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Un'organizzazione ottimale dei propri documenti è un elemento fondamentale per qualsiasi attività. Alla pagina Vari tipi di documenti trovi importanti consigli. Qui di seguito ci soffermiamo sui documenti base dell'azienda che che continuano ad avere una validità, e che devono quindi essere conservati per un tempo illimitato.
Eccone qualche esempio:
- Contratti per la presa in affitto o la concessione in affitto di un oggetto o di un bene immobile.
- Contratti di leasing.
- Documenti per l'apertura di un conto bancario.
- Contratto d'assicurazione.
- Contratto con compagnie telefoniche, gas, elettricità.
- Accordo di commercializzazione.
- Iscrizione a un servizio internet.
- Contratto per l'assunzione di un dipendente.
- Contratto d'acquisto di una proprietà immobile (terreno) o mobile (auto).
Regole per la conservazione
In Svizzera i documenti base devono essere custoditi per dieci anni successivi al termine del contratto, salvo che la legge preveda una scadenza diversa.
Un contratto di affitto quindi deve essere conservato per tutto il periodo di validità del contratto. Quando il contratto è scaduto, perché l'oggetto non è più in affitto o perché è stato sostituito da un altro contratto, il documento deve essere archiviato per il tempo di archiviazione fissato dalla legge.
I termini fissati dalla legge o dal contratto
L'archiviazione dei documenti serve a comprovare l'esistenza o l'inesistenza di un'obbligazione o è richiesta dalla legge:
- Obbligo di conservazione dei libri e documenti contabili. Di regola 10 anni.
- Termine di garanzia. Termine entro il quale bisogna segnalare e richiedere la sistemazione dei difetti.
- Termine di prescrizione. Il tempo massimo che la legge prevede per un'azione legale. Il termine per esempio per richiedere presso il tribunale il pagamento di una fattura scoperta.
- Obblighi derivanti da normative speciali. Per esempio in ambito bancario o del notariato, sono applicabili prescrizioni specifiche.
Conservazione dei documenti con conservazione illimitata
I documenti devono essere archiviati e custoditi con cura in locali atti a tale scopo.
- Devono essere conservati in locali che ne garantiscono la conservazione.
- Per documenti importanti, è utile tenere delle copie, magari in formato digitale.
Raccoglitore "Documenti di base"
- Usare un raccoglitore per i "Documenti base".
Si possono eventualmente usare anche delle scatole apposite per l'archiviazione. Importante è che i documenti siano facilmente reperibili:- Se hai tanti documenti di base è utile separarli secondo la controparte (nome dell'affittuario, società assicurativa) o per tipologia (contratti assicurativi, bancari).
- Inserisci nell'apposita separazione il contratto originale.
- Più raccoglitori:
- Contratti e altri documenti relativi all'affitto. Per un'immobiliare.
- Contratti o documenti relativi all'assunzione di personale.
- Puoi anche iniziare con un solo raccoglitore e poi aggiungerne altri.
Sostituzione dei documenti
Se un contratto viene sostituito è necessario tenere il contratto precedente. Il documento è indispensabile nel caso in cui ci sia una contestazione a posteriori, ci sia una revisione o sia necessario comprovare la spesa al fisco.
Per i documenti base archiviati è utile tenere un raccoglitore (o una scatola per archivio).
- Questi documenti saranno raramente consultati.
Indica sull'etichetta documenti archiviati dall'anno 20XX, oppure contratti d'affitto o schede personale archiviati:
- Riponi i documenti in ordine di data d'archiviazione.
- Quando il raccoglitore è pieno, scrivi sull'etichetta fino all'anno 20XX.
- Inizia un nuovo raccoglitore.
Documenti con valore storico
Può essere interessante tenere traccia di alcuni elementi storici per la ditta, o che sono utili per riprendere delle idee.
Crea già subito un raccoglitore per i documenti storici:
- Il primo contratto d'affitto.
- La prima fattura che hai emesso.
- Le foto dell'inaugurazione del negozio.
- Il DVD con il primo video promozionale.
- La foto del primo prototipo.
- Una copia dei volantini di vendita.
Conservazione documenti in cassette di sicurezza
I documenti importanti, che sono di estremo valore per la ditta e sono indispensabili per comprovare un credito, è bene custodirli in cassette di sicurezza.
Per accedere alla cassetta di sicurezza é necessario del tempo, quindi è utile tenere una copia dei documenti presso di voi, in modo che possiate facilmente consultarne il contenuto.
Procedi nel modo seguente:
- Prima di riporre il documenti nella cassetta di sicurezza fanne una copia.
- Inserisci la copia nei Documenti base, con una nota indicante che il documento originale si trova nella cassetta di sicurezza.
- Nella cassetta di sicurezza tieni i documenti importanti in un portadocumenti.
Conservazione digitale
Digitalizzazione di documenti cartacei
È utile tenere delle copie anche dei documenti base anche in formato digitale.
Puoi facilmente fare delle copie e conservarle in più posti.
Devi verificare caso per caso se è possibile sostituire un documento cartaceo con una copia digitale. Prima di buttare l'originale cartaceo verifica che il documento digitalizzato abbia la medesima validità e quali siano le procedure da seguire.