Les 6 erreurs à éviter lors du choix d'un logiciel de comptabilité

Vous lancez une activité et vous n'êtes pas spécialiste en comptabilité ? Le choix du bon logiciel est essentiel : il peut vous faire gagner du temps, de l'argent et éviter du stress. Dans cet article, nous vous présentons les 6 erreurs les plus courantes à éviter pour ne pas compromettre votre gestion financière.

Depuis des années, nous travaillons aux côtés de micro et petites entreprises, de travailleurs indépendants , d’ associations et fondations, et nous avons constaté que ces erreurs se répètent souvent – non seulement chez ceux qui doivent choisir un logiciel de comptabilité pour leur propre activité, mais aussi chez les consultants ou les professionnels qui conseillent les autres sur le programme à utiliser.

1. Retarder l'adoption d'un logiciel

Lorsqu'on lance une activité, il y a toujours beaucoup à faire, et il est facile de commettre l’erreur la plus grave : reporter l’adoption d’un système capable d’indiquer ce que vous encaissez, ce que vous dépensez et combien d’argent il vous reste.

Le début est une période délicate, où il est normal de devoir faire face à des imprévus. Il est fondamental de suivre la trésorerie dès le départ, car son absence est souvent la principale cause des difficultés pouvant mettre l’entreprise en péril.

Adopter une comptabilité dès le début vous permet de :

• Savoir combien de trésorerie vous reste et mieux planifier vos dépenses, plutôt que de recourir à des prêts.
• Détecter immédiatement le montant des coûts imprévus, typiques de toute nouvelle activité.
• Vérifier si les revenus sont conformes aux prévisions.
• Comprendre si votre activité est bénéficiaire ou déficitaire.
• Réagir rapidement aux tendances du marché intéressantes et abandonner celles qui ne sont pas rentables.
• Disposer des informations nécessaires pour consulter un expert ou accéder à des crédits supplémentaires.

Si vous avez déjà identifié le logiciel le plus adapté, adoptez-le immédiatement et commencez à enregistrer régulièrement les écritures pour disposer de données financières à jour.
Si vous n'avez pas encore trouvé la solution idéale, ne restez pas bloqué·e : commencez avec un programme simple, adapté à vos besoins et à vos compétences. L’important est qu’il s’agisse tout de même d’un logiciel professionnel, capable de vous fournir des informations financières structurées et d’accompagner la croissance de votre activité.
Même un choix temporaire convient, à condition qu’il facilite le passage ultérieur à d'autres outils (page en anglais).

Une alternative consiste à déléguer entièrement la tenue comptable à des tiers. Le soutien de spécialistes est toujours utile, mais gardez à l’esprit que, généralement, la comptabilité sera tenue avant tout pour répondre aux obligations fiscales. Si vous souhaitez qu'ils suivent également la trésorerie, il faudra en convenir explicitement, afin qu'ils vous fournissent les données à temps pour votre contrôle de gestion. De plus, vous devrez vous organiser pour leur transmettre tous les documents nécessaires dans les meilleurs délais.

2. Attendre pour collecter les justificatifs au format numérique

Même si ce n’est pas une erreur directement liée au choix du logiciel, beaucoup attendent d’en avoir un pour commencer à collecter les justificatifs comptables au format numérique. C’est une erreur qui complique tout.

Avec les ordinateurs et smartphones que nous possédons tous, il vaut mieux numériser les justificatifs dès le départ. Vous simplifierez ainsi énormément la gestion : grâce aux outils basés sur l’IA, vous retrouverez les documents en quelques secondes lorsque nécessaire. Et lorsque vous utiliserez un logiciel comptable, vous pourrez relier chaque document à l’écriture correspondante.

Les applications comme Google Drive, Dropbox, OneDrive ou iCloud disposent déjà de fonctions de numérisation. Il existe aussi des applications spécifiques comme Adobe Scan, qui recadrent les documents et les enregistrent au format PDF, le format idéal car il permet aussi de regrouper plusieurs pages. Après la numérisation, conservez tout de même les originaux dans un classeur, en les numérotant de façon progressive.

L’idéal est de créer sur votre ordinateur une structure de dossiers bien organisée pour les documents et la comptabilité. C’est encore mieux si vous utilisez un dossier synchronisé dans le cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud) : vous pourrez ainsi accéder à vos fichiers depuis différents appareils et les partager facilement avec d’autres applications.

Les justificatifs au format numérique (factures, contrats ou reçus téléchargés ou reçus par e-mail) peuvent être enregistrés dans un seul dossier. Prenez quelques secondes de plus pour renommer les fichiers avec la date au format aaaa-mm-jj (ex. 2025-08-12-facture-telekom-juillet) : vous aurez des documents classés chronologiquement et faciles à retrouver.

Même si votre logiciel comptable permet de charger directement les justificatifs, il peut être plus pratique de les enregistrer d’abord dans le cloud : ils resteront ainsi accessibles, bien rangés et réutilisables avec d’autres outils, chaque fois que nécessaire.

Exemple d'organisation d’un dossier pour sauvegarder les justificatifs numériques

3. Choisir un logiciel sans vérifier s’il vous convient

Vous est-il déjà arrivé de suivre le conseil d’un collègue, d’un ami ou de votre comptable ? Ou simplement de choisir le programme considéré comme « le meilleur » ? C’est une approche courante, parfois efficace, mais qui ne garantit pas que le logiciel soit réellement adapté à vos besoins et à vos compétences.

Tous les éditeurs s’efforcent de rendre leurs logiciels simples à utiliser, mais la facilité d’utilisation dépend aussi de vos connaissances, du temps dont vous disposez et des objectifs que vous voulez atteindre. Il n’est pas rare de commencer avec enthousiasme, puis d’abandonner le logiciel après les premières difficultés – perdant ainsi un temps précieux.

Un exemple vient d’Intuit, leader mondial du secteur, qui développe QuickBooks – un logiciel que nous considérons comme une référence et une source d’inspiration pour améliorer Banana Comptabilité. Intuit a reconnu ouvertement ce problème : en 2021, ils ont signalé que des millions de personnes essaient QuickBooks mais n’y donnent pas suite, justement à cause des difficultés initiales. Il est clair que ce n’est pas la faute du logiciel, mais liée aux compétences des utilisateurs.

C’est pourquoi, lorsque vous lancez une nouvelle activité, il est utile de demander conseil à des experts ou d’utiliser des outils basés sur l’intelligence artificielle. Mais si le choix du logiciel ne prend pas en compte vos besoins réels et vos compétences, les problèmes ne se résoudront pas d’eux-mêmes.

Intuit Big Bets : Intuit.com, 17 septembre 2021 (mise en évidence ajoutée)

4. Penser que tous les logiciels sont trop complexes

Beaucoup renoncent à utiliser un logiciel de comptabilité car ils l’imaginent trop compliqué, réservé aux spécialistes. Il est vrai que les programmes traditionnels sont souvent rigides : conçus pour un usage précis, ils incluent obligatoirement la comptabilité en partie double, la gestion de la TVA, le multi-devises et d’autres fonctions avancées qui ne sont pas toujours utiles, ce qui les rend lourds et difficiles à utiliser pour les non-spécialistes.

En réalité, il existe aujourd’hui des solutions à la fois professionnelles et simples, comme Banana Comptabilité, car elles permettent de créer une comptabilité sur mesure, avec la méthode comptable la plus adaptée et en ne choisissant que ce dont vous avez besoin (page en anglais). Cette modularité extrême a permis la création de nombreux modèles prêts à l’emploi, conçus pour des besoins spécifiques, qui facilitent grandement le démarrage.

Vous pouvez commencer avec des modèles basés sur le Cash Manager (entièrement gratuit) pour une gestion simple de type livre de caisse, ou avec des modèles basés sur la comptabilité Recettes/Dépenses, idéaux pour ceux qui ne sont pas spécialistes mais souhaitent des fonctionnalités comptables complètes et professionnelles – adaptées aux petites entreprises, associations, fondations et particuliers.

Même la comptabilité en partie double devient accessible grâce à des modèles allégés, sans TVA, multi-devises ou autres fonctions réservées aux entreprises de plus grande taille. C’est justement cette combinaison de simplicité et de professionnalisme qui fait que Banana Comptabilité est utilisé dans les écoles : il permet d’acquérir les bases et prépare à l’utilisation de tout autre logiciel, y compris les ERP plus complexes.

Avec Banana Comptabilité, la simplicité n’est pas une limite, mais une porte d’entrée vers des fonctionnalités avancées, activables uniquement en cas de besoin. Un autre exemple est la Gestion des titres intégrée à la comptabilité, absente dans la majorité des ERP : une fonction avancée disponible si nécessaire, qui ne complique pas l’expérience de celles et ceux qui n’en ont pas besoin.

Interface de la comptabilité Recettes/Dépenses de Banana Comptabilité

5. S’appuyer sur Excel pour tenir la comptabilité

Excel est un outil puissant et flexible, souvent utilisé pour tenir la comptabilité car on trouve facilement des modèles gratuits en ligne. Même si le démarrage peut sembler simple et rapide, il est largement reconnu que Excel n’est pas le bon choix car il n’est pas conçu spécifiquement pour la gestion comptable.

Il est préférable de commencer tout de suite avec un logiciel comptable qui offre des avantages concrets qu’Excel ne peut garantir, vous faisant ainsi gagner un temps précieux :

• Structure comptable prédéfinie, avec la possibilité de générer automatiquement bilans et comptes de résultats.
• Réduction des erreurs manuelles, grâce aux contrôles intégrés et aux calculs prédéfinis.
• Importation des mouvements bancaires, pour gagner du temps et réduire les risques d’erreurs.
• Apprentissage de la logique comptable, pour mieux comprendre ce que vous faites sans masquer les étapes.
• Lien avec les justificatifs comptables, pour consulter en un clic un reçu ou une facture.

Avec Excel, il est difficile d’aller au-delà de la simple saisie des entrées et des sorties sans y consacrer beaucoup de temps. Si vous pensez qu’Excel est une solution suffisante, sachez que vous pouvez obtenir les mêmes résultats plus simplement et rapidement avec le Cash Manager de Banana Comptabilité, une application totalement gratuite semblable à un livre de caisse, qui vous permet de classer les entrées et les sorties par catégorie et propose de nombreuses autres fonctionnalités.

En commençant avec un programme simple, mais déjà basé sur une logique comptable, il devient ensuite plus facile de passer à des solutions plus avancées.

6. Sous-estimer la complexité des logiciels ERP

De nombreux logiciels comptables offrent déjà tout le nécessaire pour gérer une entreprise : comptabilité, factures, stock, commandes, salaires, etc. Les ERP (Enterprise Resource Planning) sont conçus pour des structures de plus grande taille, avec des volumes importants et plusieurs personnes travaillant en même temps. Ce sont des outils puissants mais complexes : ils nécessitent des compétences spécifiques, une structure organisationnelle adéquate et des délais de mise en œuvre importants.

L’adoption d’un ERP nécessite une préparation adaptée et prend généralement du temps. Si vous avez uniquement besoin de la gestion comptable, il peut être excessif de commencer avec un ERP, avec le risque de ne pas avoir de visibilité sur vos finances au moment où vous en avez le plus besoin.

Pour une nouvelle activité, une petite entreprise, une association ou une fondation, le véritable objectif initial est de réussir à tenir ses comptes à jour en toute autonomie, même sans connaissances comptables avancées. Il existe des solutions comme Banana Comptabilité, conçues avec des applications indépendantes pour rester simples et accessibles.

N’ayez pas peur de « perdre du temps » en commençant avec un logiciel plus simple : au contraire, une bonne organisation comptable, l’habitude de collecter les justificatifs et de les mettre à jour régulièrement facilitera grandement le passage ultérieur à des systèmes plus complexes. Et si vous disposez déjà de données claires sur l’évolution de votre activité, les volumes et les besoins administratifs, le choix et la configuration d’un ERP seront plus simples et efficaces.

Une façon simple de commencer : essayez Banana Comptabilité Plus

Éviter les erreurs que nous avons vues signifie bien démarrer. Si vous souhaitez vous exercer et découvrir à quel point il peut être simple de tenir vos comptes en ordre, commencez dès maintenant avec le plan gratuit de Banana Comptabilité Plus : créez votre comptabilité, saisissez vos écritures et voyez si le programme vous convient.
Vous avez accès à toutes les fonctions du plan Avancé (le plus complet), sans limite de temps, jusqu’à 70 lignes d’écritures. De plus, le Cash Manager (livre de caisse) et le Time Sheet (feuille de temps) sont gratuits et illimités.

Il suffit de télécharger le programme depuis la page de téléchargement, de l’installer sur votre ordinateur et de choisir l’un des nombreux modèles prédéfinis (menu Fichier > Nouveau) créés par des experts pour différents pays et types d’activité : petites entreprises, associations, fondations ou particuliers.

• Modèles de comptabilité pour la Suisse
• Modèles de comptabilité pour la France
• Modèles comptables pour chaque pays (Universels)

Si par la suite vous décidez de passer à un plan payant, vous ne perdrez rien : le travail déjà réalisé sera conservé.

Vous pouvez également utiliser Banana Comptabilité Plus WebApp directement depuis votre navigateur. C’est le moyen le plus rapide pour essayer à configurer une comptabilité et saisir des données. Pour commencer, testez l’un de ces modèles universels : de véritables « jokers » non liés à un pays spécifique :

• Cash Manager - Prévision Cash Flow
• Comptabilité Dépenses/Recettes - Budget familial et comptes du ménage
• Comptabilité en Partie double - Enseignement de la Comptabilité
• Comptabilité en Partie double - Plan financier Start-up
• Comptabilité en Partie double avec Multidevise - Planification financière avec formules