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La gestione Fornitori consente di registrare, organizzare, gestire le informazioni dei fornitori e permette di tenere traccia delle transazioni e dei pagamenti ai fornitori, delle scadenze di pagamento e delle informazioni di contatto. Puoi controllare le scadenze delle fatture da pagare, quelle pagate e il saldo del conto di ogni fornitore, nonché il saldo aperto totale.
La gestione Fornitori è una delle funzionalità di Banana Contabilità Plus disponibile in tutti gli applicativi contabili, ma usata prevalentemente nella contabilità in partita doppia.
Guarda anche la gestione Clienti.
Le impostazioni dell'anagrafica fornitori prevedono sia la gestione sul fatturato sia quella sull'incassato. Si possono gestire anche conti di fornitori in valuta estera.
La funzione dei pagamenti delle fatture dei fornitori via e-banking è disponibile solo nel piano Advanced.
Registrare i movimenti dei fornitori
La tabella Registrazioni è il fulcro di Banana Contabilità e viene usata per registrare tutte le operazioni, incluse i movimenti dei fornitori, semplicemente indicando il conto del fornitore. Lavori velocemente perché puoi selezionare, copiare e incollare i movimenti dei fornitori già inseriti in precedenza. Se fai degli errori puoi sempre correggere.
I movimenti dei fornitori registrati nella tabella Registrazioni sono le seguenti:
- Ricevimento delle fatture
- Pagamento delle fatture
- Note di credito o storni ricevuti
- Gestione pagamenti via e-banking
Ci sono colonne dove inserire varie informazioni, ovvero:
- La data dell'operazione, di scadenza, e di pagamento.
- Il numero fattura.
- Il Conto Dare e Avere dove indicare il conto fornitore e la contropartita.
- L'importo.
- I codici IVA per il calcolo automatico dell'IVA.
- Collegamenti a documenti digitali (per esempio la fattura ricevuta dal fornitore, o delle annotazioni in pdf).
Conti fornitori
I conti dei fornitori sono utilizzati per registrare tutti i movimenti relativi ai fornitori di un'azienda.
Le funzioni principali dei conti fornitori sono le seguenti:
- Creare un conto per ogni fornitore e tenere traccia di tutte le transazioni effettuate.
- Registrare le fatture ricevute per ogni fornitore.
- Creare un ordine di pagamento E-banking, direttamente dalla registrazione della fattura del fornitore.
- Registrare i pagamenti ai fornitori e associarli alle fatture ricevute.
- Ottenere degli elenchi per il controllo dei pagamenti.
In Banana Contabilità Plus:
- I conti dei fornitori e gli indirizzi (nome, cognome, nome società, indirizzo, partita IVA, ecc..) vengono impostati nella tabella Conti.
- I movimenti contabili sui conti vengono inseriti nella tabella Registrazioni.
- Dopo ogni registrazione, tutti i saldi dei conti fornitori (tabella Conti) vengono automaticamente aggiornati e hai immediatamente una visione d'insieme dei saldi aperti ancora da pagare.
Registrare fatture ricevute
La fattura ricevuta dal fornitore viene utilizzata per fini contabili e fiscali, poiché consente di registrare in modo accurato i costi e le spese dell'azienda, e di calcolare l'IVA.
In Banana Contabilità le fatture vengono contabilizzate nella tabella Registrazioni:
- Inserendo la data e la descrizione
- Inserendo un numero di fattura
- Registrando nel conto Dare il conto del costo e nel conto Avere il conto del fornitore.
- Indicando il codice IVA per gli acquisti di merce o i servizi. I calcoli e gli importi IVA vengono inseriti in automatico.
Registrare i pagamenti
In Banana contabilità gli pagamenti si registrano nella Tabella Registrazioni con una delle seguenti modalità:
- Registrazione manuale:
- Si registra la data e la descrizione
- Nella colonna Fattura, inserendo il conto del fornitore, in un menu a tendina vengono visualizzate le fatture ancora aperte, basta selezionare la fattura ricevuta dal fornitore e premendo il tasto invio, il programma inserisce in automatico il conto del fornitore in Dare, e l'importo della fattura. Basta poi inserire il conto della liquidità in Avere per completare la registrazione.
- Importazione dati dagli estratti conto con le Regole.
- Il programma importa i dati dagli estratti conto ISO 20022 e con l'uso delle Regole il programma inserisce la registrazione completa, inserendo tutti i dati, senza dover intervenire manualmente.
Fatture aperte
Le fatture aperte per fornitore sono quelle ricevute, ancora ancora da pagare.
Le fatture aperte dei fornitori possono essere gestite tramite un registro contabile che tiene traccia delle fatture emesse, delle scadenze di pagamento e dei pagamenti ricevuti. In questo modo, il venditore può monitorare la situazione finanziaria di ogni cliente e inviare dei solleciti di pagamento nel caso in cui le fatture rimangano aperte per troppo tempo.
È importante notare che le fatture aperte dei fornitori influenzano la liquidità dell'azienda, in quanto si deve tenere conto del denaro da impiegare per il pagamento di queste fatture.
Banana Contabilità genera in automatico il report delle fatture aperte dove puoi verificare immediatamente quali fatture sono ancora da pagare e di quale fornitore, nonché l'ammontare totale delle fatture scoperte.
Ci sono due tipi di report:
Fatture aperte per fornitore, dove vengono elencate tutte le fatture aperte per ogni fornitore.
2. Fatture aperte per scadenza, dove vengono elencate le fatture aperte in ordine di scadenza.
La data di scadenza di una fattura può essere impostata in modi diversi. Maggiori informazioni sono disponibili alla seguente pagina Scadenze e termini di pagamento.
Scheda conto
Le schede conto sono documenti utilizzati in contabilità che riportano le transazioni finanziarie di un'azienda. Ogni scheda rappresenta un conto specifico nel registro contabile generale dell'azienda e contiene informazioni dettagliate sulle transazioni che riguardano quel conto, come la data dell'operazione finanziaria, il tipo di operazione, l'importo e la descrizione dell'operazione.
In Banana contabilità, sulla base dei dati inseriti nella tabella Registrazioni, il programma in automatico elabora la Scheda conto per ogni fornitore, dove vengono riportati il saldo di apertura, tutti i movimenti e relativo saldo finale. Puoi avere la scheda conto anche per periodo.
Impostare e utilizzare le funzionalità fornitori
- Impostare i conti per una contabilità sul fatturato (principio di competenza).
- Impostare i conti per una contabilità sull'incassato (principio di cassa).
- Configurare le impostazioni fornitori (spiegazione come per i clienti).
- Impostare la tabella registrazioni e registrare le fatture fornitori.
- Resoconti fatture fornitori aperte, scadute o ricevute.
Note
- Nella Contabilità multimoneta i resoconti si basano sui saldi in divisa del conto del fornitore, per cui eventuali differenze di cambio non vengono considerate.
Nella tabella Fatture ricevute, sono elencate anche le registrazioni differenze di cambio, nelle altre stampe invece a fare stato è unicamente l'importo in moneta del fornitore. - La colonna Descrizione dei resoconti riprende la prima riga di registrazione per ogni fattura.
- Per le contabilità sull'incassato è possibile impostare un partitario fornitori con i centri di costo.