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Die 6 Fehler, die bei der Wahl der Buchhaltungssoftware zu vermeiden sind

News • 12/01/2026 •
In diesem Artikel

Sie starten ein Unternehmen und sind kein Buchhaltungsexperte? Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend: Sie kann Ihnen Zeit, Geld und Stress ersparen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die 6 häufigsten Fehler, die es zu vermeiden gilt, um Ihre Finanzverwaltung nicht zu gefährden.

 

Seit Jahren arbeiten wir mit Mikrounternehmen, kleinen Betrieben, Freiberuflern, Vereinen und Stiftungen zusammen und haben festgestellt, dass diese Fehler häufig passieren – sowohl bei Unternehmerinnen und Unternehmern, die eine Buchhaltungssoftware für ihr eigenes Geschäft auswählen, als auch bei Fachleuten, die solche Programme empfehlen.

1. Zu spät eine Buchhaltungssoftware einführen

Beim Start eines Unternehmens gibt es immer sehr viel zu tun, und dabei kommt es leicht vor, den grössten Fehler zu begehen: die Einführung eines Buchhaltungssystems aufzuschieben, das klar zeigt, wie hoch die Einnahmen, Ausgaben und der verbleibende Geldbetrag sind.

Der Anfang ist eine heikle Phase, in der man oft mit unvorhergesehenen Ereignissen konfrontiert wird. Es ist besonders wichtig, die Liquidität von Beginn an sorgfältig zu verfolgen, da ein Mangel an Liquidität häufig die Hauptursache für Schwierigkeiten ist, die das Unternehmen gefährden können.

Eine zeitnahe Einführung des Buchhaltungssystems ermöglicht Ihnen:

  • den Überblick über Ihre Liquidität zu behalten, um Ausgaben besser zu planen, anstatt auf Kredite angewiesen zu sein.
  • unerwartete Kosten, die in jeder neuen Tätigkeit auftreten, frühzeitig zu erkennen.
  • zu überprüfen, ob die Einnahmen den Erwartungen entsprechen.
  • zu verstehen, ob Ihre Tätigkeit Gewinn oder Verlust macht.
  • schnell auf interessante Markttrends zu reagieren und diejenigen aufzugeben, die nicht profitabel sind.
  • die notwendigen Informationen zu erhalten, um eine Beraterin oder einen Berater beizuziehen oder zusätzliche Finanzierungen zu beantragen.

Wenn Sie bereits die passende Software gefunden haben, können Sie sie sofort einsetzen und damit beginnen, Ihre Buchungen regelmässig zu erfassen, um stets aktuelle Finanzdaten zu haben.
Wenn Sie hingegen noch nicht die ideale Lösung gefunden haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sich damit zu beschäftigen: Starten Sie mit einem einfachen Programm, das Ihren Bedürfnissen und Kenntnissen entspricht. Wichtig ist, dass es sich um eine professionelle Software handelt, die Ihnen strukturierte Finanzinformationen liefert und das Wachstum Ihres Unternehmens begleitet.
Auch eine vorübergehende Lösung ist in Ordnung, solange sie einen späteren Wechsel zu anderen Tools erleichtert (Artikel auf Englisch).

Eine Alternative ist, die Buchhaltung vollständig an Dritte zu delegieren. Die Unterstützung von Fachleuten ist immer hilfreich, aber bedenken Sie, dass die Buchhaltung in der Regel vor allem zur Erfüllung der steuerlichen Pflichten geführt wird. Wenn Sie möchten, dass auch die Liquiditätsplanung betreut wird, müssen Sie dies ausdrücklich vereinbaren, damit Sie die Daten rechtzeitig für Ihr Controlling erhalten. Zudem müssen Sie sich so organisieren, dass Sie alle notwendigen Belege schnellstmöglich sammeln und weiterleiten können.

2. Mit der digitalen Erfassung von Belegen zu lange warten

Auch wenn dieser Fehler nicht direkt mit der Wahl der Software zu tun hat, warten viele, bis sie eine Buchhaltungssoftware haben, bevor sie ihre Belege digital erfassen. Das macht alles nur noch komplizierter.

Da heute fast jeder einen Computer und ein Smartphone besitzt, lohnt es sich, die Belege sofort zu digitalisieren. Auf diese Weise vereinfachen Sie die Verwaltung erheblich, da Sie digitale Dokumente mit KI-basierten Tools in wenigen Sekunden wiederfinden und sie in der Buchhaltungssoftware leicht mit den passenden Buchungen verbinden können.

Apps wie Google Drive, Dropbox, OneDrive oder iCloud bieten bereits Scanfunktionen. Es gibt aber auch spezialisierte Apps wie Adobe Scan, die Dokumente automatisch zuschneiden und als PDF speichern. Dieses Format ist praktisch, weil Sie mehrere Seiten zu einer Datei zusammenführen können. Nach dem Scannen sollten Sie die Originaldokumente trotzdem in einem Ordner aufbewahren und der Reihe nach nummerieren.

Dokumente mit dem Smartphone scannen

Am besten erstellen Sie auf Ihrem Computer eine gut organisierte Ordnerstruktur für Ihre Dokumente und Buchhaltung. Noch besser wäre es, wenn Sie einen Ordner auf Ihrem Computer nutzen, der mit einem Cloud-Dienst (z.B. Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud) verbunden ist. So wird eine Kopie online gespeichert, die sich automatisch aktualisiert, und Sie können von verschiedenen Geräten aus auf Ihre Dateien zugreifen und sie einfach mit anderen Tools nutzen.

Digitale Belege (wie Rechnungen, Verträge oder Quittungen, die Sie herunterladen oder per E-Mail erhalten) können Sie in einem gemeinsamen Ordner speichern. Nehmen Sie sich ein paar Sekunden Zeit, um die Dateien mit dem Datum im Format JJJJ-MM-TT (z.B. 2025-08-12-swisscom-rechnung-juli) umzubenennen. So bleiben Ihre Dokumente chronologisch geordnet und leicht auffindbar.

Auch wenn Ihre Buchhaltungssoftware es ermöglicht, die Belege direkt hochzuladen, kann es praktischer sein, vorher eine Kopie davon in der Cloud zu speichern. So bleiben sie jederzeit zugänglich und geordnet, und falls Sie in Zukunft keinen Zugriff mehr auf die Software haben sollten, können Sie die Belege trotzdem wieder abrufen und mit anderen Tools weiterverwenden, wann immer Sie sie brauchen.

Beispiel für die Organisation eines Verzeichnisses zum Speichern digitaler Dokumente
Beispiel einer Ordnerstruktur zur Ablage von digitalen Belegen

3. Eine Software wählen, ohne zu prüfen, ob sie zu Ihnen passt

Ist es Ihnen schon passiert, sich auf den Rat eines Kollegen, eines Freundes oder Ihrer Treuhänderin zu verlassen? Oder haben Sie einfach das Computerprogramm gewählt, das als "das Beste" gilt? Dieser Ansatz ist weit verbreitet und funktioniert manchmal, doch er garantiert nicht, dass die Software wirklich zu Ihren Bedürfnissen und Fähigkeiten passt.

Alle Hersteller bemühen sich, ihre Programme benutzerfreundlich zu gestalten. Doch die Benutzerfreundlichkeit hängt auch von Ihrem eigenen Wissen, Ihrer verfügbaren Zeit und Ihren Zielen ab. Es ist nicht ungewöhnlich, am Anfang voller Motivation zu starten, dann aber bei den ersten Schwierigkeiten aufzugeben und dadurch wertvolle Zeit zu verlieren.

Ein Beispiel dafür ist die Firma Intuit, ein weltweit führendes Unternehmen in diesem Bereich, das das Programm QuickBooks entwickelt hat – eine Software, die wir als Anhaltspunkt sehen und die uns bei der Weiterentwicklung von Banana Buchhaltung inspiriert. Intuit hat folgendes Problem offen anerkannt: Im Jahr 2021 berichtete das Unternehmen, dass Millionen von Menschen QuickBooks ausprobieren, aber nach kurzer Zeit nicht weitermachen, wegen Schwierigkeiten am Anfang. Es ist offensichtlich, dass es nicht an der Software selbst liegt, sondern vielmehr an dem Fachwissen, das die Nutzenden benötigen.

Deshalb ist es beim Start einer neuen Organisation sinnvoll, sich von Fachleuten beraten zu lassen oder KI-basierte Tools (auf künstlicher Intelligenz basierend) zu nutzen. Wichtig ist jedoch, dass die Wahl der Software Ihre tatsächlichen Bedürfnisse und Kompetenzen berücksichtigt; andernfalls bleiben die grundlegenden Probleme bestehen.

Intuit QuickBooks big bets example

Intuit Big Bets: Intuit.com, 17. September 2021 (zusätzliche Hervorhebung)

4. Zu glauben, dass alle Buchhaltungsprogramme zu kompliziert seien

Viele verzichten darauf, eine Buchhaltungssoftware auszuwählen und einzuführen, weil sie denken, sie sei zu kompliziert und nur für Spezialisten geeignet. Es stimmt, dass traditionelle Programme oft starr aufgebaut sind: Sie sind für einen bestimmten Zweck konzipiert und enthalten zwangsläufig die doppelte Buchhaltung, die MWST-Verwaltung, Fremdwährungen und andere erweiterte Funktionen, die nicht immer benötigt werden. Dadurch wirken sie für Nichtfachleute schwerfällig und kompliziert.

Inzwischen gibt es jedoch auch professionelle und gleichzeitig einfache Lösungen wie Banana Buchhaltung. Sie ermöglichen es, eine massgeschneiderte Buchhaltung zu erstellen (Artikel auf Englisch), indem man die passende Buchhaltungsmethode wählt und nur die benötigten Optionen und Funktionen aktiviert. Dank dieser hohen Flexibilität gibt es zahlreiche gebrauchsfertige Vorlagen, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind und den Einstieg deutlich erleichtern.

Sie können mit Vorlagen beginnen, die auf dem Cash Manager (komplett kostenlos) basieren und sich für eine einfache Kassenbuchverwaltung eignen. Alternativ stehen Vorlagen auf Basis der Einnahmen-Ausgaben-Buchhaltung zur Verfügung, ideal für Personen ohne Fachkenntnisse, die dennoch eine vollständige und professionelle Buchhaltungslösung suchen, geeignet für kleine Unternehmen, Vereine, Stiftungen und Privatpersonen.

Auch die doppelte Buchhaltung wird durch vereinfachte Vorlagen zugänglich, ohne Mehrwertsteuer (MWST), Fremdwährungen und andere Funktionen, die nur für grössere Unternehmen gedacht sind. Gerade wegen dieser Kombination aus Einfachheit und Professionalität wird Banana Buchhaltung auch in Schulen verwendet: das Programm ermöglicht das Erlernen der grundlegenden Buchhaltungskonzepte und bereitet darauf vor, auch andere Buchhaltungssysteme zu nutzen, einschliesslich komplexerer Buchhaltungssoftware wie ERP-Systeme.

Mit Banana Buchhaltung ist Einfachheit kein Nachteil, sondern der Einstieg in erweiterte Funktionen, die nur bei Bedarf aktiviert werden. Ein weiteres Beispiel ist die integrierte Wertschriftenverwaltung in der Buchhaltung, die in den meisten ERP-Systemen fehlt. Es handelt sich um eine fortgeschrittene Funktion, die nicht standardmässig aktiv ist und die Arbeit für Nutzerinnen und Nutzer ohne diesen Bedarf nicht unnötig verkompliziert.

Benutzeroberfläche Einnahmen-Ausgaben-Buchhaltung von Banana

Benutzeroberfläche der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Banana Buchhaltung

5. Sich auf Excel für die Buchhaltung verlassen

Excel ist eine leistungsfähige und flexible Lösung und wird häufig für die Buchhaltung verwendet, auch weil im Internet leicht kostenlose, bereits vorbereitete Vorlagen zu finden sind. Auch wenn der Start einfach und schnell erscheinen mag, ist allgemein anerkannt, dass Excel nicht die richtige Wahl ist, da es nicht speziell für die Buchhaltung entwickelt wurde.

Es empfiehlt sich, von Anfang an mit einer Buchhaltungssoftware zu arbeiten. Diese bietet konkrete Vorteile, die Excel nicht gewährleisten kann, und hilft, wertvolle Zeit zu sparen:

  • eine vordefinierte Buchhaltungsstruktur mit der Möglichkeit, Bilanzen und Erfolgsrechnungen automatisch zu erstellen.
  • die Reduzierung manueller Fehler, dank integrierter Kontrollen und vordefinierter Berechnungen.
  • den Import von Bankbewegungen, wodurch Zeit gespart und das Fehlerrisiko reduziert wird.
  • das Erlernen der Buchhaltungslogik, das hilft zu verstehen, was gemacht wird, ohne die einzelnen Schritte zu verbergen.
  • die Verknüpfung mit Buchhaltungsbelegen, sodass Quittungen oder Rechnungen mit einem Klick angezeigt werden können.

Mit Excel ist es schwierig, über die einfache Erfassung von Ein- und Ausgaben hinauszugehen, ohne viel Zeit zu investieren. Wenn Sie Excel für eine ausreichende Lösung halten, bedenken Sie, dass Sie die gleichen Ergebnisse einfacher und schneller mit dem Cash Manager von Banana Buchhaltung erzielen können. Dabei handelt es sich um eine vollständig kostenlose Anwendung, vergleichbar mit einem Kassenbuch, mit der Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien erfasst werden können und die viele weitere Funktionen bietet.

Wenn Sie mit einem einfachen Programm beginnen, das bereits auf einer buchhalterischen Logik basiert, wird der Umstieg auf fortgeschrittene Lösungen später viel einfacher.

6. Die Komplexität von ERP-Software unterschätzen

Viele Buchhaltungsprogramme bieten bereits alles, was für die Verwaltung eines Unternehmens nötig ist: Buchhaltung, Rechnungen, Lager, Bestellungen, Löhne usw. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind jedoch für grössere Organisationen konzipiert, mit hohen Volumen und mehreren Personen, die gleichzeitig arbeiten. Es handelt sich um leistungsstarke, aber komplexe Lösungen, die spezifische Fachkenntnisse, eine passende Organisationsstruktur sowie einen erheblichen Einführungsaufwand und viel Zeit erfordern.

Die Einführung eines ERP-Systems braucht eine sorgfältige Vorbereitung und dauert in der Regel lange. Wenn Sie nur die Buchhaltung verwalten möchten, ist eine ERP-Software meist überdimensioniert, mit dem Risiko, gerade in einem entscheidenden Moment den Überblick über die Finanzen zu verlieren.

Für eine neue Tätigkeit, ein kleines Unternehmen, einen Verein oder eine Stiftung besteht das eigentliche Ziel zunächst darin, die Buchhaltung selbstständig und aktuell zu halten, auch ohne vertiefte buchhalterische Kenntnisse. Es gibt Lösungen wie Banana Buchhaltung, die so konzipiert sind, dass sie einfach und intuitiv sind, da sie es ermöglichen, nur die benötigten Anwendungen zu verwenden, ohne Funktionen verwalten zu müssen, die nicht erforderlich sind.

Haben Sie keine Angst davor, "Zeit zu verlieren", wenn Sie mit einer einfacheren Software starten. Im Gegenteil: eine gute Organisation der Buchhaltung, die Gewohnheit, Belege systematisch zu sammeln und regelmässig zu aktualisieren, erleichtert später den Übergang zu komplexeren Systemen enorm. Wenn zudem bereits klare Daten zur Geschäftsentwicklung, zu den Volumen und zu den administrativen Bedürfnissen vorliegen, wird die Auswahl und Einrichtung eines ERP-Systems deutlich einfacher und effektiver.

Ein einfacher Einstieg in die Buchhaltung mit Banana Buchhaltung Plus

Die Vermeidung der aufgezeigten Fehler bedeutet, von Anfang an richtig zu starten. Wenn Sie üben und dabei entdecken möchten, wie einfach Buchhaltung sein kann, beginnen Sie gleich mit dem kostenlosen Free-Plan von Banana Buchhaltung Plus: Erstellen Sie Ihre Buchhaltung, erfassen Sie Buchungen und finden Sie heraus, ob das Programm wirklich zu Ihnen passt.
Sie haben Zugriff auf alle Funktionen des Advanced-Plans (der umfassendste Plan), ohne Zeitbeschränkung, bis zu 70 Buchungszeilen. Zudem sind der Cash Manager (Kassenbuch) und das Time Sheet (Arbeitszeiterfassung) kostenlos und unbegrenzt nutzbar.

Sie müssen lediglich das Programm von der Download-Seite herunterladen, auf dem Computer installieren und eine der vielen vordefinierten Vorlagen auswählen (Menü Datei > Neu), die von Expertinnen und Experten für verschiedene Länder und Arten von Tätigkeiten erstellt wurden: kleine Unternehmen, Vereine, Stiftungen oder Privatpersonen.

Wenn Sie sich später entscheiden, auf einen kostenpflichtigen Plan umzusteigen, geht nichts verloren: Ihre bisherigen Daten bleiben erhalten.

Sie können auch die Banana Buchhaltung Plus WebApp direkt im Browser nutzen. Dies ist der schnellste Weg, um eine Buchhaltung auszuprobieren, einzurichten und Daten zu erfassen. Um loszulegen, können Sie eine dieser universellen Vorlagen wählen – echte Allround-Modelle, die sich nicht auf ein bestimmtes Land beziehen: