk opgenomen moeten worden. Configuraties voor de afdruk kunnen opgeslagen worden via het tabblad Aanpassing zodat ze op elk gewenst moment opgevraagd kunnen worden zonder dat u opnieuw alle instellingen opnieuw moet invoeren.

• Uitgebreide rekening commando.  De Uitgebreide rekening kan ook voor een specifieke periode gedefiniëerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende composities aangemaakt worden.

• Uitgebreide rekening op groepen commando. De Uitgebreide rekening op groepen kan ook voor een specifieke periode gedefiniëerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende aanpassingen/composities aangemaakt worden.

• Boekhoudingsoverzichten commando. Het rapport met de gevraagde opties wordt weergegeven in de Rekeningen tabel. U kunt rapporten per periode aanmaken, met of zonder vergelijking met vorige jaren of vorige periodes; elke periode kan onderverdelingen bevatten en ook hier kunt u composities opslaan.

Afdrukvoorbeeld van een Uitgebreide Rekening op Groepen