Contrôler et recalculer la comptabilité

Le contrôle et le recalcul de la comptabilité peuvent être lancés avec :

• Les touches Shift + F9 (pour Windows et Mac) ou Cmd + 9 (pour Mac)
  Recalcul et contrôle de la comptabilité (de base)
• Menu Actions → Contrôler comptabilité
  Avec la possibilité d'effectuer des contrôles étendus.
• Afficher la Colonne Solde à travers le menu Données → Organiser colonnes.

Si le logiciel signale des erreurs ou des différences, il est souhaitable de les corriger.

Recalcul et contrôle de comptabilité (de base)

La commande Contrôler comptabilité vérifie principalement la version en cours d'utilisation et, si une mise à jour est disponible, le programme affiche le message de faire la mise à jour à la dernière version.  Nous recommandons vivement la mise à jour car de nombreuses fonctions ont été améliorées et différents problèmes résolus.

Le recalcul et le contrôle de la comptabilité suivent les opérations suivantes :

• Réinitialisation des soldes de comptes, centres de coûts et segments.
• Vérification et signalisation d'éventuelles erreurs dans les lignes des différents tableaux (comptes, écritures, Codes TVA, changes)
• Sauvegarde de toutes les opérations comme nouvelles, comme si elles avaient été insérées à nouveau.
  • Calcul, à nouveau, pour la comptabilité multidevise, des soldes d'ouverture en devise de base sur la base des derniers changes.
  • Si la ligne des écritures n'est pas bloquée, recalcul des lignes d'écritures :
    • Les valeurs de la TVA sont reprises du tableau Codes TVA et les montants TVA sont recalculés.
  • Mise à jour des soldes de comptes, centres de coûts et segments.
  • Dans le Cash Manager est calculé le solde progressif du compte dans le tableau Écritures.
• Recalcul des totaux dans les tableaux Comptes et Catégories (Dépenses et Recettes).
  • Mise à jour des colonnes Différence budget et Année précédente.
  • Dans la comptabilité multidevise, mise à jour de la colonne Solde calculée selon les derniers changes et la relative différence de change.

 Fenêtre Contrôler comptabilité (contrôle étendu)

Outre le recalcul et le contrôle de base de la comptabilité, des contrôles supplémentaires sont aussi effectués.

Recalculer comptabilité avec contrôles supplémentaires

C'est une des commandes les plus utiles: toute la comptabilité est recontrôlée, les soldes sont recalculés et l'utilisateur est averti d'éventuelles erreurs. La commande met également à jour les textes dans les colonnes Description des comptes et Catégories (tableau des opérations), si ceux-ci ont été modifiés.

Propriétés fichier (données de base)

L'option est active par défaut. Le programme contrôle que les données configurées dans les propriétés fichier correspondent à la comptabilité (par exemple: date d'ouverture et de clôture, compte TVA, comptes différences de change, etc.)

Écritures

Différences dans les écritures

Si l'option est activée, le programme vérifie s'il y a des différences entre Débit et Crédit ou entre Comptes et Catégories dans la Comptabilité Dépenses / Recettes.

• Dans la fenêtre Messages, les lignes où les différences se présentent sont indiquées.
• La colonne Solde indique la différence entre le mouvement de débit et de crédit. En cas d'erreur, le solde n'est pas remis à zéro.
• En outre, le programme indique, dans la fenêtre d'information en bas, le montant des différences global (uniquement quand on se trouve dans le tableau Écritures).

Inclure différences intermédiaires

Si l'option est activée, dans les écritures composées, le programme vérifie s'il y a des différences entre Débit et Crédit
Très souvent les différences sont dues à des écritures incomplètes ou des montants erronés (comme dans l'exemple de l'image suivante).

 Contrôles de soldes (#CheckBalance)

En activant ce contrôle, le programme avertit si le solde indiqué dans la description est différent du solde comptable à la date indiquée.
Les écritures #CheckBalance servent à indiquer que le solde du compte à une certaine date soit correct.
A la fin du mois, du trimestre ou de l'année, il est utile de créer des écritures #CheckBalance pour les comptes de caisse ou banque. Les écritures #CheckBalance sont aussi utiles en complément à la commande bloquer écritures.
En utilisant les écritures #CheckBalance vous vous rendrez compte si, après avoir clos la période, des écritures non correctes se sont effectuées.

Caractéristiques des écritures #CheckBalance

• Date. Doit être la date à laquelle se réfère le solde.
• Le libellé doit contenir
  • #CheckBalance suivi du solde du compte, y compris les décimales.
    #CheckBalance  -1200.00
    #CheckBalance  0.00
  • Pour la comptabilité multidevise, la formule #CheckBalance suivie du symbole division et du solde du compte, comprenant les décimales.
    #CheckBalance  CHF -1200.00
    #CheckBalance  EUR 0.00
    #CheckBalance  -1200.00  sans symbole monétaire, le contrôle est fait selon le solde en monnaie de base.
• CompteDébit : indiquer le compte sur lequel s'effectue la vérification.
• Le montant doit rester vide.

Le programme a détecté une différence entre le solde de vérification et le solde du compte indiqué dans le fichier.

Même document mais avec dates différentes

Si l'option est activée, le programme donne un message si les écritures, avec un même numéro de document, ont des dates différentes. Dans les écritures sur plusieurs lignes, où il n'y a pas une cohérence entre le Doc. et la Date, le programme ne peut pas correctement déterminer la contrepartie.

Comptes

Structure du plan comptable

Si on active cette option, le programme contrôle que la structure des groupes soit correcte.

Présence de différences de change

Si l'option est activée, le programme contrôle s'il y a des différences de change non encore enregistrées.

Soldes d'ouverture différents des soldes finals de l'année précédente

Si l'option est activée, le programme vérifie que les soldes d'ouverture de la nouvelle année sont en cohérence avec ceux de clôture de l'année précédente. S'il y a des différences entre les soldes de clôture de l'année précédente et les soldes d'ouverture de la nouvelle année, elles sont signalées comme un montant total dans la fenêtre Messages.

Contrôles personnalisés (Extensions)

Si on active cette option, le programme exécute des vérifications sur des fonctionnalités ajoutées par l'utilisateur (Extensions), pour les vérifications personnalisées.

Inclure contrôles supplémentaires avec le raccourci Maj+F9

Quand on active cette option, le programme exécute toutes les vérifications activées dans la fenêtre de dialogue, en pressant la touche Maj. + F9. Autrement, le programme recalcule uniquement la comptabilité (dans la version Mac: Maj. + Cmd + 9).