Umsatzabstimmung mit den MWST-Abrechnungen

Dieses Dokument erläutert, wie die jährliche Umsatzzahl mit den MWST-Abrechnungen in der Schweiz abgestimmt wird, um allfällige Abweichungen vor oder während einer Revision zu erkennen und zu korrigieren.
Der Inhalt richtet sich an Treuhänder, Buchhalter sowie an Nutzer von Banana Buchhaltung, die im schweizerischen Kontext eine MWST-Abstimmung vorbereiten oder überprüfen müssen.

Die Umsatzabstimmung mit den MWST-Abrechnungen ist ein buchhalterischer Prozess, bei dem geprüft wird, ob die in den MWST-Abrechnungen gemeldeten Daten mit den Buchhaltungsaufzeichnungen des Unternehmens übereinstimmen. 

Im Kontext von Banana Buchhaltung bezeichnet der Umsatz den Gesamtbetrag der in den Ertragskonten verbuchten Verkaufserlöse – ohne MWST, da diese vom Programm automatisch ausgeschieden wird.

Überprüfungen vor der Umsatz- und MWST-Abstimmung

Am Jahresende verlangt der Revisor unter anderem die jährliche Abstimmung zwischen dem in den MWST-Abrechnungen deklarierten Umsatz und dem in der Buchhaltung ausgewiesenen Umsatz.

Bevor die Umsatzabstimmung mit den MWST-Abrechnungen durchgeführt wird, sollten folgende Kontrollen vorgenommen werden:

Überprüfung der MWST auf Verkäufen und Einkäufen:
Mit Banana Buchhaltung können Sie das Faksimile des MWST-Abrechnungsformulars für ein bestimmtes Quartal auch nachträglich neu erstellen und mit der eingereichten Version vergleichen.

Sie können daher:

• die auf Verkäufen geschuldete MWST berechnen und mit dem in der MWST-Abrechnung gemeldeten Betrag vergleichen.
• die auf Einkäufen abzugsberechtigte MWST berechnen und mit dem in der MWST-Abrechnung gemeldeten Betrag vergleichen.

Alternativ ist es möglich, das Faksimile des jährlichen MWST-Formulars zu erstellen, um es mit den in den vier Quartalsformularen deklarierten Gesamtbeträgen zu vergleichen. Falls Abweichungen bestehen, ist zu ermitteln, in welchem Quartal sie entstanden sind, und die entsprechenden Korrekturen sind vorzunehmen.

Umsatz mit der MWST-Abrechnung abstimmen

In der Schweiz enthält das an die ESTV übermittelte MWST-Formular für jeden Zeitraum (Quartal oder Semester) Angaben zum Umsatz, zur geschuldeten MWST, zur rückforderbaren MWST und zur zu bezahlenden MWST.

Um allfällige Abweichungen zwischen dem in der Buchhaltung (Kontotabelle) ausgewiesenen Jahresumsatz und dem in den MWST-Abrechnungen deklarierten Umsatz zu erkennen, empfiehlt es sich, eine Excel-Tabelle zu verwenden, in der die folgenden Daten in separaten Spalten aufgeführt werden:

• Umsatz pro Quartal gemäss Buchhaltung
  Zur Ermittlung der quartalsweisen Umsatzzahl den Buchhaltungsbericht mit Quartalsaufteilung ausführen und die Gruppe prüfen, welche die Ertragskonten zusammenfasst.
• Geschuldete MWST pro Quartal, neu berechnet mit der Funktion MWST-Zusammenfassung oder der MWST-Erweiterung.
• Eine Spalte "Umsatzabweichungen" hinzufügen, um die Differenz zwischen deklariertem und buchhalterischem Umsatz zu berechnen.
• Eine Spalte "MWST-Abweichungen" hinzufügen, um die Differenz zwischen deklariertem und berechnetem MWST-Betrag festzuhalten.

Abweichungen analysieren:
Wenn beim Vergleich Abweichungen auftreten, sollten Sie wie folgt vorgehen:

• Die Ursachen für die Unterschiede beim Umsatz und/oder bei der MWST-Abrechnung identifizieren und analysieren.
• Allfällige Fehler korrigieren und das Korrekturformular an die ESTV übermitteln.
• Im MWST-Abstimmungsdokument jede Differenz begründen. Es ist hilfreich, auch die Buchungen einzubeziehen, in denen die Fehler gemacht wurden oder die die Differenz verursacht haben (z. B. Buchungen ohne MWST-Code).

Im Folgenden ein einfaches Beispiel für ein Schema zur Ermittlung von Differenzen. Die Tabelle kann je nach Bedarf individuell angepasst werden.

Hauptursachen für Differenzen bei der Umsatzzahl

In Banana Buchhaltung Plus tragen grundsätzlich alle Buchungen mit einem MWST-Code zur Berechnung der Mehrwertsteuer sowie zur Ermittlung der Beträge in den entsprechenden Feldern des MWST-Formulars bei. Beim Vergleich der Umsatzzahl können jedoch verschiedene Ursachen zu Abweichungen führen:

• Fehlender MWST-Code bei einem steuerpflichtigen Verkauf: Wird eine mehrwertsteuerpflichtige Verkaufsbuchung ohne MWST-Code erfasst, ist der Betrag zwar in der buchhalterischen Umsatzzahl enthalten, erscheint jedoch nicht in der MWST-Abrechnung. Dadurch entsteht eine Differenz zwischen den beiden Werten.
  • Beispiel: Ein Verkauf von CHF 1’000 ohne MWST-Code erhöht die buchhalterische Umsatzzahl um CHF 1’000, wird jedoch nicht in der MWST-Abrechnung derselben Periode berücksichtigt.
• Nachträgliche Buchungen mit MWST-Code: Es wurden nach der Übermittlung der MWST-Daten an die ESTV zusätzliche Buchungen mit MWST-Code hinzugefügt.
• Gelöschte Buchungen mit MWST-Code: Buchungen mit MWST-Code wurden – auch versehentlich – nachträglich gelöscht, nachdem die MWST-Daten bereits übermittelt wurden.
• Buchungen mit falschem Datum: Es wurden Buchungen mit einem Datum aus einem bereits abgerechneten Quartal eingegeben.
• Stornierungen ohne negativen MWST-Code: Bei Stornierungen wurde kein MWST-Code mit negativem Vorzeichen verwendet. Dadurch fehlt die entsprechende Korrektur in der MWST-Abrechnung.
• Unpassende MWST-Codes bei Abgrenzungen oder Abschlussbuchungen: Es wurden MWST-Codes verwendet, obwohl diese bei Abgrenzungen oder Abschlussbuchungen nicht vorgesehen sind.
• Falscher MWST-Code bei Stornierung von Exportverkäufen: Bei der Stornierung eines Exportverkaufs wurde irrtümlich der Code VE-0 verwendet. In diesem Fall entsteht eine Differenz, da die Stornierung im Soll gebucht wird und somit den Umsatz reduziert. Der Code VE-0 wird vom Programm jedoch als Bestandteil des Umsatzes betrachtet und entsprechend zum Umsatz hinzugerechnet.

Einen Abstimmungsbericht erstellen

• Dokumentieren Sie den gesamten Abstimmungsprozess, mit Angabe der festgestellten Differenzen und der vorgenommenen Korrekturen.
• Erstellen Sie einen detaillierten Bericht, der alle Schritte des Abstimmungsprozesses und die erzielten Ergebnisse klar dokumentiert.

Nützliche Werkzeuge

• Buchhaltungssoftware: Mit Banana Buchhaltung lassen sich auch nachträglich MWST-Formular-Duplikate, MWST-Zusammenfassungen sowie Kontenberichte auf Jahresbasis mit periodischer Aufschlüsselung erstellen. Dies erleichtert den Datenvergleich über längere Zeiträume hinweg, um Abweichungen oder Fehler bei der MWST- und Umsatzberechnung zu erkennen.
• Tabellenkalkulation: Erstellen Sie ein Tabellenblatt (z. B. in Excel), in das Sie Daten aus Banana Buchhaltung kopieren und einfügen können, um Verkäufe, Einkäufe und MWST-Abrechnungen systematisch zu verfolgen und zu vergleichen.

Empfehlungen

• Regelmässige Überprüfungen: Führen Sie regelmässig Abstimmungen durch, um langfristige Fehler und Differenzen zu vermeiden.
• Genauigkeit und Sorgfalt: Die Abstimmung erfordert besondere Aufmerksamkeit und eine sorgfältige Prüfung aller relevanten Daten.
• Unterstützung durch eine Fachperson: Ziehen Sie die Unterstützung eines Treuhänders oder Steuerberaters in Betracht, um die Richtigkeit und Vollständigkeit des Prozesses sicherzustellen.

Zusammenfassung

Die Abstimmung zwischen Umsatzzahl und MWST-Abrechnungen ermöglicht es, die steuerlichen Deklarationen mit der Buchhaltung abzugleichen. Die MWST-Reports und Faksimiles von Banana Buchhaltung unterstützen dabei, allfällige Differenzen strukturiert zu erkennen, zu analysieren und zu dokumentieren.