In questo articolo
Il sistema di raggruppamento di Banana Contabilità Plus serve per totalizzare gli importi di conti e gruppi in modo facile e veloce. Il programma ti offre la massima flessibilità per creare tutti i livelli di totalizzazione che vuoi.
Il raggruppamento è uno strumento molto potente per calcolare i totali in modo automatico.
Dove viene utilizzato
- Nelle tabelle Conti e Categorie per definire la struttura del Bilancio e del Conto economico.
- Nella tabella Codici IVA per raggruppare i codici IVA.
- Nella tabella Articoli dell'Applicativo Magazzino.
- Nella tabella Articoli dell'Applicativo Registro beni ammortizzabili.
▶ Video: Sistema di raggruppamento e totalizzazione
Come funziona
Il raggruppamento si basa sempre su due colonne:
- La colonna Gruppo, dove si indicano gli identificativi dei gruppi, che possono essere testuali o numerici.
- La colonna Somma In, dove per ogni riga di conto o di gruppo si indica il Gruppo di totalizzazione.
Ogni riga del gruppo è una riga di totale, dove:
- I saldi dei gruppi sono la somma delle righe che, nella colonna Somma In, contengono il nome del gruppo.
- Il programma calcola i totali di tutte le colonne che contengono importi (tipo Importo), sia quelle predefinite (Apertura, Saldo, ecc.) sia quelle aggiunte manualmente.
Il raggruppamento permette di creare molti livelli di totalizzazione.
La logica del programma
Per capire la logica, presentiamo un esempio di una piccola parte del piano dei conti. Per i conti Cassa, Posta e Banca creiamo il gruppo Liquidità:
- Nella riga sottostate dei conti della liquidità, nella colonna Gruppo, si inserisce il nome del gruppo Liquidità.
- Nella colonna Descrizione, si inserisce la descrizione del gruppo.
- Per fare in modo che il programma possa aggiornare i saldi del gruppo Liquidità, bisogna indicare quali conti devono essere totalizzati.
Nella colonna Somma In del conto Cassa, Posta e Banca si inserisce il nome del gruppo Liquidità. I saldi del gruppo si aggiornano immediatamente.
Con la stessa logica possiamo anche raggruppare i gruppi. Infatti, anche i gruppi possono essere totalizzati in altri gruppi di livello superiore.
Supponiamo di aggiungere un gruppo in cui raggruppare e quindi totalizzare il gruppo della Liquidità.
- Nella riga sottostate del gruppo Liquidità, nella colonna Gruppo, si inserisce il nome del gruppo Attivi.
- Nella colonna Descrizione, si inserisce la descrizione del gruppo.
- Per fare in modo che il programma possa aggiornare i saldi del gruppo Attivi, bisogna indicare quali gruppi devono essere totalizzati.
Nella colonna Somma In del gruppo Liquidità si inserisce il nome del gruppo Attivi. I saldi del gruppo si aggiornano immediatamente.
Seguendo questa logica è possibile creare una struttura con gruppi e sottogruppi per tutto il piano contabile, in modo da creare piani contabili adatti a qualsiasi nazione ed esigenza specifica.
La stessa identica logica può anche essere applicata per raggruppare i codici IVA nella tabella Codici IVA, e anche per raggruppare gli articoli nella tabella Articoli del Magazzino e del Registro beni ammortizzabili.
Ampio uso del sistema di totalizzazione
Il sistema di totalizzazione è molto flessibile:
- In un Gruppo si possono sommare Conti e Gruppi.
- Ai testi dei titoli si può attribuire il gruppo di appartenenza.
- Si può usare qualsiasi genere di numerazione (numerica e/o delle lettere).
- Si possono creare fino a 100 livelli di totalizzazione.
- La totalizzazione del gruppo è indipendente dalla sequenza delle righe:
- La riga di totale può essere definita prima e dopo le righe dei conti o gruppi.
- La riga di totale può essere definita anche in una posizione completamente staccata dalle righe dei conti e dei gruppi, come nel caso del partitario Clienti / Fornitori.
- Lo stesso conto non può essere totalizzato contemporaneamente in due Gruppi.
- Il sistema si usa anche per totalizzare i Centri di costo e i Segmenti.
La totalizzazione delle colonne importo
La procedura di calcolo totalizza le colonne del tipo importo.
- Vengono totalizzate le colonne importo definite dal sistema.
- Vengono totalizzate le colonne importo aggiunte dall'utente.
La sequenza di calcolo
Il programma calcola i totali nel modo seguente:
- Azzera i valori delle colonne importi delle righe di Gruppo.
- Somma gli importi delle righe dei Conti nelle righe di Gruppo (primo livello di calcolo).
- Somma il saldo delle righe dei Gruppi nei Gruppi di livello superiore.
Ripete l'operazione finché tutti i livelli sono calcolati.
Quando un Gruppo viene totalizzato in un Gruppo di livello inferiore, motivo per cui si crea un ciclo infinito di errore.
Controllo e segnalazione errori
Quando si creano dei raggruppamenti il programma controlla e segnala eventuali errori, in modo da poterli subito correggere.
Quando nella colonna Somma In è stato indicato un gruppo inesistente, il programma segnala l'errore "Gruppo non trovato". In questo caso è sufficiente:
- Creare il gruppo nella colonna Gruppo
- Ricontrollare la contabilità con il comando Controlla contabilità
- Ricalcolare tutti i totali con il comando Ricalcola totali.
Rinomina i gruppi
Con il comando Rinomina si possono rinominare in automatico i nomi dei gruppi già esistenti, senza dover cambiare manualmente le corrispondenze nelle colonne Gruppo e Somma In.
Stampe
Quando si stampano il Bilancio, il Conto Economico o altri report che contengono dei raggruppamenti, la stampa riporta l'ordine dei raggruppamenti così come sono stati impostati nelle varie tabelle.