Documenti di base

Una contabilità ordinata si fonda su documenti ben organizzati. Oltre ai giustificativi correnti (fatture, ricevute, estratti conto), ogni azienda dispone di documenti di base che definiscono diritti, obblighi e rapporti giuridici nel tempo.

Se i giustificativi quotidiani servono a documentare le registrazioni, i documenti di base costituiscono il quadro giuridico e organizzativo dell’attività. Anche questi devono essere archiviati in modo sistematico e facilmente reperibile.

Cosa si intende per documenti di base

Sono documenti con validità continuativa o pluriennale, che non riguardano una singola registrazione ma regolano un rapporto nel tempo.

Ad esempio:

• Contratti di affitto o di locazione
• Contratti di leasing
• Documenti di apertura di conti bancari
• Contratti di assicurazione
• Contratti con fornitori di servizi (telefono, gas, elettricità, internet)
• Accordi di commercializzazione
• Contratti di lavoro e documenti relativi al personale
• Contratti di acquisto di beni immobili o mobili
• Iscrizioni all’Ufficio IVA
• Affiliazioni a casse di previdenza

Questi documenti devono essere organizzati con la stessa attenzione riservata ai giustificativi contabili.

Regole di conservazione

In Svizzera, i libri contabili e i documenti rilevanti devono di regola essere conservati per 10 anni.

Per i contratti, il termine di conservazione decorre normalmente dalla fine del rapporto contrattuale, salvo diverse disposizioni legali.

Ad esempio:

Un contratto di affitto va conservato per tutta la sua durata.

Dopo la scadenza o la sostituzione, deve essere archiviato per il periodo previsto dalla legge. 

La conservazione serve a:

• comprovare diritti e obblighi
• rispettare i termini di garanzia
• far valere o difendersi da pretese entro i termini di prescrizione
• adempiere a obblighi derivanti da normative speciali

Un’archiviazione completa tutela l’azienda in caso di controlli, revisioni o contestazioni.

Organizzazione sistematica dei documenti di base

Anche per i documenti di base è importante adottare criteri chiari e coerenti.

Raccoglitore “Documenti di base”

È consigliabile predisporre uno o più raccoglitori dedicati.

Puoi organizzarli:

• per controparte (banca, assicurazione, locatore, ecc.)
• per tipologia (contratti assicurativi, immobiliari, personale, bancari)

Se il numero dei documenti aumenta, suddividili in più raccoglitori. L’importante è che siano facilmente reperibili anche dopo anni.

Archiviazione dei documenti scaduti

Quando un contratto viene sostituito, conserva anche quello precedente. Potrebbe essere necessario per:

• chiarire situazioni passate
• rispondere a contestazioni
• comprovare spese o obblighi.

Per i documenti non più in uso ma ancora soggetti a conservazione, utilizza raccoglitori o scatole d’archivio etichettate chiaramente (ad esempio: “Contratti archiviati fino al 20XX”). Conserva i documenti in ordine cronologico di archiviazione e indica sull’etichetta l’anno di chiusura.

I termini fissati dalla legge o dal contratto

L'archiviazione dei documenti serve a comprovare l'esistenza o l'inesistenza di un'obbligazione o è richiesta dalla legge:

• Obbligo di conservazione dei libri e documenti contabili. Di regola 10 anni.
• Termine di garanzia. Termine entro il quale bisogna segnalare e richiedere la sistemazione dei difetti.
• Termine di prescrizione. Il tempo massimo che la legge prevede per un'azione legale. Il termine per esempio per richiedere presso il tribunale il pagamento di una fattura scoperta. 
• Obblighi derivanti da normative speciali. Per esempio in ambito bancario o del notariato, sono applicabili prescrizioni specifiche.

Documenti di particolare valore

Alcuni documenti possono avere un valore strategico o storico (atti notarili, contratti rilevanti, documenti fondativi). Per documenti particolarmente importanti:

• conserva l’originale in un luogo sicuro (ad esempio cassetta di sicurezza)
• tieni una copia nel raccoglitore “Documenti di base”
• indica chiaramente dove si trova l’originale
• In questo modo garantisci sia sicurezza sia accessibilità.

Conservazione digitale

Oltre all’archiviazione cartacea, è consigliabile creare copie in  formato digitale dei documenti di base. La conservazione digitale permette di:

• creare copie di sicurezza
• facilitare la consultazione
• mantenere un archivio ordinato anche in caso di lavoro in Cloud

Prima di eliminare un originale cartaceo, verifica che la copia digitale soddisfi i requisiti legali applicabili. I documenti devono essere archiviati e custoditi con cura in locali atti a tale scopo.

In sintesi

Una gestione sistematica dei documenti di base completa l’organizzazione dei giustificativi correnti. Documenti ben archiviati significano:

• maggiore chiarezza
• maggiore sicurezza giuridica
• maggiore controllo nel tempo,

Organizzare la contabilità non significa solo registrare correttamente, ma anche custodire in modo ordinato e completo tutti i documenti che ne costituiscono il fondamento.