In questo articolo
Alla base della contabilità ci sono i documenti e i giustificativi contabili.
Il modo di organizzarli dipende dalla dimensione dell’attività, dal volume dei documenti e dalle esigenze operative.
Un’organizzazione chiara e sistematica facilita le registrazioni, riduce gli errori e permette di avere sempre sotto controllo la situazione aziendale.
Di seguito trovi alcuni consigli pratici per impostare un sistema ordinato e coerente.
Distinguere i diversi tipi di documenti
È importante separare le diverse categorie di documenti, perché non hanno la stessa funzione né la stessa durata.
Documenti di base
I Documenti di base sono documenti con validità pluriennale che regolano rapporti giuridici nel tempo, ad esempio:
- Contratti di affitto
- Contratti di abbonamento (telefono, internet)
- Statuti
- Contratti di assicurazione
- Contratti rilevanti firmati una sola volta
Questi documenti devono essere conservati in un raccoglitore separato, custodito con cura.
Per documenti particolarmente importanti (ad esempio garanzie ricevute o atti notarili):
- conserva l’originale in un luogo sicuro
- tieni una copia nel raccoglitore
- evita di forare i documenti importanti: utilizza mappette trasparenti.
Documenti relativi al personale
Contratti di lavoro, assicurazioni del personale e documentazione collegata devono essere archiviati separatamente.
Se la documentazione è voluminosa, utilizza raccoglitori distinti per tematica.
Dichiarazioni IVA
È utile predisporre un raccoglitore dedicato alle dichiarazioni IVA (trimestrali, semestrali o annuali).
I documenti generali relativi all’affiliazione IVA vanno invece conservati tra i documenti di base.
Giustificativi contabili dell’anno. Si tratta di:
- fatture clienti
- fatture fornitori
- ricevute
- scontrini
- estratti conto
Devono essere archiviati separatamente per ogni anno contabile. Per ogni esercizio è quindi opportuno avere un raccoglitore dedicato.
Giustificativi contabili: ordine cronologico e numerazione
Un buon ordine quotidiano è il presupposto per registrare correttamente e mantenere sotto controllo:
- liquidità
- crediti
- debiti
- costi e ricavi
I giustificativi devono di regola essere conservati per almeno 10 anni.
Buone pratiche
- Classifica i documenti per data, in ordine cronologico.
- Conserva insieme giustificativi ed estratti conto.
- Crea ogni anno un nuovo raccoglitore.
È consigliabile annotare su ogni giustificativo un numero progressivo. Questo numero può essere inserito nella colonna Doc della tabella Registrazioni in Banana Contabilità, così da poter risalire rapidamente al documento partendo dalla contabilità. A fine anno è utile stampare il giornale contabile e conservarlo insieme ai giustificativi.
Alla fine dell'anno crea un dossier PDF della tua contabilità e includi anche i giustificativi in Pdf.
Documenti digitali
Oggi gran parte della documentazione è in formato elettronico. Anche i documenti cartacei possono essere digitalizzati.
È consigliabile:
- scansionare i documenti importanti in formato PDF
- organizzare i file in cartelle con una struttura chiara
- utilizzare criteri di denominazione coerenti.
La struttura digitale deve rispecchiare l’organizzazione cartacea (per anno, per tipologia, per controparte).
Collegamento dei documenti in Banana
In Banana Contabilità è possibile collegare i documenti digitali alle registrazioni tramite la colonna Doc.Link.
Questo permette di:
- accedere ai documenti direttamente dalla contabilità
- velocizzare le verifiche
- facilitare il lavoro del revisore
- mantenere coerenza tra registrazioni e giustificativi
Banana consente inoltre di creare un dossier PDF contenente i dati della contabilità e i documenti collegati.
Per maggiori informazioni consulta la pagina Gestione cartelle e file.
Due criteri di registrazione contabile
Esistono due modalità principali di registrazione:
Contabilità sull’incassato
Le fatture vengono registrate solo al momento del pagamento (fornitori) o dell’incasso (clienti).
In questo metodo:
- non si registrano clienti e fornitori come partite aperte
- si registra il costo o il ricavo solo al momento del movimento finanziario
- Le fatture devono comunque essere archiviate in modo ordinato e separate tra:
- fatture emesse
- fatture ricevute
È importante verificare regolarmente le fatture non ancora incassate e inviare tempestivamente eventuali solleciti.
Quando la fattura viene pagata o incassata:
- registrala in contabilità
- collega il PDF alla registrazione
- annota sul documento cartaceo la data del pagamento
Per esigenze informative interne, clienti e fornitori possono essere gestiti con i Centri di costo e profitto (CC3.
Contabilità sul fatturato
Le fatture vengono registrate:
- al momento dell’emissione (clienti)
- al momento del ricevimento (fornitori).
Si registrano quindi i conti clienti e fornitori e si rilevano immediatamente costi e ricavi. Maggiori informazioni sull'impostazione dei clienti e fornitori sul fatturato consulta la pagina Clienti e Fornitori.
È importante organizzare le fatture separando:
- fatture emesse
- fatture incassate
- fatture ricevute
- fatture pagate
Nel caso di archivio cartaceo:
- utilizza separatori distinti nel raccoglitore Clienti
- utilizza separatori distinti nel raccoglitore Fornitori
- sposta le fatture nella sezione corretta dopo l’incasso o il pagamento
Verifica periodicamente le fatture in sospeso da incassare
Appena è trascorso il termine di pagamento invia un sollecito di pagamento.
Non lasciare trascorrere troppo tempo, preoccupati di incassare le fatture non pagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
Quando registri in contabilità l'emissione della fattura annota sulla fattura cartacea la data dell'avvenuta registrazione.
Nella registrazione in Banana Contabilità Plus utilizza la colonna Fattura della tabella Registrazioni, per inserire il numero di fattura inviata al cliente. Per le fatture ricevute dai fornitori puoi allegare alla registrazione il PDF della fattura.
Una volta che le fatture sono incassate e pagate registrale in contabilità.
Quando hai registrato, annota sul documento cartaceo la data dell'avvenuta registrazione in contabilità.
In Banana:
- utilizza la colonna Fattura per indicare il numero della fattura emessa
- collega il PDF della fattura alla registrazione
- Controlla regolarmente le fatture in sospeso e intervieni tempestivamente.
Registrazioni / frequenza
- È consigliabile registrare con regolarità (giornalmente, settimanalmente o almeno mensilmente).
- Registrazioni aggiornate permettono di:
- monitorare la liquidità
- valutare l’andamento dell’attività
- individuare rapidamente anomalie o spese rilevanti
- La contabilità non serve solo per adempiere agli obblighi fiscali, ma è uno strumento di gestione e controllo dell’attività.
In sintesi
Un’organizzazione sistematica dei documenti cartacei e digitali è la base di una contabilità chiara, completa e verificabile.
Separare le tipologie di documenti, archiviare per anno, mantenere ordine cronologico e collegare i giustificativi alle registrazioni in Banana permette di lavorare con maggiore efficienza e sicurezza nel tempo.