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Stai cercando come fare le registrazioni contabili per un Ente del Terzo Settore (ETS)? Qui di seguito trovi degli esempi di registrazioni più ricorrenti, che i piccoli ETS si trovano a dover inserire nelle loro contabilità.
Hai delle registrazioni ricorrenti o particolari, che fai per la tua associazione, e non sono elencate qui? Faccelo sapere lasciando un Feedback, in modo che possiamo inserirle qui dentro e metterle a disposizione.
Contabilità Entrate/Uscite
Se sei alle prime armi con la contabilità ti consigliamo di consultare la pagina Terminologia di base, dove imparerai a sapere cosa è un Conto, una Categoria e altri concetti di base sulla contabilità. Per questi esempi usiamo la contabilità Entrate/Uscite, la quale è molto più semplice per iniziare a fare la contabilità, anche per chi non ha conoscenze contabili.
Registrazioni di spese e ricavi
Per registrare una spesa o un ricavo con la contabilità Entrate/uscite, si procede in questo modo:
- Nella colonna Entrate/Uscite: l'importo in entrata o in uscita.
- Nella colonna Conto: viene inserito uno dei conti patrimoniali (cassa, banca, posta, ...).
- Nella colonna Categoria: viene inserito una categoria relativa ad un'entrata o a un'uscita.
Registrazioni patrimoniali
La registrazione patrimoniale coinvolge due conti della tabella Conti. In questo caso è possibile inserire anche un conto patrimoniale nella colonna Categoria:
- il conto scritto nella colonna Conto aumenta o diminusce a dipendenza se l'importo è stato inserito in "Entrate" o "Uscite";
- mentre l'altro conto scritto nella colonna Categoria si comporta (aumenta o diminuisce) in modo opposto rispetto al conto scritto nella colonna Conto.
Per esempio, per registrare un'entrata nella cassa da un prelevamento in banca:
- Nella colonna Entrate: si inserisce l'importo in entrata.
- Nella colonna Conto: viene inserito il conto Cassa.
- Nella colonna Categoria: viene inserito il conto Banca.
Il programma andrà a registrare l'importo in positivo nel conto Cassa e in negativo nel conto Banca.
In alternativa, è possibile fare la registrazione nel modo seguente:
- Nella colonna Uscite: si inserisce l'importo in uscita.
- Nella colonna Conto: viene inserito il conto Banca.
- Nella colonna Categoria: viene inserito il conto Cassa.
Il programma andrà a registrare l'importo in negativo nel conto Banca e in positivo nel conto Cassa.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Prelevamento dalla banca verso la cassa (registrazione con il conto cassa in entrata) |
100,00 | Cassa | Banca | |
| Prelevamento dalla banca verso la cassa (registrazione con il conto banca in uscita) |
100,00 | Banca | Cassa |
Prelevamenti e Versamenti
Prelevamento dalla banca verso la cassa
L'importo di 100 entra in cassa ed esce dalla banca.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Prelevamento dalla banca verso la cassa | 100,00 | Cassa | Banca |
Versamento in banca dalla cassa
L'importo di 100 entra in banca ed esce dalla cassa.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Versamento in banca dalla cassa | 100,00 | Banca | Cassa |
Registrazioni con Quote
Incasso di una quota associativa
L'importo di 100 entra nella cassa (o banca) e la categoria di entrata è Entrate quote.
Nella colonna Donatore (Centro di Costo CC3) si può inoltre specificare il codice CC3 ( ; ) della persona, socio o volontario, che ha versato la quota.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria | Donatore |
| Incasso di una quota associativa tramite cassa | 100,00 | Cassa | Entrate quote | S002 |
Spesa coordinamento per adesione
L'importo di 50 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Entrate quote (diminuzione delle entrate da quote associative).
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Pagamento AI coordinamento per adesione - spesa affiliazione | 50,00 | Cassa | Entrate quote |
Registrazioni Spese varie
Pagamento bolletta (Telefono, Luce, Acqua, ...)
L'importo di 25 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Utenze (Telefono, Luce, Acqua, ...).
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Pagamento bolletta (Telefono, Luce, Acqua, ... ) | 25,00 | Cassa | Utenze |
Acquisto buste per spedizione lettere
L'importo di 15 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Cancelleria.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Pagamento buste per lettere | 15,00 | Cassa | Cancelleria |
Spese commissione banca
L'importo di 2 esce dalla banca e la categoria di uscita è Uscite altre finanziarie.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Spese commissione banca | 2,00 | Banca | Uscite altre finanziarie |
Spese affrancature postali
L'importo di 15 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Postali.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Spese affrancature postali | 15,00 | Cassa | Postali |
Acquisto materiale per pulizia
L'importo di 20 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Pulizie.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Pagamento buste per lettere | 20,00 | Cassa | Pulizie |
Versamento all'INPS
L'importo di 85 esce dalla banca e la categoria di uscita è Previdenziali (o Previdenziali occasionali).
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Versamento all'INPS per prestazioni | 85,00 | Cassa | Previdenziali |
Registrazioni Investimenti
Acquisto di mobili/attrezzature per l'ufficio dell'Associazione
Se si usa un piano dei Conti che ha soltanto conti della liquidità:
L'importo di 250 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Acquisto immobilizzazioni.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Acquisto di mobili | 250,00 | Cassa | Acquisto immobilizzazioni |
Se si usa un piano dei Conti con dentro anche la gestione supplementare della situazione patrimoniale (ad esempio con "Mobili" come Conto di Bilancio):
L'importo di 250 esce dalla cassa (o banca) e la categoria è Mobili (conto patrimoniale, che aumenta).
Nella colonna Investimento si deve inoltre specificare il codice del Centro di Costo CC2 ( , ) del tipo di investimento.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria | Investimento |
| Acquisto di mobili | 250,00 | Cassa | Mobili | CF1 |
Registrazioni con Presidente
Il conto Anticipi presidente è qui considerato come un conto della liquidità (tabella Conti). Questo conto ha la funzione di un "conto corrente" tra l'associazione e il presidente, indicando la sua esposizione finanziaria nei confronti dell'associazione. Esso può essere dunque in debito oppure in credito con l'associazione.
Versamento del Presidente in cassa
L'importo di 100 entra in cassa ed esce dal conto Anticipi presidente.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Versamento da Presidente per cassa - anticipati dal presidente | 100,00 | Cassa | Anticipi presidente |
Acquisto da parte del Presidente
L'importo di 5 esce dal conto Anticipi presidente e la categoria di uscita è una voce di spesa, ad esempio Cancelleria.
| Descrizione | Entrate EUR | Uscite EUR | Conto | Categoria |
| Acquisto di materiale di cancelleria da parte del presidente | 5,00 | Anticipi presidente | Cancelleria |