Archivage des factures

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Avec l'application Offres et factures, vous pouvez archiver vos offres et vos factures à tout moment de l'année. Le fichier dans lequel les données de la facture sont saisies reste le même au fil des ans.

Archiver les factures individuellement

Si vous souhaitez archiver une ou plusieurs factures individuellement, procédez comme suive :

  • Dans le tableau Factures, allez dans la vue Archive.
  • Dans la colonne Date Archivé, saisissez la date à laquelle vous souhaitez archiver la facture.
  • Archivez la facture avec la commande menu Factures > Archiver données > Archiver données tableau.

Archivage des factures de l'année

Pour archiver les factures de l'année entière, procédez comme suit :

  • Dans le tableau Factures, allez dans la vue Archive.
  • Dans la colonne Date Archivé, saisissez la date du 31.12 sur la première ligne et faites un copier-coller sur toutes les lignes.
  • Archivez la facture avec la commande menu Factures > Archiver données > Archiver données tableau.

Les factures archivées seront déplacées vers l'Archive et ne seront pas affichées dans la section Factures.

Archivage des factures

Dans l'archive des factures, vous trouverez toutes les offres et factures archivées.

Les factures archivées sont affichées dans le tableau Archive (Factures) et supprimées du tableau Factures.

La table Archive (Factures) :

  • S'affiche automatiquement lors de l'archivage des factures.
  • Si vous fermez le tableau, utilisez la commande du menu Factures > Archiver données > Montrer données archivées pour l'afficher.

Archivage des données des tableaux

Les données des tableaux suivants peuvent être archivées :

  • Contacts
  • Articles
  • Factures
  • Offres

Pour archiver les données d'un tableau :

  • Positionnez-vous dans le tableau où il y a des données à archiver.
  • Activez la colonne Date Archivé.
  • Dans la colonne Date Archivé, saisissez la date à laquelle vous souhaitez archiver.
  • Dans le menu Factures > Archiver données > Archiver données tableau , choisissez le tableau contenant les données à archiver.

Le programme crée le tableau archive dans lequel sont stockées toutes les données archivées (contacts, articles, factures ou offres).

Afficher les données archivées

Les données archivées sont sauvegardées de façon permanente dans le tableau Archive.

Pour visualiser les tableaux avec les données archivées

  • A partir du menu Factures > Archiver données > Montrer données archivées
  • Choisissez le tableau des données archivées à afficher

Le programme affiche le tableau Archive où sont stockées toutes les données archivées (Contacts, Articles, Factures ou Offres).

 

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