So funktionieren die Regeln zur Vervollständigung von importierten Buchungen

Nachfolgend wird das Verfahren zur Anwendung der Regeln sowie deren Funktionsweise erläutert. Der Prozess lässt sich in drei Schritte gliedern:

1. Importieren der Bankbewegungen aus Kontoauszügen in die Tabelle Buchungen
2. Erstellen der Regeln
3. Anwenden der Regeln zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze

1. Bankbewegungen importieren

Beim Importieren von Bankbewegungen aus Kontoauszügen (z.B. Bank oder Postfinance) fügt das Programm zunächst ein temporäres Gegenkonto [CA] ein. Normalerweise muss das Gegenkonto für jede Buchung manuell ergänzt werden.

In der obigen Abbildung ist in der Tabelle Buchungen Folgendes zu sehen:

• (1) - Die Zellen enthalten ein temporäres Gegenkonto, das mit Verkäufen über Twint verbunden ist.
• (2) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das den monatlichen Ausgaben im Mai zugeordnet ist.
• (3) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit den Telefonkosten bei Swisscom verknüpft ist.
• (4) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit Versicherungskosten (Policennummer 892-948) verbunden ist.
• (5) - Die Zelle enthält ein temporäres Gegenkonto, das mit Versicherungskosten (Policennummer 987-650) verbunden ist.

2. Regeln erstellen

Die Regeln werden verwendet, um alle temporären Gegenkonten der importierten Datensätze automatisch zu vervollständigen, indem MWST/USt-Codes, Kostenstellen, Verknüpfungen (Links) usw. hinzugefügt werden.

Dabei handelt es sich um vollständig definierte Musterbuchungen, die in der Tabelle Wiederholende Buchungen gespeichert werden.

Um eine Regel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Geben Sie in der Spalte Beschreibung (Description) den Text (ein oder mehrere Schlüsselwörter) ein, den der importierte Datensatz enthalten muss.
• Geben Sie in den Spalten KtSoll (Debit A/C) oder KtHaben (Credit A/C) das Gegenkonto an, das das temporäre Konto ersetzt.

Wir haben ein System entwickelt, das verschiedene Methoden zur Erstellung von Regeln anbietet:

• Regeln aus dem Dialogfenster Regeln anwenden
• Regeln aus der Tabelle Buchungen
• Regeln aus der Tabelle Wiederholende Buchungen

Unabhängig von der verwendeten Methode werden alle erstellten Regeln automatisch in der Tabelle Wiederholende Buchungen gespeichert.

Im folgenden Beispiel wurde in der Tabelle Wiederholende Buchungen eine Regel für die nachstehenden Buchungen erstellt:

• (1) - Für die Buchung "Twint" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Verkauf ("Sales") und fügt den MWST/USt-Code hinzu.
• (2) - Für die Buchung "Interac Electronics" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Warenaufwand ("Goods") und fügt den MWST/USt-Code hinzu.
• (3) - Für die Buchung "Swisscom" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Telefon ("Admin").
• (4) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Policennummer "892-948" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Krankenversicherung ("Insurance Health").
• (5) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Policennummer "987-650" ersetzt die Regel das temporäre Gegenkonto durch das Konto Autoversicherung ("Insurance Car").

Wichtig: Wenn eine Vertragsnummer, Policennummer, Kundennummer usw. vorhanden ist, empfiehlt es sich, vor der Regel ein "+" hinzuzufügen.
Das "+" ermöglicht es der Regel, einzelne Wörter (oder Zahlenfolgen) unabhängig von ihrer Position innerhalb der Beschreibung der importierten Buchung zu erkennen.

3. Anwendung der Regeln zur automatischen Vervollständigung importierter Datensätze (Ergebnis)

In der Tabelle Buchungen vervollständigt das Programm die importierten Datensätze automatisch, indem es das Gegenkonto, die MWST/USt-Codes und weitere Angaben hinzufügt – unabhängig davon, auf welche Weise die Regeln erstellt wurden.

Im Beispiel wurden in der Tabelle Buchungen die importierten Buchungen automatisch vervollständigt – die in den Regeln definierten Gegenkonten wurden anstelle der temporären Gegenkonten [CA] eingefügt:

• (1) - Für die Buchungen "Twint" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Verkauf ("Sales") und ergänzt den MWST/USt-Code.
• (2) - Für die Buchung "Interac Electronics" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Warenaufwand ("Goods") und ergänzt den MWST/USt-Code.
• (3) - Für die Buchung "Swisscom" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Telefon ("Admin").
• (4) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Policennummer "892-948" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Krankenversicherung ("Insurance Health").
• (5) - Für die Buchung "Best insurance" mit der Policennummer "987-650" ersetzt die Regel [CA] durch das Konto Autoversicherung ("Insurance Car") .

Darüber hinaus erkennt das Programm Buchungen mit einem MWST/USt-Code und vervollständigt automatisch alle Spalten, die mit der Mehrwertsteuer verknüpft sind (MWST/USt-Konto und MWST-Beträge).