Contrôler et recalculer la comptabilité

Banana Comptabilité met à disposition plusieurs commandes pour recalculer les données et vérifier l’exactitude de la comptabilité. Il est recommandé d’effectuer ces contrôles régulièrement, surtout si le programme signale des erreurs ou des différences.

• Raccourcis clavier pour lancer le recalcul et le contrôle principal de la comptabilité :
  • Maj + F9 (Windows et Mac)
  • Cmd + 9 (Mac)
• Menu Actions > Contrôler comptabilité pour effectuer des contrôles étendus.
• La colonne Solde met en évidence les différences dans le Tableau Écritures entre les colonnes Débit et Crédit. La colonne Solde peut être rendue visible depuis le menu Données > Organiser colonnes.

En cas d’erreurs ou de différences signalées, il est conseillé de les corriger avant de poursuivre avec d’autres opérations comptables.

Recalcul et vérification de la comptabilité (contrôle principal)

La combinaison Maj + F9 exécute automatiquement les actions suivantes :

• Vérifie la version du programme utilisée et signale la disponibilité d’éventuelles mises à jour
  (il est toujours conseillé d’utiliser la dernière version).
• Réinitialise et recalcule les soldes des comptes, des centres de coûts et des segments.
• Réécrit toutes les écritures comme si elles étaient saisies à nouveau.
• Signale d’éventuelles erreurs dans les tableaux :
  • Comptes
  • Écritures
  • Codes TVA
  • Taux de change
• Comptabilité multidevise en partie double
  • Met à jour les soldes d’ouverture.
  • Recalcule les soldes selon les derniers taux de change saisis dans le tableau Taux.
• Comptabilité avec TVA
  • Recalcule toutes les valeurs TVA en fonction des codes utilisés.
• Cash Manager
  • Calcule le solde progressif dans le Tableau Écritures.
  • Recalcule les totaux des tableaux Comptes et Catégories.
• Cash Manager et Recettes / Dépenses
  • Recalcule les totaux des tableaux Comptes et Catégories.
• Comptabilité avec budget
  • Met à jour les colonnes Différence budget et Année précédente dans le tableau Comptes.

Dialogue Vérifier la comptabilité (contrôle étendu)

La commande Actions > Contrôler comptabilité ouvre une fenêtre de dialogue avec des options de contrôle avancées.
Cette commande est recommandée pour effectuer des vérifications plus approfondies de la structure et de la cohérence des données.

Recalculer la comptabilité et effectuer des contrôles étendus

Il s'agit de l'une des commandes les plus importantes pour la vérification de la comptabilité, car elle :

• recalcule toute la comptabilité,
• effectue des contrôles approfondis,
• signale d’éventuelles erreurs dans la fenêtre Messages.

Elle met également à jour les textes des colonnes Description du compte et Catégories dans le Tableau Écritures, si modifiés.

Propriétés des données de base

L’option est activée par défaut et vérifie la cohérence des données définies dans Fichier > Propriétés fichier (données de base), telles que :

• dates d’ouverture et de clôture,
• comptes TVA,
• comptes pour différences de change.

Écritures

Différences dans les écritures

• Vérifie les différences éventuelles entre Débit et Crédit (ou entre Comptes et Catégories).
• Les lignes concernées sont indiquées dans la fenêtre Messages.
• Le montant total de la différence est visible dans la fenêtre d’information en bas.
• Les différences sont également mises en évidence dans la colonne Solde.

Inclure les différences intermédiaires

• Vérifie qu’il n’y a pas de différences intermédiaires dans les écritures multiples.
• Les différences sont souvent dues à des écritures incomplètes ou à des montants erronés.

Soldes de vérification (#CheckBalance)

• Compare le solde comptable avec le solde réel (banque ou poste) saisi manuellement.
• Les différences éventuelles sont signalées en indiquant les comptes concernés.

Plus d'informations sur les écritures Check Balance sont disponibles sur la page Écritures #CheckBalance.

Même document avec des dates différentes

• Avertit si un même numéro de document est associé à des dates différentes.
• Cette situation peut empêcher le programme de déterminer correctement la contrepartie.

Comptes

Structure du plan comptable

• Vérifie que la structure des groupes comptables est correcte.

Présence de différences de change

• Signale les différences de change non encore enregistrées.

Soldes d'ouverture différents des soldes de clôture de l'année précédente

• Vérifie que les soldes d'ouverture de la nouvelle année correspondent à ceux de clôture de l’année précédente.
• Les différences entre les soldes de clôture de l'année précédente et ceux d'ouverture de la nouvelle année sont indiquées comme montant total dans la fenêtre Messages.

Articles

Soldes d'ouverture des comptes d'actifs

• Vérifie que la valeur d’ouverture des Articles correspond au solde du compte d'actif associé.
• Le contrôle est effectué uniquement pour les articles avec un compte d'actif attribué.

Inclure les contrôles étendus avec la touche Maj + F9

Si l’option Inclure les contrôles étendus avec la touche Maj + F9 est activée, le programme exécute automatiquement tous les contrôles sélectionnés dans le dialogue Vérifier la comptabilité également via le raccourci clavier.

Si l’option n’est pas activée, la touche Maj + F9 exécute uniquement le recalcul de la comptabilité.